Beschaffung und Einführung einer SAP-Erweiterung für Projektentwicklung und Baumanagement

Beschreibung der Beschaffung

Auftraggeberin

Die SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) ist eine städtische Gesellschaft. Als kommunales Unternehmen ist sie ein Komplettdienstleister für die regionale Immobilien-Branche. Derzeit gliedert sich die SEG Wiesbaden in vier Geschäftsbereiche: Städtebauliche Projektentwicklung, Bauträgertätigkeit, Immobilienmanagement und Stadterneuerung.

Die SEG Wiesbaden hat ihre Schwestergesellschaft, die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Es ist beabsichtigt, die ausgeschriebenen Leistungen im Namen und auf Rechnung der SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH, Konrad-Adenauer-Ring 11, 65187 Wiesbaden, zu vergeben.

I. Ausgangslage und Zielsetzung
Der Auftraggeber beabsichtigt die Einführung einer SAP-Erweiterung zur Unterstützung der Prozesse der Projektentwicklung der SEG und des Baumanagements der WiBau. Ziel ist die durchgängige, transparente und revisionssichere Abbildung der relevanten fachlichen und kaufmännischen Vorgänge innerhalb des bestehenden SAP-Systems (S4/HANA).

II. Gegenstand der Leistung
Gegenstand der Leistung ist die Beschaffung, Einführung und Inbetriebnahme einer SAP-ERP-Erweiterung zur Abbildung der Prozesse der Projektentwicklung und des Baumanagements für 60 User.
Die Lösung ist als integraler Bestandteil der bestehenden SAP-Systemlandschaft des Auftraggebers vorgesehen und greift auf die vorhandene SAP-Datenhaltung, Organisationsstrukturen sowie Berechtigungskonzepte zurück. Eigenständige Parallel- oder Insellösungen außerhalb des SAP-Systems sind ausdrücklich nicht Gegenstand der Leistung.
Der erforderliche SAP-Bezug ergibt sich aus der bestehenden Systemlandschaft des Auftraggebers und ist zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Integration zwingend erforderlich.

III. Leistungsumfang
Der Leistungsumfang umfasst die Bereitstellung einer SAP-kompatiblen Erweiterung einschließlich deren Einführung in die bestehende Systemlandschaft. Bestandteil der Leistung sind insbesondere:
• Konfiguration und Parametrisierung der SAP-Erweiterung,
• Einrichtung der Projekt- und Kostenstrukturen,
• Abbildung der fachlichen Prozesse innerhalb von SAP,
• Schulung der Anwender,
• Bereitstellung der erforderlichen Dokumentationen,
• Erbringung von Support- und Systemserviceleistungen für 60 User.

IV. Funktionale Anforderungen
Die SAP-Erweiterung muss die wesentlichen Prozesse der Projektentwicklung und des Baumanagements ganzheitlich unterstützen. Die Unterstützung umfasst jeweils die fachliche Bearbeitung, Steuerung und auswertbare Abbildung der zugehörigen Vorgänge.

1. Projekt-, Kosten- und Budgetsteuerung
• Abbildung von Projekten und Kostenstrukturen,
• Planung, Budgetierung und Prognose von Projektkosten,
• nachvollziehbare Darstellung von Budgetständen, Kostenentwicklungen und Prognosen.

2. Auftrags-, Nachtrags- und Rechnungsabwicklung
• Unterstützung der Beauftragung von Leistungen,
• Abbildung und Steuerung von Nachträgen,
• Unterstützung der fachlichen und kaufmännischen Rechnungsprüfung einschließlich Freigabeprozessen.

3. Vertrags-, Termin- und Fristenmanagement
• Verwaltung wesentlicher Vertragsinformationen,
• Pflege und Überwachung von Terminen und Fristen,
• Unterstützung der Gewährleistungsverwaltung.

4. Auswertungen und Steuerungsinformationen
• Bereitstellung projektbezogener und projektübergreifender Auswertungen,
• Unterstützung der operativen und strategischen Steuerung,
• Auswertungen müssen für Projektleitung und Management entscheidungsrelevant nutzbar sein.

V. Workflows und Integration
Die SAP-Erweiterung muss in die bestehenden SAP-Prozesse integriert sein und die Abbildung von Freigabe- und Entscheidungsprozessen unterstützen. Alle relevanten Vorgänge sind nachvollziehbar zu protokollieren.

VI. Schulung, Dokumentation und Betrieb
Der Auftragnehmer führt die erforderlichen Schulungen durch und stellt eine fachliche sowie technische Dokumentation bereit. Der Betrieb und Support der SAP-Erweiterung erfolgt im vereinbarten Umfang nach Produktivsetzung.

