Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein. Technische Hochschule Lübeck Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck Hochschule Flensburg Kanzleistraße 91–93, 24943 Flensburg Fachhochschule Westküste Fritz-Thiedemann-Ring 20, 25746 Heide Universität zu Lübeck Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck Europa-Universität Flensburg Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg Musikhochschule Lübeck Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck Muthesius Kunsthochschule Legienstraße 35, 24103 Kiel Fachhochschule Kiel Sokratesplatz 1, 24149 Kiel IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik Olshausenstraße 62, 24118 Kiel Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen: • Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und Lizenzierung. • Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende Supportanfragen. Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen. Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum Produkt Kyocera Workflow Manager. Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum: 1,25 Mio € netto. Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-07.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-02.
Auftragsbekanntmachung (2026-03-02) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung DMS-Software für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein
Referenznummer: ZV-A2-25-1537000-4121.04
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager...”
Kurze Beschreibung
Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein.
Technische Hochschule Lübeck
Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck
Universität zu Lübeck
Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck
Europa-Universität Flensburg
Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg
Musikhochschule Lübeck
Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck
Muthesius Kunsthochschule
Legienstraße 35, 24103 Kiel
Fachhochschule Kiel
Sokratesplatz 1, 24149 Kiel
IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften
und Mathematik
Olshausenstraße 62, 24118 Kiel
Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen:
• Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und
Lizenzierung.
• Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von
Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende
Supportanfragen.
Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen.
Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum
Produkt Kyocera Workflow Manager.
Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum:
1,25 Mio € netto.
Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein.
Technische Hochschule Lübeck
Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck
Universität zu Lübeck
Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck
Europa-Universität Flensburg
Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg
Musikhochschule Lübeck
Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck
Muthesius Kunsthochschule
Legienstraße 35, 24103 Kiel
Fachhochschule Kiel
Sokratesplatz 1, 24149 Kiel
IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften
und Mathematik
Olshausenstraße 62, 24118 Kiel
Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen:
• Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und
Lizenzierung.
• Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von
Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende
Supportanfragen.
Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen.
Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum
Produkt Kyocera Workflow Manager.
Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum:
1,25 Mio € netto.
Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:selbst#
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:selbst#
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
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Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Erfüllungsort Schleswig-Holstein” Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-04 📅
Datum des Endes: 2029-05-03 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die...”
Beschreibung der Optionen
Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und der Konsortialführerin. Dasselbe gilt für die Konsortialführerin gegenüber den Konsortialpartnern.
Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 12 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (KP oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 12-monatigen Frist gekündigt hat. Der Vertrag der Konsortialpartner mit dem AN endet automatisch daher durch den Zeitablauf von 36, max. 48 Monaten (= maximale Laufzeit-Obergrenze der Rahmenvereinbarung).
Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung des eingesetzten Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-07 08:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-07 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 68
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“5. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
5. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“6. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (mind. 1 Mio. € für Personen- und Sachschäden, mind....”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
6. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (mind. 1 Mio. € für Personen- und Sachschäden, mind. 500.000 € für Vermögensschäden).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“7. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
7. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2023-2025).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“8. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2023 – 2025) erbrachten und im...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
8. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2023 – 2025) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für öffentliche oder private Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“9. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt).
10. Ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“11. Angaben zum technischen Personal, das für die Leistungserbringung vorgesehen ist (Qualifikation und Berufserfahrung).
12. Nachweis der Autorisierung /...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
11. Angaben zum technischen Personal, das für die Leistungserbringung vorgesehen ist (Qualifikation und Berufserfahrung).
12. Nachweis der Autorisierung / Partnerschaft für den Vertrieb und Support des Produkts Kyocera Workflow Manager (z. B. Zertifikat oder Bestätigung des Herstellers Kyocera)
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Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Arbeitsgemeinschaft (mindestens GbR)”
“Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge,...”
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Soweit in dieser Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen auf Formblätter verwiesen wird, sind diese zu verwenden.
Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
(Hinweis: die nachfolgende und auch in den Ziff. 5.1.9 und 5.1.10 aufgeführte Nummerierung bezieht sich auf diejenige aus der/den Vergabeunterlagen beigefügter "Anlage 14 vorzulegende Nachweise")
1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten).
3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Nationale Registrierungsnummer: t:04319884542
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de📧
Telefon: +49 4319884542📞
Fax: +49 4319884702 📠
URL: https://www.e-vergabe-sh.de🌏 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Nationale Registrierungsnummer: 01-2002-79-FB412
Postanschrift: Küterstrasse 30
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: e-vergabe-beschaffung@gmsh.de📧
Telefon: +49 4315991940📞
URL: https://www.e-vergabe-sh.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
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Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2026/S 044-151546 (2026-03-02)