Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Leistung
Produktion, Kuvertierung und Übergabe an einen Postdienstleister zum Versand von transaktionsbezogener Geschäftspost (Massen- und Tagespost).
Position: Massendruck (Jahresverbrauchsabrechnung & Preisanpassungen)
Zeitraum: Erhöhtes Druckaufkommen primär in den Monaten September bis
Dezember.
Volumen: Ca. 20.000 – 30.000 Schreiben pro Monat (in der Spitzenzeit).
Spezifikationen: Rechnungen: ca. 4 Seiten.
Preisanpassungsschreiben: Inkl. Anhänge, 2-seitiger Duplex-Druck.
Druckart: 1-seitig und Duplex; Farbdruck zwingend erforderlich (für
Diagramme und Kopfbögen). (nähere Beschreibungen unter Punkt 3)
Format: DIN A4.
Zusatzmaterial: Druck und Beilage von kostenlosen Rückumschlägen (DIN-Standard).
Letter-Shop: Vollständige Kuvertierung und Übergabe an den Versanddienstleister.
Position: Tages- und Wochenpost (Laufendes Geschäft)
Art der Schreiben: Vertragsbestätigungen, Kündigungsbestätigungen, Abschlagsmitteilungen, unterjährige Verbrauchsinformationen (Heizkosten).
Übermittlungszyklus: wöchentlich und monatlich.
Volumen: Sicherstellung eines Volumens von ca. 400 Schreiben wöchentlich.
Technische Anforderungen:
Hinzufügen separater Anlagen muss systemseitig möglich sein.
Duplex- und Simplex-Druck.
Farbdruck muss sichergestellt sein.
Anforderungen an Prozesse & IT (Los 2)
Datenübermittlung: Erfolgt via Cloud-Applikation des Druckdienstleisters oder Next-Cloud.
Durchlaufzeit: Maximal 48 Stunden von Datenübermittlung bis Übergabe an den Versanddienstleister.
Datensicherheit: Nachweis einer sicheren Verarbeitung sensibler Kundendaten (Personalisierung, Rechnungsdaten)
Transaktionsdruck (Shared Service & Vertrieb). Der Fokus liegt auf automatisierten Prozessen, Datensicherheit und Massenversand.
Technische Spezifikationen & Volumen:
Formate: Primär DIN A4 (210 x 297 mm).
Druckspezifikation: 4/4-farbig (CMYK) für Diagramme und Briefköpfe zwingend erforderlich.
Kapazität: * Spitzenzeit (Sept.–Dez.): 20.000 – 30.000 Sendungen/Monat.
Normalbetrieb: Ca. 400 Sendungen/Woche (Tages-/Wochenpost).
Kuvertierung: Maschinelle Kuvertierung in Fensterbriefumschläge (DIN C6/5 oder DIN C5) inklusive Beilage von Rückantwortbriefen.
IT-Prozesse & Datensicherheit:
Übermittlung: Verschlüsselter Datenaustausch via Next-Cloud.
Verarbeitungszeit: Maximal 48 Stunden von Datenimport bis Postübergabe.
Datenschutz: Zwingende Vorlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO sowie ein
Konzept zur Sicherung sensibler Rechnungsdaten.