Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025

Falling Walls Foundation gGmbH

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-05-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-04-11.

Wer?

• Falling Walls Foundation gGmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-04-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-04-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Referenznummer: V-2025-0007
Kurze Beschreibung: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 290 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0001
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-wallls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an. Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Falling Walls Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungsmanagement des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin (Café Moskau und Salon Babette) mit den folgenden Teilformaten gewährleisten: Am 7. November finden drei Pitch-Wettbewerbe statt: Beim Falling Walls Lab präsentieren bis zu 100 Nachwuchswissenschaftler:innen in jeweils drei Minuten, wie ihre Forschung ein relevantes Problem lösen kann. Falling Walls Venture ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Rahmen präsentieren 25 Science Start-ups, die u.a. durch wissenschaftliche Institutionen nominiert und durch das Venture Advisory Board sorgfältig ausgewählt wurden, ihre wissenschaftlichen Innovationen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus potenziellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen. Bei Falling Walls Engage präsentieren 15 (bis 2024 waren es 20) internationale Wissenschafts-Engager:innen in jeweils 5 Minuten innovative Formate und Ansätze der Wissenschaftskommunikation vor einem internationalen Publikum. Female Science Talents unterstützen mit dem Intensive Track ein Jahr lang herausragende Wissenschaftlerinnen auf ihrem Weg zu wichtigen Karriereschritten. Zudem verleihen wir den Women’s Impact Award zur Würdigung bahnbrechender wissenschaftlicher Leistungen. Der Tag endet in einer gemeinsamen Preisverleihung von allen 4 Projekten. Am 8. und 9. November versammeln sich bei Falling Walls Circle internationale Entscheidungsträger:innen aus Industrie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft, um in unterschiedlichen Themenrunden, die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren. Der Abschluss des Falling Walls Science Summit findet mit den Breakthroughs am 9. November statt, bei dem 20 internationale Spitzenforscher:innen die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten präsentieren und Antwort auf die Frage geben: „Which are the next walls to fall?“. Für die Veranstaltungsteile Falling Walls Lab, Falling Walls Venture, Falling Walls Engage, Female Science Talents, Falling Walls Circle und Falling Walls Breakthroughs sollen die Planung und Durchführung des Veranstaltungsmanagement laut Umfang in der Leistungsbeschreibung übernommen werden. OPTIONALE LEISTUNGEN: Zu den optionalen Leistungen gehören die Organisation und Durchführung umfangreicheren Abendveranstaltungen, für den 7. und/oder 8. (siehe Ergänzungsanfragen). Diese sind mehr als nur Stehempfang mit informellem Charakter. Sowie die Umsetzungsunterstützung bei diesen Formaten: Details sind im Leistungsverzeichnis 2025 zu finden. Es ist zu beachten, dass die in diesem Absatz genannten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Finanzierung und Umsetzung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025. Die ausführliche Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_25_Leistungsbeschreibung_Veranstaltungsagentur

Beschreibung der Beschaffung

Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-wallls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.

Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Falling Walls Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungsmanagement des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin (Café Moskau und Salon Babette) mit den folgenden Teilformaten gewährleisten:

Am 7. November finden drei Pitch-Wettbewerbe statt: Beim Falling Walls Lab präsentieren bis zu 100 Nachwuchswissenschaftler:innen in jeweils drei Minuten, wie ihre Forschung ein relevantes Problem lösen kann.

Falling Walls Venture ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Rahmen präsentieren 25 Science Start-ups, die u.a. durch wissenschaftliche Institutionen nominiert und durch das Venture Advisory Board sorgfältig ausgewählt wurden, ihre wissenschaftlichen Innovationen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus potenziellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen.

Bei Falling Walls Engage präsentieren 15 (bis 2024 waren es 20) internationale Wissenschafts-Engager:innen in jeweils 5 Minuten innovative Formate und Ansätze der Wissenschaftskommunikation vor einem internationalen Publikum.

