Druckarchivierung

Beschreibung der Beschaffung

Im Ressort der Finanzverwaltung und weiteren Ressorts der hessischen Landesverwaltung werden Dokumente erstellt, die Empfängern in gedruckter oder elektro-nischer Form zugestellt werden. Die HZD unterstützt dies mit den Prozessen des Massendruckzentrum und des Outputmanagements. Aufgrund des Ursprungs der steuerlichen Anwendungen auf der IBM Mainframe Technologie werden insbeson-dere IBM Datenformate verarbeitet (AFP), daneben werden Daten als PDF und PCL verarbeitet.
Im Zuge dieser Verarbeitung bestehen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Dokumenten in einem Langzeitarchiv über definierte Zeitdauern. Zur Aufnahme, Speicherung und Anzeige solcher Dokumente betreibt die HZD ein Archivierungssystem mit SW-Komponenten der Fa. Betasystems. Die SW-Komponenten Beta docX und BBC wurden 2013 im Zuge der Ablösung des IBM Mainframe eingeführt. Ergänzt wurden sie seither durch eine Schnittstelle (Beta Archive Link) zum SAP-System des Landes für die Speicherung und Anzeige von elektronischen Bezügenachweisen sowie um eine Komponente zur Langzeitaufbewahrung von technischen Protokolldaten (Beta logX, Beta View) der Verarbeitung der steuerlichen Bescheide.
Ziel der Ausschreibung ist es die im Einsatz befindlichen SW-Komponenten der Firma Beta Systems weiterhin zu verwenden. Ergänzend sollen Änderungen in der Nutzung der SW, insbesondere eine Steigerung des Volumens der zu archivierenden Dokumente über den Vertrag abgedeckt sein.
Die SW-Überlassung soll die SW-Aktualisierung der Grundversion über Patches und den Hotline-Support beinhalten.
Ergänzend zu der Überlassung sind zudem Dienstleitungen Gegenstand der Ausschreibung. Diese beziehen sich direkt auf die überlassenden SW-Produkte von Fa. Betasystems.
Die zur Nutzung überlassende Software wird in den Rechenzentren der HZD installiert und durch die HZD betrieben.
Als technische Basis werden virtuelle Server (Broadcom VMware oder Microsoft Hy-per-V) mit Linux-Betriebssystemen (SUSE, Redhat) eingesetzt.
Die vorrangig unterstützten Datenbanken sind Oracle und MSSQL.
Die überlassene SW muss bzgl. der Serverkomponenten aktuell von den Betriebs-system-Herstellern (SUSE, Redhat, Microsoft) supportete Betriebssysteme unterstüt-zen, für die die Hersteller Patches liefern.
Die Client-Komponenten BBC muss entweder als Windows-Software oder als Web-version angeboten werden, sie muss das aktuell von Microsoft supportete Client Betriebssystem unterstützen, aktuell ist dies Windows 11.

Verwendet die SW von Fa. Betasystems weitere Komponenten, die die HZD bereitstellen muss, so sind diese anzugeben. Auch hierbei muss das Zusammenspiel der von Beta Systems gelieferten und den von der HZD bereitgestellten SW-Komponenten auf SW-Releases möglich sein, die von den jeweiligen Herstellern aktuell mit Patches unterstützt werden.

Ist-Situation Leistungen der Druckarchivierung:
Druckarchivierung Bescheide mit Anwenderzugriff per Client-Software:
Die Aufbereitung von Druckdaten erfolgt über ein Outputmanagementsystem (aktuell verwendet wird Compart DocBridge Suite). Im Prozess der Druckaufbereitung werden Dokumente über eine Dateiaustauschschnittstelle an das Werkzeug Beta docx weitergeben. Beta docx archiviert die Dokumente und speichert sie in einem mehrstufigen Verfahren im Online Speicher (SAN) und in der Dell ECS-Umgebung Archivspeicher der HZD.
Die Archivierungsdauer wird abhängig von den Eingangsdaten eingestellt. Für die Langzeitspeicherung werden Zeiten bis 10 Jahre vorgegeben, es erfolgt daneben weiterhin eine kurzfristige Aufnahme nach Beta docx für Zeiten <120 Tage, diese dienen der Produktionskontrolle durch die Sachbearbeiter der Verwaltung.
Für die Anzeige der archivierten Dokumente wir die Client-SW Beta Business Client auf den Arbeitsplatz PC der Sachbearbeiter verwendet. Derzeit erhalten bis zu 400 Personen Zugriff auf die BBC Anwendung. Innerhalb der BBC Anwendung wird der Zugriff auf Dokumenten über eine Rechtevergabe und DIP (DIP - dissemination information package) verwaltet.

