Miete von Kopier- und Drucksystemen mit Full-Service

Kurze Beschreibung

Der Landkreis Mainz-Bingen beabsichtigt, die Verwaltungsbereiche (Los 1) und Schulen (Los 2) mit multifunktionalen Systemen einschließlich der erforderlichen Software auszustatten. In einem weiteren Los werden die Systeme der Hausdruckerei ausgestattet (Los 3). Alle neuen Systeme sollen im Rahmen eines Gesamtvertrags mit dem Landkreis Mainz-Bingen im jeweiligen Los einschließlich Service betrieben werden.
Kalkulatorisch wird von einer Mindestnutzungsdauer von 60 Monaten für alle Geräte ausgegangen, die sich bis auf eine theoretische Maximalnutzungsdauer von 72 Monaten erweitern kann (60 + 12 Monate).
Es wird von einem Bedarf in Höhe von rund 604 Einzelplatzdruckern, rund 114 Etagen Multifunktionsgeräten ausgegangen, von denen jeweils ein Teil für den Schwarzweißdruck und ein Teil für den Farbdruck ausgelegt sein sollen. Das erwartete Druck- und Kopiervolumen wird mit rund 10,3 Mio. Seiten Schwarzweiß und 4,3 Mio. Seiten Farbe pro Jahr angenommen, basierend auf den Erfahrungswerten der letzten Jahre bei vergleichbarer Ausstattung. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung kann es zur vorzeitigen Rückgabe von Geräten kommen. Der Auftraggeber ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit einzelne Drucksysteme vorzeitig außer Betrieb zu nehmen und an den Auftragnehmer zurückzugeben. Die vorzeitige Rückgabe ist insgesamt begrenzt auf maximal 10 % der ursprünglich beauftragten und installierten Geräteanzahl, ausschließlich bezogen auf Arbeitsplatzdrucker A4 S/W. Eine Rückgabe ist frühestens nach Ablauf von 24 Monaten Vertragslaufzeit zulässig. Der Mietpreis für diese Geräte entfällt ab dem Zeitpunkt der Rückgabe.

Beschreibung der Beschaffung

Los 1: Neuausstattung der Verwaltungsbereiche mit Kopier- und Drucksystemen mit Full-Service einschließlich der erforderlichen Software mit
Hauptsitz in Ingelheim sowie Außenstellen in Mainz, Bingen und Oppenheim.
Los 2: Neuausstattung der Schulen im Kreisgebiet des Landkreises Mainz-Bingen mit Kopier- und Drucksystemen mit Full-Service einschließlich
der erforderlichen Software.
Los 3: Neuaustattung der Hausdruckerei im Dienstgebäude I in Ingelheim mit Kopiergeräten mit Full-Service einschließlich der erforderlichen
Software.
Die angestrebte Regelnutzungsdauer aller Geräte beträgt 60 Monate mit der einmaligen Option der Verlängerung um 12 Monate.
Kalkulatorisch wird von einer Mindestnutzungsdauer von 60 Monaten für alle Geräte ausgegangen, die sich bis auf eine theoretische Maximalnutzungsdauer von 72 Monaten erweitern kann (60 + 12 Monate).
Es wird von einem Bedarf in Höhe von rund 604 Einzelplatzdruckern sowie rund 114 Etagen Multifunktionsgeräten ausgegangen, von denen jeweils ein Teil für den Schwarzweißdruck und ein Teil für den Farbdruck ausgelegt sein sollen. Das erwartete Druck- und Kopiervolumen wird mit rund 10,3 Mio. Seiten Schwarzweiß und 4,3 Mio. Seiten Farbe pro Jahr angenommen, basierend auf den Erfahrungswerten der letzten Jahre bei vergleichbarer Ausstattung. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung kann es zur vorzeitigen Rückgabe von Geräten kommen. Der Auftraggeber ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit einzelne Drucksysteme vorzeitig außer Betrieb zu nehmen und an den Auftragnehmer zurückzugeben. Die vorzeitige Rückgabe ist insgesamt begrenzt auf maximal 10 % der ursprünglich beauftragten und installierten Geräteanzahl, ausschließlich bezogen auf Arbeitsplatzdrucker A4 S/W. Eine Rückgabe ist frühestens nach Ablauf von 24 Monaten Vertragslaufzeit zulässig. Der Mietpreis für diese Geräte entfällt ab dem Zeitpunkt der Rückgabe.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag hat eine Vertragsdauer von 60 Monaten, voraussichtlich beginnend am 01.08.2026 (bis 31.07.2031). Dabei besteht für den Auftraggeber einmal die Option, den Vertrag um ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet spätestens nach 72 Monaten, mithin am 31.07.2032.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Soweit keine abweichende Regelung getroffen ist, werden Eigenerklärunen als ausreichend angesehen. Als vorläufiger Nachweis der Eignung für die vergebene Leistung kann mit dem Angebot eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) abgegeben werden. Eigenerklärungen und
Eignungsnachweise die durch Präqualifizierung geführt werden, sind zugelassen. Die durch Präqualifizeriung geführten Eigenerklärungen und Eignungsnachweise müssen die gestellten auftragsbezogenen Mindestanforderungen nachweisen.
- Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB,
- Selbstreinigungsmaßnahmen i.S.d. § 125 GWB (§ 125 GWB abzugeben, sofern einschlägig).
- Bietergemeinschaftserklärung (§ 43 VgV).
- Eigenerklärung zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung gem. den in den Mindestanforderungen genannten Spezifikationen. Bei
Bietergemeinschaften ist der Versicherungsschutz für die jeweiligen Mitglieder der Gemeinschaft nachzuweisen oder in Form einer Projekt-
versicherung.
- Eigenerklärung Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe),
- Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe (sofern einschlägig). Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für wirtschaftliche und finanzielle
Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die
Auftragsausführung entsprechend des Umfangs der Eignungsleihe haften.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
- mindestens 2 Mio. EUR je Verstoß bei Personenschäden sowie
- mindestens 1 Mio. je Verstoß für sonstige Schäden (Sachschäden und Vermögensschäden)
Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres muss mindestens das Doppelte dieser Deckungssumme betragen.
Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft ausreichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen wird (§ 45 Abs. 2 VgV). Der Auftraggeber bittet, von einer Einreichung einer Versicherungspolice/Versicherungsschein abzusehen.
- Wesentliche Referenzen Nachweis: Geeignete Referenenzen des Bieters über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der
in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit folgenden Angaben:
- Bezeichnung des Prjektes,
Projektlaufzeit mit Datum des Abschlusses (falls schon abgeschlossen),
- Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon des Referenzgebers,
- Erläuterungen zum Projekt
- Projektgröße (Auftragswert)
- Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehme unter Umstände als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV): Auf
gesonderte Anforderung durch den Auftraggeber ist der Nachunternehmer/die Nachunternehmen namentlich zu benennen. Diese werden auf
das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sowie auf ihre Eignung geprüft. Hierbei sind auf gesonderte Anforderungen für die Nachunter-
nehmen folgende Eigenerklärungen einzureichen:
- Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
- Betriebshaftpflichtversicherung.
- Referenzen, für den Bereich der der als Nachunternehmer übernommen wird.
Die für die Bieter geltenden Mindestanforderungen gelten für die Nachunternehmer nicht.
Ein Bieter kann sich (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindung.
Die Vergabestelle behält sich vor, weitere Erklärungen oder Nachweise zur Eignung anzufordern.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der in Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Einigung der Mitteilung des Auftraggebers, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB.