Presse- und PR-Arbeit für Kommunikationsanlässe und Veranstaltungen des NDR

Beschreibung der Beschaffung

Der Norddeutsche Rundfunk sucht für Presse- und PR-Arbeit für Veranstaltungen und Themenschwerpunkte mit regionalem Bezug eine fachkundige und unabhängige Agentur zur strategischen Beratung, Konzeption und operativen Unterstützung.
Eine Bereitschaft für anlassbezogene Vor-Ort-Betreuung von Veranstaltungen im gesamten Sendegebiet, ebenso eine enge Abstimmung mit dem Auftraggeber ist dabei nötig.
Die Ausschreibung beinhaltet verschiedene Projekte mit einem jährlichen Aufwand (12 Monate) von ca. 200 Personentagen, diese Anzahl basiert auf Erfahrungen aus den vergangenen Jahren und ist lediglich als Information für den Bieter anzusehen.

Allgemein
- Abstimmung mit dem Team Presse und Kommunikation im NDR (dies bezieht sich auf alle hier aufgeführten Punkte)
- Schnittstellenfunktion zwischen involvierten NDR Programmen und Bereichen und der NDR Unternehmenskommunikation
- Konzeption der Pressearbeit für beauftragte Projekte
Kommunikationsplan, Themenvorschläge, strategischer Ansatz, Maßnahmen- und Themenplanung, Erstellen von Pressemitteilungen, aktive Pressearbeit für klassische Presse und digitale Multiplikatoren im gesamten Sendegebiet des NDR
- Projektmanagement

PR für Off-Air-Veranstaltungen
- Zeitplanung, Austausch mit der Redaktion, Erstellung von aktuellen Presseverteilern mit Bezug zur jeweiligen Veranstaltung, Erstellung von Einladungsverteilern (Presse & Multiplikatoren), Versand von Informationsmaterialien wie Pressemitteilungen, Begleitung der Veranstaltungen und PR-Aktionen vor Ort, Akkreditierungsmanagement
- Koordination von Verlosungen (bspw. Previewteilnahme) durch Medien im Vorfeld der Veranstaltung
- PR-Begleitung für NDR Mitwirkung auf großen Regionalen Veranstaltungen (Kieler Woche, Hanse-Sail, etc.)
- PR-Begleitung von Veranstaltungen wie Previews und weiteren im gesamten NDR- Sendegebiet
- Redaktionelle Planung und Produktion von Material für Social Media und interne Kommunikation und weitere Multiplikatoren
- Medienauswertung
Recherche, Erfassung und Dokumentation geplanter sowie erfolgter Kommunikation im Rahmen der NDR-Projekte in allen relevanten Medien

Sendungsbegleitende Pressearbeit
Begleitende PR- und Pressearbeit im relevanten Zeitraum.
Insgesamt geht es um aktive Presse- und Kommunikationsarbeit zu ausgesuchten programmlichen und außerprogrammlichen Highlights einzelner NDR Programme. Der Fokus liegt hierbei auf Angeboten und Formaten, die einen starken regionalen Bezug haben, wie beispielweise Sendungen der Reihe "Die Nordreportage".
Im Vorfeld der Kommunikationsanlässe wird eine großangelegte Akquise von Interviews bzw. Berichten für Multiplikatoren, Entscheider und Journalisten im Analogen wie im Digitalen sowie eine breite Akquise von tagesaktuellen Medien erwartet. Eine regionale Verankerung ist dabei Ziel.
Damit verbunden ist die Einrichtung von spezifischen Zielgruppenverteilern (Multiplikatoren, qualifizierte Öffentlichkeit - Politik, Gesellschaft - etc.) ebenso wie die Einrichtung von Medien-Verteilern (regionale Presse in den verschiedenen norddeutschen Regionen, Special Interest, Programmzeitschriften, Tagespresse, Medien-Fachpresse, Hörfunk und TV, Influencer, weitere regionale Multiplikatoren etc.).

