Wiesbaden Congress & Marketing GmbH, Vergabe Reinigungsleistungen

Beschreibung der Beschaffung

RheinMain CongressCenter, Reinigung:
Unterhalts- sowie veranstaltungsbezogene Reinigung
- Foyer Zentral, Foyer Nord, Foyer Süd
- Halle Nord
- Halle Süd
- Obergeschoss Nord
- Obergeschoss Süd
- Außenbereich-Vorplatz
- Sanitäranlagen im gesamten Haus
- Aufzüge im gesamten Haus
- Treppenhäuser
- Künstlergarderoben / Backstage
- Zwischenreinigung Ausstellungsfläche
- Standreinigung
- Zwischenreinigung der bestuhlten Räume
- Endreinigung nach Rüst-Out
- Büroräume/Küche

Allgemeine Ergänzung
Zu allen Objekten finden sich in den Anlagen, Lagepläne, Grundrisse und Basisinformationen.
Die alle Mitarbeiter müssen je nach Bedarf kurzfristig in allen Objekten ihres jeweiligen Auftrags einsatzbereit sein können.

Reinigungsintervalle, Stunden- und Faktorentabelle
Die Reinigungsleistungen sind entsprechend den im tabellarischen Reinigungsplan für das jeweilige Los definierten Turnussen zu erbringen.
Zur Kalkulation des Reinigungsaufwands dienen die Tabellen "Stunden und Faktoren".
Faktor 1 bildet die Grundlage der Bewertung und beschreibt den Aufwand für eine Basisreinigung.
Weitere Faktoren stehen für zusätzliche Zeitbedarfe, abhängig von Veranstaltungsart, Verschmutzungsgrad und Nutzungsintensität der Fläche.
Die dort angegebenen Stunden verstehen sich als verbindliche Zeitvorgaben. Die Reinigungsleistung ist innerhalb des angegebenen Zeitrahmens vollständig und ordnungsgemäß zu erbringen. Hintergrund ist die potenzielle Taktung mehrerer Veranstaltungen in kurzem Abstand. Verzögerungen oder Teilleistungen können nicht akzeptiert werden.
Der tatsächliche Reinigungsbedarf wird veranstaltungsbezogen mit dem Auftraggeber abgestimmt. Da die Nutzungsfrequenz der Hallen nicht im Voraus planbar ist, ist auch keine verlässliche Angabe zur Häufigkeit zusätzlicher Reinigungen möglich. Der Auftraggeber legt für jede Veranstaltung fest, welcher Faktor zugrunde zu legen ist.
Für die Angebotswertung wird ausschließlich der Basiswert (Faktor 1) berücksichtigt.

Reinigungszeiten Los 1 - RheinMain CongressCenter (RMCC)
Übliche Zeiten für die Unterhaltsreinigung:
• werktags zwischen 05:00 Uhr und 12:00 Uhr
• am Wochenende nur nach Bedarf
Veranstaltungsbezogene Reinigungen:
• tagsüber, als laufender Tagdienst parallel zur Veranstaltung,
• abends, z.w. als laufender Abenddienst parallel zur Veranstaltung,
• nach Veranstaltungsende, üblicherweise am Folgetag/nächsten Werktag zwischen 05:00 Uhr und 07:00 Uhr,
• An Abstimmung mit dem jeweiligen Veranstaltungsplan
Durchschnittliche Veranstaltungsanzahl: ca. 100 Veranstaltungen pro Jahr
(Erfahrungswert, keine verbindliche Prognose)

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AN
Die Einheiten sind Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" zu entnehmen.

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AG
- Strom und Wasser für die Reinigung
- geeignete und verschließbare Räume für die Lagerung von Maschinen, Materialien und Geräten
- die zur Reinigung notwendigen Schlüssel/Zugangskarten (Los 1 RMCC: abzuholen am Haupteingang mit täglicher Rückgabe)

Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals
Im Auftragsfalle werden die aufgeführten Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals gem. Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" gefordert.

