Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten

Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz

Es besteht ein Bedarf an verschiedenen Leistungen, welche in Form eines Pflegevertrags, eines Servicevertrags und einer Rahmenvereinbarung ausgeschriebenen werden. Das BfJ arbeitet, bedingt durch die einzelnen Fachverfahren zum Elektronischen Handels- und Genossenschaftsregister (EHUG), den elektronischen Strafachrichtenaustausch (ESTA) sowie den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOMEA, mit der Scan-Standardsoftware Kofax. Kofax wird für die Erstellung von elektronischen Dokumenten aus dem papiergebundenen Posteingang von EHUG und der Justizbeitreibung benötigt. Das BfJ beabsichtigt, die Software weiter zu verwenden, wodurch zur kontinuierlichen Pflege ab dem 1. Januar 2027 ein neuer Pflegevertrag benötigt wird. Hierzu soll ein EVB-IT Pflegevertrag geschlossen werden. Zur Anbindung an das EHUG-Fachverfahren wurde ein Konnektor entwickelt. Auch diese Schnittstelle (Individualsoftware) muss ab dem 1. Januar 2027 unter Pflege gestellt werden. Diese wird in einem EVB-IT Servicevertrag abgeschlossen. Die zentrale Scanstelle des BfJ wurde nach Vorgaben der TR-RESISCAN ertüchtigt. Um die Vorgaben der TR-RESISCAN technisch umzusetzen, wurden an Kofax Anpassungen und Erweiterungen durch den derzeitigen Dienstleister vorgenommen. Das Scangut durchläuft im Scanprozess die Kofax-eigenen Module Scannen, PDFGenerator und Export. Des Weiteren durchlaufen sie Module des derzeitigen Dienstleisters (Kofax Capture Custom Module). Die Pflege der Kofax Capture Custom Module ist ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung und wird ebenso ab dem 1. Januar 2027 benötigt. Diese drei Leistungsbestandteile sollen jeweils durch eine jährliche Pauschale erbracht und abgerechnet werden. Zudem besteht seitens des BfJ ein Bedarf für Erstellungs-, Entwicklungs- und sonstige Dienstleistungen. Hierzu wird eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Für die bestehende EHUG-Schnittstelle sowie für ggf. weitere neue Fachverfahren sollen Entwicklungs- bzw. Weiterentwicklungsleistungen beauftragt werden. Für die Anbindung neuer Fachverfahren müssen ggf. Konfigurations- und Entwicklungsleistungen erbracht werden. Sonstige Dienstleistungen können u.a. als Beratungsleitungen, Workshop und/oder als Betriebsunterstützung z.B. für Installations-/Konfigurationsarbeiten oder Entwicklungsarbeiten vor Ort beim Auftragnehmer, in Form telefonischer Beratung und/oder als Remote-Unterstützung abgerufen werden. Eine nähere Beschreibung der Leistung ist der Leistungsbeschreibung (LB) zu entnehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-11-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-10-01.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-10-01 Auftragsbekanntmachung
2026-10-06 Auftragsbekanntmachung
2026-10-07 Auftragsbekanntmachung
2026-10-26 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-10-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten
Referenznummer: 2025 0000 5942
Kurze Beschreibung:
Es besteht ein Bedarf an verschiedenen Leistungen, welche in Form eines Pflegevertrags, eines Servicevertrags und einer Rahmenvereinbarung ausgeschriebenen werden. Das BfJ arbeitet, bedingt durch die einzelnen Fachverfahren zum Elektronischen Handels- und Genossenschaftsregister (EHUG), den elektronischen Strafachrichtenaustausch (ESTA) sowie den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOMEA, mit der Scan-Standardsoftware Kofax. Kofax wird für die Erstellung von elektronischen Dokumenten aus dem papiergebundenen Posteingang von EHUG und der Justizbeitreibung benötigt. Das BfJ beabsichtigt, die Software weiter zu verwenden, wodurch zur kontinuierlichen Pflege ab dem 1. Januar 2027 ein neuer Pflegevertrag benötigt wird. Hierzu soll ein EVB-IT Pflegevertrag geschlossen werden. Zur Anbindung an das EHUG-Fachverfahren wurde ein Konnektor entwickelt. Auch diese Schnittstelle (Individualsoftware) muss ab dem 1. Januar 2027 unter Pflege gestellt werden. Diese wird in einem EVB-IT Servicevertrag abgeschlossen. Die zentrale Scanstelle des BfJ wurde nach Vorgaben der TR-RESISCAN ertüchtigt. Um die Vorgaben der TR-RESISCAN technisch umzusetzen, wurden an Kofax Anpassungen und Erweiterungen durch den derzeitigen Dienstleister vorgenommen. Das Scangut durchläuft im Scanprozess die Kofax-eigenen Module Scannen, PDFGenerator und Export. Des Weiteren durchlaufen sie Module des derzeitigen Dienstleisters (Kofax Capture Custom Module). Die Pflege der Kofax Capture Custom Module ist ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung und wird ebenso ab dem 1. Januar 2027 benötigt. Diese drei Leistungsbestandteile sollen jeweils durch eine jährliche Pauschale erbracht und abgerechnet werden. Zudem besteht seitens des BfJ ein Bedarf für Erstellungs-, Entwicklungs- und sonstige Dienstleistungen. Hierzu wird eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Für die bestehende EHUG-Schnittstelle sowie für ggf. weitere neue Fachverfahren sollen Entwicklungs- bzw. Weiterentwicklungsleistungen beauftragt werden. Für die Anbindung neuer Fachverfahren müssen ggf. Konfigurations- und Entwicklungsleistungen erbracht werden. Sonstige Dienstleistungen können u.a. als Beratungsleitungen, Workshop und/oder als Betriebsunterstützung z.B. für Installations-/Konfigurationsarbeiten oder Entwicklungsarbeiten vor Ort beim Auftragnehmer, in Form telefonischer Beratung und/oder als Remote-Unterstützung abgerufen werden. Eine nähere Beschreibung der Leistung ist der Leistungsbeschreibung (LB) zu entnehmen.