Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:other-sme#Neben den verlangen Nachweisen sind folgende Unterlagen einzureichen:
- Konzept und schriftliche Präsentation
Der Bieter hat mit dem Angebot eine schlüssige Ausstellungskonzeption unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung vorzulegen. In der Konzeption ist darzulegen, wie die ausgeschriebene Leistung erbracht werden soll.
Hierbei ist auf folgende Punkte besonders einzugehen:
• Darlegung des konkreten Auftragsmanagements unter Erläuterung der Verantwortlichkeiten und Vorlage eines Termin-/ Zeitplans für die Einrichtung und den Aufbau der anzumietenden Hessentagsstände im Hinblick darauf, dass der erste Einsatz der Ausstellungsstände auf dem Hessentag in Fulda vom 12.06.2026 bis 21.06.2026 geplant ist
• Darstellung der technischen Ausführung/ Konstruktion/ Gestaltung/ Digitalisierung gemäß Leistungsbeschreibung, hierbei ist eine komplette und verbindliche Materialbeschreibung und - wo sinnvoll - Beispielfotos oder Animationen beizufügen. Die angebotenen Produkte sind aussagekräftig zu beschreiben und mit Produktname bzw. Herstellerangaben zu versehen.
• Ausführliche Darstellung der Ausstellungskonzeption und -abwicklung (Anmietung, Transporte, Auf- und Abbau und Lagerungen), auch im Hinblick auf die mehrjährige Verwendung und künftige Aktualisierungen.
• Vorlage und Erläuterung eines Design-/Layoutentwurfes:
Hierzu sind die Stände in Grundrissen, Schnitten und Ansichten im Maßstab 1:50 sowie die wesentlichen Leitdetails im Maßstab 1:5 darzulegen; Ausstellungswände, Banner, Eye-Catcher sowie analoge und digitale Interaktionsmöglichkeiten sind darzustellen; Materialproben, Oberflächenmuster und Produktdatenblätter sämtlicher verwendeter Baustoffe und Einbauten sind dem Auftraggeber auf Verlangen innerhalb von 5 Werktagen vorzulegen
• Vorstellung des für die Auftragsausführung einzusetzenden Personals mit kurzer Beschreibung der beruflichen Qualifikation sowie Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners.
• Ausführliche Darstellung der Sicherstellung einer engen Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
• Kostenplan (s. auch unten)
Das Konzept und der Designentwurf sollen in einem gesonderten Termin vor Ort (Wiesbaden) präsentiert und dazu kurzfristig eingeladen werden. Für den Gesprächs-/ Präsentationstermin wird eine Dauer von max. einer Stunde, davon 30 Minuten Präsentationszeit, angesetzt.
Der Bieter hat die schriftliche Präsentation (Power-Point oder ähnliches) zum Konzept inkl. Designentwurf bereits mit dem Angebot einzureichen.
Das Konzept inkl. Designentwurf ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wesentliches Zuschlagskriterium (Gewichtung Konzept mit 70 %). Da das Konzept inkl. Designentwurf die Wirtschaftlichkeitsbewertung betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.
- Kostenplan
Für das Jahr 2026 steht ein max. Budget von 52.000 € netto für beide Stände zur
Verfügung. Der Bieter hat mit dem Angebot einen auf die Leistungsbeschreibung, das Konzept sowie den Zeitplan abgestimmten Kostenplan einzureichen, in welchem er auch die von ihm veranschlagten Kosten (u.a. Personal-, Sach-, Reisekosten und ggf.
Aufträge an Dritte) aufschlüsselt.
Insbesondere sind folgende Leistungen im Kostenplan aufzuzeigen:
• Konzeption der Hessentagsstände unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung; die Kosten für die einzelnen Stände sind aufzuschlüsseln.
• Kosten für eingeplante technische Geräte (z.B. Touch-Screens, LED-Fernseher, Over-Ear-Kopfhörer, VR-Brillen...)
• Kosten für Anmietung, Transporte, Auf- und Abbau, Reinigung und Lagerungen
Der Kostenplan ist wesentlicher Bestandteil des Angebotes. Er ist mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.