Veranstaltungsmanagement

Kurze Beschreibung

2.1 Leistungsgegenstand Der Auftragnehmer erbringt umfassende Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für diverse Veranstaltungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer tritt dabei als Lead-Agentur auf und übernimmt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnung und Art (z. B. Konferenzen, Messeteilnahmen, Workshops, Firmenfeiern, Networking-Events). Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen dient der Information von Multiplikatoren. Dies sind zum Beispiel die Industrie- und Handelskammern, die Handwerkskammern, Wohngeldförderstellen, Jugendberufshilfeeinrichtungen, Arbeitsagenturen, Kreditinstitute oder sonstige Beratungseinrichtungen. Es werden vereinzelt auch NBank-Kunden eingeladen.

Beschreibung der Beschaffung

2.2 Einzusetzende Mitarbeiter Es wird pro Veranstaltung ein Leitender Eventmanager und ein stellvertretender Eventmanager eingesetzt, der dem Auftraggeber bei jedem Auftrag zur Verfügung als Ansprechperson zur Verfügung steht. Bei einer vorübergehenden Verhinderung der eingesetzten Mitarbeitenden stellt der Auftragnehmer eine geeignete Vertretung sicher. Der Auftraggeber wird hiervon im Vorfeld ohne gesonderte Aufforderung unverzüglich unterrichtet. Die Vertretung benötigt eine gleichwertige Qualifikation und Erfahrung wie der zu Vertretende. Der Auftraggeber entscheidet nach billigem Ermessen, ob die Qualifikationen und Erfahrungen der Vertretung als gleichwertig anzusehen sind. 2.3 Leistungsabruf Dargestellt wird im Folgenden der größtmögliche Aufgabenumfang aller potenziellen Leistungen. Es wird ein Rahmenvertrag geschlossen, aus dem die NBank als Auftraggeberin bei Bedarf die einzelnen Leistungen abruft, die unten gelistet sind. Es besteht kein Anspruch des Auftragsnehmers auf Ausübung einzelner Leistungen. Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet alle unten aufgeführten Leistungen abzurufen, der Auftragnehmer muss dennoch im Stande sein alle aufgeführten Leistungen im Zweifel zu erfüllen. Zu allen Leistungspunkten muss vor Umsetzung eine Abstimmung mit der NBank stattfinden. Immer dann, wenn die NBank die Leistungen in Anspruch nehmen möchte, sendet sie spätestens zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin eine Auftrags-Mail zusammen mit genauen Angaben der gewünschten Leistungen an den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer muss den Auftrag innerhalb der in der Anfrage genannten Frist verbindlich bestätigen. 2.4 Die Leistungen im Überblick Der Auftragnehmer als Lead-Agentur übernimmt die folgenden Aufgaben: Lead Agentur Tätigkeiten - Zentrales Projektmanagement (Umsetzung aller Event-Maßnahmen, zentraler Hauptansprechpartner für Kunden) - Handling, Steuerung und Koordination (Schnittstellenmanagement) der beauf-tragten Unterauftragnehmer/Dienstleister (bspw. Lieferanten, Bühnenbauer, Veranstaltungspersonal) mit dem Ziel einer harmonischen und zielgerichteten Umsetzung Veranstaltungsplanung - Auswahl und Buchung von geeigneten Veranstaltungsräumlichkeiten basierend auf den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung - Organisation der Räumlichkeiten inkl. Gestaltungskonzepte; Planung der Raumaufteilung einschließlich Sitzordnung, Bühnenaufbau und Ausstellungsflächen Veranstaltungsorganisation - Bereitstellung und Bedienung bzw. Organisation der gesamten Veranstaltungstechnik im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung inkl. Einweisung von Personal und Dienstleistern - Management des gesamten Veranstaltungsablaufes einschließlich der Regist-rierung der Teilnehmenden und Ausgabe von Materialien, Beschilderungen, Transport von Messeständen und weiteren Materialien. - Beauftragung und Vertragsabwicklung weiterer Leistungspartner (Künstler, Techniker, Caterer etc.) - Ermittlung, Buchung und Betreuung von Referenten, Moderatoren und sonstigen Mitwirkenden Veranstaltungsdurchführung - Personal vor Ort zur Verfügung stellen (zwei bis vier Hosts/Hostessen) - Briefing von max. zehn Ausstellern sowie Koordination und Betreuung wäh-rend und nach der Veranstaltung (inkl. Auf- und Abbau des NBank-Messestandes) - Qualitäts- und Erfolgskontrolle - Erstellung einer Teilnehmer- und Anwesenheitsliste - Erstellung und Bereitstellung von Reversnamensschildern Nachbereitung der Veranstaltung - Evaluation der Veranstaltung (z. B. durch Feedback-Befragung, Erfolgsanalyse etc.) und Bereitstellung der Ergebnisse Sonstige - Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber Die Veranstaltungen sind maximal 2-tägig und finden ausschließlich in Niedersachsen statt. Es nehmen i.d.R. zwischen 100 bis 250 Personen an den Veranstaltungen teil. Mit Ausnahme vom NBank-Fest, nehmen an den Veranstaltungen maximal 250 Personen teil. Das NBank-Fest findet (aktuell) einmal jährlich statt, Es wird eine Teilnehmeranzahl von ca. 600 Personen erwartet. 3 Leistungsumfang Schätzungsweise finden neun Veranstaltungen pro Jahr statt, bzw. 36 Veranstaltungen für die gesamte maximale Vertragslaufzeit (Schätzwert). Die Höchstabnahmemenge beträgt 60 Veranstaltungen für die gesamte maxi-male Vertragslaufzeit (ein Jahr Grundlaufzeit und drei Verlängerungsoptionen á ein Jahr). 4 Leistungsort Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen findet in Hannover statt. Im Übrigen finden die Veranstaltungen in wechselnden Regionen in Niedersachsen statt.