Bereitstellung von Druck-, Scan- und Multifunktionsgeräten inkl. Full-Service zur Miete für die Stadt Arnsberg und deren Schulen
Stadt Arnsberg
Lieferung und Bereitstellung inkl. Full-Service zur Miete
DeadlineDie Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-02-24.
Wer? Wie?- • Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopiergeräte
- • Peripheriegeräte › Drucker und Plotter
- • Software-Wartung und -Reparatur › Wartung von Informationstechnologiesoftware
- • Softwarepaket und Informationssysteme
- • Arnsberg › Hochsauerlandkreis
- • Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
- • Münster › Münster, Kreisfreie Stadt
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2026-02-24 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-03-31 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-04-15 | Auftragsbekanntmachung |
Auftragsbekanntmachung (2026-02-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Druck-, Scan- und Multifunktionsgeräten inkl. Full-Service zur Miete für die Stadt Arnsberg und deren Schulen
Kurze Beschreibung: Lieferung und Bereitstellung inkl. Full-Service zur Miete
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopiergeräte 📦
Beschreibung
Interne Kennung:
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Zusätzliche Informationen:
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hochsauerlandkreis 🏙️
Dauer: 60 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Qualität wird mit 60 % gewichtet: 30 % Kriterienkatalog Hardware. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 3.000. 30 % Teststellung. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 3.000.
Titel
Los-Identifikationsnummer:
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Aufgabenerfüllung erfolgt an den Standorten der Verwaltung und der Schulen.
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
4. Teil des GWB
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-01 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-01 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Stadt Arnsberg (Gebäude Stadtwerke Arnsberg GmbH -Campus-), Beschaffungsmanagement, Zi. 0.03, Niedereimerfeld 22, 59823 Arnsberg
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 58 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-04-01 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-25 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen für die Qualitätskontrolle
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: s. Vergabeunterlagen
Ausschlussgrund: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Beschreibung der Ausschlussgründe: sämtliche gesetzliche Ausschlussgründe, u.a. §§ 123, 124 GWB
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Arnsberg
Nationale Registrierungsnummer:
Postanschrift: Rathausplatz 2
Postleitzahl: 59759
Postort: Arnsberg
Region: Hochsauerlandkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: s.gillert@stadtwerke-arnsberg.de 📧
Telefon: +49 2932 2013252 📞
URL: https://www.arnsberg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E79878467 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E79878467 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bezirksregierung Münster, Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer:
Abteilung: Vergabekammer Westfalen
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsstelle
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 251 4111691 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 040-134296 (2026-02-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Druck-, Scan- und Multifunktionsgeräten inkl. Full-Service zur Miete für die Stadt Arnsberg und deren Schulen
Kurze Beschreibung: Lieferung und Bereitstellung inkl. Full-Service zur Miete
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopiergeräte 📦
Beschreibung
Interne Kennung:
LOT-0001 Ö 6/26
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Die Stadt Arnsberg beabsichtigt die Neuausstattung der Verwaltungsbereiche sowie der Schulen mit multifunktionalen Systemen einschließlich der erforderlichen Software sowie Schulungs- und Serviceleistungen. Die Umsetzung erfolgt im Rahmen eines Betreiber- bzw. Mietmodells.
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#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
Produkte/Dienstleistungen: Drucker und Plotter
📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Ort der Leistung: Hochsauerlandkreis 🏙️
Dauer: 60 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Qualität wird mit 60 % gewichtet: 30 % Kriterienkatalog Hardware. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 3.000. 30 % Teststellung. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 3.000.
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0001
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Aufgabenerfüllung erfolgt an den Standorten der Verwaltung und der Schulen.
