Managed Print Service

Landkreis Diepholz

Der Landkreis Diepholz plant, den Betrieb der Drucker und Multifunktionsgeräte im Rahmen einer Miete der Geräte und Softwarelösungen in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-05.

Wer?

• Landkreis Diepholz

Wie?

• Peripheriegeräte › Drucker und Plotter

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-01-05	Auftragsbekanntmachung
2026-01-30	Auftragsbekanntmachung
2026-02-03	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-01-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Managed Print Service
Referenznummer: FD 11 - 108100/2025-05
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Drucker und Plotter 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 400 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: FD 11 - 108100/2025-05
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Folgende Leistungen sind Teil des Gesamtsystems: a) Lieferung, Bereitstellung und Konfiguration von Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten für den Druck-, Kopier-, Fax- und Scan-Bedarf als Monochrom- und Farbgeräte gem. angefragter Mindestanforderungen, Optionen und Vorgaben des AG b) Bereitstellung, Installation, Konfiguration und Pflege der in der Ausschreibung spezifizierten Softwarekomponenten. Für die Geräte hat der AN die zum Betrieb im Netzwerk erforderliche Software inkl. jeglicher Lizenzen, die für den vertraglichen Gebrauch der Geräte erforderlich sind, bereitzustellen. Software muss teilweise auf mehreren verschiedenen Servern installiert werden. c) Einweisung der IT Administration in die Konfiguration und Funktion der gelieferten Geräte und Software d) Erstellung von anwenderorientierten Kurzanleitungen zur Nutzung der Geräte e) Schulung der Anwender während Rollout f) Realisierung eines Betriebsmodells gemäß Anforderungen an den Standorten des AG g) Installation und Konfiguration von Neugeräten gemäß Abnahmeprotokoll h) Automatisierte Lieferung von Verbrauchsmaterial i) Reparatur-, Wartungs- und Supportservices für Hard- und Software gemäß Anforderung j) Im Fall von durch neuere Firmware zu behebende Sicherheitslücken erfolgt der Upgrade der Geräte durch den AN nach Beauftragung durch den AG. k) Kostentransparenz über ein einfaches und klar strukturiertes Abrechnungsmodell l) Abbau, Löschung und Abholung der Geräte nach Vertragsende, bei Gerätetausch aufgrund nicht möglicher Reparatur oder Zurückgabe innerhalb der Vertragslaufzeit

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Bewertung der Energieeffizienz anhand der TEC-Wert.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Im gesamten Landkreis Diepholz.
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer: 60 Monate
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Vertrag verlängert sich nicht automatisch. Der AG kann jedoch von einer optionalen Verlängerung um weitere 12 Monate Gebrauch machen. Er muss dies spätestens 3 Monate vor dem Ende der Laufzeit schriftlich erklären.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens: Siehe Dokument Vergabebedingungen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-10 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-10 12:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 4 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-02-10 12:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-04 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: siehe Vergabedingung
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausgefüllte Anlage C.03 Referenzen: Angaben zu realisierten Referenzprojekten, aus den seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 36 Monaten, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabe-unterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung und Installation von min. 100 Systemen o Lieferung und Betrieb von Geräten in Schulen o Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis o Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / Authentifizierung / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch hersteller-zertifiziertes Technikpersonal Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eignung der eingesetzten Servicetechniker, zu belegen durch eine Eigenerklärung über den entsprechenden Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller oder durch eine Herstellerzertifizierung.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter verfügt über folgende Zertifizierung in mindestens seinen Geschäftsbereichen, die den Vertrieb von Druckern und Multifunktionsgeräten umfassen: ISO 9001 Qualitätsmanagement ISO 27001 Datensicherheit

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Kopie des Versicherungsscheins einer bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der Deckungssummen. Gefordert wird eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für jeden einzelnen Schadensfall von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden. So-fern eine entsprechende Versicherung noch nicht besteht, ist der Nachweis auch durch Vorlage einer Erklärung/Bestätigung der Versicherung möglich, dass unmittelbar nach Zuschlagserteilung ein Abschluss einer entsprechenden Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung oder die entsprechende Anpassung der Versicherungsdeckungssummen einer bereits bestehenden Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für die Vertragsdauer vorgenommen wird. In diesem Fall ist der Abschluss / die Anpassung nach Zuschlagserteilung dem Auftraggeber unaufgefordert nachzuweisen.

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: gemäß Formblatt 124 LD

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landkreis Diepholz
Nationale Registrierungsnummer: 03251-0-53
Postanschrift: Niedersachsenstraße 2
Postleitzahl: 49356
Postort: Diepholz
Region: Diepholz 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Innere Dienste
E-Mail: ardit.lleshi@diepholz.de 📧
Telefon: 054419761620 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY7R9H4/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY7R9H4 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY7R9H4 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXQ6YY7R9H4#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Bauen und Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 003-003420 (2026-01-05)

Auftragsbekanntmachung (2026-01-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 400 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-16 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-16 12:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-02-16 12:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-30+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Angebotsfrist vom 10.02.2026 auf den 16.02.2026 verlängert. Anlage A.3 - Punkt 25 -für MFG-C2 wurde von 240 auf 200 reduziert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-01-28 📅
Andere zusätzliche Informationen

Für die Geräteklasse MFG-C2 wurde in mehreren Bieterfragen eine Reduzierung der Scan-Geschwindigkeit verlangt. Nach erneuter Prüfung konnten wir dem stattgeben, damit wurden die Vergabeunterlagen geändert und eine angemessene Fristverlängerung wurde nötig.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 7edf13b1-c2c1-4177-8c37-74d72b90cd91-01
Quelle: OJS 2026/S 022-072878 (2026-01-30)

Auftragsbekanntmachung (2026-02-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 400 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-09 12:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-03-09 12:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-03+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Angebotsfrist vom 16.02.2026 auf den 09.03.2026 verlängert. Anlage Bieterfragen Anonymisiert 260202 wurde nachträglich beigefügt.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-02-02 📅
Andere zusätzliche Informationen

Aufgrund interner Schwierigkeiten wurden im Rahmen dieses Verfahrens die Antworten auf Bieterfragen nicht an alle Bieter gleichermaßen übermittelt. Die Vergabestelle hat daher eine vollständige Übersicht aller Bieterfragen einschließlich der zugehörigen Antworten in Tabellenform zur Verfügung gestellt und diese in den Vergabeunterlagen zum Download bereitgestellt.

Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 4a9ffd62-b46e-4e89-b1b3-c1e4912006eb-01
Quelle: OJS 2026/S 024-080033 (2026-02-03)

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