Dienstleistungsrahmenvertrag über Fullservice Werbeleistungen

Kurze Beschreibung

Die Hamburger Stadtentwässerung AöR wurde mit der
Durchführung der Ausschreibung nachfolgender Leistung
beauftragt. Die Bäderland Hamburg GmbH (BLH) beabsichtigt, im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung eine leistungsfähige Full Service Werbeagentur zu beauftragen. Die Agentur soll Bäderland ganzheitlich im Sinne eines 360 Grad Agenturmodells betreuen und als langfristiger, strategischer und fairer Partner fungieren.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über vier Jahre (Grundlaufzeit 2 Jahre mit einmaliger Verlängerungsoption um 2 Jahre).
Weiterhin ist eine optionale Volumenerhöhung bis zu 30% des
in Aussicht gestellten Volumens enthalten. Die Ausübung der Option erfolgt
ausschließlich durch eine schriftliche Erklärung des Auftraggebers.
Die Option stellt keinen neuen Auftrag dar, sondern eine zulässige Vertragsanpassung
gemäß § 132 Abs.2 GWB; der Gesamtcharakter des Auftrags bleibt
gewahrt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch die optionalen Leistungen zu den im Angebot angegebenen und vertraglich vereinbarten Konditionen zu erbringen.

Bäderland Hamburg GmbH ist der öffentliche Bäderbetreiber der Freien und Hansestadt Hamburg und verantwortet den Betrieb, die Weiterentwicklung und die wirtschaftliche Führung der öffentlichen Schwimmbäder, Freizeitbäder und Thermen im Stadtgebiet Hamburgs. Bäderland erfüllt eine zentrale gesellschaftliche, gesundheitliche und soziale Aufgabe:
• Sicherstellung des öffentlichen Schwimmangebots
• Sicherstellung der Schwimmfähigkeit der Bevölkerung, insbesondere Schwimmausbildung für Kinder und Jugendliche
• Förderung von Gesundheit, Bewegung und Prävention
• Bereitstellung sozialverträglicher Freizeit und Erholungsangebote
• Unterstützung von Vereins , Schul und Leistungssport
• Beitrag zu sozialem Zusammenhalt und Lebensqualität in der Stadt

Als kommunales Unternehmen agiert Bäderland wirtschaftlich, nachhaltig und gemeinwohlorientiert. Barrierefreiheit, Inklusion, Klimaschutz, Energieeffizienz sowie soziale Teilhabe sind feste Bestandteile der Unternehmensstrategie.
Die Marketingabteilung von Bäderland besteht derzeit aus:
• vier Mitarbeitenden im Marketing
• einer zusätzlichen Person im Vertrieb, der organisatorisch der Marketingabteilung angegliedert ist

Die Abteilung versteht sich als:
• Strategische Steuerungseinheit für Marke, Kommunikation und Marktauftritt des Unternehmens
• Hüterin der Marke Bäderland
• interner Dienstleister für alle Unternehmensbereiche (enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Bädern und Geschäftsführung)
• Strategische Schnittstelle zwischen Unternehmen, Öffentlichkeit, Politik und Nutzer:innen
• Impulsgeberin für Innovation und zeitgemäße Kommunikation

Die operative Umsetzung erfolgt teilweise intern, in weiten Teilen jedoch gemeinsam mit externen Partnern, u.a. einer Full-Service-Werbeagentur.

Die Agentur arbeitet auf Augenhöhe mit der Marketingabteilung und ergänzt diese mit strategischer Beratung, operativer Exzellenz und kreativer Umsetzungskraft.
Aufgabenfelder der Marketingabteilung (Agentur Leistungsumfang).

Die nachfolgenden Aufgabenfelder bilden den Leistungsrahmen, den die zukünftige Agentur verantwortet und integriert betreut:
a) Markenstrategie und Markenführung
• Weiterentwicklung der Dachmarke Bäderland
• Integration und Steuerung von Standort und Submarken
• Markenarchitektur, Markenleitbild, Tonalität
• Sicherstellung eines konsistenten Erscheinungsbildes
• Konsistente Markenführung über alle Kanäle
• Ableitung von Leitideen und Kampagnenlogiken

b) Kampagnen und Angebotskommunikation
• Entwicklung integrierter Kommunikationsstrategien
• Konzeption, Kreation und Umsetzung von Kampagnen
• Kommunikation von Eröffnungen und Wiedereröffnungen
• Angebots , Tarif und Produktkommunikation
• Saisonale und anlassbezogene Kommunikation
• Zielgruppenorientierte Ansprache (Familien, Sportaktive, Wellness-Zielgruppen etc.)

