Vergabe eines Rahmenvertrages für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen („Rahmenvertrag Veranstaltungen“)

Kurze Beschreibung

Im Wege eines Rahmenvertrags für eine maximale Laufzeit von sechs Jahren ab Vertragsschluss (geplant Anfang August 2025) soll ein Unternehmen beauftragt werden, Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen und Messeauftritte des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS) in den kommenden Jahren zu planen und durchzuführen. Der Rahmenvertrag soll einseitig verbindlich ausgestaltet werden, d.h. dass sich der Auftragnehmer einseitig gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, die vertraglich festgelegten Leistungen auf Abruf zu erbringen. Zu den zu planenden und durchzuführenden Veranstaltungen gehören insbesondere: u. a. Preisverleihungen zu vorangegangenen Wettbewerben, Gesprächsreihen/Webcoachings, Jubiläumsveranstaltungen/Feierstunden/(Staats-)Empfänge, Messeauftritte, Einweihungen sowie Tagungen/Kongresse/Auftaktveranstaltungen für neu gestartete Initiativen (Kick-offs).

Die Vorhabensbeschreibung im Einzelnen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.

Zentrale Elemente des Verfahrens

Im Wege eines Rahmenvertrags für eine maximale Laufzeit von zwei sechs Jahren ab Vertragsschluss (geplant Anfang August 2025) soll ein Unternehmen beauftragt werden, Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen und Messeauftritte des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS) in den kommenden Jahren zu planen und durchzuführen. Der Rahmenvertrag soll einseitig verbindlich ausgestaltet werden, d.h. dass sich der Auftragnehmer einseitig gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, die vertraglich festgelegten Leistungen auf Abruf zu erbringen. Zu den zu planenden und durchzuführenden Veranstaltungen gehören insbesondere: u. a. Preisverleihungen zu vorangegangenen Wettbewerben, Gesprächsreihen/Webcoachings, Jubiläumsveranstaltungen/Feierstunden/(Staats-) Empfänge, Messeauftritte, Einweihungen sowie Tagungen/Kongresse/Auftaktveranstaltungen für neu gestartete Initiativen (Kick-offs).

Zusätzliche Informationen

Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Zu beachten ist ferner, dass die Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 abgegeben werden muss. Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Gefordert werden Referenzprojekte aus 5 Kategorien, die im Nachfolgenden näher beschrieben werden. Für alle der 5 Kategorien gelten folgende Anforderungen: Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Es wird neben der Angabe von Projektinhalt, -zeitraum auch die Angabe eines Ansprechpartners des Kunden nebst Kontaktdaten verlangt, die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners reicht nicht aus. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim Referenzauftraggeber telefonisch nachzufragen. Achten Sie darauf, dass Sie nur Referenzen angeben, bei denen Sie auch den Ansprechpartner des Auftraggebers mit Kontaktdaten benennen. Referenzprojekte, die zu den Kategorien 1 bis 4 angegeben werden, dürfen nicht in einer anderen Kategorie (einem anderen Template) der Kategorien 1 bis 4 erneut angegeben werden. Lediglich für Kategorie 5 dürfen Referenzprojekte genannt werden, die bereits in den Kategorien 1 bis 4 genannt wurden. Sollte entgegen dieser Vorgaben eine doppelte Nennung von Referenzen innerhalb der Kategorien 1 bis 4 erfolgen, wird die betreffende Referenz zu der Kategorie gezählt, die mit der niedrigeren Zahl bezeichnet ist.
Im Einzelnen werden folgende Referenzprojekte verlangt:
(1.) Referenzen – Kategorie 1
Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von reinen Präsenzveranstaltungen mit mehr als 80 TN, die über ein Rahmenprogramm verfügen, sowie bei mindestens zwei dieser Referenzprojekte eine filmische Veranstaltungsdokumentation und/oder Preisträgerfilme. Ein einfaches Streaming (ohne Interaktionsmöglichkeit) schließt den Charakter als „reine“ Präsenzveranstaltung nicht aus. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein, Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Template Referenzen_Kategorie_1.docx“ zu verwenden.
(2.) Referenzen – Kategorie 2
Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von hybriden und/oder rein digitale Veranstaltungen mit einem Antwort-/Frage-Teil, der beide Zuschauergruppen die Möglichkeit zur Fragestellung gibt, sowie einem weiteren interaktiven Element, das sowohl die Teilnehmenden in Präsenz- als auch die online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting). Weiter muss belegt sein, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit größerem technischen Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit Videoregie, Zuschaltung von Referenten, Einbindung von mehreren Video- oder Audiosequenzen, Break-Out-Sessions). Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein, Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Template Referenzen_Kategorie_2.docx“ zu verwenden.
(3.) Referenzen – Kategorie 3
Angabe von mindestens vier Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von Messe-/Veranstaltungsständen. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein. Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Template Referenzen_Kategorie_3.docx“ zu verwenden.
(4.) Referenzen – Kategorie 4
Angabe von mindestens zwei Referenzprojekten in den letzten sechs Jahren bezogen auf Konzeption und Umsetzung von Wanderausstellungen. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen sechs Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein, Referenzprojekte, die vor über sechs Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Ein Referenzprojekt gilt als abgeschlossen, wenn die Konzeption abgeschlossen ist und zumindest eine Ausleihe erfolgt ist. Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Template Referenzen_Kategorie_4.docx“ zu verwenden.
(5.) Referenzen – Kategorie 5
Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Wettbewerben und/oder Messeauftritte für eine EU-, oberste Bundes- oder oberste Landesbehörde oder vergleichbar. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein. Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Template Referenzen_Kategorie_5.docx“ zu verwenden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der Vertragslaufzeit mind. drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vollzeit (d.h. mindestens 40 Stunden pro Woche) in seinem Unternehmen zu beschäftigen, die jeweils mindestens drei Jahren Erfahrungen im Bereich der Projektleitung bzw. stellvertretenden Projektleitung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen als digitale, hybride oder Präsenzformaten vorweisen können. Teilzeitkräfte können entsprechend anteilig mit einberechnet werden. Im Übrigen wird auf die Vertragsbedingungen verwiesen, die Teil der Vergabeunterlagen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.