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
4. Teil des GWB
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-01 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-01 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Stadt Arnsberg (Gebäude Stadtwerke Arnsberg GmbH -Campus-), Beschaffungsmanagement, Zi. 0.03, Niedereimerfeld 22, 59823 Arnsberg
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Die Öffnung der Angebote findet unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist durch 2 Mitarbeiterinnen des Beschaffungsmanagements statt. Nach § 55 (2) Satz 2 VgV sind Bieter nicht zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️ Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 58 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-04-01 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
Stadt Arnsberg (Gebäude Stadtwerke Arnsberg GmbH -Campus-), Beschaffungsmanagement, Zi. 0.03, Niedereimerfeld 22, 59823 Arnsberg
Zusätzliche Informationen:
Die Öffnung der Angebote findet unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist durch 2 Mitarbeiterinnen des Beschaffungsmanagements statt. Nach § 55 (2) Satz 2 VgV sind Bieter nicht zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-25 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Der Auftraggeber behält sich vor unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung die Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
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Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Bestätigung, dass in den letzten fünf Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, mindestens 3 Referenzen vorzulegen.
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Angaben zu den Umsätzen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Bestätigung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, die Zahl der in den letzten fünf Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten anzugeben. Die für die Leitung vorgesehenen Personen sind zu benennen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Angaben zur Eintragung in ein Berufsregister. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine entsprechende Bescheinigung vorzulegen.
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Angaben zu Insolvenzen und Bestätigung, dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. Angaben zur Zahlung von Steuern Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen vorzulegen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Angaben zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des für mich zuständigen Versicherungsträgers vorzulegen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Nachweis über je zwei im Unternehmen des Bieters Vollzeit angestellte, vom jeweiligen Hersteller zertifizierte Servicetechniker/Supporter für die Hardwaresysteme und die aktuellste Version von IQ4docs.
Patronatserklärung des angebotenen Hardwareherstellers.
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Ausschlussgrund: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Beschreibung der Ausschlussgründe: sämtliche gesetzliche Ausschlussgründe, u.a. §§ 123, 124 GWB
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Arnsberg
Nationale Registrierungsnummer:
Berichtseinheit-ID 00001748
Postanschrift: Rathausplatz 2
Postleitzahl: 59759
Postort: Arnsberg
Region: Hochsauerlandkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: s.gillert@stadtwerke-arnsberg.de 📧
Telefon: +49 2932 2013252 📞
URL: https://www.arnsberg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E79878467 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E79878467 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bezirksregierung Münster, Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer:
05515-03004-07
Abteilung: Vergabekammer Westfalen
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsstelle
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 251 4111691 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebotes und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
-der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Teilt der Auftraggeber einem Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bieter wegen der Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
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Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 040-134296 (2026-02-24)
Auftragsbekanntmachung (2026-03-31)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-20 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-20 10:30:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 56 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-05-20 10:30:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-02+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
Neuer Wert
Text:
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-14 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 954e5a11-94e7-42ac-8d99-5f2b84261813-01
Quelle: OJS 2026/S 065-228199 (2026-03-31)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-20 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-20 10:30:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 56 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-05-20 10:30:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-02+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
Die Angebotsfrist wird bis zum 20.05.2026, 10:30 Uhr, verlängert.
Die Zuschlags-/Bindefrist endet am 15.07.2026.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-14 📅
Andere zusätzliche Informationen
Mit Schreiben vom 26.03.2026 wird das Vergabeverfahren aufgrund geltend gemachter Vergaberechtsverstöße von einem interessierten Unternehmen gerügt.
Nach Prüfung wird in der Gesamtschau festgestellt, dass die Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der gerügten Aspekte grundlegend zu überarbeiten sind. Dies betrifft insbesondere
-die Berücksichtigung der bestehenden Printmanagement-Lösung-IQ4docs,
-die Anforderungen an die zu beschaffende Hardware und die Serviceleistungen,
-die Eignungs- und Zuschlagskriterien,
-die Konzeption der Teststellung.
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Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 954e5a11-94e7-42ac-8d99-5f2b84261813-01
Quelle: OJS 2026/S 065-228199 (2026-03-31)
Auftragsbekanntmachung (2026-04-15)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Qualität wird mit 50 % gewichtet: 40 % Leistungspunkte Hardware gem. Kriterienkatalog. Die max. erreichbare Punktzahl beträgt 4.000. 10 % Leistungspunkte Software gem. Kriterienkatalog Software. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1.000.
