Ausschreibung ICT Hauptsysteme

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung werden Dienstleistungen und ggf. optional Lizenzen für Software ausgeschrieben. Für die Vergabe der Leistungen wurden Lose gebildet. Die Leistungsbeschreibung folgt der Losbildung und hat die folgende Struktur:

- Leistungsbeschreibung für Los 1 (Projektmanagement)

- Leistungsbeschreibung für Los 2 (Betrieb, Pflege, Wartung und Weiterentwicklung eines Auftraggeber spezifischen VBS/DMS (inklusive integrierter ERP-Elemente) auf Basis von documentum)

- Leistungsbeschreibung für Los 3 (Pflege, Wartung und Weiterentwicklung sowie Hosting der Portale auf Basis von Liferay)

- Leistungsbeschreibung für Los 4 (Pflege, Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung des KAS-internen Reportings und Controllings aktuell auf Basis von Cubeware)

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 umfasst: "Projektmanagement, Controlling und Qualitätssicherung".

Zu erbringende Leistungen sind das Projektmanagement, das Controlling und die Qualitätssicherung von Projek-ten zuständig, die im Rahmen der in dieser Ausschreibung inkludierten Lose durchgeführt werden. Die Projekte, für die der Auftraggeber externe Projektmanagementunterstützung benötigt und daher Leistungen aus dem Los 1 abruft, werden vom Auftraggeber jeweils explizit benannt. Los 1 kommt damit eine übergreifende, überwachende und koordinierende Rolle im Rahmen des jeweils benannten Projekts zu.

Zusätzliche Informationen

Angebotsabgrenzung zu Losen: Das anzubietende Projektmanagement für Los 1 muss exklusiv angeboten werden und darf NICHT in Kombination mit weiteren Losen angeboten werden, d.h. dieses darf keinerlei Leistungen aus den überwachten Losen (2-4) erbringen.

Es besteht keine Mindestabnahmeverpflichtung für die AG.

Direktlink zu den Eignungskriterien: https://xvergabe.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-19aa0fdf37e-4e0e777a83ea8a1a

Konkretisierung der Bindefrist (BT-98): Ende der Bindefrist 30.04.2026

Beschreibung der Optionen

Diese Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 48 Monaten und tritt voraussichtlich ab 01.06.2026 in Kraft.

Die Vertrag kann zweimalig um jeweils weitere 12 Monate durch die AG verlängert werden, indem sie dies mindestens drei Monate vor dem jeweiligen Vertragsende schriftlich anzeigt. Hierbei handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht der AG.
Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch der AN auf Inanspruchnahme der Option.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 umfasst Betrieb, Pflege und Wartung, Anpassung und Ergänzung eines Auftraggeber-spezifischen VBS/DMS auf Basis von Documentum.

Auf dieser Basis hat die KAS ein webbasiertes System "fav2" sowie eine Mobilkomponente "Smart-fav2", basierend auf Bootstrap / Dynamsoft, konzipiert und entwickeln lassen. Im Rahmen der Leistungserbringung muss die Bereitschaft zur Nutzung der durch die KAS bereitgestellten Sys-teme gegeben sein.

Beschreibung der Beschaffung

Los 3 umfasst die "Pflege, Wartung, Weiterentwicklung sowie das Hosting der aktuell von der Konrad-Adenauer-Stiftung eingesetzten Portale kas.de, campus.kas.de im Systemverbund VIBESA, adenauercampus.de.

Zu erbringende Leistungen sind das Hosting, der Betrieb, die Pflege und der Ausbau aller Portale. Der Ausbau um-fasst die funktionale Weiterentwicklung wie beispielsweise die Erweiterung um soziale Netzwerkfunktionalitäten und die Anbindung eines weiteren Portals über Schnittstellen.

Beschreibung der Beschaffung

Los 4 umfasst die "Pflege, Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung des KAS-internen Reportings auf Basis von Cu-beware".

Gegenstand des Loses 4 ist die Unterstützung des AG bei der Erstellung und der Pflege von Berichten (Reports) aus der ERP-Software MACH, dem Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystem fav2/Documentum und ggfs. weiteren Systemen mittels der BI-Software Cubeware. Im Rahmen der Weiterentwicklung soll zudem eine Modernisierung und ggf. Ablösung der bisherigen Software Cubeware konzeptionell bearbeitet und vorbereitet werden. Hierbei liegt der Fokus auf einer potentiellen Integration der Reportlandschaft in die M365-/D365-Umgebung.

Zusätzliche Informationen

Angebotsabgrenzung zu Losen: Das anzubietende Projektmanagement für Los 1 muss exklusiv angeboten werden und darf NICHT in Kombination mit weiteren Losen angeboten werden, d.h. dieses darf keinerlei Leistungen aus den überwachten Losen (2-4) erbringen.

