IT-Visitenwagen, Teil2 | Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2026-02-23	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Im Zuge der Einführung der Digitalen Akte entsteht im Klinikum Ludwigshafen ein erhöhter Bedarf an mobilen, leistungsfähigen und hygienisch sicheren Arbeitsplätzen. Die vorhandenen Visitenwagen erfüllen die heutigen Anforderungen an Nachhaltigkeit, Hygiene, Nutzerfreundlichkeit und Versorgungssicherheit nicht. Das Klinikum Ludwigshafen beabsichtigt die Beschaffung von weiteren ca. 45 - 60 mobilen IT-Visitenwagen zur Unterstützung der digitalen Dokumentation am Patientenbett. Die Maßnahme ist Teil der Einführung der Digitalen Akte und wird teilweise aus Fördermitteln des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG, Fördertatbestand 3) gefördert. Eine erste Tranche von 25 Stück ist bereits Ende 2025 als Direktvergabe nach vorheriger Markterkundung (mit ex-ante-Bekanntmachung) durchgeführt. Sie diente der kurzfristigen Ausstattung der Pilotabteilungen, die im Rahmen der Einführung der Digitalen Akte als erste in den Echtbetrieb gegangen sind. Die zeitkritische Verfügbarkeit war erforderlich, um den Go-Live-Termin sicherzustellen und zugleich Erfahrungen zu sammeln, wie sich die Wagen im klinischen Alltag hinsichtlich Laufzeit, Ergonomie, Hygiene und Servicekonzept bewähren. Auf Basis der Ergebnisse aus der Pilotphase erfolgt nun im Anschluss eine europaweite Ausschreibung über weitere ca. 45 - 60 Visitenwagen, wovon 45 Stück obligatorisch sind, die weiteren 15 Stück dienen als Puffer für etwaigen Mehrbedarf. Die Ausschreibung erfolgt als Rahmenvertrag mit einer Mindestabrufmenge von 45 Stück und einer Maximalmenge von 60 Stück. Die gewonnenen Praxiserkenntnisse werden genutzt, um die technischen Spezifikationen weiter zu präzisieren und sicherzustellen, dass die finale Beschaffung bedarfsgerecht, wirtschaftlich und transparent erfolgt.

Beschreibung der Beschaffung

Die IT-Visitenwagen bilden die mobile Basisinfrastruktur für Pflege- und Behandlungsdokumentation, ärztliche Leistungsdokumentation sowie Spracherkennung. Sie sind damit ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung klinischer Kernprozesse und müssen höchste Anforderungen an Zuverlässigkeit, Ergonomie und Hygiene erfüllen. Für das Klinikum Ludwigshafen sind dabei vier Kategorien von zentraler Bedeutung: - Nachhaltigkeit: Langlebigkeit der Komponenten, lange Akkulaufzeiten und wartungsarme Systeme, die Investitionssicherheit gewährleisten. - Hygiene: Validierte, desinfizierbare Oberflächen und Konstruktionen, die den hohen Anforderungen eines Maximalversorgers - insbesondere in Isolations- und Intensivbereichen - entsprechen. - Handling: Intuitive Bedienbarkeit, ergonomische Verstellmechanismen und störungsfreier Betrieb über eine gesamte Schicht hinweg. - KRITIS / Versorgungssicherheit: Hersteller mit stabiler Marktstellung, ISO-zertifizierten Prozessen und einem belastbaren Service- und Ersatzteilkonzept zur Sicherstellung der Betriebskontinuität.

Zusätzliche Informationen

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrages oder eines Angebotes wird dieser oder dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabeakte aufgenommen. Jeder Bewerber muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag oder Angebot jeweils mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse).

Beschleunigtes Verfahren

§ 15 Abs. 3 VgV sieht die Möglichkeit vor, die Angebotsfrist im offenen Verfahren auf bis zu 15 Tage abzukürzen, wenn eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Standardangebotsfrist unmöglich macht, weil der Beschaffungsbedarf kurzfristig gedeckt werden muss. Die Gründe dafür müssen objektiv nachvollziehbar sein. Die ist hier der Fall: Ursprünglich war geplant, die Ausschreibung bereits Anfang Januar durchzuführen. Durch Verzögerungen in der Pilotphase und die oben beschriebene Evaluationsnotwendigkeit, durch die Abhängigkeit vom Rollout der Digitalen Akte und der Verknüpfung mit patientensicherheitsrelevanten Prozessen, bei denen es ebenfalls zu Verzögerungen gekommen ist, konnte die Ausschreibung jedoch nicht wie geplant bereits Anfang Januar erfolgen. Der fixe Stichtag für den förderrechtlichen Mittelabruf nach KHZG bis Ende April 2026 erfordert nunmehr jedoch eine sehr kurzfristige Beschaffung, die unter Einhaltung der Standardfristen von 35 bzw. 30 Tagen nicht rechtzeitig zum Abschluss gebracht werden kann. Aus diesen Gründen ist eine Fristverkürzung zwingend erforderlich, da eine Lieferzeit von ca. 4 Wochen eingeplant werden muss und die Rechnungsstellung spätestens Mitte April erfolgen muss.