Objektbesichtigungen - verpflichtend
Für alle Lose 1 bis 3 ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend.
Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, die jeweiligen Gebäude im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung.

Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins
• für die erste Begehungsreihe bis spätestens 02.06.2025,
• für die zweite Begehungsreihe bis spätestens 06.06.2025,
jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de.

Die Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt:
• Los 1 - RheinMain CongressCenter (RMCC): 05.06.2025 und 11.06.2025

Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt. Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet.
Etwaige Rückfragen sind ausschließlich schriftlich über das Vergabeportal einzureichen. Diese werden im Nachgang anonymisiert an alle Bieter in Textform weitergeleitet. Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu. Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Aufgaben- und Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Optionen

Vertragslaufzeit und Optionen
Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.10.2025 und endet am 30.09.2027.

Es besteht eine Option den Vertrag um zwei weitere Jahre zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre. Diese Optionen stehen nur der AG zu.

Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch, jeweils um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf der optionalen Laufzeitverlängerung und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten.

Preisanpassung

Ab Beginn des dritten Vertragsjahres kann der Auftraggeber auf Antrag des Auftragnehmers eine Anpassung des im Angebot angegebenen Stundenverrechnungssatzes zulassen, sofern dieser Antrag durch nachgewiesene, tariflich oder gesetzlich bedingte Kostensteigerungen begründet ist.

Grundlage für eine etwaige Preisanpassung ist der mit Angebotsabgabe erklärte Stundenverrechnungssatz.
Berücksichtigt werden insbesondere:

• tarifvertragliche Lohnerhöhungen
• gesetzliche Anpassungen des Mindestlohns (MiLoG),
• strukturell nachweisbare Mehrkosten, die sich unmittelbar auf den vereinbarten Stundenverrechnungssatz auswirken.

Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Anpassung besteht nicht, die Entscheidung erfolgt durch den Auftraggeber nach Prüfung der vorgelegten Nachweise unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes.

Beschreibung der Beschaffung

Kurhaus Wiesbaden, Reinigung:
Unterhalts- sowie veranstaltungsbezogene Reinigung
Kundenfrequentierte Toilettenanlagen mit öffentlichem Zugang und Personal-WC-Anlagen inkl. Duschen und Aufenthaltsräumlichkeiten
Reinigung der Damen-, Herren-, Behinderten-WCs, Duschkabinen, Aufenthalts- und Umkleideräume

Foyer / Veranstaltungsflächen
Reinigung der zentralen Innenflächen inkl. Veranstaltungsfoyers, Zais-Saal, Thiersch-Saal,

Künstlergarderoben / Nebenräume
Reinigung der Künstlerbereiche inkl. Garderoben, Nebenräumen, Umkleiden und Sanitär.

Büros (Ost, West, Facility Management)
Regelmäßige Unterhaltsreinigung der Büroeinheiten im Kurhaus.

Außenflächen / Freiflächen
Reinigung der Freiflächen rund um das Kurhaus inkl. Bowling Green, Kolonnaden, Eingangsbereiche.

Rotunde, Kolonnaden, Wintergarten, Galerie
Reinigung der historischen und repräsentativen Bereiche.

Allgemeine Ergänzung
Zu allen Objekten finden sich in den Anlagen, Lagepläne, Grundrisse und Basisinformationen.
Die alle Mitarbeiter müssen je nach Bedarf kurzfristig in allen Objekten ihres jeweiligen Auftrags einsatzbereit sein können.

