Vergabeverfahren zur Lieferung einer Large Scale Data Facility

Universität Heidelberg

Im Rahmen der Strategie der Universitäten des Landes Baden-Württemberg für das High Performance Computing und Data-Intensive Computing wird für die föderative Speicherung von Forschungsdaten die IT-Infrastruktur der Large Scale Data Facility (LSDF) erneuert und erweitert. Es wird ein Speichersystem mit einer Gesamtkapazität von mindestens 16 PB und einem Flashspeicheranteil für ein Performancetier und Metadaten mit mindestens 800 TB beschafft. Dabei wird ein vorhandenes, auf "IBM Storage Scale" basierendes Speichersystem erweitert. Aufgrund der Vorgaben des Bewilligungsverfahrens für Großgeräte sind die maximal zur Verfügung stehenden Finanzmittel für die Investitionskosten (d.h. Beschaffungskosten ohne die Kosten für die Garantie, Support und Wartung über 5 Jahre zu betrachten) begrenzt und enden bei 1.700.000,00 EUR (einschließlich Mehrwertsteuer oder vergleichbar, Zoll und etwaigen Skonti). Angebote, die diesen Grenzwert überschreiten, können nicht berücksichtigt werden. Kalkulatorisch anzugebende Mehrwertsteuer und Zollgebühren sind Bestandteil des Grenzwerts. Für den geforderten Umfang an Garantie, Support und Wartung über 5 Jahre, ist eine gesonderten Angebotsposition aufzuführen und die einhergehenden Kosten auszuweisen. Diese Position wird im Falle des Zuschlags mit beauftragt. Die Kosten für diese Position dürfen maximal 25% der Investitionskosten entsprechen und gehen in die Bewertung mit ein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-05-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-04-15.

Wer?

• Universität Heidelberg

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Karlsruhe › Heidelberg, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-04-15	Auftragsbekanntmachung
2025-05-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-04-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vergabeverfahren zur Lieferung einer Large Scale Data Facility
Referenznummer: Uni-HD.2025.264_Large_Scale_Data_Facility_URZ
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: Uni-HD.2025.264_Large_Scale_Data_Facility_URZ
Zusätzliche Informationen:

Bieterfragen innerhalb der Angebotsfrist (Informationspflicht) Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen allen Interessenten noch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, müssen Bieterfragen spätestens innerhalb der oben unter Abschnitt "Fristen des Vergabeverfahrens" angegebenen Frist über den Projektraum des "Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg" (VMP) in der Rubrik: Kommunikation eingereicht werden. Für die komplette Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle wird auf den Bereich "Kommunikation" im Projektraum des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg verwiesen; insbesondere werden an dieser Stelle Bieterfragen und deren Beantwortung durch die Vergabestelle veröffentlicht. Die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen und Informationen der Vergabestelle erfolgen über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg; siehe hierzu Abschnitt "Kommunikation". Die Bieter sind verpflichtet, sich regemäßig bis zum Ende der Angebotsfrist selbst über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren (Holschuld des Bieters). Die für dieses Vergabeverfahren freigeschalteten und somit registrierten Bieter werden automatisch über neue Informationen oder Änderungen durch die Vergabestelle informiert.