c) Mediaplanung und Mediabuchung
• Strategische Mediaplanung (online & offline)
• Transparente Budgetplanung und -steuerung
• Mediale Wirkungsprognosen und Reichweitenbetrachtung
• Einkauf und Buchung von Medialeistungen
• Reporting, Controlling und Optimierung

d) Digitale Kommunikation & Website
• Strategische Weiterentwicklung der digitalen Kommunikation
• Betreuung und Optimierung der Websites
• UX , Content und SEO Optimierung
• Landingpages und Kampagnenintegration
• Tracking, Analyse und Performance Optimierung

e) Social Media
• Strategische Kanalsteuerung
• Content Formate und Redaktionsplanung
• Kampagnenumsetzung auf Social-Plattformen
• Community Management (in Abstimmung)
• Paid Social Strategien
• Performance-basierte Optimierung

f) Arbeitgebermarke & HR Kommunikation
• Entwicklung und Pflege der Arbeitgebermarke
• Unterstützung bei Recruiting Kampagnen
• Kommunikation von Ausbildung, Jobs und internen Themen

g) Sonder- und Ad-hoc-Projekte
• Neueröffnungen, Wiedereröffnungen, Events
• Krisen und Sonderkommunikation
• Standort oder projektbezogene Maßnahmen
• Unterstützung bei politischen, gesellschaftlichen oder betrieblichen Sonderthemen
Zusammenarbeit

Die Agentur arbeitet eng, partnerschaftlich und auf Augenhöhe mit der Marketingabteilung zusammen und:

• berät strategisch
• setzt operative Projekte eigenständig um
• reagiert flexibel auf kurzfristige Anforderungen
• stellt verlässliche Ansprechpartner:innen
Anforderungen an die Agentur

Bäderland sucht eine Agentur, die:
• alle Leistungen integriert aus einer Hand erbringt
• als Lead Agentur agiert
• strategische Beratung und operative Exzellenz verbindet
• Medialeistungen transparent plant und bucht
• Digitale Kanäle kontinuierlich weiterentwickelt
• Flexibel auf Sonderprojekte reagiert
• Eng, partnerschaftlich und fair mit der Marketingabteilung zusammenarbeitet
• langfristig denkt und handelt
Ziel der Vergabe

Bäderland sucht keinen kurzfristigen Kampagnenlieferanten, sondern eine Agentur, die:
• Verantwortung übernimmt
• strategisch mitdenkt
• operativ zuverlässig umsetzt
• die Marke Bäderland langfristig weiterentwickelt

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Bieter nennt die voraussichtliche
Zusammensetzung des Kernteams und die
Aufgaben der Mitglieder. Für die Mitglieder
sind Berufserfahrung in Sachen Sport-/
Freizeitkommunikation/ -marketing (Dauer,
Ausbildung, Referenzprojekte) und die
vorgesehene Funktion im Team
anzugeben

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Angabe der Anzahl der Mitarbeitenden:
a) Anzahl feste Mitarbeitende
b) Anzahl freie (projektbezogene)
Mitarbeitende
c) Angabe des Verhältnisses zwischen
festen und freien (projektbezogenen)
Mitarbeitenden
Bitte geben Sie die entsprechenden
Prozentsätze und die konkreten Zahlen an.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eigenerklärung Nachunternehmer

