Einführung einer zentralen Starface Cloud-Telefonanlage mit Yealink Komponenten für die Stadtverwaltung Bensheim

Magistrat der Stadt Bensheim

Die Stadtverwaltung Bensheim (nachfolgend „AG“) betreibt derzeit vier eigenständige, lokale Telefonanlagen an den Standorten Rathaus, Alte Faktorei, Tourist-Information und Kulturbüro. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Ablösung dieser Anlagen durch eine zentrale, cloudbasierte und zukunftssichere Telefonanlage des Anbieters Starface, die bereits in einem PoC erfolgreich evaluiert wurde. Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Implementierung sowie die Bereitstellung und den Betrieb der neuen Lösung für eine Vertragslaufzeit von drei (3) Jahren. Darüber hinaus behält sich die AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Der Mustervertrag ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Die neue Lösung soll u.a.: • die bestehende TK-Infrastruktur vereinheitlichen, • den administrativen Aufwand reduzieren, • Kosten langfristig minimieren, • die Nutzerakzeptanz durch den Einsatz von Softphones deutlich erhöhen, • die IT-Sicherheit nach Maßgabe der EU-DSGVO gewährleisten und • die Abhängigkeit von lokaler Hardware und Infrastruktur minimieren. Aktuell sind rund 250 Mitarbeitende an den vier genannten Standorten von der Umstellung betroffen. Insgesamt beschäftigt die Stadtverwaltung ca. 470 Mitarbeitende an 20 Standorten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-13.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-01-13 Auftragsbekanntmachung
2026-01-23 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-01-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung einer zentralen Starface Cloud-Telefonanlage mit Yealink Komponenten für die Stadtverwaltung Bensheim
Kurze Beschreibung:
Die Stadtverwaltung Bensheim (nachfolgend „AG“) betreibt derzeit vier eigenständige, lokale Telefonanlagen an den Standorten Rathaus, Alte Faktorei, Tourist-Information und Kulturbüro. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Ablösung dieser Anlagen durch eine zentrale, cloudbasierte und zukunftssichere Telefonanlage des Anbieters Starface, die bereits in einem PoC erfolgreich evaluiert wurde. Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Implementierung sowie die Bereitstellung und den Betrieb der neuen Lösung für eine Vertragslaufzeit von drei (3) Jahren. Darüber hinaus behält sich die AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Der Mustervertrag ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Die neue Lösung soll u.a.: • die bestehende TK-Infrastruktur vereinheitlichen, • den administrativen Aufwand reduzieren, • Kosten langfristig minimieren, • die Nutzerakzeptanz durch den Einsatz von Softphones deutlich erhöhen, • die IT-Sicherheit nach Maßgabe der EU-DSGVO gewährleisten und • die Abhängigkeit von lokaler Hardware und Infrastruktur minimieren. Aktuell sind rund 250 Mitarbeitende an den vier genannten Standorten von der Umstellung betroffen. Insgesamt beschäftigt die Stadtverwaltung ca. 470 Mitarbeitende an 20 Standorten.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0001 E38983945
Titel: Einführung einer zentralen Cloud-Telefonanlage
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Postleitzahl: 64625
Stadt: Bensheim
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Bergstraße 🏙️
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Ausführungsfrist: Implementierung schnellstmöglich nach Auftragsvergabe, Abschluss der Implementierung spätestens 6 Monate nach Auftragserteilung Die Vertragslaufzeit von 3 Jahren startet mit Beginn der Implementierung, beinhaltet weiterhin laufende Nutzungs- und Lizenzleistungen sowie zusätzliche Serviceleistungen gem. Leistungsverzeichnis. Darüber hinaus behält sich der AG vor, den Vertrag einmalig um ein (1) weiteres Jahr zu verlängern. Der Ausschreibungszeitraum sowie sämtliche Leistungen sind entsprechend auf diese Grundlaufzeit und die optional mögliche Verlängerungsperiode auszurichten. Die optionale Verlängerung erfolgt automatisch, sofern der AG den Vertrag nicht mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Vertragsende kündigt.
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Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept = Gewichtung 40 % Im Rahmen der Ausschreibung werden die Bieter gebeten, neben dem Preisangebot ein Umsetzungskonzept einzureichen. Dieses Konzept dient der Bewertung der technischen und organisatorischen Leistungsfähigkeit sowie der Qualität der vorgeschlagenen Vorgehensweise und soll auf Basis des beiliegenden Leistungsverzeichnisses erstellt werden. Das Konzept ist gemeinsam mit dem Hauptangebot elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Die Darstellung kann in tabellarischer oder beschreibender Form erfolgen und sollte den oben genannten Strukturpunkten folgen. Der Umfang soll maximal 10 DIN-A4-Seiten betragen (ohne Anhänge). Die Schriftart wird auf Arial mit der Schriftgröße 10 festgelegt. Für die Erstellung des Konzeptes werden keine Kosten übernommen.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-12 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-12 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eine Sicherheitsleistung ist erforderlich ✅
Eröffnungstermin: 2026-02-12 11:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
Mit dem zuvorstehenden Satz "Die Nachforderungen von Unterlagen ist teilweise ausgeschlossen" ist gemeint: Die Auftraggeberin kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Zusätzliche Informationen: fehlende Unterlagen werden nach § 56 Absatz 2 VgV nachgefordert. Werden die von der Vergabestelle nachgeforderten Unterlagen zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt nicht oder nicht vollständig vorgelegt, kann das Angebot ausgeschlossen werden.
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Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft…
… gewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt "Nachweis Eignung" - Angaben zum Namen des Bieters / zum bevollmächtigten Vertreter / Ansprechpartner, Adresse und Kontaktdaten
… ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung – Angaben zur Bietergemeinschaft mit Ansprechpartner, Adresse und Kontaktdaten
… ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung – Eigenerklärung zu §§ 123 / 124 GWB (von jedem Einzelbieter, Mitglieder der Bietergemeinschaft und Nachunternehmern auszufüllen)
… ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt "Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt HVTG" (von jedem Einzelbieter, Mitglieder der Bietergemeinschaft und Nachunternehmern auszufüllen)
… ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt "Eigenerklärung zur Umsetzung der EU-Sanktionen gegen Russland " (von jedem Einzelbieter, Mitglieder der Bietergemeinschaft und Nachunternehmern auszufüllen)
Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Eignung zur Berufsausübung Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister inkl. Nachweis (von jedem Einzelbieter und Mitgliedern der Bietergemeinschaft einzureichen)
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Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Eigenerklärung über das Vorliegen oder den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung inkl. Nachweis (Mindestdeckung: 1 Mio € für Personen- / Sachschäden und 250.000 € für Vermögensschäden) Bei Bietergemeinschaften sind diese Nachweise für jedes Mitglied getrennt zu erbringen.
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Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (auch von Bietergemeinschaftsmitgliedern)
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Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Erklärung über den Umsatz im IT-TK-Bereich der letzten drei Geschäftsjahre (auch von Bietergemeinschaftsmitgliedern)
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Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung -…
… Erklärung über geeignete und vergleichbare Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Aufträgen mit Angabe des Auftragswertes, des Erbringungszeitpunkts sowie des Namens, Adresse des öffentlichen oder privaten Empfängers mit Benennung einer Telefonnummer. Weiterhin ist der Projektumfang (Nebenstellen/Funktionen) zu benennen. Es sind mindestens 2 vergleichbare Referenzen zur Einführung einer TK-Anlage des Systems Starface für einen Kunden/für ein Projekt mit mindestens 100 Teilnehmern zu benennen. Das jeweilige Referenzprojekt ist abgeschlossen, d. h. alle Leistungen wurden vollumfänglich erbracht. Der Nachweis der Referenzen hat durch jeden Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Formblatt Nachweis Eignung zu erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden.
… Nachweis des höchsten bestehenden Partnerstatus bzw. einer Herstellerzertifizierung für die angebotene Starface Cloud TK-Anlage
… Nachweis des höchsten bestehenden Partnerstatus bzw. einer Herstellerzertifizierung für die angebotene Hardware der Herstellerlösung Yealink-Telefone.
… Nachweis über die Zertifizierung nach BSI Common Criteria nach EAL 4.
Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Erklärung über die…
… Einhaltung von Datenschutz und Informationssicherheit. (Bestätigung des Serverstandortes des Starface Rechenzentrums in Deutschland und DSVGO-Konformität)
… Fertigung und Assemblierung der Lösung ausschließlich in NATO-Mitgliedsländern.
… Einhaltung definierter Service-Level (Verfügbarkeit von mindestens 99,5 % im Jahresmittel und Erreichbarkeit des Hersteller-Supports montags bis freitags 8-18 Uhr)
Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aus technischen Gründen wurde vorgehendes Kriterium beispielhaft ausgewählt: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: Formblatt Nachweis Eignung - Angabe, welche Teile des Auftrages das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV (Nachunternehmer) inkl. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer.
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Geforderte Kautionen und Garantien: siehe VHB-Vorbemerkungen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Magistrat der Stadt Bensheim
Nationale Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 36428287
Postanschrift: Kirchbergstraße 18
Postleitzahl: 64625
Postort: Bensheim
Region: Bergstraße 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bensheim.de 📧
Telefon: +496251140 📞
URL: http://www.bensheim.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E38983945 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E38983945 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Offizielle Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: DE812056745
Postanschrift: Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +496151120 📞
Fax: +496151126347 📠
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2)Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 010-027203 (2026-01-13)
Auftragsbekanntmachung (2026-01-23)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-25+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:
Das Eignungskriterium "Nachweis über die Zertifizierung nach BSI Common Criteria nach EAL 4" wurde in den Dokumenten "Formblatt Nachweis Eignung" und "Angebotsaufforderung" gestrichen.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-01-23 📅
Andere zusätzliche Informationen
Das "Eignungskriterium Nachweis über die Zertifizierung nach BSI Common Criteria nach EAL 4" wurde gestrichen.
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e489795c-b5da-4951-b79d-0edf920a4fdf-01
Quelle: OJS 2026/S 017-057211 (2026-01-23)
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