Reinigungsintervalle, Stunden- und Faktorentabelle
Die Reinigungsleistungen sind entsprechend den im tabellarischen Reinigungsplan für das jeweilige Los definierten Turnussen zu erbringen.
Zur Kalkulation des Reinigungsaufwands dienen die Tabellen "Stunden und Faktoren".
Faktor 1 bildet die Grundlage der Bewertung und beschreibt den Aufwand für eine Basisreinigung.
Weitere Faktoren stehen für zusätzliche Zeitbedarfe, abhängig von Veranstaltungsart, Verschmutzungsgrad und Nutzungsintensität der Fläche.
Die dort angegebenen Stunden verstehen sich als verbindliche Zeitvorgaben. Die Reinigungsleistung ist innerhalb des angegebenen Zeitrahmens vollständig und ordnungsgemäß zu erbringen. Hintergrund ist die potenzielle Taktung mehrerer Veranstaltungen in kurzem Abstand. Verzögerungen oder Teilleistungen können nicht akzeptiert werden.
Der tatsächliche Reinigungsbedarf wird veranstaltungsbezogen mit dem Auftraggeber abgestimmt. Da die Nutzungsfrequenz der Hallen nicht im Voraus planbar ist, ist auch keine verlässliche Angabe zur Häufigkeit zusätzlicher Reinigungen möglich. Der Auftraggeber legt für jede Veranstaltung fest, welcher Faktor zugrunde zu legen ist.
Für die Angebotswertung wird ausschließlich der Basiswert (Faktor 1) berücksichtigt.

Reinigungszeiten Los 2 - Kurhaus Wiesbaden
Übliche Zeiten für die Unterhaltsreinigung: werktags zwischen 06:00 Uhr und 19:00 Uhr
Veranstaltungsbezogene Reinigungen:
• tagsüber,
• abends,
• auch an Wochenenden,
• abhängig vom Veranstaltungsbetrieb
Durchschnittliche Veranstaltungsanzahl: ca. 500 Veranstaltungen pro Jahr
(Erfahrungswert, keine verbindliche Prognose)

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AN
Die Einheiten sind Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" zu entnehmen.

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AG
- Strom und Wasser für die Reinigung
- geeignete und verschließbare Räume für die Lagerung von Maschinen, Materialien und Geräten
- die zur Reinigung notwendigen Schlüssel/Zugangskarten (Los 1 RMCC: abzuholen am Haupteingang mit täglicher Rückgabe)

Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals
Im Auftragsfalle werden die aufgeführten Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals gem. Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" gefordert.
Objektbesichtigungen - verpflichtend
Für alle Lose 1 bis 3 ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend.
Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, die jeweiligen Gebäude im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung.

Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins
• für die erste Begehungsreihe bis spätestens 02.06.2025,
• für die zweite Begehungsreihe bis spätestens 06.06.2025,
jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de.

Die Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt:
• Los 2 - Kurhaus Wiesbaden: 04.06.2025, 05.06.2025 sowie 11.06.2025
Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt.

Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet.
Etwaige Rückfragen sind ausschließlich schriftlich über das Vergabeportal einzureichen. Diese werden im Nachgang anonymisiert an alle Bieter in Textform weitergeleitet.
Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu.

Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Aufgaben- und Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Allgemeine Ergänzung
Veranstaltungsbezogene Reinigung
Außenbereich
Vorplatz, umlaufende Wegefläche und Grünfläche hinter dem Haus (bis zu den Bänken)

Innenräume
Aussichtsplattform/Steg
Obergeschoss
Aufzug Obergeschoss
Erdgeschoss
Aufzug Erdgeschoss
Catering-Stützpunkt (Küche) Erdgeschoss
Untergeschoss
Aufzug Untergeschoss
Künstlergarderobe, Lagerräume
Kühlzelle
Toiletten

Zu allen Objekten finden sich in den Anlagen, Lagepläne, Grundrisse und Basisinformationen.
Die alle Mitarbeiter müssen je nach Bedarf kurzfristig in allen Objekten ihres jeweiligen Auftrags einsatzbereit sein können.

