Veranstaltungstechnik

Kurze Beschreibung

- Die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement (VO-PR-VMG) ist
innerhalb der Abteilung DLR-Kommunikation
(DLR-Communications - VO-PR) für die Umsetzung der
DLR-Präsentation bei Messen und Veranstaltungen verantwortlich.
- Das DLR schreibt nun insbesondere für diese Fachgruppe einen
Rahmenvertrag für die Erbringung von Leistungen rund um das Thema
„Veranstaltungstechnik“ aus. Gegenstand dieser Leistungen sind die
technische Planung und Beratung, das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit
entsprechendem Technikpersonal zum Bau/Installation und Bedienung in
fachgerechter Ausführung.

Beschreibung der Beschaffung:
- Gegenstand der Leistung ist die technische Beratung und Planung, das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit entsprechendem Technikpersonal zur Lieferung, Bau/Installation und Bedienung/Betreuung in fachgerechter Ausführung. In diesem Zusammenhang übernimmt der zukünftige Auftragnehmer die komplette Planung und das Management/Handling der Veranstaltungstechnik und wird sich dabei mit der für die Durchführung der Veranstaltung beauftragten Kreativ-Agentur sowie weiterer Projektbeteiligten proaktiv einbringen und abstimmen.
Unter dem Begriff Veranstaltungstechnik versteht das
DLR-Veranstaltungsmanagement:
• Ton- und Beschallungstechnik
• Kamera- und Videotechnik
• Präsentationstechnik (z.B. Screen-, Medien-, LED-,
Projektionstechnik)
• Lichttechnik
• Bühnentechnik, sowie Set- und Bühnenbau
• Übertragungstechnik
• Aufzeichnungstechnik
• Streaming-Technik
• Veranstaltungssoftware für z.B. Online-Events
• Funktechnik, Interkom, Internet-Systeme
- Diese Informationen und die Aufzählung sind nicht abschließend,
sondern reißen die Leistungsbeschreibung nur an. Weitergehende
Informationen sind daher u.a. der Leistungsbeschreibung (als
Bestandteil der Vertragsunterlagen) zu entnehmen.
- Das DLR beabsichtigt den Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von
insgesamt vier Jahren (inklusive aller Verlängerungsoptionen) zu
vergeben.
- Das Auftragsvolumen für vier Jahre wird auf 4.500.000 EUR ohne MwSt. geschätzt.
- Das Höchstvolumen wird mit 5.850.000 Euro ohne MwSt. beziffert.
Auf diesen insbesondere für die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement
ausgeschriebenen Rahmenvertrag können zudem weitere Bedarfsträger des DLR
(diverse Organisationseinheiten (Institute, Einrichtungen)) zugreifen, wobei diese
Bedarfsträger aber nicht zur Nutzung des Vertrages verpflichtet sind.

Beschreibung der Beschaffung

- Die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement (VO-PR-VMG) ist
innerhalb der Abteilung DLR-Kommunikation
(DLR-Communications - VO-PR) für die Umsetzung der
DLR-Präsentation bei Messen und Veranstaltungen verantwortlich.
- Das DLR schreibt nun insbesondere für diese Fachgruppe einen
Rahmenvertrag für die Erbringung von Leistungen rund um das Thema
„Veranstaltungstechnik“ aus. Gegenstand dieser Leistungen sind die
technische Planung und Beratung, das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit
entsprechendem Technikpersonal zum Bau/Installation und Bedienung in
fachgerechter Ausführung.

Beschreibung der Beschaffung:
- Gegenstand der Leistung ist die technische Beratung und Planung, das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit entsprechendem Technikpersonal zur Lieferung, Bau/Installation und Bedienung/Betreuung in fachgerechter Ausführung. In diesem Zusammenhang übernimmt der zukünftige Auftragnehmer die komplette Planung und das Management/Handling der Veranstaltungstechnik und wird sich dabei mit der für die Durchführung der Veranstaltung beauftragten Kreativ-Agentur sowie weiterer Projektbeteiligten proaktiv einbringen und abstimmen.
Unter dem Begriff Veranstaltungstechnik versteht das
DLR-Veranstaltungsmanagement:
• Ton- und Beschallungstechnik
• Kamera- und Videotechnik
• Präsentationstechnik (z.B. Screen-, Medien-, LED-,
Projektionstechnik)
• Lichttechnik
• Bühnentechnik, sowie Set- und Bühnenbau
• Übertragungstechnik
• Aufzeichnungstechnik
• Streaming-Technik
• Veranstaltungssoftware für z.B. Online-Events
• Funktechnik, Interkom, Internet-Systeme
- Diese Informationen und die Aufzählung sind nicht abschließend,
sondern reißen die Leistungsbeschreibung nur an. Weitergehende
Informationen sind daher u.a. der Leistungsbeschreibung (als
Bestandteil der Vertragsunterlagen) zu entnehmen.
- Das DLR beabsichtigt den Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von
insgesamt vier Jahren (inklusive aller Verlängerungsoptionen) zu
vergeben.
- Das Auftragsvolumen für vier Jahre wird auf 4.500.000 EUR ohne MwSt. geschätzt.
- Das Höchstvolumen wird mit 5.850.000 Euro ohne MwSt. beziffert.
Auf diesen insbesondere für die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement
ausgeschriebenen Rahmenvertrag können zudem weitere Bedarfsträger des DLR
(diverse Organisationseinheiten (Institute, Einrichtungen)) zugreifen, wobei diese
Bedarfsträger aber nicht zur Nutzung des Vertrages verpflichtet sind.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Befähigung zur Berufsausübung