VII. Optionale Leistungen

Option 1: Weiterentwicklung des Programms innerhalb der Gesamtlaufzeit
Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit funktionale Erweiterungen oder Anpassungen der SAP-Erweiterung zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt gesondert zu den im Angebot festgelegten Konditionen.

Option 2: Erweiterung des Nutzerkreises innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden
Der Auftraggeber behält sich vor, den Nutzerkreis innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden während der Vertragslaufzeit zu erweitern. Dies umfasst insbesondere die Anbindung weiterer Organisationseinheiten sowie die Erhöhung der Nutzeranzahl. Die Erweiterung erfolgt zu den angebotenen Konditionen.

VIII. Abnahme
Die Abnahme erfolgt nach erfolgreicher Herstellung der Betriebsbereitschaft. Maßgeblich ist die vollständige Funktionsfähigkeit der SAP-Erweiterung sowie die Erfüllung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Anforderungen.

IX. Zeitlicher Ablauf
Der genaue zeitliche Ablauf wird im Rahmen des Projekts abgestimmt und vertraglich festgelegt

X. Vertragslaufzeit
Die Laufzeit des Vertrags beträgt zehn Jahre und beginnt mit der Zuschlagserteilung, voraussichtlich März/April 2026.

XI. Mindestkriterien:
SAP-Partner oder SAP Certified
Als Nachweis ist eine Eigenerklärung vorzulegen.


Der Bieter ist verpflichtet, die Leistungsbeschreibung auf Vollständigkeit zu überprüfen. Änderungen und Ergänzungen des Bieters sind nicht zulässig.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, den Preisblättern, dem Mustervertrag sowie allen beiliegenden Anlagen und Unterlagen der Ausschreibung.

Zusätzliche Informationen

Ergänzung zu Zuschlagskriterien:

1. Zuschlagskriterien:
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt:

1. Preis/Finanzielles Angebot 50 %
2. Bemusterung/Konzeptionelles Angebot 50 %


2.Erläuterung zu den Zuschlagskriterien:
Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet.

2.1 Bewertungsrahmen
Für die Wertung wird folgender Rahmen zugrunde gelegt:

Wertungskriterium 1: Preis/Finanzielles Angebot- Gewichtung: 50 % - max. Punktzahl Einzelkriterium: 100 Punkte - Produkt Gew. x Punkte (in Klammer: max. erzielbare Punkte): 50 Punkte

Wertungskriterium 2:Bemusterung/Konzeptionelles Angebot - Gewichtung: 50 % - max. Punktzahl Einzelkriterium: 100 Punkte ( zusammengestezt aus: 1. Unterkriterium: 35 Punkte, 2. Unterkriterium: 30 Punkte, 3. Unterkriterium: 30 Punkte, 4. Unterkriterium: 5 Punkte) - Produkt Gew. x Punkte (in Klammer: max. erzielbare Punkte): 50 Punkte

Die Tabelle verdeutlicht den Rechengang der Wertung. Maximal werden je Einzelkriterium 100 Punkte vergeben, die dann mit der Gewichtung multipliziert werden.

Somit errechnet sich die Punktzahl für das konkrete Angebot auf Ebene der Einzelkriterien. Aufsummiert ergibt sich die Gesamtpunktzahl für das Angebot (maximal 100 Punkte). Das Angebot des Bieters mit der höchsten Punktzahl nach den bekannt gemachten Kriterien stellt das wirtschaftlichste Angebot dar.


2.2 Bewertung der Einzelkriterien
Die Bewertung der Einzelkriterien erfolgt nach folgender Maßgabe:

2.2.1 Zuschlagskriterium Preis/finanzielles Angebot
Der Bieter mit dem insgesamt geringsten angebotenen Gesamtpreis erhält 100 Punkte. Die Gesamtpreise der übrigen Angebote werden linear im Verhältnis zu dem Gesamtpreis des günstigsten Bieters bewertet.

2.2.2 Zuschlagskriterium Bemusterung/Konzeptionelles Angebot

Alle Bieter haben mit Angebotsabgabe dem Auftraggeber die angebotene und zu bemusternde SAP-Erweiterung per kostenfreiem Downloadlink bzw. über einen gleichwertigen Zugang bereitzustellen.
Sofern ein Bieter die SAP-Erweiterung nicht mit Angebotsabgabe bereitgestellt hat, wird der Zugang kurzfristig seitens des Auftraggebers nachgefordert. Kommt der Bieter dieser Nachforderung nicht nach, wird er vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Der Downloadlink ist per Formblatt ZB-Download "ZB - Downloadlink zur Bemusterung" einzureichen.