Reinigungsintervalle, Stunden- und Faktorentabelle
Die Reinigungsleistungen sind entsprechend den im tabellarischen Reinigungsplan für das jeweilige Los definierten Turnussen zu erbringen.
Zur Kalkulation des Reinigungsaufwands dienen die Tabellen "Stunden und Faktoren".
Faktor 1 bildet die Grundlage der Bewertung und beschreibt den Aufwand für eine Basisreinigung.
Weitere Faktoren stehen für zusätzliche Zeitbedarfe, abhängig von Veranstaltungsart, Verschmutzungsgrad und Nutzungsintensität der Fläche.
Die dort angegebenen Stunden verstehen sich als verbindliche Zeitvorgaben. Die Reinigungsleistung ist innerhalb des angegebenen Zeitrahmens vollständig und ordnungsgemäß zu erbringen. Hintergrund ist die potenzielle Taktung mehrerer Veranstaltungen in kurzem Abstand. Verzögerungen oder Teilleistungen können nicht akzeptiert werden.
Der tatsächliche Reinigungsbedarf wird veranstaltungsbezogen mit dem Auftraggeber abgestimmt. Da die Nutzungsfrequenz der Hallen nicht im Voraus planbar ist, ist auch keine verlässliche Angabe zur Häufigkeit zusätzlicher Reinigungen möglich. Der Auftraggeber legt für jede Veranstaltung fest, welcher Faktor zugrunde zu legen ist.
Für die Angebotswertung wird ausschließlich der Basiswert (Faktor 1) berücksichtigt.

Reinigungszeiten Los 3 - Jagdschloss Platte
Übliche Zeiten für die Unterhaltsreinigung: kontinuierliche Unterhaltsreinigungen finden nicht statt, lediglich veranstaltungsbezogene Reinigung
Veranstaltungsbezogene Reinigungszeiten:
• vor und nach Veranstaltungen,
• in der Regel vormittags,
• saison- und nutzungsabhängig
Durchschnittliche Veranstaltungsanzahl: ca. 45 Veranstaltungen pro Jahr
(Erfahrungswert, keine verbindliche Prognose)

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AN
Die Einheiten sind Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" zu entnehmen.

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AG
- Strom und Wasser für die Reinigung
- geeignete und verschließbare Räume für die Lagerung von Maschinen, Materialien und Geräten
- die zur Reinigung notwendigen Schlüssel/Zugangskarten (Los 1 RMCC: abzuholen am Haupteingang mit täglicher Rückgabe)

Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals
Im Auftragsfalle werden die aufgeführten Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals gem. Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" gefordert.

Objektbesichtigungen - verpflichtend
Für alle Lose 1 bis 3 ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend.
Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, die jeweiligen Gebäude im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung.

Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins
• für die erste Begehungsreihe bis spätestens 02.06.2025,
• für die zweite Begehungsreihe bis spätestens 06.06.2025,
jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de.

Die Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt:
• Los 3 - Jagdschloss Platte: 04.06.2025, 05.06.2025 sowie 11.06.2025
Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt.

Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet.
Etwaige Rückfragen sind ausschließlich schriftlich über das Vergabeportal einzureichen. Diese werden im Nachgang anonymisiert an alle Bieter in Textform weitergeleitet.
Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu.

Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Aufgaben- und Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Losweise Vergabe:
Bieter können jeweils für alle drei Lose ein Angebot einreichen. Pro Bieter wird jedoch entweder ein Einzellos oder die Kombination aus Los 2 und Los 3 vergeben. Die Vergabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen:

•Eine kombinierte Vergabe von Los 2 und Los 3 an denselben Bieter ist zulässig.
•Eine Vergabe von Los 1 in Kombination mit Los 2 oder 3 ist ausgeschlossen.

Sollte ein Bieter in mehreren der zulässigen Konstellationen das jeweils wirtschaftlichste Angebot gemäß den Zuschlagskriterien abgegeben haben, trifft der Auftraggeber im Rahmen der Prüfung und Wertung eine Auswahlentscheidung. Ziel ist es, die für den Auftraggeber gesamtwirtschaftlichste Lösung über alle Lose hinweg zu erzielen. Auf dieser Grundlage wird festgelegt, welches Los bzw. welche Loskombination an den Bieter vergeben wird.

Der Bieter stimmt mit der Angebotsabgabe diesem Vorgehen zu und leitet keinerlei weitere Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) aus dem oben genannten Vorgehen ab.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)