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-17+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer:
Neuer Wert
Text:
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-15 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aussetzung des Verfahrens aufgrund einer Beschwerde, eines Rechtsbehelfs oder einer anderen Überprüfungsmaßnahme
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b607163f-bdae-43af-abcb-4868b7ff904f-01
Quelle: OJS 2026/S 075-263858 (2026-04-15)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
Die Stadt Arnsberg beabsichtigt die Neuausstattung der Verwaltungsbereiche sowie der Schulen mit multifunktionalen Systemen sowie Schulungs- und Serviceleistungen. Die Umsetzung erfolgt im Rahmen eines Betreiber- bzw. Mietmodells.
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Die Qualität wird mit 50 % gewichtet: 40 % Leistungspunkte Hardware gem. Kriterienkatalog. Die max. erreichbare Punktzahl beträgt 4.000. 10 % Leistungspunkte Software gem. Kriterienkatalog Software. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1.000.
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung zur Eignung:
Bestätigung, dass in den letzten fünf Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden.
Der Bieter hat mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Geschäftsjahren nachzuweisen. Eine Referenz im vorstehenden Sinne ist geeignet, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Umfanges, Komplexität und Anforderungen so ähnlich ist, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung zulässt. Die Referenzen sind in einem gesonderten Anhang mit folgenden Mindestangaben aufzuführen: Name und Anschrift, Mindestumsatz pro Jahr, Anzahl der betreffenden Systeme, Vertragslaufzeit und Zeitraum; Beschreibung der Leistung
Mindestanforderung an die Referenzen:
Es muss sich bei den referenzgegenständlichen Leistungen um die Umsetzung eines Paper-Output-Management (POM) als Full-Service-Lösung mit mindestens 300 Systemen handeln. Darüber hinaus müssen die Leistungen zum Zeitpunkt des Datums der Auftragsbekanntmachung seit mindestens 6 Monaten im Produktivbetrieb erbracht werden und eine Laufzeit von mindestens 4 Jahren haben. Die Referenzen müssen von öffentlichen Auftraggebern kommen.
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Eigenerklärung zur Eignung:
Angaben zu den Umsätzen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen
Eigenklärung über den Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren in dem Tätigkeitsbereich der Leistung. Soweit der Bieter seine Geschäftstätigkeit noch keine drei Geschäftsjahre ausübt, genügt die Angabe der Umsatzzahlen der (Rumpf-)Geschäftsjahre ab Beginn der Geschäftstätigkeit. Für Rumpfgeschäftsjahre wird der Umsatz auf volle Geschäftsjahre hochgerechnet;
Mindestanforderung:
Der Bieter hat in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils einen Gesamtumsatz in Höhe von mindestens 1.500.000,00 Euro erzielt. Sofern die Angaben als gesonderte Anlage beigefügt werden, ist an dieser Stelle die Bezeichnung der Anlage zu nennen. Die Anforderung von Nachweisen bleibt vorbehalten.
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Nachweise über die Anzahl beim Bieter Vollzeit angestellte, entsprechend geschulte und zertifizierten technischen Fachkräfte im Bereich des POM- Services, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden können.
Mindestanforderung:
-Mindestens zwei auf die angebotenen Systeme vom Hardwareersteller geschulte Servicetechniker.
-Mindestens zwei auf die sich beim Auftraggeber im Einsatz befindende Printmanagementlösung (IQ4docs oder alternativ KyoControl) geschulte Supporter.
Diese Nachweise, nicht älter als zwei Jahre, sind mit Angebotsabgabe einzureichen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bestätigung, dass seitens des angebotenen Hardwarehersteller eine aktuelle Vertriebs- und Serviceautorisierung sowie eine Zertifizierung nach Herstellervorgaben vorliegt.
