KLM 2026

Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf i

Bereitstellung einer SaaS-Lösung mit optionalen zusätzlichen Leistungen (Freitextbestellung, Bedarfstool, eRechnung), Betrieb des Gesamtsystems, Betriebsservice, optionale Dienstleistungsunterstützung (733 PT)

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-11-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-10-02.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-10-02 Auftragsbekanntmachung
2026-10-26 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-10-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: KLM 2026
Referenznummer: 12-26-00169
Kurze Beschreibung:
Bereitstellung einer SaaS-Lösung mit optionalen zusätzlichen Leistungen (Freitextbestellung, Bedarfstool, eRechnung), Betrieb des Gesamtsystems, Betriebsservice, optionale Dienstleistungsunterstützung (733 PT)
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Während des Leistungszeitraums sind folgende Leistungen vom AN zu erbringen: Nicht-optional: - zeitlich befristeter Zugang zur SaaS-Lösung über ein webbasiertes Portal oder Client inkl. Betrieb/Betriebsservices und fachlicher Support auf Basis von 300 Lieferanten - - Bereitstellung/Anpassung der SaaS-Lösung Zur Darstellung der fachlichen Anforderungen und Prozesse muss die SaaS-Lösung folgende Funktionalitäten abbilden: • Katalogmanagement für Lieferanten • Katalogmanagement für die BA • Suchfunktion und Multilieferantenkatalog inklusive Produktkonfigurator Light • Dokumentaustausch am Lieferantenmarktplatz (Transaktionsplattform) für - Bestellungen - Lieferbestätigungen (Lieferavis) Nachfolgende Leistungen sind durch den AN in den hier genannten Phasen ab Zuschlagserteilung zu erbringen: • Erstellungs-/Anpassungsphase • Testphase • Integrationsphase • Abnahmephase • Regelbetriebsphase Ein verbindlicher Terminplan wird zwischen BA und AN unverzüglich nach Zuschlagserteilung schriftlich vereinbart. Optional: - Betrieb & Betriebsservice inkl. fachlicher Support je 50 weitere Lieferanten - Betrieb & Betriebsservice inkl. fachlicher Support für Produktkonfigurator - Betrieb & Betriebsservice inkl. fachlicher Support für eRechnung auf Basis 300 Lieferanten - Betrieb & Betriebsservice inkl. fachlicher Support eRechnung je 50 weitere Lieferanten - Dienstleistungskontingent Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung.
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Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Um Umweltbelastungen zu reduzieren umweltfreundlicher Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und /oder die Markteinführung innovativer umweltfreundlicher Produkte gezielt zu unterstützen, beschafft die BA energieeffiziente Produkte und Dienstleistungen. Siehe auch Kapitel 1.3 und 3.1.11 der LB.
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Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
Postleitzahl: 90478
Stadt: Nürnberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 119 Monate
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Der Vertrag und Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach einem Zeitraum von acht Jahren des Regelbetriebes (Betrieb, Betriebsservice), der mit dem Tag nach der Abnahme beginnt, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sollte für die erforderliche Implementierung (vgl. hierzu LB 4.3 und die LV Gruppe 1-3 bzgl. Zeitrahmen vor und nach Abnahme der Leistungen) ein längerer Zeitaufwand erforderlich sein, endet der Vertrag jedoch spätestens zum 31.12.2036. Ab dem fünften Leistungsjahr des Regelbetriebes besteht eine jährliche Kündigungsoption für die BA zum Ende des jeweiligen Leistungsjahres des Regelbetriebes unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 3 Monaten. Es besteht seitens der BA keine Abrufverpflichtung für optionalen Unterstützungsleistungen.
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Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-02 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-11-02 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 86 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
Die angestrebte Vertragslaufzeit begründet sich in technischen, fachlichen und organisatorisch komplexen Anpassungsaufwand, der mit dem Betrieb der Systemgesamtlösung bei einem externen Auf-tragnehmer einhergeht. Technischer Aufwand entsteht in hohem Maße bei Anbindung einer externen Lösung an eine umfangreiche Systemlandschaft, da SAP SRM in ERP integriert ist. Insbesondere technisch aufwendige Schnittstellenanpassungen unter Einhaltung hoher BA-Sicherheitsstandards und notwendige Prozessabläufe erhöhen den bestehenden Aufwand zusätzlich. Des Weiteren gilt es, verschiedene Module entsprechend der komplexen fachlich-funktionalen Anforderungen der BA anzupassen und diese sowohl auf BA-Seite, als auch auf Seite der angebundenen Lieferanten fachlich und technisch zu integrieren. Dies führt darüber hinaus zu einem umfangreichen organisatorischen Aufwand, da für alle Beteiligten ein vollständiger Wechsel der Systemlösung erfor-derlich ist. Hinzu kommt, dass die zu beschaffende SaaS-Gesamtlösung aufgrund ihrer Datenbasis ein strategisches Instrument für die Steuerung des Einkaufs der BA darstellt. Dafür ist eine langfris-tige Auslegung zwingend erforderlich.