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzliche Art des Auftrags: Lieferleistungen
Beschreibung
Interne Kennung: 2025 0000 5942
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:
#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Postleitzahl: 53113
Stadt: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2027-01-01 📅
Datum des Endes: 2030-12-31 📅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-03 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 41 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Es wird um Referenzangabe gebeten (mindestens zwei geeignete Referenz über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge Erstellung von elektronischen Dokumenten aus dem papiergebundenen Posteingang) innerhalb der letzten drei Kalenderjahre). Die Referenz muss folgende Mindestanforderungen erfüllen: - Durchführungszeitraum: Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten drei Jahre vor dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe erfolgt sein. - Vertragslaufzeit: Es muss eine Vertragsdauer (oder die Summe mehrerer Einzelbeauftragungen für denselben Referenzauftraggeber) von mindestens drei Jahren nachweisbar sein. - Auftragswert: Der Gesamtauftragswert (netto) muss sich auf mindestens 500.000,00 Euro belaufen.
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Eignungskriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Kofax-Platinum-Partnerstatus für die Erbringung der Leistungen wird der Kofax-Platinum-Partnerstatus (oder ein höherer Status des Herstellers) zwingend benötigt. Ein Nachweis zur Bestätigung des Status wird vor Zuschlagserteilung vom Auftraggeber angefordert.
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Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Mindestjahresumsatz i. H. v. 540.000,00 €, der auf Datenbereinigung insgesamt entfällt, die den ausgeschriebenen entsprechen nachzuweisen durch Eigenerklärung.
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Absatz 4 Nummer 2 VgV mit den folgenden Mindestdeckungssummen: - mindestens 500.000,00 EUR pro Schadensfall für Sachschäden, - mindestens 500.000,00 EUR pro Schadensfall für Vermögensschäden und - mindestens 500.000,00 EUR pro Schadensfall aus Verletzung des Datenschutzrechts.
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Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Mitarbeitende mit Erfahrungen im Bereich der ausgeschrieben Leistungen, nachzuweisen durch die Abfrage zur Qualifikation und Erfahrung der Fachkräfte
Ausschlussgrund:
Betrug
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
+ 11 weitere
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Gemäß den Bestimmungen der §§ 123, 124 und 125 des GWB können die in dem Dokument - Anlage 5 zu den Bewerbungsbedingungen - Eigenerklärung des Bieters zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 und 125 GWB - aufgeführten Kriterien zu einem Ausschluss führen und müssen daher vom Bieter bestätigt werden. Dies betrifft folgende Ausschlusskriterien: -Der Bieter bestätigt, dass er keine rechtskräftigen Verurteilungen oder rechtskräftigen Festsetzungen einer Geldbuße nach § 30 OWiG in den letzten 5 Jahren (maßgeblich ist das Datum der Rechtskraft) gemäß §§ 123 GWB vorzuweisen hat. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist. - Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt wurde. – Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren eröffnet wurde. - Der Bieter bestätigt, dass kein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren Verfahrens mangels Masse abgelehnt wurde. - Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde, und es ist nicht erforderlich, diesen vorzulegen. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen seine Tätigkeit nicht eingestellt hat. - Der Bieter bestätigt, dass bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial oder arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen wurde. - Der Bieter bestätigt, dass er nicht gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 2 bis 5, §§ 10 bis 11 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, gemäß § 404 Abs. 1 oder 2 Nr. 