Wiesbaden Congress & Marketing GmbH, Theatrium 2026 ff

Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Agenturleistungen und Organisation

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-06.

Wer?

• Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Organisation von Messen und Ausstellungen

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Wiesbaden Congress & Marketing GmbH, Theatrium 2026 ff
Referenznummer: 2025-TWC-VgV-T
Kurze Beschreibung: Agenturleistungen und Organisation
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb der Veranstaltungshäuser RheinMain CongressCenter, Kurhaus Wiesbaden mit Kolonnaden und Jagdschloss Platte sowie für die Organisation zahlreicher Events im Stadtgebiet von Wiesbaden. Für das jährlich stattfindende Straßenfest "Theatrium" in der Wiesbadener Innenstadt schreibt die WiCM die Agentur- und Organisationsleistungen für die Jahre 2026 bis 2030 aus. Das Theatrium zählt zu den publikumsstärksten Veranstaltungen im Stadtgebiet und verzeichnet jährlich rund 150.000 Besucherinnen und Besucher. Geboten wird ein mehrtägiges Kultur- und Straßenfest mit Live-Musik auf mehreren Bühnen, einem vielfältigen gastronomischen Angebot, einem Kunsthandwerkermarkt, Promotionsflächen sowie einem umfangreichen Kinder- und Familienprogramm. Gegenstand der Ausschreibung sind sämtliche konzeptionellen, organisatorischen und operativen Leistungen für die Durchführung des Festes. Dazu gehören insbesondere die Akquise und Betreuung von Sponsoren und Werbepartnern, die Koordination und Kommunikation mit Standbetreibern und Beschickern sowie die Entwicklung des künstlerischen Programms. Der Auftragnehmer wirkt zudem an der Erstellung von Ablauf-, Sicherheits- und Personalkonzepten mit, koordiniert die externen Dienstleister einschließlich Sicherheits- und Ordnungsdienst und übernimmt die Steuerung des Veranstaltungsbetriebs vor Ort. Der Aufbau, Betrieb und Abbau der Veranstaltung sind ebenso Bestandteil des Leistungsbildes wie die Besetzung eines Orga-Büros zur Koordination aller Abläufe rund um die Veranstaltung. Dabei ist die enge Abstimmung mit der Auftraggeberin ebenso erforderlich wie die Zusammenarbeit mit Behörden und städtischen Ämtern zur Umsetzung aller rechtlichen, organisatorischen und logistischen Anforderungen. Es gilt der Grundsatz einer selbständig (d.h. in Eigenregie) zu erbringenden Dienstleistung. Dies beinhaltet auch die Verantwortlichkeit des Dienstleisters im Sinne einer Gewährleistung. Es werden deshalb keine Angebote angefragt, die eine Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG zum Inhalt haben. Bei dem auszustellenden Vertrag handelt es sich um einen Dienstleistungsrahmenvertrag. Die genauen Arbeitsumfänge und Prozessanforderungen werden im Rahmen dieser Leistungsbeschreibung spezifiziert. Der Bieter ist verpflichtet, die Leistungsbeschreibung auf Vollständigkeit zu überprüfen. Änderungen und Ergänzungen des Bieters sind nicht zulässig. Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, den Preisblättern, dem Mustervertrag sowie allen beiliegenden Anlagen und Unterlagen der Ausschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb der Veranstaltungshäuser RheinMain CongressCenter, Kurhaus Wiesbaden mit Kolonnaden und Jagdschloss Platte sowie für die Organisation zahlreicher Events im Stadtgebiet von Wiesbaden.

Für das jährlich stattfindende Straßenfest "Theatrium" in der Wiesbadener Innenstadt schreibt die WiCM die Agentur- und Organisationsleistungen für die Jahre 2026 bis 2030 aus. Das Theatrium zählt zu den publikumsstärksten Veranstaltungen im Stadtgebiet und verzeichnet jährlich rund 150.000 Besucherinnen und Besucher. Geboten wird ein mehrtägiges Kultur- und Straßenfest mit Live-Musik auf mehreren Bühnen, einem vielfältigen gastronomischen Angebot, einem Kunsthandwerkermarkt, Promotionsflächen sowie einem umfangreichen Kinder- und Familienprogramm.

Gegenstand der Ausschreibung sind sämtliche konzeptionellen, organisatorischen und operativen Leistungen für die Durchführung des Festes. Dazu gehören insbesondere die Akquise und Betreuung von Sponsoren und Werbepartnern, die Koordination und Kommunikation mit Standbetreibern und Beschickern sowie die Entwicklung des künstlerischen Programms. Der Auftragnehmer wirkt zudem an der Erstellung von Ablauf-, Sicherheits- und Personalkonzepten mit, koordiniert die externen Dienstleister einschließlich Sicherheits- und Ordnungsdienst und übernimmt die Steuerung des Veranstaltungsbetriebs vor Ort.

Der Aufbau, Betrieb und Abbau der Veranstaltung sind ebenso Bestandteil des Leistungsbildes wie die Besetzung eines Orga-Büros zur Koordination aller Abläufe rund um die Veranstaltung. Dabei ist die enge Abstimmung mit der Auftraggeberin ebenso erforderlich wie die Zusammenarbeit mit Behörden und städtischen Ämtern zur Umsetzung aller rechtlichen, organisatorischen und logistischen Anforderungen.

Es gilt der Grundsatz einer selbständig (d.h. in Eigenregie) zu erbringenden Dienstleistung. Dies beinhaltet auch die Verantwortlichkeit des Dienstleisters im Sinne einer Gewährleistung. Es werden deshalb keine Angebote angefragt, die eine Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG zum Inhalt haben.

Bei dem auszustellenden Vertrag handelt es sich um einen Dienstleistungsrahmenvertrag.

Die genauen Arbeitsumfänge und Prozessanforderungen werden im Rahmen dieser Leistungsbeschreibung spezifiziert.

Der Bieter ist verpflichtet, die Leistungsbeschreibung auf Vollständigkeit zu überprüfen. Änderungen und Ergänzungen des Bieters sind nicht zulässig.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, den Preisblättern, dem Mustervertrag sowie allen beiliegenden Anlagen und Unterlagen der Ausschreibung.

Zusätzliche Informationen:

Ergänzung zu "Bedingungen für die Einreichung des Angebots - Quelle der Auswahlkriterien": siehe Formblatt "EK - Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen. Ergänzung zu Zuschlagskriterien: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien erteilt: - Finanzielles Angebot: 80 % - Fachliches Angebot: 20 % Die eingereichten Angebote werden entsprechend dieser Gewichtung zunächst je Einzelkriterium und anschließend insgesamt bewertet. Bewertungsrahmen Für die Wertung wird folgender Rahmen zugrunde gelegt: 1. Finanzielles Angebot - Gewichtung: 80 % - Maximal erreichbare Punkte: 100 - Zusammensetzung: UK 1: Einzelpreise: max. 70 Punkte UK 2: Stornierungsbedingungen: max. 30 Punkte - Maximal gewichtete Punkte: 80 2. Fachliches Angebot - Gewichtung: 20 % - Maximal erreichbare Punkte: 100 - Zusammensetzung: UK 1: Konzept zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsaspekte: max. 30 Punkte UK 2: Projektteam: max. 70 Punkte - Maximal gewichtete Punkte: 20 Gesamt: - Gewichtung: 100 % - Maximal erreichbare Punkte: 100 Maximal werden je Einzelkriterium 100 Punkte vergeben, die dann mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert werden. Die so berechneten Punkte ergeben die Gesamtpunktzahl des jeweiligen Angebots. Das wirtschaftlichste Angebot ist das mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Für weitere Einzelheiten sowie die ausführliche Erläuterung zur WWertung der Einzel sowie Unterkriterien wird auf Formblatt Zuschlagskriterien (Erläuterung zu den Zuschlagskriterien) verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Ergänzung zu "Bedingungen für die Einreichung des Angebots -
Quelle der Auswahlkriterien": siehe Formblatt "EK - Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen.

Ergänzung zu Zuschlagskriterien:

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien erteilt:

- Finanzielles Angebot: 80 %
- Fachliches Angebot: 20 %

Die eingereichten Angebote werden entsprechend dieser Gewichtung zunächst je Einzelkriterium und anschließend insgesamt bewertet.
Bewertungsrahmen
Für die Wertung wird folgender Rahmen zugrunde gelegt:
1. Finanzielles Angebot
- Gewichtung: 80 %
- Maximal erreichbare Punkte: 100
- Zusammensetzung:
UK 1: Einzelpreise: max. 70 Punkte
UK 2: Stornierungsbedingungen: max. 30 Punkte
- Maximal gewichtete Punkte: 80

2. Fachliches Angebot
- Gewichtung: 20 %
- Maximal erreichbare Punkte: 100
- Zusammensetzung:
UK 1: Konzept zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsaspekte: max. 30 Punkte
UK 2: Projektteam: max. 70 Punkte
- Maximal gewichtete Punkte: 20

Gesamt:
- Gewichtung: 100 %
- Maximal erreichbare Punkte: 100
Maximal werden je Einzelkriterium 100 Punkte vergeben, die dann mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert werden. Die so berechneten Punkte ergeben die Gesamtpunktzahl des jeweiligen Angebots. Das wirtschaftlichste Angebot ist das mit der höchsten Gesamtpunktzahl.

Für weitere Einzelheiten sowie die ausführliche Erläuterung zur WWertung der Einzel sowie Unterkriterien wird auf Formblatt Zuschlagskriterien (Erläuterung zu den Zuschlagskriterien) verwiesen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Messen und Ausstellungen 📦
Postleitzahl: 65189
Stadt: Wiesbaden
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 60 Monate
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend voraussichtlich am 01.09.2025 oder 01.10.2025 bzw nach Zuschlagserteilung und endendnach zwei Jahren. Es bestehen drei Optionen den Vertrag, um jeweils ein Jahr zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit fünf Jahre. Diese Optionen stehen nur der AG zu. Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch, jeweils um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf der optionalen Laufzeitverlängerung und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Mitarbeiter, die für die vertragsgegenständlichen Leistungen jeweils eingesetzt werden sollen, vor Einsatzbeginn einzuarbeiten. Die Einweisungskosten gehen zu Lasten des Auftragnehmers.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliches Angebot (UK 1: Konzept zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsaspekte (30%), UK 2: Projektteam (70%))
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00
Kostenkriterium (Name): Finanzielles Angebot (UK 1: Einzelpreise (70%), UK 2: Stornierungsbedingungen(30%))
Kostenkriterium (Gewichtung): 80.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Postanschrift: Wiesbaden

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-07 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-07 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Digital über die eHAD --- WiBau Gesellschaft mbH Konrad-Adenauer-Ring 11 65187 Wiesbaden
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

Aufgrund von Finanzierungsvereinbarungen der LHW wird die maximale Laufzeit auf fünf Jahre erweitert.

Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-07 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Digital über die eHAD --- WiBau Gesellschaft mbH Konrad-Adenauer-Ring 11 65187 Wiesbaden

Zusätzliche Informationen:

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV. Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe Vergabeunterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Darüber hinaus gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgründe, insbesondere die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Wiesbaden Congress & Marketing GmbH
Nationale Registrierungsnummer: AG Wiesbaden, HRB 23970
Postanschrift: Kurhausplatz 1
Postleitzahl: 65189
Postort: Wiesbaden
Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: WiBau GmbH
E-Mail: vergabe@wibau-wiesbaden.de 📧
Telefon: +49 6112623930 📞
Fax: +49 61126239319 📠
URL: https://www.wibau-wiesbaden.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.wibau-wiesbaden.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-196e843f5e4-42379011f16f528d 🌏
Teilnahme-URL: https://www.had.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt. Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt. Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Verwendung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postleitzahl: 64295
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: +49 6151126603 📞
Fax: +49 6151125816 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-06+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 110-375579 (2025-06-06)

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