Direktlink zu den Eignungskriterien: https://xvergabe.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-19aa0fdf37e-4e0e777a83ea8a1a

Konkretisierung der Bindefrist (BT-98): Ende der Bindefrist 30.04.2026

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Aufgrund der essentiellen infrastrukturellen Bedeutung der IT-Systeme und zur Vermeidung signifikanter Informationsverluste ist ein Dienstleisterwechsel in regelmäßigen Zeitintervallen nicht wirtschaftlich vertretbar und gefährdet die Kontinuität kritischer Betriebsprozesse. Gestützt auf § 21 VgV i. V. m. der allgemeinen Wettbewerbsfreiheit nach § 3 VgV lässt sich eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren begründen, wobei die transparente Offenlegung erfolgt. In diesem Fall wird eine max. Laufzeit von 72 Monaten festgelegt. Der genannte Höchstwert bezieht sich auf die max. Laufzeit von 72 Monaten (48 Monate Grundlaufzeit + 2x 12 Monate Verlängerungsoption der AG).

Zusätzliche Informationen

Angebotsabgrenzung zu Losen: Das anzubietende Projektmanagement für Los 1 muss exklusiv angeboten werden und darf NICHT in Kombination mit weiteren Losen angeboten werden, d.h. dieses darf keinerlei Leistungen aus den überwachten Losen (2-4) erbringen.

Der Gesamtwert i. H. v. 13.707.100,00 € (netto) stellt den geschätzten Gesamtauftragswert losübergreifend dar und umfasst sämtliche Kosten, die zur vollständigen und vertragsgemäßen Erbringung der in der Leistungsbeschreibung
definierten Leistungen erforderlich sind. Es besteht keine Mindestabnahmeverpflichtung für die AG.

Fragebogen zur Eignungsklärung (wird Vertragsbestandteil) für alle Lose:
- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit
- ggf. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer
- ggf. Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft
- Erklärung Wettbewerbsregister
- Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitserklärung
- Eigenerklärung Sanktionen Russland

Ergänzend zu Los 1:
a) Eigenerklärung zum durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der vergangenen 3 Jahre. (Mindestens 1 Mio €).

b) Eigenerklärung Mindestanzahl festangestellte Mitarbeiter im Unternehmen. Mindestvoraussetzung sind 10 Mitarbeiter.

c) Eigenerklärung Mindestanzahl festangestellte Mitarbeiter maßgeblicher Geschäftsbereich. Mindestvoraussetzung sind 5 Mitarbeiter.

d) Eigenerklärung Personalverfügbarkeit

e) Eigenerklärung Mindestanzahl Projektleiter
Mindestanzahl von 1 Mitarbeiter.

f) Eigenerklärung Mindestanzahl Seniorberater
Mindestanzahl von 1 Mitarbeiter.

g) Eigenerklärung Mindestanzahl Juniorberater
Mindestanzahl von 2 Mitarbeitern.

h) Eigenerklärung Qualifikation Personal

i) Nennung von 3 Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen und von dem Hauptauftragnehmer durchgeführt wurden.

Ergänzend zu Los 2
a) Eigenerklärung Angabe zum durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der vergangenen 3 Jahre (Mindestens 2 Mio. €).

b) Eigenerklärung Leistungserbringung und Personalverfügbarkeit
Ausreichend Personal ist gegeben, wenn im Unternehmen insgesamt mindestens 50 festangestellte Mitarbeiter vorhanden sind und eine Mindestanzahl von 25 Mitarbeitern* mit für den Bereich der Ausschreibung relevanten Qualifikationen vorhanden ist.

c) Eigenerklärung Mindestanzahl technischer Projektleiter
Zusicherung einer Mindestanzahl von 2 Mitarbeitern.

d) Eigenerklärung Mindestanzahl Seniorberater
Zusicherung einer Mindestanzahl von 3 Mitarbeitern.

e) Eigenerklärung Mindestanzahl Entwickler Documentum
Mindestanzahl der festangestellten Mitarbeiter mit der Qualifikation "Entwickler
Documentum" von 5 Mitarbeitern.

f) Eigenerklärung, dass Sie mit der losübergreifenden Gesamtkoordination durch den Projektkoordinator des Auftragnehmers aus Los 1 einverstanden sind.

g) Eigenerklärung, dass Expertise mit Cloud-Technologien im Unternehmen nachgewiesen werden kann.

h) Eigenerklärung, dass Expertise mit documentum im Unternehmen nachgewiesen werden kann.

i) Eigenerklärung, Eigenerklärung Expertise mit alternativen Documentum "WDK"
Technologien

j) Nennung von 3 Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen und von dem Hauptauftragnehmer durchgeführt wurden.