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch, gemäß §§ 15, 15a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1c, 1d, 1f oder 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, gemäß § 266a Abs. 1 bis 4 des Strafgesetzbuches, gemäß § 23 Abs. 1 Nr. 1 bis 9 und 11, Abs. 2 des Arbeitnehmerentsendegesetzes oder gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 1 bis 8, 10 und 11, Abs. 2 des Mindestlohngesetzes mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500,00 Euro oder gemäß § 24 Abs. 1 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von mindestens 150.000,00 Euro, gemäß § 24 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist einer Geldbuße von wenigstens 1.500.000,00 Euro, gemäß § 24 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.000.000,00 Euro oder gemäß § 24 Abs. 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 0,35 Prozent des durchschnittlichen Jahresumsatzes bestraft worden ist. - Der Bieter bestätigt, dass weder sein Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten seinem Unter-nehmen zuzurechnen ist, im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen keine Vereinbarungen mit einem anderen Unter-nehmen getroffen hat oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder erwirken sollen. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen sich nicht in einer Situation befindet, in der ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht. Ein solcher Konflikt, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person beeinträchtigen könnte und nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen wirksam beseitigt werden kann, liegt nicht vor. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen nicht bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, was zu einer Wettbewerbsverzerrung geführt hätte. Eine solche Wettbewerbsverzerrung, die nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann, liegt nicht vor. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen keine wesentliche Anforderung bei der Durchführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangel-haft erfüllt hat. Es kam weder zu einer vorzeitigen Beendigung, Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge. Hinweis (vgl. § 126 GWB): Wenn ein Unternehmen, bei dem ein Ausschlussgrund vorliegt, keine oder keine ausreichenden Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen hat, darf es gem. § 126 GWB: 1. bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes nach § 123 GWB höchstens fünf Jahre ab dem Tag der rechtskräftigen Verurteilung von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, 2. bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes nach § 124 GWB höchstens drei Jahre ab dem betreffenden Ereignis von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
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Aus technischen Gründen ist es erforderlich, die detaillierte Beschreibung der Ausschlusskriterien wie im Rahmen des ersten Kriteriums - Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung - ebenfalls an dieser Stelle näher zu erläutern. Um Redundanz zu vermeiden, wurde lediglich darauf verwiesen.
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Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz
Nationale Registrierungsnummer: 991-18383-39
Postanschrift: Adenauerallee 99-103
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibungen@bfj.bund.de 📧
Telefon: 000 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=883884 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=883884 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Wie: Name und Adressen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-06+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 193-686402 (2026-10-01)
Auftragsbekanntmachung (2026-10-06)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-06 10:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 46 Tage

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5d198a1c-d931-4d52-8c83-14df3700886a-02
Quelle: OJS 2026/S 194-689755 (2026-10-06)
Auftragsbekanntmachung (2026-10-07)
Verfahren
Administrative Informationen
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45 Tage

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-07+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: cb2801e8-828a-4c9a-bd6b-6f005c59435e-01
Quelle: OJS 2026/S 195-695694 (2026-10-07)
Auftragsbekanntmachung (2026-10-26)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-11 10:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 50 Tage

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
ID des Steuergesetzgebungsdokuments: unused-id
ID des Umweltgesetzgebungsdokuments: unused-id
ID des Arbeitsgesetzgebungsdokuments: unused-id

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-26+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 081d7548-94bd-4743-ad6c-3eba93b41058-01
Quelle: OJS 2026/S 209-745993 (2026-10-26)