Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-09.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-26.
Auftragsbekanntmachung (2026-01-26) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)
Reference number: 2026-0003-267-1
Kurze Beschreibung:
“Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen...”
Kurze Beschreibung
Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern
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Art des Vertrags: services
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Facility Management📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen...”
Beschreibung der Beschaffung
Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern
Computer Aided Facility Management ist eine softwaregestützte Lösung zur
effizienten Verwaltung, Instandhaltung und Optimierung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen.
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Zusätzliche Informationen:
“Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig...”
Zusätzliche Informationen
Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.
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Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2031-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Wertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-09 14:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx
- Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Software_v4) betrieben werden kann
- Angabe, ob die angebotene Softare mit den aufgelisteten Hardwareprodukten (gemäß Anlage_C_mobile_Endgeräte.docx) betrieben werden kann
Mindestanforderung: Kompatibel mit nachfolgenden Geräten:
• Apple iPhone 16 E und Nachfolger (derzeit aktuell Apple iPhone 17, 17 Air beziehungsweise 17 Pro)
• Apple iPad Air 10. Generation / iPad Pro (ab M1-Chip)
• Google Pixel ab 9a (a-Serie) und Nachfolger
- Angabe, ob und wie die Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_Anlage_DMS.docx" erfüllt
Mindestanforderungen:
- Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Dokumente in das Dokumentemanagementsystem überführt werden
- Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass er bereits die Anbindung von DOXIS4 der Firma SER erfolgreich durchgeführt hat oder im Rahmen des Einführungsprojektes diese Schnittstelle erstellen wird. Sofern bereits eine Anbindung von DOXIS4 durchgeführt wurde, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden, wie diese Anbindung erfolgt ist
- Eine der folgenden technischen Schnittstellen zur Anbindung muss erfüllt werden:
• Einbindung der API des Herstellers SER in das Fachverfahren
• Webservice (siehe oben genannte Beschreibung)
• Content Management Interoperability Services (CMIS)
- Angabe ob und wie die angebotene Software die aufgelisteten Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_2024-04-29_Anlage_GIS_Anmerkungen" erfüllt
Mindestanforderungen:
• Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Daten mit räumlichen Bezug in der Geodateninfrastruktur (GDI) der Stadt Köln verarbeitet werden können.
• Das genutzte Koordinatenbezugssystem ist das EPSG 25832 oder alternativ das EPSG 4326.
• Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass seine Anwendung Geo-Daten in mindestens einem der genannten Formate austauschen kann oder, dass diese Schnittstelle im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt wird.
Sofern bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss eine technische Erläuterung bezüglich der nutzbaren Formate (Input/Output) dem Angebot beigefügt werden.
Für die durch die Anwendung bereitgestellten Geo-Services wird ein Datenfluss-Diagramm sowie eine technische Spezifikation der gegebenenfalls zu betreibenden Serverkomponenten beigefügt.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit
Mindestanforderungen:
Die Projektreferenz ist vergleichbar, wenn der Bieter auf Basis von Kundenanforderungen eine funktionsfähige Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)-Anwendung erstellt und angepasst hat, und diese sich auch dort seit mindestens einem Jahr im Einsatz befindet und wenn es sich beim Auftraggeber um eine Kommune mit mindestens 400.000 Einwohner*innen) handelt beziehungsweise um einen Landkreis der Größenklasse 1 mit mehr als 250.000 Ewohner*innen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die genannten Personen müssen in der Lage und befugt sein, im Zusammenhang mit der Auswertung des Angebotes eventuell auftretende Fragen verbindlich zu beantworten
- formlose Erklärung, dass beim Bieter mindestens eine qualifizierte, festangestellte Projektleitung für den Anpassungsbetrieb zur Verfügung steht und deren Vertretung sicher gestellt ist
- formlose Erklärung, dass der Bieter die Projektdaten in einer vom Kunden vorgegeben Struktur übermittelt, so dass dieser sie in das eigene Projektmanagement Tool cProject (auf Basis von OpenProject) einspielen kann. Dies ermöglicht insbesondere die transparente Terminverfolgung durch den Kunden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Angabe zum Erbringungsort gemäß Anlage "Anlage_C_Anlage_C_Eigenerklärung_zum_Erbringungsort_i.r.d._avv_Anlage_2_CAFM"”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche
Die Vorlage...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche
Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen.
Mindestsummen:
Betriebshaftpflicht
Pauschal für Personen- und Sachschäden sowie in der Umwelthaftpflicht mitversicherte
Vermögensschäden: 5 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr
- Vermögensschäden aus der beruflichen Tätigkeit: 750.000,- EUR 3-fach maximiert pro Jahr
- Umwelthaftpflichtversicherung
Versicherungssummen: Personen- und Sachschäden analog der Betriebshaftpflicht
-Umweltschadensversicherung (Basisdeckung)
Versicherungssumme: 3 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr
Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Der Auftragnehmer reicht eine schriftliche Erklärung ein, dass er diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages beziehungsweise bis zum Laufzeitende des Systemservice aufrechterhält.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
“Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer...”
Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de📧
Telefon: +49 221147-2120📞
Fax: +49 221147-2889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Siehe § 160 Absatz 3 GWB
- innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Siehe § 160 Absatz 3 GWB
- innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren
- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung
- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind
- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind
- innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen
Siehe § 135 Absatz 2 GWB
- 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss
Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2026/S 018-059222 (2026-01-26)
Auftragsbekanntmachung (2026-02-23) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-30 14:00:00 📅
Änderungen Andere zusätzliche Informationen
“Hinzufügen des Dokuments "Angebotsschreiben für Leistungen"”
Quelle: OJS 2026/S 038-129950 (2026-02-23)
Auftragsbekanntmachung (2026-03-24) Objekt Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-13 📅
Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-13 14:00:00 📅