Beschaffung von Bereitstellung und Betrieb einer Big-Blue-Button-Videokonferenzsystem-Umgebung einschl. technischen Supports

Beschreibung der Beschaffung

Das Schulportal Hessen (SPH) ist die vom Land bereitgestellte zentrale pädagogische Plattform für die hessischen Schulen. Derzeit sind ca. 1.120.000 Nutzende registriert.
Das Schulportal besteht aus einem zentralen Login als Identitätsmanagement mit Single-Sign-On (IdM), einem Lernmanagementsystem (LernSys), der zentralen Weboberfläche zur pädagogischen Organisation (PaedOrg), dem Bildungsserver (BS) und einer On-Premise Lösung für die Verwaltung von pädagogischen Netzen in den Schulen (PaedNet).
Seit September 2022 können die Nutzenden über das Schulportal Hessen das Open Source Videokonferenzsystem (VKS) Big Blue Button nutzen, welches vollständig in das User Interface in PaedOrg integriert wurde.
Um die Nutzung des VKS datensicher zu realisieren, erfolgt die Planung und Anmeldung von Videokonferenzen dabei nicht über einen Link, sondern vollständig über das User-Interface des SPH.

Benötigt wird die Bereitstellung des Videokonferenzsystems Big Blue Button (BBB) auf einer Infrastruktur, die im Basisbetrieb bis zu 30.000 und im erweiterten Betrieb bis zu 300.000 Nutzerinnen und Nutzern (concurrent User) gleichzeitig die Teilnahme an Videokonferenzen ohne Verringerung der Performance (vgl. Ziffer 4.2) ermöglicht.
Alle Lehrkräfte (ca. 100.000) können mit Moderationsrechten teilnehmen. Alle Schülerinnen und Schüler (ca. 747.000) sowie deren Eltern (ca. 366.000) können nur mit eingeschränkten Rechten teilnehmen.
Der jeweils vereinbarte Betriebszustand (Stufe 1 verpflichtend, Stufe 2 bei Beauftragung) muss vom Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit bereitgestellt werden und wird unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer mit einem monatlichen Pauschalpreis vergütet. Die Pauschale richtet sich dabei nach der Anzahl an maximal Nutzenden, welche ohne Performanceeinbußen das VKS (vgl. Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung) nutzen können:
Die Bereitstellung erfolgt stufenweise:
Stufe 1 (Basis): Kapazität für bis zu 30.000 gleichzeitige Nutzende.
Optionale Erweiterung innerhalb der Basisstufe in Schritten zwischen 10.000 und 90.000 gleichzeitigen Nutzenden
Stufe 2 (optional): kurzfristige Erweiterung um 100.000 gleichzeitige Nutzende

Der qualifizierte, deutschsprachige technische Support (second- und third-level), der von dem Auftragnehmer im Rahmen des Betriebs zu leisten ist, muss von Montag bis Freitag von 06:00 bis 20:00 Uhr via Hotline oder Ticketsystem erreichbar sein.

Die Leistung umfasst folgende Komplexe:
IT Architektur
- Implementierung und Betrieb einer aus dem Internet nutzbaren Cloud-Architektur für bis zu 300.000 gleichzeitige Nutzenden unter Berücksichtigung der Anforderungen an Skalierbarkeit.
- Die Kapazität im Cluster muss dynamisch auf alle Schulen verteilbar sein, sodass auch bei starker Nutzung durch einzelne Schulen.
- Auf den Endgeräten der Landesverwaltung sind standardmäßig nur HTTP(S) über TCP 80 und 443 freigeschaltet.
- Die Anzahl gleichzeitig nutzbarer Räume wird technisch nicht begrenzt.
- Für jeden Videokonferenzraum wird eine an der Anzahl den Nutzenden orientierte Bandbreite von mindestens 0,5 Mbit/s pro Nutzerin bzw. Nutzer reserviert und zugesichert.
- Software und Hardware-Infrastruktur müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Anbindung an das Schulportal Hessen
- Zwingende Anbindung an das IDM des Schulportals zur Steuerung von Identifikation und Berechtigung.
- Automatisierte Erstellung von Klassen- und Lerngruppenräumen anhand der Unterrichtsverteilung im Verbund LUSD/Schulportal über die API.
- Möglichkeit zum individuellen Anlegen von dauerhaften Videokonferenzräumen für Gremien (z. B. Lehrerkonferenzen) und Arbeitsgruppen (z. B. Steuergruppe Schulentwicklung).
- eigene Slides; Aufzeichnungen dürfen nicht möglich sein; keine Telefoneinwahl; kein Learning-Dashboard; SPH-Logo muss standardmäßig in BBB eingerichtet werden