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Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-11-02 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß § 56 VgV.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bestätigung über das Vorliegen der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit und über die Sicherstellung in diesem Beschaffungsverfahren durch die nachfolgenden Anforderungen /Angaben /Unterlagen; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A 1.1.1.5). Bitte bestätigen Sie, dass Sie ein Umwelt- oder Energiemanagementsystem einsetzen und dieses durch eine Zertifizierung nachgewiesen werden kann (z. B. EMAS, ISO-14051). (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A1.1.1.5)
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Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bestätigung über das Vorliegen der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit und über die Sicherstellung in diesem Beschaffungsverfahren durch die nachfolgenden Anforderungen /Angaben /Unterlagen; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A 1.1.1.6). Bitte bestätigen Sie, dass Sie über ein Sicherheitskonzept und ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) einschließlich eines Notfall-Managements gemäß ISO 27001 verfügen.. (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A1.1.1.6)
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Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Vorhandensein ausreichender Berufserfahrung; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Fragebogen zur Eignungsprüfung: Kriterium A1.1.1.2) sowie durch Eigenerklärung und Vorlage von zwei geeigneten Referenzen (B1.1.1.7 und B1.1.1.8 Fragebogen zur Eignungsprüfung sowie Anlage E.2). Erwartet werden zwei mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte. Referenzen von Bietergemeinschaften und Generalunternehmen/Subunternehmen/Eignungsleihe werden ebenfalls berücksichtigt. Die Referenzen müssen die u.s. Mindestanforderung an den Leistungszeitraum /-dauer innerhalb der letzten zwei Jahre (bis einschließlich zum Veröffentlichungsdatum dieses Vergabeverfahrens auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes) erfüllen. Erwartet werden Projekte mit einer Laufzeit von mindestens zwölf Monaten. Das Ende der genannten Referenz darf nicht länger als 24 Zeitmonate zurückliegen. Die Referenz muss noch nicht beendet sein, jedoch bereits mindestens seit 12 Zeitmonaten, gerechnet ab dem Veröffentlichungsdatum dieses Vergabeverfahrens, laufen. Mindestanforderungen und Mindestangaben: * Laufzeit (>= 12 Monate) * Aktualität (<= 2 Jahre) * Volumen (>= 300 T€) * Vergleichbarkeit der technischen und fachlichen Umgebung: - mind. Werkleistung Customizing und Implementierung einer SaaS-Lösung, Dienstleistung Betrieb und Betriebsservice Zusatzleistungen: * Vergleichbarkeit der technischen und fachlichen Umgebung: - Umfeld für den Multilieferantenkatalog - Umfeld für die Transaktionsplattform Es soll Bezug auf die Bereitstellung einer marktüblichen Standardsoftware, das Customizing inkl. der funktionsfähigen Implementierung, Unterstützung bei der Integration dieser Software in die IT-Umgebung des Kunden sowie die Weiterentwicklung und Betriebsservice in den Folgejahren genommen werden. Die Referenzen müssen sich auf den Ausschreibungsgegenstand beziehen. Referenzen im Rahmen eines reinen Dienstleistungsvertrages, eines Dienstleistungsrahmenvertrages werden nicht gewertet. Bei den geforderten zwei Referenzen darf maximal eine Referenz der Bundesagentur für Arbeit angegeben werden. HINWEIS: Bei der Eignung müssen über alle Kriterien hinweg insgesamt 1.300 von maximal 2.000 erreichbaren Eignungskriterien erreicht werden, sonst führt dies zum Ausschluss wegen unzureichender Eignung.
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Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bestätigung über das Vorliegen der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit und über die Sicherstellung in diesem Beschaffungsverfahren durch die nachfolgenden Anforderungen /Angaben /Unterlagen; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A 1.1.1.2). Bitte geben Sie die durchschnittliche Gesamtanzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei Jahren (2023, 2024 und 2025) an. Bei Bietergemeinschaften und Generalunternehmen/ Subunternehmen werden die Mitarbeitendenzahlen addiert. (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium B1.1.1.4) Bitte beachten Sie, dass die Zahlen der Mitarbeitenden getrennt auszuweisen sind, sofern diese im Zuge der Eignungsleihe einbezogen werden sollen. Ebenso verhält es sich mit den Zahlen der Mitarbeitenden der Unternehmen der Bietergemeinschaft oder des Generalunternehmens bzw. der geplanten Subunternehmens. HINWEIS: Bei der Eignung müssen über alle Kriterien hinweg insgesamt 1.300 von maximal 2.000 erreichbaren Eignungskriterien erreicht werden, sonst führt dies zum Ausschluss wegen unzureichender Eignung.