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bietergemeinschaft Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (Anlage 02a der Vergabeunterlagen) Einsatz von Dritten Sofern der Einsatz von Dritten/ Subunternehmern/ Nachunternehmern/ konzernverbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/ Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen. Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vorzulegen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden. Anlage 08 & 08a)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es ist die durchschnittliche jährliche Mitarbeiterzahl der letzten drei Geschäftsjahre zu benennen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot eine Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass in den letzten drei Jahren jährlich durchschnittlich die Beschäftigtenzahl bei mind. 15 und die Anzahl der Führungskräfte bei mind. zwei lag. (Anlage 02a der Vergabeunterlagen)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind Referenzen über gleichartige Dienstleistungen der vergangenen drei Jahre vorzulegen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mit dem Angebot geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge zu benennen, die inhaltlich und im Umfang mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind und innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden. Es sind mind. 3 aber max. 5 Referenzen mit folgenden, die folgende Kriterien aufweisen: - Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für Veranstaltungen an unter-schiedlichen Veranstaltungsorten in Niedersachsen mit mind. 100 Teilnehmern stattgefunden haben Weiterhin sind mind. 3 aber max. 5 Referenzen mit folgenden, die folgende Kriterien aufweisen: - Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für Veranstaltungen für KMU, Existenzgründer und öffentliche Einrichtungen mit unterschiedlichen Veranstaltungsformaten Dabei ist die Teilnehmeranzahl, eine Kurzbeschreibung der Veranstaltung und der ausgeführten Leistungen, sowie der Leistungszeitraum zu nennen. Spätestens auf Anfrage des Auftraggebers muss der Bieter in der Lage sein, nähere Informationen zum jeweiligen Auftraggeber inkl. namentlicher Nennung eines Ansprechpartners sowie dessen Rufnummer zur Verfügung zu stellen. Es sind jeweils maximal fünf, aber mindestens drei Referenzaufträge, also insgesamt mind. 6 bzw. max. 10, zu nennen. Bitte nutzen Sie die beigefügten Formulare (Anlagen 06 & 06a der Vergabeunterlagen).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestentgelterklärung Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Mindestentgelterklärung einzureichen (Anlage 05 der Vergabeunterlagen). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist anzugeben, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung besteht (Versicherungsnachweis der Versicherung). Zusätzlich bestätigt der Bieter, dass die angegebene Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit fortbesteht (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bitte geben Sie den durchschnittlichen Jahresumsatz der letzten drei Jahre an . Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre anzugeben (Anlage 02a der Vergabeunterlagen). Es wird ein durchschnittlicher Mindestjahresumsatz in Höhe von 140.000 EUR pro Jahr gefordert. Als Beleg können Bankerklärungen, Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen dienen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bitte fügen Sie einen Handelsregisterauszug als Nachweis der Eintragung bei . Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ist mit dem Angebot die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Verpflichtungserklärung zum Datenschutz Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen (Anlage 04 der Vergabeunterlagen). Auftragsverarbeitungsvertrag samt Anlage Bei Vorliegen einer Auftragsverarbeitung ist vor Zuschlagserteilung der in den Vergabeunterlagen enthaltene Entwurf des Auftragsverarbeitungsvertrages samt Anlage durch den Auftraggeber und den Auftragnehmer zu befüllen und zu unterzeichnen (Anlage 10 und 10a). Sofern die in diesem Rahmen festgestellten datenschutzrechtlichen Bedingungen als nicht ausreichend angesehen werden, stellt dies einen Kündigungsgrund dar.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y645ZUY


Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen Auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) können Beteiligte die Akten bei der Vergabekammer einsehen (§ 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Jeder Beteiligte hat bei Übersendung auf den Geheimschutz hinzuweisen und dies in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von seiner Zustimmung auf Einsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 GWB). Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des GWB haben Sie daher die Möglichkeit, in Ihren Angebotsunterlagen, Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen (ggfls. im Rahmen eines Begleitschreibens zum Angebot). Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i. S. d. § 165 Abs. 3 GWB auszugehen. Die vorstehende Information ist im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Kenntnis genommen worden und wird zum Bestandteil des Angebotes. Einer gesonderten Unterschrift dazu bedarf es nicht. Bietergemeinschaft Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nachprüfungsstelle Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung Auf der Hude 2 21339 Lüneburg Fax: 04131/15-2943 E-mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).