VW_0046_Dokumentenmanagementsystem

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) zählt zu den führenden "grünen" Hochschulen im europäischen Raum. Sie bietet ihren über 5.220 Studierenden und rund 800 Mitarbeitenden an den Standorten Freising/Weihenstephan und Triesdorf ein einzigartiges alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Am Standort Freising/Weihenstephan haben neben der Hochschulleitung fünf Fakultäten sowie diverse Institute und zentrale Einrichtungen ihren Sitz. Zwei Drittel der Studierenden besuchen diesen Campus. Die restlichen zwei Fakultäten sowie Verwaltungseinheiten befinden sich am Standort Triesdorf. Derzeit werden an der HSWT die meisten Verwaltungsprozesse noch analog und papierbasiert abgewickelt. Ziel dieser Ausschreibung ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM) an der HSWT. Die Software soll dazu führen, die Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung zu erhöhen und die Digitalisierung von Dokumenten und standardisierten Prozessen voranzutreiben. Durch die Einführung des DMS sollen die internen Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dies umfasst die nahtlose Integration des Systems in unsere bestehende IT-Infrastruktur sowie die Anpassung an spezifische Anforderungen unserer Organisation. Die höchste Priorität liegt bei der Digitalisierung der Finanzprozesse im Ausgabenbereich. Ein modernes und benutzerfreundliches DMS wird es uns ermöglichen, Dokumente systematischer zu verwalten, Informationen leichter zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen zu optimieren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-08-20.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-08-20 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-08-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: VW_0046_Dokumentenmanagementsystem
Referenznummer: 2025000015
Kurze Beschreibung:
Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) zählt zu den führenden "grünen" Hochschulen im europäischen Raum. Sie bietet ihren über 5.220 Studierenden und rund 800 Mitarbeitenden an den Standorten Freising/Weihenstephan und Triesdorf ein einzigartiges alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Am Standort Freising/Weihenstephan haben neben der Hochschulleitung fünf Fakultäten sowie diverse Institute und zentrale Einrichtungen ihren Sitz. Zwei Drittel der Studierenden besuchen diesen Campus. Die restlichen zwei Fakultäten sowie Verwaltungseinheiten befinden sich am Standort Triesdorf. Derzeit werden an der HSWT die meisten Verwaltungsprozesse noch analog und papierbasiert abgewickelt. Ziel dieser Ausschreibung ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM) an der HSWT. Die Software soll dazu führen, die Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung zu erhöhen und die Digitalisierung von Dokumenten und standardisierten Prozessen voranzutreiben. Durch die Einführung des DMS sollen die internen Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dies umfasst die nahtlose Integration des Systems in unsere bestehende IT-Infrastruktur sowie die Anpassung an spezifische Anforderungen unserer Organisation. Die höchste Priorität liegt bei der Digitalisierung der Finanzprozesse im Ausgabenbereich. Ein modernes und benutzerfreundliches DMS wird es uns ermöglichen, Dokumente systematischer zu verwalten, Informationen leichter zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen zu optimieren.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 357 480 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 553df664-a252-4393-a9f3-05011ad0d2ae
Postleitzahl: 85354
Stadt: Freising
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Freising 🏙️
Maximale Verlängerungen: 6
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Die Optionen können beim Arbeitspaket 1 (Lieferung, Implementierung und Betrieb eines DMS) und Arbeitspaket 3 (Schulungen und zusätzliches Dienstleistungskontingent) gezogen werden. Beim Arbeitspaket 2 (Implementierung erster Prozesse) handelt sich es um eine Werkleistung. Die Leistungen des Arbeitspaket 3 ist von der Fertigstellung des Arbeitspakets 2 abhängig.
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Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-01 23:59:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 58 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-09-12 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/073dd993-8751-4f73-b7f4-665a161b5b1b/suitabilitycriteria
Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Nationale Registrierungsnummer: 3076b4e7-61e4-4bc2-a172-3f8725eeabba
Postanschrift: Am Hofgarten 4
Postleitzahl: 85354
Postort: Freising
Region: Freising 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: beschaffung@hswt.de 📧
Telefon: +48 8161716184 📞
Fax: +49 8161712836 📠
URL: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/073dd993-8751-4f73-b7f4-665a161b5b1b 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/073dd993-8751-4f73-b7f4-665a161b5b1b 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: d909629c-b7ea-4afa-acf6-a8b05556708c
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html 🌏
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-20+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 159-546497 (2025-08-20)
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