Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)

Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-26.

Wer?

• Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Wie?

• Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Entwicklung von Software für das Facility Management und von Softwarereihen › Entwicklung von Software für das Facility Management

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-01-26	Auftragsbekanntmachung
2026-02-23	Auftragsbekanntmachung
2026-03-24	Auftragsbekanntmachung
2026-03-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)
Referenznummer: 2026-0003-267-1
Kurze Beschreibung:
“Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Facility Management 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:
“Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen...”
Zusätzliche Informationen:
“Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Facility Management 📦
Postleitzahl: 50679
Stadt: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2031-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Wertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-09 14:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx

- Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Software_v4) betrieben werden kann

- Angabe, ob die angebotene Softare mit den aufgelisteten Hardwareprodukten (gemäß Anlage_C_mobile_Endgeräte.docx) betrieben werden kann
Mindestanforderung: Kompatibel mit nachfolgenden Geräten:
• Apple iPhone 16 E und Nachfolger (derzeit aktuell Apple iPhone 17, 17 Air beziehungsweise 17 Pro)
• Apple iPad Air 10. Generation / iPad Pro (ab M1-Chip)
• Google Pixel ab 9a (a-Serie) und Nachfolger

- Angabe, ob und wie die Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_Anlage_DMS.docx" erfüllt
Mindestanforderungen:
- Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Dokumente in das Dokumentemanagementsystem überführt werden
- Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass er bereits die Anbindung von DOXIS4 der Firma SER erfolgreich durchgeführt hat oder im Rahmen des Einführungsprojektes diese Schnittstelle erstellen wird. Sofern bereits eine Anbindung von DOXIS4 durchgeführt wurde, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden, wie diese Anbindung erfolgt ist
- Eine der folgenden technischen Schnittstellen zur Anbindung muss erfüllt werden:
• Einbindung der API des Herstellers SER in das Fachverfahren
• Webservice (siehe oben genannte Beschreibung)
• Content Management Interoperability Services (CMIS)

- Angabe ob und wie die angebotene Software die aufgelisteten Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_2024-04-29_Anlage_GIS_Anmerkungen" erfüllt
Mindestanforderungen:
• Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Daten mit räumlichen Bezug in der Geodateninfrastruktur (GDI) der Stadt Köln verarbeitet werden können.
• Das genutzte Koordinatenbezugssystem ist das EPSG 25832 oder alternativ das EPSG 4326.
• Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass seine Anwendung Geo-Daten in mindestens einem der genannten Formate austauschen kann oder, dass diese Schnittstelle im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt wird.
Sofern bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss eine technische Erläuterung bezüglich der nutzbaren Formate (Input/Output) dem Angebot beigefügt werden.
Für die durch die Anwendung bereitgestellten Geo-Services wird ein Datenfluss-Diagramm sowie eine technische Spezifikation der gegebenenfalls zu betreibenden Serverkomponenten beigefügt.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit...”
Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die...”
Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“- Angabe zum Erbringungsort gemäß Anlage "Anlage_C_Anlage_C_Eigenerklärung_zum_Erbringungsort_i.r.d._avv_Anlage_2_CAFM"”
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche Die Vorlage...”
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Korruption
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrug
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Zahlungsunfähigkeit
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Nationale Registrierungsnummer: 07999
Postanschrift: Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: submissionsdienst-vergabe@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 22122124789 📞
Fax: +49 22122123011 📠
URL: https://www.stadt-koeln.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.stadt-koeln.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19bbbdd8b00-77ce9aa2ca548ec9& 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer...”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-2120 📞
Fax: +49 221147-2889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 018-059222 (2026-01-26)

Auftragsbekanntmachung (2026-02-23)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-30 14:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-23+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

“Hinzufügen des Dokuments "Angebotsschreiben für Leistungen"”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a6f1900c-067c-4083-bfb7-cbde7766c4b1-01
Quelle: OJS 2026/S 038-129950 (2026-02-23)

Auftragsbekanntmachung (2026-03-24)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-13 📅

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-13 14:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-24+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

“2. Verschiebung Submissionstermin”
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 68a474c0-fd18-4d78-8cf6-684b1f2f6ed7-01
Quelle: OJS 2026/S 059-204814 (2026-03-24)

Auftragsbekanntmachung (2026-03-25)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-14 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-25+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

“Anpassung Ausführungsfrist”
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 1a5c41c0-a855-4248-ba2e-df1bf22f5f50-01
Quelle: OJS 2026/S 060-210530 (2026-03-25)

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