Rahmenvereinbarung DMS-Software für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein

Technische Hochschule Lübeck

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein. Technische Hochschule Lübeck Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck Hochschule Flensburg Kanzleistraße 91–93, 24943 Flensburg Fachhochschule Westküste Fritz-Thiedemann-Ring 20, 25746 Heide Universität zu Lübeck Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck Europa-Universität Flensburg Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg Musikhochschule Lübeck Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck Muthesius Kunsthochschule Legienstraße 35, 24103 Kiel Fachhochschule Kiel Sokratesplatz 1, 24149 Kiel IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik Olshausenstraße 62, 24118 Kiel Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen: • Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und Lizenzierung. • Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende Supportanfragen. Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen. Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum Produkt Kyocera Workflow Manager. Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum: 1,25 Mio € netto. Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-02.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-03-02 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-03-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung DMS-Software für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein
Referenznummer: ZV-A2-25-1537000-4121.04
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein. Technische Hochschule Lübeck Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck Hochschule Flensburg Kanzleistraße 91–93, 24943 Flensburg Fachhochschule Westküste Fritz-Thiedemann-Ring 20, 25746 Heide Universität zu Lübeck Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck Europa-Universität Flensburg Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg Musikhochschule Lübeck Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck Muthesius Kunsthochschule Legienstraße 35, 24103 Kiel Fachhochschule Kiel Sokratesplatz 1, 24149 Kiel IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik Olshausenstraße 62, 24118 Kiel Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen: • Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und Lizenzierung. • Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende Supportanfragen. Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen. Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum Produkt Kyocera Workflow Manager. Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum: 1,25 Mio € netto. Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: ZV-A2-25-1537000-4121.04
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:
#Besonders auch geeignet für:selbst# Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
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Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erfüllungsort Schleswig-Holstein
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-04 📅
Datum des Endes: 2029-05-03 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und der Konsortialführerin. Dasselbe gilt für die Konsortialführerin gegenüber den Konsortialpartnern. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 12 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (KP oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 12-monatigen Frist gekündigt hat. Der Vertrag der Konsortialpartner mit dem AN endet automatisch daher durch den Zeitablauf von 36, max. 48 Monaten (= maximale Laufzeit-Obergrenze der Rahmenvereinbarung). Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
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Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und der Konsortialführerin. Dasselbe gilt für die Konsortialführerin gegenüber den Konsortialpartnern. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 12 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (KP oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 12-monatigen Frist gekündigt hat. Der Vertrag der Konsortialpartner mit dem AN endet automatisch daher durch den Zeitablauf von 36, max. 48 Monaten (= maximale Laufzeit-Obergrenze der Rahmenvereinbarung). Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
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Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung des eingesetzten Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-07 08:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-07 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 68 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-04-07 09:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-01 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
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Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
5. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
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Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
6. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (mind. 1 Mio. € für Personen- und Sachschäden, mind. 500.000 € für Vermögensschäden).
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
7. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2023-2025).
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
8. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2023 – 2025) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für öffentliche oder private Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
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Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
9. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt). 10. Ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
11. Angaben zum technischen Personal, das für die Leistungserbringung vorgesehen ist (Qualifikation und Berufserfahrung). 12. Nachweis der Autorisierung / Partnerschaft für den Vertrieb und Support des Produkts Kyocera Workflow Manager (z. B. Zertifikat oder Bestätigung des Herstellers Kyocera)
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Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Arbeitsgemeinschaft (mindestens GbR)
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Technische Hochschule Lübeck
Nationale Registrierungsnummer: t:04513006
Postanschrift: Mönkhofer Weg 239
Postleitzahl: 23562
Postort: Lübeck
Region: Lübeck, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: kontakt@th-luebeck.de 📧
Telefon: +49451-300-6 📞
URL: https://www.th-luebeck.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.e-vergabe-sh.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/7/tenderId/121013881 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Soweit in dieser Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen auf Formblätter verwiesen wird, sind diese zu verwenden. Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: (Hinweis: die nachfolgende und auch in den Ziff. 5.1.9 und 5.1.10 aufgeführte Nummerierung bezieht sich auf diejenige aus der/den Vergabeunterlagen beigefügter "Anlage 14 vorzulegende Nachweise") 1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. 2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten). 3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.
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Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Nationale Registrierungsnummer: t:04319884542
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Telefon: +49 4319884542 📞
Fax: +49 4319884702 📠
URL: https://www.e-vergabe-sh.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Nationale Registrierungsnummer: 01-2002-79-FB412
Postanschrift: Küterstrasse 30
Postleitzahl: 24103
Kontaktperson: Fachbereich 412
E-Mail: e-vergabe-beschaffung@gmsh.de 📧
Telefon: +49 4315991940 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-02+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 044-151546 (2026-03-02)
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