Female Science Talents unterstützen mit dem Intensive Track ein Jahr lang herausragende Wissenschaftlerinnen auf ihrem Weg zu wichtigen Karriereschritten. Zudem verleihen wir den Women’s Impact Award zur Würdigung bahnbrechender wissenschaftlicher Leistungen. Der Tag endet in einer gemeinsamen Preisverleihung von allen 4 Projekten.

Am 8. und 9. November versammeln sich bei Falling Walls Circle internationale Entscheidungsträger:innen aus Industrie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft, um in unterschiedlichen Themenrunden, die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren.

Der Abschluss des Falling Walls Science Summit findet mit den Breakthroughs am 9. November statt, bei dem 20 internationale Spitzenforscher:innen die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten präsentieren und Antwort auf die Frage geben: „Which are the next walls to fall?“.

Für die Veranstaltungsteile Falling Walls Lab, Falling Walls Venture, Falling Walls Engage, Female Science Talents, Falling Walls Circle und Falling Walls Breakthroughs sollen die Planung und Durchführung des Veranstaltungsmanagement laut Umfang in der Leistungsbeschreibung übernommen werden.

OPTIONALE LEISTUNGEN:

Zu den optionalen Leistungen gehören die Organisation und Durchführung umfangreicheren Abendveranstaltungen, für den 7. und/oder 8. (siehe Ergänzungsanfragen). Diese sind mehr als nur Stehempfang mit informellem Charakter.

Sowie die Umsetzungsunterstützung bei diesen Formaten: Details sind im Leistungsverzeichnis 2025 zu finden.

Es ist zu beachten, dass die in diesem Absatz genannten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Finanzierung und Umsetzung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.

Die ausführliche Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_25_Leistungsbeschreibung_Veranstaltungsagentur

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Die Verwendung von Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen in den technischen Spezifikationen: Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt
Postanschrift: Falling Walls Foundation gGmbH Kochstraße 6/7
Postleitzahl: 10969
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-06-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eignung sowie Kreativität des Konzepts (35 %) Realisierbarkeit, Detailgenauigkeit in der Konzeption und Ablaufplanung, höchster Anspruch an den Gästemanagement Support, Einklang der kreativen Ansätze mit Idee und Anspruch der Veranstaltung. Zudem wird die Eignung des Bieters bewertet. Dabei spielen v.a. folgende Punkte eine Rolle: Erfahrung und Referenzen: mindestens fünf Referenzen der Veranstaltungsplanung mit hochrangigen Akteuren im gesellschaftspolitischen und wissenschaftlichen Kontext Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und hochrangigen internationalen Teilnehmerkreisen  Erfahrung im Präsenzformat mit mehr als 800 Teilnehmer:innen, aber auch mit Digitalformaten Expertise im Gästemanagement und in Ticketingsystemen Expertise im Vergaberecht und der Dokumentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Kostenkriterium (Name): Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung (20 %) Insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei der Produktion und der Zusammenführung aller Gewerke sowie im Fall höherer Gewalt (z. B. pandemische Situation).
Kostenkriterium (Gewichtung): 20
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 35
10
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Postanschrift: Falling Walls Science House Karl-Marx-Allee 34
Postleitzahl: 10178

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-12 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-12 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-05-12 11:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens).

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens).

Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten (Anlage 2 des Angebotsschreibens).

Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens).

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens)

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals (Anlage 6 des Angebotsschreibens)

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet (Teil des Angebotsschreibens). § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss.

Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: nicht relevant

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Falling Walls Foundation gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE273272751
Postanschrift: Kochstr. 6-7
Postleitzahl: 10969
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: contracts@falling-walls.com 📧
Telefon: +4930609883970 📞
URL: https://falling-walls.com/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://falling-walls.com/tenders 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23-4206-8cec-bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23-4206-8cec-bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-11+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 073-241325 (2025-04-11)

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