Die Prüfung der Bemusterung erfolgt während der Prüf- und Wertungsphase.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Bemusterung. Dabei wird zwischen den nachfolgend genannten Unterkriterien unterschieden. Die für die Bemusterung erforderlichen Systemzugänge, Softwarebestandteile und ggf. Testdaten sind durch den Bieter bereitzustellen.

Die zu bemusternde SAP-Erweiterung muss hinsichtlich ihrer technischen und funktionalen Eigenschaften dem angebotenen System entsprechen. Abweichungen zwischen angebotenem und bemustertem System sind vor Durchführung der Bemusterung schriftlich darzulegen. Während der Bemusterung festgestellte, nicht angezeigte wesentliche Abweichungen führen zum Ausschluss des Bieters.

Die Kosten für die Bemusterung trägt der Bieter. Ein Kostenersatz oder sonstige Ansprüche für eventuelle bieterseitige Aufwendungen können nicht geltend gemacht werden, auch dann nicht, wenn der Bieter den Zuschlag nicht erhält.

Das Zuschlagskriterium "Bemusterung/ Konzeptionelles Angebot" wird nach folgenden Unterkriterien bewertet:
1. SAP-Integration & Datenverarbeitung: 35 Punkte
2. Benutzeroberfläche & Bedienbarkeit: 30 Punkte
3. Funktionale Abdeckung der Leistungsbeschreibung: 30 Punkte
4. Support & Dokumentation: 5 Punkte
Gesamtsumme: 100 Punkte

Die Wertung erfolgt durch ein Gremium von mehreren Prüfern, welches sich aus fachlich versierten Vertretern des Auftraggebers zusammensetzt, die jeweils individuellen Punkte von 0 bis 5 für jedes Kriterium vergeben. Nach konkreter Sachlage können dabei auch 0 Punkte und Zwischenwerte (z.B. 1,5 Punkte) vergeben werden.

Für weitere Einzelheiten sowie die Wertung der einzelnen Unterkategorien wird auf Formblatt Zuschlagskriterien (Erläuterung zu den Zuschlagskriterien) verwiesen.

Beschreibung der Optionen

Optionale Leistungen

Option 1: Weiterentwicklung des Programms innerhalb der Gesamtlaufzeit
Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit funktionale Erweiterungen oder Anpassungen der SAP-Erweiterung zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt gesondert zu den im Angebot festgelegten Konditionen.

Option 2: Erweiterung des Nutzerkreises innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden
Der Auftraggeber behält sich vor, den Nutzerkreis innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden während der Vertragslaufzeit zu erweitern. Dies umfasst insbesondere die Anbindung weiterer Organisationseinheiten sowie die Erhöhung der Nutzeranzahl. Die Erweiterung erfolgt zu den angebotenen Konditionen.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wir bitten Sie, uns ein vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (2023-2026) unter Angabe von Leistungsgegenstand, Auftragswert, Erbringungszeitpunkt / - zeitraum und öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechpartner und Kontaktdaten zu nennen.
Mindestanforderungen: (die geforderten Referenzen können auch in einem Auftrag erbracht worden sein)

Es ist mindestens eine Referenz vergleichbarer Leistungen nachzuweisen. Bitte stellen Sie die jeweiligen Referenzen zusätzlich auf max. 2 DIN-A4 Seiten oder 1 DIN- A3 Seite dar.

Zusätzliche Informationen

Die SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) ist eine städtische Gesellschaft. Als kommunales Unternehmen ist sie ein Komplettdienstleister für die regionale Immobilien-Branche. Derzeit gliedert sich die SEG Wiesbaden in vier Geschäftsbereiche: Städtebauliche Projektentwicklung, Bauträgertätigkeit, Immobilienmanagement und Stadterneuerung.

Die SEG Wiesbaden hat ihre Schwestergesellschaft, die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Die WiBau Gesellschaft mbH ist eine städtische Gesellschaft. Sie ist als kommunales Unternehmen im Bau- und Facility Management für die Landeshauptstadt Wiesbaden tätig.

Die Hauptaufgaben der WiBau umfassen die Entwicklung, Projektierung, Erstellung sowie das Facility Management von nicht zu Wohnzwecken dienenden Immobilien einschließlich sämtlicher Baumaßnahmen, insbesondere Sanierungsmaßnahmen. Für die Landeshauptstadt Wiesbaden werden dabei insbesondere Betreibermodelle im Schulbau realisiert.

Es ist beabsichtigt, die ausgeschriebenen Leistungen im Namen und auf Rechnung der SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH, Konrad-Adenauer-Ring 11, 65187 Wiesbaden, zu vergeben.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)