Dokumentation/Clipping der Resonanz in Presse und Social Media
Die Agentur soll alle Maßnahmen kontinuierlich dokumentieren und dem Auftraggeber zum Abschluss eines Projektes als Leistungsnachweis/finale Dokumentation vorlegen. Auch die aufgebrachten Arbeitsstunden für die jeweiligen Projekte müssen dokumentiert werden. Eine Beauftragung von externen Ausschnittdiensten, sprich weiteren Dienstleistern, ist nach Freigabe der Kosten durch den Auftraggeber möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eine unterschriebene Eigenerklärung (vorformuliert in der Angebotserklärung), (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): ? dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
? dass über das Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzli-ches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,
? dass keine strafrechtlichen Verurteilungen der verantwortlichen Mitarbeiter wegen eines der in § 123 GWB aufgezählten Tatbestände bekannt sind,
? dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen,
? dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Abgaben und Steuern sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem es ansässig ist, erfüllt hat,
? dass das Unternehmen ordnungsgemäß in das Handelsregister oder ein vergleichbares Register eingetragen ist oder, dass eine Eintragung in das Handelsregister nach den jeweiligen für den Bieter einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist,
? dass keine Eintragungen im Gewerbezentralregister gegen das Unternehmen vorliegen und eine solche Eintragung auch nicht droht, insbesondere dass das Unternehmen die Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns erfüllt und die Voraussetzungen von § 19 Mindestlohnge-setz nicht vorliegen, d. h. dass das Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 EUR belegt worden ist,
? dass das Unternehmen die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt,
? dass Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen sind, wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften nicht in den letzten 5 Jahren mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden sind.
? dass keine Ausschlussgründe gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ("EU-Sanktionspaket") vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Für die anstehende Presse- und PR-Arbeit bedarf es einer Agentur, die Erfahrung in der Zusammenarbeit im einschlägigen Mediensektor (Rundfunkanbieter und Presselandschaft) hat und dort über sehr gute Kontakte verfügt.

Diese Eigenschaften sind anhand folgender Angaben mit dem Angebot zu belegen:

- Es sollten mindestens 2 Referenzen im Zeitraum 2024 bis 2026 vorgelegt werden, die exzellente Kontakte zu themenrelevanten Medienvertreter*innen aufweisen (wie zum Beispiel zu Verlagen, Journalist*innen, Fachmedien, überregionalen- und regionalen Zeitungen und Zeitschriften, digitalen Influencer*innen, Multiplikator*innen). Dazu sollte eine Dokumentation/Presseclipping zu dem jeweiligen Projekt vorgelegt werden. Diese Referenzen sollten insgesamt den Umfang von 10 Seiten (einseitig bedruckt) nicht überschreiten.

- Weiterhin, oder in Verbindung mit den oben genannten Referenzen, sollten mindestens 2 Referenzen im Zeitraum 2024 bis 2026 vorgelegt werden, die die Kommunikationsarbeit in Presse oder Social Media dokumentieren. Dazu sollte eine Dokumentation/ Presseclipping zu dem jeweiligen Projekt vorgelegt werden. Diese Referenzen sollten insgesamt den Umfang von 10 Seiten (einseitig bedruckt) nicht überschreiten.

- Nachweise in Form einer Eigenerklärung zur Bewertung der Berufserfahrung und Qualifikation (auch anonymisiert) der vom Bieter vorgesehenen Mitarbeiter*innen (Angaben über Berufserfahrungen, Ausbildung und Weiterbildung).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

D in Anlage 3 der Vergabeunterlagen benannten Mindestkriterien sind vollständig zu erfüllen:

- Teilnahme an kurzfristigen Terminen in Hamburg innerhalb von 2 Stunden
- keine Tätigkeit für Mitbewerber* im Vertragszeitraum
- Gewährleistung einer Ansprechpartnerfunktion (inkl. Team-Benennung)

#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6FYTUXMADTJ#


(1) Die Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle sowie Beantwortung von Fragen zu diesem Verfahren erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind.
(2) Etwaige Fragen von Unternehmen sollten bis spätestens 8 Tage vor Abgabefrist über das Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert beantwortet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).