Stadt: Heidelberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Nachkaufoptionen ist der Auftraggeber berechtigt, bei entsprechendem Bedarf Beschaffungen durchzuführen, ohne ein weiteres Vergabeverfahren einleiten zu müssen. Der Auftragnehmer sichert mit Abgabe des Angebots zu, dass Nachkäufe mit identischen Komponenten innerhalb von 3 Monaten nach Zuschlag bis zu einem Auftragswert von 300.000C brutto) zu identischen Konditionen erfolgen können. Hierfür sind im Angebot für alle Komponenten die Einzelpreise aufzuführen und preislich auszuweisen, sodass daraus abgeleitet die Preisbildung von Nachkäufen erfolgen kann. Nachkäufe sollen beispielsweise der Erweiterung um Speicher-Building-Blocks oder der Beschaffung von Switches, PDUs oder Lüftermodulen dienen. Zusätzlich darf der Anbieter optional auch Nachkaufoptionen für die Zeit nach 3 Monaten nach dem Zuschlag anbieten. Dabei muss die Wirschaftlichkeit der Nachkaufpreise nachvollziehbar sein, sodass Nachbestellungen weiterhin zu "vergleichbaren Konditionen" wie im ursprüngliche Angebot erfolgen. Nachkäufe sind bis zu einem Volumen von maximal 1.000.000C brutto möglich. Die folgenden drei aufgeführten Möglichkeiten der Preisgestaltung sind dabei zulässig: 1. Modell A: Für die Dauer von 4 Jahren werden Preise aus dem Angebot als Fixpreis in EUR zugesichert. 2. Modell B: Für die Dauer von 4 Jahren werden Preise aus dem Angebot in EUR zugesichert, die jedoch anhand des Dollarkurses angepasst werden. Als Referenzkurs wird der auf der EZB-Seite1 veröffentlichte Dollarkurs vom 2. Mai 2025 herangezogen. 3. Modell C: Für die Dauer von 4 Jahren werden Preise aus einem Listenpreis und einem fixierten Rabattsatz definiert. Der Listenpreis muss dabei für den Auftragnehmer nachvollziehbar bzw. einsehbar sein. Der Rabattsatz muss dem Wert entsprechen, der beim initialen Angebot zugrunde gelegt wurde. Dies ist im Angebot nachzuweisen. Es ist erlaubt, für alle Komponenten des Angebots oder auch nur für manche Komponenten des Angebots eine Nachkaufoption zuzusichern. Die Preisgestaltung darf von Komponente zu Komponente variieren, so darf beispielsweise für Komponente 1 ein Fixpreis in EUR, für Komponente 2 ein Listenpreis mit festem Rabattsatz und für Komponenten 3 keine Nachkaufoption zugesichert werden. In der beigefügten Tabelle ("Anlage_Bewertung-und-Nachkauf.xlsx", Blatt "Nachkaufoptionen") sind die Nachkaufmöglichkeiten einzutragen. Dabei dürfen nur die gelb hinterlegten Felder vom Anbieter ausgefüllt werden. Bei Bedarf dürfen zusätzliche Zeilen ergänzt werden. Die in der Tabelle enthaltenen Hinweise sind zu berücksichtigen. Die ausgefüllte Tabelle ist zusammen mit den weiteren Angebotsunterlagen einzureichen. Sofern keine Nachkaufoptionen für die Zeit ab dem 3. Monat nach dem Tag des Zuschlags zugesichert werden oder das beschriebene Modell nicht den genannten Anforderungen aus diesem Abschnitt entsprechen sollte, erfolgt deshalb kein Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Beschreibung der Optionen

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-19 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-19 10:05:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Es findet keine öffentliche Submission statt.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 39 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-05-19 10:05:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Es findet keine öffentliche Submission statt.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-05-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Nachforderung Eignungsnachweise Zum Nachweis der Eignung des Bieters wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung ("European Single Procurement Document") verlangt. Mit dieser Eigenerklärung entfällt die Vorlage von Nachweisen mit Abgabe seines Angebotes. Der öffentliche Auftraggeber kann jedoch trotz Übermittlung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung Bewerber oder Bieter jederzeit während des Verfahrens auffordern, sämtliche oder einen Teil der aus der Eigenerklärung geforderten Unterlagen beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist. Mindestens jedoch muss der Bieter oder Bewerber an den der Auftrag vergeben werden soll, alle geforderten Unterlagen der Eigenerklärung vor Zuschlagserteilung vorlegen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eintragung in einem Handelsregister Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet;

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Allgemeiner Jahresumsatz Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren betrug mindestens: - 3.000.000 EUR (Anzugebende Jahre: 2022, 2023, 2024)

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Spezifischer Jahresumsatz Der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich betrug in der verlangten Anzahl von Geschäftsjahren mindestens: - 3.000.000 EUR (Anzugebende Jahre: 2022, 2023, 2024)

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe, mindestens aber mit einer Deckungssumme von: - 2.500.000 EUR für Personenschäden - 2.500.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden pro Schadensfall abgeschlossen. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres beträgt das 2-fache der vereinbarten Versicherungssumme.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausführung von Lieferungen der genannten Art: Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. drei folgenden wesentlichen Lieferungen der genannten Art ausgeführt, jeweils mit einer Kapazität von mind. 8 PB und parallelem Dateisystem. Bei mind. einer Lieferungen muss "IBM Storage Scale" (ehem. "IBM Spectrum Scale" und "GPFS") eingesetzt worden sein. Bei mindestens einer Lieferung muss ein Tiering umgesetzt worden sein (Flash- und HDD-Speicher). (Anzugebender Zeitraum: 2022 - 2024)