Die Zertifikate, nicht älter als zwei Jahre, sind mit Angebotsabgabe einzureichen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung über die Höhe der Betriebshaftpflichtversicherung (getrennt nach Personen-, Sach- und Vermögensschäden).
Mindestanforderung:
Die Deckungssummen müssen mindestens 1.000.000,00 EUR je Versicherungsfall und mindestens 2.500.000 EUR je Versicherungsjahr betragen. Sofern die Angaben als gesonderte Anlage beifügt werden, ist an dieser Stelle die Bezeichnung der Anlage zu nennen. Die Anforderung von Nachweisen bleibt vorbehalten.
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Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Begründung der produktbezogenen Vorgabe:
Die Stadt Arnsberg setzt seit bereits seit 18 Jahren die Printmanagementsoftware „IQ4docs bzw. das identische Produkt KyoControl flächendeckend in seiner IT-Infrastruktur ein. Die vorhandene Lösung ist inzwischen in das Systemumfeld und entsprechende Prozesse des Auftraggebers stark verwoben. Ein Austausch dieser Software gegen ein anderes Printmanagementsystem würde zwingend umfangreiche Migrations- und Umstellungsmaßnahmen erfordern, insbesondere:
• Konzeption und Implementierung neuer Schnittstellen zu den bestehenden Fachverfahren und Infrastrukturkomponenten,
• Datenmigration und Anpassung bestehender Konfigurationen/Workflows,
• flächendeckende Tests, Parallelbetrieb und Abnahme,
• Schulung der Administratoren und der Nutzerinnen und Nutzer,
• ggf. Anpassung von Betriebsdokumentation und Supportprozessen.
Auf Grundlage einer internen überschlägigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurden die mit einem Systemwechsel verbundenen Mehrkosten ermittelt. Diese Mehrkosten würden zusätzlich zu den Kosten des hier auszuschreibenden Auftrags anfallen und stehen nach Einschätzung des Auftraggebers in einem offensichtlichen Missverhältnis zu den zu erwartenden potenziellen Vorteilen eines Anbieterwechsels.
Vor diesem Hintergrund ist die Stadt Arnsberg aus Gründen der Gesamtwirtschaftlichkeit (§ 97 Abs. 1 GWB) gehalten, die vorhandene Printmanagementsoftware weiter zu nutzen und die Leistung auf dieser Basis zu beschaffen. Die produktbezogene Vorgabe der Software „IQ4docs bzw. KyoControl“ ist daher durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt und erforderlich, um unverhältnismäßige zusätzliche Umstellungs- und Migrationskosten zu vermeiden. (§ 31 Abs. 6 VgV).
Die Entscheidung wurde im Rahmen der Vorbereitung der Ausschreibung geprüft und dokumentiert.
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Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-17+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0001
Neuer Wert
Text:
Es wurden angepasst:
-die Leistungsbeschreibung,
-die Eignungskriterien,
-die Zuschlagskriterien
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-15 📅
Andere zusätzliche Informationen
Das Vergabeverfahren wurde in den Stand vor Bekanntmachung zurückversetzt.
Begründung:
Mit Schreiben vom 26.03.2026 wurde das Vergabeverfahren aufgrund geltend gemachter Vergaberechtsverstöße von einem interessierten Unternehmen gerügt.
Nach Prüfung wird in der Gesamtschau festgestellt, dass die Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der gerügten Aspekte grundlegend zu überarbeiten sind. Dies betrifft insbesondere
-die Berücksichtigung der bestehenden Printmanagement-Lösung-IQ4docs,
-die Anforderungen an die zu beschaffende Hardware und die Serviceleistungen,
-die Eignungs- und Zuschlagskriterien,
-die Konzeption der Teststellung.
Die Bekanntmachung ist ebenso anzupassen.
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Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b607163f-bdae-43af-abcb-4868b7ff904f-01
Quelle: OJS 2026/S 075-263858 (2026-04-15)
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- Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen (>20 neue Beschaffungen)