Ergänzend zu Los 3
a) Eigenerklärung zum durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der vergangenen 3 Jahre (Mindestens 1 Mio. €).

b) Eigenerklärung Leistungserbringung und Personalverfügbarkeit
Ausreichend Personal ist gegeben, wenn Ihr Unternehmen über eine Mindestanzahl
von 50 festangestellten Mitarbeitenden verfügt, davon eine Mindestanzahl von 30
Mitarbeitern* für den für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereich.

c) Eigenerklärung Mindestanzahl technischer Projektleiter
Zusicherung einer Mindestanzahl von 2 Mitarbeitern.

d) Eigenerklärung Mindestanzahl Seniorberater
Zusicherung einer Mindestanzahl von 3 Mitarbeitern.

e) Eigenerklärung Mindestanzahl Implementierer / Entwickler Liferay
Zusicherung einer Mindestanzahl von 10 Mitarbeitern.

f) Eigenerklärung, dass Sie mit der losübergreifenden Gesamtkoordination durch den Projektkoordinator des Auftragnehmers aus Los 1 einverstanden sind.

g) Nennung von 3 Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen und von dem Hauptauftragnehmer durchgeführt wurden.

h) Nennung von 2 Projekten des Hauptauftragnehmers, innerhalb der letzten drei Jahre nach, bei denen folgende Akamai-Dienste dauerhaft betrieben und betreut wurden:

- Content Delivery Network (CDN)

- Web Application Firewall (WAF)

- Bot Management

Darüber hinaus muss der Bieter darlegen, dass er in der Lage ist, diese Dienste langfristig zu betreuen und kontinuierlich zu überwachen, zu optimieren und sicherheitsrelevant zu aktualisieren (z.B. durch Managed Services, regelmäßige Sicherheits- und Performance-Analysen und Incident-Management). Den Nachweis und die Vorlage einschlägiger Zertifikat, dass mindestens eine Fachkraft über eine gültige Akamai-spezifische Zertifizierung oder gleichwertige Qualifikation verfügt, die Kenntnisse in Betrieb und Betreuung von Akamai-Diensten (CDN, WAF, Bot Management) bestätigt, behält sich die AG vor.

i) Eigenerklärung, dass das für die Leistungserbringung vorgesehene Personal sowohl über fundierte Kenntnisse in der Anwendung agiler Projektmanagement-Methoden, insbesondere Scrum, als auch im Requirements Engineering verfügt.

Den Nachweis und die Vorlage einschlägiger Zertifikate, beispielsweise Scrum Master für agile Methoden und IREB CPRE für Requirements Engineering, oder gleichwertiger Qualifikationen, behält sich die AG vor.

j) Eigenerklärung, dass das für die Leistungserbringung vorgesehene Personal über fundierte Kenntnisse in der Umsetzung barrierefreier Webanwendungen gemäß den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) in der Version 2.1 oder höher verfügt.

Den Nachweis und die Vorlage einschlägiger Zertifikate behält sich die AG vor.


Ergänzend zu Los 4
a) Eigenerklärung zum durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der vergangenen 3 Jahre. (Mindestens 500 000 €).

b) Eigenerklärung Leistungserbringung und Personalverfügbarkeit
Ausreichend Personal ist vorhanden, wenn Ihr Unternehmen über mindestens 30
festangestellte Mitarbeiter und von diesen, im für das Los maßgeblichen
Geschäftsbereich Ihres Unternehmens, mindestens 10 festangestellte Mitarbeiter
beschäftigt sind.

c) Eigenerklärung Mindestanzahl Seniorberater
Zusicherung einer Mindestanzahl von 4 Mitarbeitern.

d) Eigenerklärung Entwickler/Implementierer Cubeware
Zusicherung einer Mindestanzahl von 4 Mitarbeitern.

e) Eigenerklärung, dass Sie mit der losübergreifenden Gesamtkoordination durch den Projektkoordinator des Auftragnehmers aus Los 1 einverstanden sind.

f) Eigenererklärung, dass ihr Unternehmen über eine aktuelle Zertifizierung des Herstellers verfügt und das sie als Cubeware-Partner anerkannt sind.

Den Nachweis und die Vorlage einschlägiger Zertifikate behält sich die AG vor.

g) Nennung von 2 Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen und von dem Hauptauftragnehmer durchgeführt wurden.

h) Referenzprojekte Modernisierung der Reportumgebung
Nennung von 1 Referenzprojekt aus den letzten drei Jahren, die in Art und Umfang
der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen und dessen Schwerpunkt auf der Modernisierung der Reportumgebung liegt.

DIe geschätzte Laufzeitsauftragssumme losübergreifend sind auch dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Es besteht keine Mindestabnahmeverpflichtung für die AG. Die AGB des AN sind gem. jeweilgien EVB-IT-Vertrag ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).