Bitte geben Sie als Eigenerklärung an, ob
Sie Teile des Gesamtauftrages als
Unteraufträge an Nachunternehmer zu
vergeben beabsichtigen. Nachunternehmer
haben eine Verpflichtungserklärung
beizufügen, nach der sie zur Erbringung der
Leistungen im Auftragsfall bereit sind.
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung
von Nachunternehmern ausführen zu
lassen, muss er Art und Umfang der
jeweiligen Leistungen angeben. ACHTUNG:
Die geforderten Eigenerklärungen/
Bestätigungen und Eignungsnachweise für
den vorgesehenen Nachunternehmer sind
ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu
tragen, dass die sich aus den
Vertragsunterlagen ergebenden
Verpflichtungen auch von seinen
Nachunternehmern eingehalten werden.
Bei der Einschaltung von
Nachunternehmern haftet der
Auftragnehmer für die ordnungsgemäße
Gesamtabwicklung des Auftrags
(Generalunternehmerschaft). Der
Auftragnehmer verpflichtet sich, den
Auftraggeber von
Schadenersatzansprüchen Dritter,
insbesondere wegen der Verletzung von
Datenschutzvorschriften freizustellen,
sofern er den Schadenseintritt zu vertreten
hat.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis DIN EN ISO 9001 oder
gleichwertig - bitte beifügen! Sofern Ihr Unternehmen über einen gültigen
Nachweis über die Anwendung und/oder
Zertifizierung eines
Qualitätssicherungssystems nach DIN EN
ISO 9001 oder gleichwertig verfügen, ist
dieser als Anlage beizufügen.
Alternativ bestätigen Sie, dass ein eigenes
Qualitätsmanagementsystem in Ihrem
Unternehmen etabliert ist und führen
schriftlich aus, welche Maßnahmen zur
qualitativen Sicherung der Arbeitsprozesse
in Ihrem Unternehmen bestehen. Gehen
Sie bitte insbesondere auf die folgenden
Aspekte ein: Kundenorientierung,
Verantwortlichkeit der Führung,
Einbeziehung der beteiligten Personen,
prozessorientierte Systemabläufe und
systemorientierter Managementansatz
(Prozesse, die in Wechselwirkung
zueinanderstehen, beispielsweise
Risikomanagementsystem), kontinuierliche
Verbesserung etc. Bestätigende Zertifikate
sind beizufügen.
Nachweise sind in Form einer
elektronischen Anlage als PDF dem
Angebot beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO)
Die Bieter verpflichten sich, sämtliche Leistungen unter
Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO), des
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie etwaiger
sonstiger anzuwendender datenschutzrechtlicher
Bestimmungen zu erbringen. Die Datenverarbeitung
muss in jedem Fall rechtmäßig, dem Zweck
angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt
erfolgen (Art. 5 Abs. 1 DSGVO). Ein angemessenes
Datenschutzniveau gemäß Art. 32 DSGVO ist
kontinuierlich sicherzustellen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Risikoanalyse
Der Bieter muss in seinem Angebot nachvollziehbar
darlegen, welche technischen und organisatorischen
Maßnahmen zur Wahrung der Rechte der Betroffenen
(§§ 25-32 DSGVO) sowie zur Minimierung von Risiken
für die Betroffenen implementiert sind. Die Darstellung
hat sich an Art, Zweck und Umfang der
Datenverarbeitung auszurichten (risikobasierter Ansatz,
Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Datenminimierung und Zweckbindung
Sämtliche erhobenen und verarbeiteten
personenbezogenen Daten sind streng auf das
erforderliche Maß zu beschränken und ausschließlich
zum vereinbarten Zweck zu verwenden. Technische und organisatorische Maßnahmen
(TOM)
Die Bieter legen ein inhaltlich nachvollziehbares Konzept
zu den von ihnen getroffenen technischen und
organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
vor. Pauschale Eigenerklärungen oder allgemeine
Zertifikate sind nicht ausreichend. Das Konzept muss
auf die konkret ausgeschriebene Leistung abgestimmt
sowie substantiell und prüfbar sein. Datenübermittlungen in Drittländer
Beabsichtigte Datenübermittlungen in Drittstaaten sind vorab offenzulegen, geeignete Schutzmaßnahmen (z. B.
Standarddatenschutzklauseln) sind nachzuweisen. Anforderungen an die Bestellung eines
Datenschutzbeauftragten
Hinweis zur Bestellpflicht - Sofern auf Seiten des Bieters
mit der automatisierten Verarbeitung
personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein
Datenschutzbeauftragter nach § 38 BDSG i. V. m. Art.
37 DSGVO in geeigneter Weise zu benennen. Der
Auftragnehmer hat dies im Angebot anzugeben und auf
Verlangen entsprechende Nachweise
(Bestellungsurkunde, Kontaktdaten) vorzulegen.
Bei kleineren Unternehmen ohne Pflicht zur Benennung
eines Datenschutzbeauftragten ist dies im Angebot
darzulegen. In jedem Fall sind die Aufgaben nach Art. 39
DSGVO unabhängig von einer Bestellung des DSB
wahrzunehmen. Vergaberechtliche Einbindung und Sanktionen
Die Einhaltung der vorgenannten datenschutzrechtlichen
Anforderungen wird als wesentliche Vertragspflicht
ausgestaltet. Die Nichterfüllung oder der unzureichende
Nachweis kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren
bzw. bei späterem Verstoß zur außerordentlichen
Kündigung führen.

Zusätzliche Informationen

Die Registrierung des Bieters für die Ausschreibung sowie das Herunterladen der
Ausschreibungsunterlagen im BieterCockpit des Ausschreibenden muss zwingend bis spätestens vor Ablauf des Submissionstermins erfolgen. Andernfalls ist keine Angebotsabgabe möglich.
Etwaige Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen sollen unverzüglich - spätestens bis eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden, damit die noch rechtzeitig beantwortet werden können.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der
Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der
Vergabekammer beantragt werden ( §160 Abs. 3 Nr. 4
GWB). Nachprüfungsanträge sind schriftlich an das Postfach der
Finanzbehörde:
Postfach 30 17 41
20306 Hamburg
und zusätzlich per E-Mail (unterschriebener Nachprüfungsantrag als PDF PDF-Dokument im Anhang) an das Funktionspostfach vergabekammer@fb.hamburg.de richten.