Weiterentwicklung und Wartung der BMWE-internen webbasierten Fachanwendung POEM

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Die Exportkontrollreferate des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) nutzen für die Bearbeitung von Anträgen in Ihrer Zuständigkeit eine interne Fachanwendung namens POEM („Prozessoptimierter Exportkontrollmanager“). POEM ist ein individuelles, derzeit weiterzuentwickelndes softwarebasiertes Dokumentenmanagementsystem, das aktuell von einem Microsoft-SharePoint basierten in ein webbasiertes System überführt wird („Umstrukturierung“). Die programmierte Webanwendung enthält auch einen Workflow-Engine, mit dem die benötigten Workflows umgesetzt werden. Für die Weiterentwicklung und Wartung der internen webbasierten Fachanwendung POEM beabsichtigt das BMWE einen EVB-IT-Erstellungsvertrag betreffend 1. die Migration von Alt-Daten aus der SharePoint basierten zur webbasierten Anwendung und weiterer erforderlicher Maßnahmen im Rahmen der Umstrukturierung, 2. die Implementierung von zwei Schnittstellen zwischen (a) dem elektronischem Antragsportal (Bundesportal) und POEM und (b) POEM und der internen Fachanwendung des BAFA, um diverse Datenkränze zu übermitteln, 3. die Weiterentwicklung und bedarfsabhängige Behebung von Betriebsstörungen sowie zur Umsetzung von anlassbezogenen Wartungserfordernissen abzuschließen. Der EVB-IT-Erstellungsvertrag hat eine Grundlaufzeit vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2028 und umfasst die Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils bis zu einem Jahr (optionale Verlängerung).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-06.

Wer?

• Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-11-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-11-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Weiterentwicklung und Wartung der BMWE-internen webbasierten Fachanwendung POEM
Referenznummer: 17104/004-25#018
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 420 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 17104/004-25#018
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Entwicklung von IT-Software 📦

Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦

Entwicklung von Systemverwaltungssoftware 📦

+ 2 weitere

Programmierung von Anwendersoftware 📦

Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Sitz des BMWE in Berlin sowie Sitz des Auftragnehmers
Postleitzahl: 10115
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-01 📅
Datum des Endes: 2028-12-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: siehe Ziff. 2 der Leistungsbeschreibung
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Zweimalige Vertragsverlängerungsoption um jeweils bis zu 12 Monate.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personal des Kernteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Arbeitsorganisation und -abläufe
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis ✅
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde:

Die oben genannten Qualitätskriterien gehen mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtwertung ein. Der Angebotspreis mit eine Gewichtung von 30 %. Die Gesamtpunktzahl wird anhand der modifizierten UfAB-II-Methode ermittelt.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
VgV
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-09 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-09 10:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 53 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-12-09 10:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich ✅
Zusätzliche Informationen: Nachforderung von Unterlagen gem. § 56 VgV
Beschreibung:

Sofern Leistungen in den Räumlichkeiten des Auftraggebers durchzuführen sind (siehe Ziffer 3.7 der Leistungsbeschreibung) unterliegen diese dem vorbeugenden personellen Sabotageschutz gemäß § 1 Abs.4 SÜG i.V.m. § 6 SÜFV. Der Bieter bestätigt anhand einer Eigenerklärung (Vordruck in den Vergabeunterlagen), dass mindestens zwei der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG (sog. Ü2-vpS) unterzogen haben oder bereit sind, eine solche Überprüfung spätestens mit Zuschlagserteilung durchführen zu lassen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sofern eine Pflicht zur Eintragung in einem der in Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU (Seite 160) über die öffentliche Auftragsvergabe genannten Register besteht, ein Auszug der Eintragung in Textform, der nicht älter als sechs Monate zum Ende der Angebotsfrist ist. Für Bieter aus Deutschland sind die betreffenden Register das Handelsregister, die Handwerksrolle, das Vereinsregister, das Partnerschaftsregister oder die Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.1

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer jährlichen Mindesthaftung von 1.000.000 Euro. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.2

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung von mind. 350.000 Euro (netto), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.3

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestens 10 fest angestellte Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente; Teilzeitstellen bzw. geringfügig Beschäftigte können summiert werden), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei Jahre. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.4

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Selbstverpflichtung des betreffenden Unterauftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber, bei einer Auftragserteilung die betreffenden Leistungen zu erbringen. Beleg: Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Vordruck) Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.8

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gefordert werden Erfahrung und Fachkunde in den folgenden Bereichen: 1. Entwicklung von Microsoft SharePoint und/oder Entwicklung von webbasierten Fachanwendungen mit Datenbankanbindung 2. Migration von Vorgangsdaten/-dokumenten in unterschiedliche Systeme 3. Programmieren von Plattformdaten sowie die Herstellung von Kompatibilität verschiedener Systeme (Schnittstellenfunktionen) 4. Verfahrensabläufe (insb. im Bereich der Genehmigungs- und Gebührenvorgänge mit dazugehörigem Dokumentenmanagement) 5. Auswertung von Genehmigungs- und Vorgangsdaten zu statistischen Zwecken Es muss jeweils für jeden der oben genannten Bereiche mindestens eine Referenz vorgelegt werden. Weiteres entnehmen Sie bitte der Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.5.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gültige Zertifizierung oder mindestens gleichwertige Bescheinigung einer akkreditierten Stelle. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.6

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nichtvorliegen von Interessenkollisionen: Der Bieter hat keine Interessen, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Sofern der Bieter mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehende Interessen hat, muss substantiiert und glaubhaft dargelegt werden, dass die konkrete Interessenkollision die Auftragsausführung aufgrund struktureller, personeller und/ oder organisatorischer Vorkehrungen nicht nachteilig beeinflussen wird. Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.7

Eigenerklärung über die Bereitschaft, dass mindestens zwei der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG (sog. Ü2-vpS) unterzogen haben oder bereit sind, eine solche Überprüfung spätestens mit Zuschlagserteilung durchführen zu lassen (siehe Ziff. 3.5.1 der Verfahrensbeschreibung siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.5.1

Eigenerklärung über die Nicht-Betroffenheit durch die Russland-Sanktionen: Bieter dürfen nicht von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 betroffen sein. siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.6

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung, Vordruck)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
Nationale Registrierungsnummer: BMWE-ZC4-Vergabestelle
Abteilung: Referat ZC4 - Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Scharnhorststraße 34 - 37
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: ZC4 - Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@bmwe.bund.de 📧
Telefon: +49-(30)18-615-7824 📞
URL: https://bundeswirtschaftsministerium.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://bundeswirtschaftsministerium.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=811329 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=811329 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: 00000
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 (0)228 9499-0 📞
Fax: +49 (0)228 94 99-163 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der schützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE). Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt zu richten. Die Einreichung eines Nachprüfungsantrags per E-Mail an vk@bundeskartellamt.bund.de ist nach Angaben des Bundeskartellamts nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße vorab gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen bei der Vergabestelle des BMWE (s. Ziffer I.1) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle des BMWE gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle des BMWE, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag durch das BMWE bereits erfolgt ist, bevor die Vergabekammer das BMWE über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag durch die Vergabestelle des BMWE darüber informiert. Die Zuschlagserteilung ist möglich zehn Kalendertage nach Absendung dieser Information an die unterlegenen Bieter auf elektronischem Weg (§ 134 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Vergabestelle des BMWE; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird zudem hingewiesen. Hinweis: Das BMWE ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der schützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE).
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt zu richten. Die Einreichung eines Nachprüfungsantrags per E-Mail an vk@bundeskartellamt.bund.de ist nach Angaben des Bundeskartellamts nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße vorab gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen bei der Vergabestelle des BMWE (s. Ziffer I.1) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle des BMWE gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle des BMWE, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag durch das BMWE bereits erfolgt ist, bevor die Vergabekammer das BMWE über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag durch die Vergabestelle des BMWE darüber informiert. Die Zuschlagserteilung ist möglich zehn Kalendertage nach Absendung dieser Information an die unterlegenen Bieter auf elektronischem Weg (§ 134 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Vergabestelle des BMWE; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird zudem hingewiesen.
Hinweis: Das BMWE ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-06+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 215-739689 (2025-11-06)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Computer-Backup-Dienste und Katalogkonvertierung
Computernetze
Computerrevision und -prüfung (2)
Computerunterstützung und -beratung (4)
Datendienste (13)
Datenverarbeitungsdienste (3)
Hardwareberatung (1)
Internetdienste (7)
Softwareprogrammierung und -beratung (>20)