API
- Bereitstellung einer dokumentierten, quelloffenen XML-basierten Schnittstelle (API), die per Schlüssel/Zertifikat abgesichert ist.
- Für jede nutzende Schule müssen individuelle Zugangsdaten zur API bereitgestellt werden (Mandantenfähigkeit), um eine gegenseitige Einsicht oder Nutzung der Räume und Daten zu verhindern.
- Es muss die Möglichkeit zur Integration der API in weitere Bereiche des Schulportals Hessen bestehen.
- Die technische Beratung und Unterstützung beim Zugriff auf die API (z. B. für andere Bereiche des Schulportals Hessen) muss sichergestellt werden.

Datenschutz und Datensicherheit

Leistungsorte
Die Orte der Leistungserbringung sind

Hessisches Ministerium für Kultus Bildung und Chancen
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden

Standort des SPH-Teams der Hessischen Lehrkräfteakademie
Lahnstraße 61
35398 Gießen

Bezugs- und abrufberechtigt sind ausschließlich das Hessische Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen sowie nachgeordnete Stellen im Auftrag.

Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 2.016.806,72 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Zusätzliche Informationen

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen bzw. fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen können zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren führen. Die Vergabestelle behält sich daher vor, Bieter gemäß § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Wenn die nachzureichenden, zu vervollständigenden und/oder zu korrigierenden Unterlagen daraufhin nicht oder nicht formgerecht innerhalb der Nachfrist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Vergabeverfahren, § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche
Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (vgl. § 56 Abs. 3 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eigenerklärung über die jeweiligen Zertifizierungen nach:

der DIN EN ISO 27001:2022 auf Basis des IT-Grundschutzes oder Anforderungen nach BSI-Standard 200-2 (IT-Grundschutz) oder vergleichbar

sowie

der Verfügbarkeitsklasse Tier 4 gemäß des Uptime Instituts oder der Verfüg-barkeitsklasse 4 nach DIN EN 50600

Alle Zertifizierungen müssen vorliegen.

Kann das Unternehmen über eine oder mehrere der o.g. Zertifizierungen nicht verfügen, führt dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestanforderungen:

Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.

• Art: Bereitstellung, Technischer Betrieb, Wartung und Support eines Big Blue Button Videokonferenzsystems (SaaS) (vergleichbar mit den Anforderungen unter Ziffer 4 der Leistungsbeschreibung).

• Umfang: Das Referenzprojekt hat mindestens zwei Jahre angedauert und hatte mindestens 150.000 gleichzeitige Nutzende.

In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_off_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgeld nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBI. S. 338) mit dem Angebot abzugebn haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im EU-Ausland beziehen.

Zusätzliche Informationen

Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

(5) Der Auftragnehmer wird personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu wird eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung geschlossen (Datei "Vereinbarung_Auftragsverarbeitung "). Der Bieter füllt die mit den Vergabeunterlagen veröffentlichte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an den vorgesehenen Stellen aus (gelb markiert); insbesondere fügt der Bieter die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen seinem Angebot bei. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass für diesen Auftrag keine besonderen Anforderungen an die technisch-organisatorischen Maßnahmen gestellt werden.

Wirtschaftlichkeitsprüfung
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den
Preis. Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den
Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt (Datei "Preisblatt") ergibt.
Werden mehrere Angebote mit dem gleichen Preis abgegeben, entscheidet das Los
über den Zuschlag.

Alle Bieter können zu einer kostenfreien Teststellung aufgefordert werden (Datei "Teststellung").
Hierfür wird zunächst das Angebot, welches nach den transparent bekannt gemachten Zuschlagskriterien auf dem Rang 1 liegt, herangezogen. Ein Angebot auf
dem nachfolgenden Rang (Rang 2) wird nur dann zur verifizierenden Teststellung herangezogen, sofern die Teststellung für das Angebot auf dem Rang davor erfolglos
verläuft und das betreffende Angebot nach der Angebotsprüfung und -wertung sodann für den Zuschlag in Frage kommt.

Details zur konkreten Bewertung ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei
ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2.
§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt