KI Wissensmanagement

Postbeamtenkrankenkasse

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung eines produktionsfähigen, sicheren und dauerhaft betreibbaren internen KI-Wissensassistenten für die Mitarbeitenden der PBeaKK in Form einer Cloudleistung als Software-as-a-Service (SAAS).

Deadline

Deadline 2026-11-02

Wer?

• Postbeamtenkrankenkasse

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-09-30	Auftragsbekanntmachung
2026-10-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-09-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: KI Wissensmanagement
Referenznummer: U2-05/06/2026
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: U2-05/06/2026
Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragnehmer (AN) erbringt folgende Hauptleistungen: - Bereitstellung einer produktionsfähigen, skalierbaren und sicheren Systemarchitektur - Anbindung priorisierter Datenquellen (Wissensindex) - Qualitätssicherung - Schulung der Beschäftigten der PBeaKK

Postanschrift: Nauheimer Straße 98
Postleitzahl: 70372
Stadt: Stuttgart
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Dauer: 2 Jahre
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Auftraggeberin kann den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-02 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-11-02 12:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-11-02 12:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-10-23 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Angebotsaufforderung Ziffer II.4
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1. Eigenerklärung bzw. Bestätigung der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes des Unternehmenssitzes gemäß Vergabeunterlagen Anlage 1, Ziffer 5 2. Allgemeine Unternehmensdarstellung (u.a. Gesellschaftsform; Leistungsportfolio; Standorte; Gesamtzahl des Personals; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden) (Formlose) Eigenerklärung - max. 2 DIN A4-Seiten 3 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anlage 2 der Vergabeunterlagen. Ausgefülltes Formblatt nach Anlage 2 der Vergabeunterlagen.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 500.000 EUR für Sachschäden und 200.000 EUR für Vermögensschäden abgeschlossen wird, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (ein-schließlich Sozialdaten) umfasst. Vorlage einer bereits bestehenden aktuellen Versicherungspolice bzw. rechtsverbindliche Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung über 1. den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie 2. den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart (KI-Anwendungen), die Gegenstand der jetzigen Vergabe ist bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre Aus der Erklärung muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Jahre Umsätze in Höhe von mindestens 250.000 EUR mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen (KI-Anwendungen) erzielt hat.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem. Eigenerklärung Beschreibung des QS-Systems und ggfs. Nachweis einer Zertifizierung. Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Informationssicherheit (ISM). Eigenerklärung Beschreibung des ISMS-Systems und ggfs. Nachweis einer Zertifizierung. Bereitstellung des C5 Testats (Typ 2) nach BSI einschließlich des entsprechenden Prüfberichts.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der Erfahrungen im Bereich von KI-Anwendungen für Kranken- bzw. Sozialversicherungen Insgesamt müssen die folgenden Bereiche von den Referenzen abgedeckt werden: 1. Informationssystem auf Basis von Large Language Models (LLM) und/oder ein System mit Retrieval Augmented Generation (RAG)-Architektur 2. Erfahrung im Aufbau und Betrieb von Systemen mit Vektordatenbanken oder vergleichbaren Lösungen für semantische Suche 3. Realisierung einer Datenanbindung an ein Portal- oder Content-Management-System über eine dokumentierte Schnittstelle (API oder vergleichbar), bei der strukturierte Inhalte programmatisch ausgelesen und für einen Suchindex aufbereitet wurden. Das Zielsystem kann ein beliebiges CMS oder Portalsystem sein. 4. SSO-Integration in einem produktiven Unternehmensumfeld realisiert. 5. für eine Organisation mit mindestens 500 Mitarbeitenden entwickelt und in Betrieb genommen hat. 6. Leistungserbringung für eine Kranken- oder Sozialversicherung Nachweis von mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Entwicklung und/oder Inbetriebnahme eines KI-gestützten Informationssystem aus den letzten 3 Jahren. Die Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht werden. Die Referenzprojekte müssen in ihrer Gesamtheit die folgenden Bedingungen erfüllen: 1. Von jeder eingereichten Referenz zu erfüllen 2. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 3. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 4. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen 5. Von jeder eingereichten Referenz zu erfüllen 6. Von mindestens einer eingereichten Referenz zu erfüllen Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich die Anlage 3A "Referenzblatt" zu verwenden. Insgesamt werden maximal 4 Referenzen zur Abdeckung der Mindestanforderungen 1-6 herangezogen. Sollten mehr Referenzen eingereicht werden, sind die zu bewertenden Referenzen deutlich zu kennzeichnen. Die Bieter müssen ihrem Angebot exemplarische Rollenprofile der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter/-innen unter Angabe der Fähig- und Fertigkeiten sowie relevanter Projekterfahrung für die Rollen Projektleitung, KI Architektur / Technical Lead, und DevOps / Betrieb, beifügen. 1. Rolle Projektleitung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Leitung von IT-Projekten mit KI-Bezug; Nachweis mindestens eines abgeschlossenen Projekts in vergleichbarem Umfeld 2. Rolle KI-Architektur / Technical Lead: Mindestens 3 Jahre Erfahrung mit RAG-Systemen, LLM-Integration und Vektor-Datenbanken 3. Rolle KI-Consultant: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Umsetzung von Kundenprojekten mit KI-Anwendungen. Eigenerklärung Aus der Eigenerklärung weist der Bieter 1. min. 3 eigene Beschäftigte der Rolle Projektleitung 2. Min. 2 eigene Beschäftigte der Rolle KI-Architektur / Technical Lead 3. Min. 5 eigene Beschäftigte der Rolle KI-Consultant Es sind keine persönlichen Lebensläufe notwendig. Exemplarische Lebensläufe mit Angabe der vorhandenen Anzahl von Beschäftigten mit diesem Profil reichen aus.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Die Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft muss im Auftragsfall eine Rechtsform annehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Bewerber- bzw. Bietergemeinschaftsmitglieder für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten besteht.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Postbeamtenkrankenkasse
Nationale Registrierungsnummer: 992-80031-57
Postanschrift: Nauheimer Straße 98
Postleitzahl: 70372
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@pbeakk.de 📧
Telefon: 071134652996 📞
URL: http://www.pbeakk.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWM2H1/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWM2H1 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWM2H1 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWM2H1#
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: 022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Ziff. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-09-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 191-680648 (2026-09-30)

Auftragsbekanntmachung (2026-10-28)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-06 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-11-06 12:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-11-06 12:01:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-10-30 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-28+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

- Verlängerung Angebotsfrist - Verlängerung der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-10-28 📅
Andere zusätzliche Informationen

- Korrektur des Preisblattes - Eine unbeantwortete Bieterfrage, die noch zu klären ist

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: cf2e4e35-cc89-4cc7-be69-8417257c14d5-01
Quelle: OJS 2026/S 210-751115 (2026-10-28)

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