- Eigenerklärungen zu den Ausschlussgründen und der Selbstreinigung gemäß der §§ 123, 124 und 125 GWB (im 04 Eignungsformblatt unter Ziffer II.1 auszufüllen).
- Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister. Der Nachweis wird durch einen aktuellen Registerauszug oder eine Kopie desselben (der Auszug soll zum Zeitpunkt des Fristendes nicht älter als drei Monate sein) oder ein vergleichbares Dokument erbracht. Ausländische Bieter können die Eintragung in das jeweilige Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzstaates durch Vorlage entsprechender Unterlagen gemäß den lokalen Bestimmungen nachweisen.


Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

-Es ist ein Unternehmensprofil, in der der Bieter seine technische, fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit und Erfahrung im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung darzustellen hat, als Anlage 04 Unternehmensprofil auszufüllen.
-Bieter haben die Umsätze der letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben.
-Der Nachweis wird erbracht durch Eigenerklärung über den Gesamtumsatz für die letzten vier Geschäftsjahre im Eignungsformblatt unter Ziffer III. 1.).
-Bieter müssen eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis in Höhe von mindestens 2.000.000 € für Personenschäden und 1.500.000 € für Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Der Nachweis wird erbracht durch Eigenerklärung im Eignungsformblatt unter Ziffer III. 2.) sowie die Vorlage eines vom Versicherer ausgestellten Versicherungsnachweises oder einer schriftlichen Erklärung des Versicherers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine Versicherung entsprechend der Bekanntmachung abzuschließen. Der Nachweis bzw. die Erklärung darf nicht älter als 12 Monate sein.
Bietergemeinschaften müssen einen entsprechenden Nachweis bzw. eine Erklärung für die Bietergemeinschaft oder für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorlegen
-Im Fall einer Bietergemeinschaft, ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die Anlage 04 Bietergemeinschaft auszufüllen.
-Im Fall von Unterauftragnehmern oder Eignungsleihenden Unternehmen, ist von jedem Unterauftragnehmer oder Eignung leihenden Unternehmen die Anlage 04 Unterauftragnehmer auszufüllen.


Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

-Erklärung zur Mitarbeiterentwicklung der letzten vier (4) abgeschlossenen Geschäftsjahre (im Eignungsformblatt unter Ziffer IV.1 auszufüllen), Angabe der aktuell festangestellten Mitarbeitenden nach Anzahl der Stellen und Positionen (im Eignungsformblatt unter Ziffer IV.2 auszufüllen) sowie Angabe der Mitarbeitenden, die für die ausgeschriebene Leistung als hauptverantwortliche Ansprechpersonen, sowie technische Projektleitende/Planende den Projekten als wiederkehrendes Kernteam für das DLR nach Abschluss des Vergabeverfahrens und Erteilung des Zuschlags eingeplant werden (im Eignungsformblatt unter Ziffer IV.3 auszufüllen).

-Angabe von mindestens sechs mit diesem Auftrag vergleichbaren Referenzen, die als Anlage 04 Referenzen je Referenz auszufüllen ist .


Sonstige Nachweise:

-BMWK-Eigenerklärung (Russlandzugehörigkeit).
Die VO 2024/1865 erweitert die VO 833/2014, in der eine Wiederausfuhr nach Russland und die Wiederausfuhr zur Verwendung in Russland untersagt wird, auch auf Belarus. Der Bieter erklärt mit der Eigenerklärung gemäß Art. 5k der VO 833/2014, dass sich seine Geschäftstätigkeiten ebenfalls nicht auf Belarus erstrecken.
-Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen.
Hiermit erklärt der Bieter die an den Kernarbeitsnormen der International Labour Organization (ILO) orientierten Sozialstandards im Unternehmen einzuhalten.
-Erklärung zur Arbeitssprache
Hiermit erklärt der Bieter, dass die Arbeitssprache bei der Durchführung des Projektes Deutsch ist, d.h. dass die gesamte Kommunikation in deutscher Sprache erfolgt.

Ausschlussgründe wegen der Nähe zu Russland: Der Katalog der Ausschlussgründe ergibt sich aus Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz der gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in der Bundesrepublik Deutschland hat einen Empfangsbevollmächtigten in der Bundesrepublik Deutschland zu benennen. Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten nennen.

Der Antrag ist u. a. dann unzulässig, soweit:
(1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
(2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Antrag ist u. a. nur dann zulässig, wenn die Unwirksamkeit des Auftrages im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.