Elektronische Bescheide für den Bezügenachweis mit Anwenderzugriff per SAP Portal:
Gehaltsnachweise der Landesbediensteten werden im SAP System erstellt und nach Einverständnis der Beschäftigten nur elektronisch vorgehalten.
Dafür werden diese Bezügenachweise aus dem SAP-System in das beta docx Ar-chivsystem übergeben und dort gespeichert. Die Übergabe erfolgt über die SAP Ar-chivelink-Schnittstelle. Über das SAP Portal können die Landesbediensteten da-nach die Bezügenachweise aufrufen, wobei wieder über die Archivelink Schnittstelle auf beta docx zugegriffen wird.

Jobprotokolle der Steuerverarbeitung:
Die Protokolle der Verarbeitung der steuerlichen Daten werden über eine Datei-schnittstelle an Beta logx übertragen und dort gespeichert. Als Archivspeicher wird ebenfalls die ECS verwendet.
Der Zugriff auf diese Protokolle ist über eine Webabwendung (beta View) für be-rechtigte Personen möglich. Es sind maximal 10 gleichzeitige Benutzer zugelassen.

Der Auftragnehmer überlässt zeitlich befristet der HZD nachstehend aufgeführte Standardsoftware:
Beta DocX - Base Server, Beta DocX - Indexing Services (CoEx), Beta DocX - Bundling, Services (CoCo), Beta DocX - Archiving Services, BBC Base, BBC - Beta UX Connector, BBC - AFP AFPDS, Beta Archive Link (Erst-Lizenz), Beta Archive Link (Test-Lizenz), Beta Archive Link (Vor-Produktion), Beta View - Concurrent User, Beta View for Beta LogX, Beta LogX - Base Server, Beta LogX - Indexing Services (CoEx), Beta LogX - Bundling, Services (CoCo), Beta LogX - Archiving Services

Für die oben genannten SW-Produkte von Betasystems sollen Dienstleistungen angeboten werden (Fachexperte Betasystems Software sowie Trainer Schulung Betasystems-Software Komponenten).

Eine detaillierte Beschreibung kann der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.

Art:
Aus der angegebenen Referenzen muss sich ergeben, dass eine produktiv vom Referenzgeber verwendete Archivierungslösung, die die Betassystems Produkte DocX, LogX, BBC, Beta Archive Link und Beta View umfasst, Gegenstand der vom Bieter erbrachten Leistung ist. (Mindestanforderung)

Zudem muss die Referenz aufzeigen, dass Beratungs- und Implementierungsleistungen zu den genannten Produkten beim Referenzauftraggeber erbracht wurden. (Mindestanforderung)

Die inhaltliche Darstellung der Referenz in der Tabelle des Referenzvordrucks muss dies unter Lfd.-Nr. 11 eindeutig ausweisen.

Umfang:
Die Referenz gilt bzgl. des Umfangs des Einsatzes der Betasystems Produkte als gültig, wenn sie diese Bedingungen erfüllt (Mindestanforderungen):
• Der Auftragswert lag bei mindestens 500.000 €
• Einsatz von Beta DocX mit mindestens 1 Millionen Dokumente pro Jahr
• Mindestens 100 BBC Anwender lizenziert
• SAP Schnitsttelle Beta Archive Link ist Teil der realisierten Lösung
• Anbindung von DocX an Dell Elastic Cloud Storage ist Teil der realisierten Lösung
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).

In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Wird eine Angabe in der Tabelle des Referenzvordruckes, die die Art oder den Um-fang der angegebenen Referenz betrifft, mit "Nein" angekreuzt, so erfüllt die angegebene Referenz nicht die notwendigen Vorgaben und wird bei der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters nicht berücksichtigt.

Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Refe-renzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzt (HVTG) vom 12.07.2021, /(GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf die Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Ein Bieter kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterla-gen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

(5) Hinweis der Vergabestelle zu den Kompetenzprofilen:
Mit dem Angebot sind noch keine konkreten Personen zu benennen und für diese die Kompetenzprofile ausgefüllt einzureichen. Die Kompetenzprofile dienen der Überprüfung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestqualifikationen an das einzusetzende Personal. Sie werden nach Abschluss der Rahmenvereinbarung und vor Abschluss eines Einzelabrufs von dem Auftragnehmer zum Nachweis angefordert, dass das angebotenen Personal die Mindestqualifikationen erfüllt.

Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG i.V.m. § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbs-register angefordert.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.