Eignungskriterium: Anzahl der Führungskräfte
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren beliefen sich auf: (Anzugebende Jahre: 2022, 2023, 2024)

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Als Unterauftrag vergebener Anteil: Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es gelten die Bedingungen der Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie des Leistungsverzeichnisses. Aufgrund der Vorgaben des Bewilligungsverfahrens für Großgeräte sind die maximal zur Verfügung stehenden Finanzmittel für die Investitionskosten (d.h. Beschaffungskosten ohne die Kosten für die Garantie, Support und Wartung über 5 Jahre zu betrachten) begrenzt und enden bei 1.700.000,00 EUR (einschließlich Mehrwertsteuer oder vergleichbar, Zoll und etwaigen Skonti). Angebote, die diesen Grenzwert überschreiten, können nicht berücksichtigt werden. Kalkulatorisch anzugebende Mehrwertsteuer und Zollgebühren sind Bestandteil des Grenzwerts. Für den geforderten Umfang an Garantie, Support und Wartung über 5 Jahre, ist eine gesonderten Angebotsposition aufzuführen und die einhergehenden Kosten auszuweisen. Diese Position wird im Falle des Zuschlags mit beauftragt. Die Kosten für diese Position dürfen maximal 25% der Investitionskosten entsprechen und gehen in die Bewertung mit ein.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründe gem. §§ 123 bis 126 GWB. Details zu den Ausschlussgründen sind im Abschnitt "EIGENERKLÄRUNG" der Vergabeunterlagen zu entnehmen. Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte "EIGENERKLÄRUNG" in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Heidelberg
Nationale Registrierungsnummer: 08-A3529-39
Postanschrift: Seminarstr. 2
Postleitzahl: 69117
Postort: Heidelberg
Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabstelle
E-Mail: vergabe@zuv.uni-heidelberg.de 📧
Telefon: +49 6221-5412452 📞
Fax: +49 6221-541612220 📠
URL: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYMM1/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYMM1 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYMM1 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYMM1 Bieterfragen innerhalb der Angebotsfrist (Informationspflicht) Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen allen Interessenten noch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, müssen Bieterfragen spätestens innerhalb der oben unter Abschnitt "Fristen des Vergabeverfahrens" angegebenen Frist über den Projektraum des "Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg" (VMP) in der Rubrik: Kommunikation eingereicht werden. Für die komplette Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle wird auf den Bereich "Kommunikation" im Projektraum des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg verwiesen; insbesondere werden an dieser Stelle Bieterfragen und deren Beantwortung durch die Vergabestelle veröffentlicht. Die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen und Informationen der Vergabestelle erfolgen über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg; siehe hierzu Abschnitt "Kommunikation". Die Bieter sind verpflichtet, sich regemäßig bis zum Ende der Angebotsfrist selbst über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren (Holschuld des Bieters). Die für dieses Vergabeverfahren freigeschalteten und somit registrierten Bieter werden automatisch über neue Informationen oder Änderungen durch die Vergabestelle informiert. Die Verwendung "veralteter" Vergabeunterlagen kann zum Ausschluss führen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Referat 15 Vergabekammer
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721926-8730 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfristen nach § 160 GWB hingewiesen: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-15+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 075-246887 (2025-04-15)

Auftragsbekanntmachung (2025-05-12)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-26 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-26 10:05:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-05-26 10:05:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-05-16 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-12+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Aufgrund einer Bieterfrage wurde die Angebotsfrist verlängert. In diesem Zusammenhang wurden auch die Fristen für die Einreichung der letzten Bieterfragen sowie die Angebotsbindefrist angepasst.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-05-12 📅
Andere zusätzliche Informationen

Aufgrund einer Bieterfrage wurde die Angebotsfrist verlängert. In diesem Zusammenhang wurden auch die Fristen für die Einreichung der letzten Bieterfragen sowie die Angebotsbindefrist angepasst.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 01cdc19b-b7c2-422a-a1e8-64bfe5341b1d-01
Quelle: OJS 2025/S 091-302511 (2025-05-12)

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