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Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bestätigung über das Vorliegen der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und über die Sicherstellung in diesem Beschaffungsverfahren durch die nachfolgenden Anforderungen /Angaben /Unterlagen; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium A 1.1.1.1). Bitte geben Sie die Höhe des Netto-Jahresumsatzes in den letzten drei Jahren (2023, 2024 und 2025) im Bereich des Ausschreibungsgegenstandes nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie durch Angabe (Fragebogen zur Eignungsprüfung; Kriterium B 1.1.1.3). an. Bei Bietergemeinschaften und Generalunternehmen/Subunternehmen werden die Umsätze addiert. Bitte beachten Sie, dass die Umsätze getrennt auszuweisen sind, sofern diese im Zuge der Eignungsleihe einbezogen werden sollen. Ebenso verhält es sich mit den Umsätzen der Unternehmen der Bietergemeinschaft oder des Generalunternehmers bzw. der geplanten Subunternehmer. HINWEIS: Bei der Eignung müssen über alle Kriterien hinweg insgesamt 1.300 von maximal 2.000 erreichbaren Eignungskriterien erreicht werden, sonst führt dies zum Ausschluss wegen unzureichender Eignung.
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: C.1: Erklärung zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Vordrucke D.7 und D.8 (Erklärung zwingende und fakultative Ausschlussgründe): Eigenerklärungen des Bieters/des bevollmächtigten Mitglieds der Bietergemeinschaft (BG) zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, Insolvenz, anderen schweren beruflichen Verfehlungen, wettbewerbsverzerrenden Verhaltensweisen, Interessenkonflikt aus Beratungstätigkeiten, Auskünften und Informationen. Bei Bildung von Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaften ist hinsichtlich des Nichtvorlie-gens von zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) auf alle Teilnehmer der Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaft abzustellen. Bei Bildung von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften müssen die Erklärungen für alle Teilnehmer der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft abgegeben werden. Sollte bei einem Teilnehmer oder mehreren Teilnehmern der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft ein einschlägiger Ausschlusstatbestand vorliegen, ist dessen Name bzw. sind deren Namen auf der gesondert beizufügenden Anlage zu vermerken und zu erläutern, warum dennoch eine Teilnahme an dem gegenständlichen Vergabeverfahren möglich sein soll. Vordruck D.6 (Erklärung Eignungsleihe) und Vordruck D.2 (Erklärung Unterauftrag): Angabe der Teile des Auftrags mit Absicht der Unterbeauftragung/Eignungsleihe und Benennung der bereits feststehenden Unterauftragnehmer. Bestätigung, dass im Hinblick auf die angegebenen Unternehmen keine Ausschlusstatbestände im Sinne der in den Vordrucken D.7 und D.8 angegebenen Tatbestände vorliegen bzw. dass die Vergabestelle entsprechend informiert wird, wenn derartige Ausschlussgründe vorliegen und die entsprechenden Nachweise (z.B. Verpflichtungserklärungen) beigefügt sind oder spätestens nach entsprechender Aufforderung vor Zuschlagser-teilung eingereicht werden. Vordruck D.0 (Angebotsschreiben): Bei Aufträgen ab einer Höhe von 50.000 € ohne Mwst. fordert die Vergabestelle für den Bieter/jedes Mitglied einer BG, der/die den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) an. Dafür sind mit dem Vordruck D.0 die benötigten Angaben zu übermitteln. Vordruck Eigenerklärung Russland (Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen aufgrund der Sanktionen gegen Russland): Es ist in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der jeweils gültigen Fassung verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen: a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln, auch solche, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Sinne der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe in Anspruch genommen werden.
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Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Nationale Registrierungsnummer: DE811458858
Postanschrift: Regensburger Str. 104
Postleitzahl: 90478
Postort: Nürnberg
Region: Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: service-haus.einkauf-informationstechnik@arbeitsagentur.de 📧
Telefon: +49 911-179-9762 📞
Fax: +49 911-179-908051 📠
URL: http://www.arbeitsagentur.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=896348 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=896348 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: http://www.evergabe-online.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 228 9499-0 📞
Fax: +49 228-9499-163 📠
URL: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-02+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 192-682357 (2026-10-02)
Auftragsbekanntmachung (2026-10-26)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-09 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-11-09 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 79 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-11-09 12:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-26+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 6770a9fc-8f9d-4fa2-9d8a-fb90f1cfe325-01
Quelle: OJS 2026/S 208-744435 (2026-10-26)
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