Rahmenvereinbarung für Managed Print Services

Hamburg Port Authority AöR

Modernisierung der bestehenden Druckumgebung, um die Sicherheit, Effizienz und Kompatibilität der Drucksysteme zu verbessern und auf den aktuellen Stand zu bringen. Bereitstellung von Druckgeräten inklusive Zubehör, Verschleißmaterialien und Verbrauchsmaterialien (ohne Papier) sowie zugehörigen Serviceleistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-02-23.

Wer?

• Hamburg Port Authority AöR

Wie?

• Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen › Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-02-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-02-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung für Managed Print Services
Referenznummer: IT-2097-25-O-EU
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln 📦
Beschreibung
Interne Kennung: IT-2097-25-O-EU
Titel: Managed Print Services
Zusätzliche Informationen:

1.) Das Vergabeverfahren erfolgt der SektVO 2016 2.) Die Unterlagen stehen ab sofort nur noch digital unter folgender Adresse zur Verfügung: www.vergabe.rib.de. Die Ausschreibung befindet sich unter der Vergabenummer IT-2097-25-O-EU 3.) Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedoch ist die Bildung einer Bietergemeinschaft zu begründen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind im Angebot vollständig zu benennen (Vordruck). Im Angebot ist ein zentraler Ansprechpartner anzugeben, der bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Nachweise (gem. Eignung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) einzureichen. Die Nachweise zu technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit sind in Summe von einer Bietergemeinschaft einzureichen. Ausländische Bieter /Unternehmen haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes (gem. Bedingungen für die Einreichung eines Angebotes) einzureichen. 4.) Die Übermittlung von Angeboten und allen einzureichenden Unterlagen/Anlagen und Nachweisen muss ausschließlich auf elektronischem Weg (digital) erfolgen. Hierzu ist bei den Vergaben der HPA und ihren Tochterunternehmen zwingend die Vergabeplattform www.vergabe.rib.de zu nutzen. 5.) Sollten sich aus Sicht des Bewerbers Nachfragen ergeben, sind diese über die Vergabeplattform zu stellen. 6.) Rechtzeitig beim Auftraggeber beantragte Auskünfte zu den Vergabeunterlagen werden in der nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 SektVO vorgesehenen Frist vor Eingang der Angebote erteilt. 7.) Fragen, die während des laufenden Verfahrens gestellt und beantwortet werden, sowie Informationen über ggf. Änderungspakete sind unter www.vergabe.rib.de veröffentlicht. Der Bieter hat eigenverantwortlich und regelmäßig die Informationen abzurufen. 8.) Die Bewertung der Angebote erfolgt über die Zuschlagskriterien, die in den Vergabeunterlagen detailliert aufgeführt sind. Für die Bewertung der Zuschlagskriterien einzureichende Unterlagen sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt. Fehlende Unterlagen, die für die Bewertung der Zuschlagskriterien erforderlich sind, werden nicht nachgefordert. Das Angebot ist somit unvollständig und wird von der weiteren Wertung ausgeschlossen. 9.) Die Ausschreibung ist für Klein- und Mittelständische Unternehmen geeignet.

Zusätzliche Informationen

1.) Das Vergabeverfahren erfolgt der SektVO 2016

2.) Die Unterlagen stehen ab sofort nur noch digital unter folgender Adresse zur Verfügung: www.vergabe.rib.de. Die Ausschreibung befindet sich unter der Vergabenummer IT-2097-25-O-EU

3.) Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedoch ist die Bildung einer Bietergemeinschaft zu begründen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind im Angebot vollständig zu benennen (Vordruck). Im Angebot ist ein zentraler Ansprechpartner anzugeben, der bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Nachweise (gem. Eignung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) einzureichen. Die Nachweise zu technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit sind in Summe von einer Bietergemeinschaft einzureichen. Ausländische Bieter /Unternehmen haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes (gem. Bedingungen für die Einreichung eines Angebotes) einzureichen.

4.) Die Übermittlung von Angeboten und allen einzureichenden Unterlagen/Anlagen und Nachweisen muss ausschließlich auf elektronischem Weg (digital) erfolgen. Hierzu ist bei den Vergaben der HPA und ihren Tochterunternehmen zwingend die Vergabeplattform www.vergabe.rib.de zu nutzen.

5.) Sollten sich aus Sicht des Bewerbers Nachfragen ergeben, sind diese über die Vergabeplattform zu stellen.

6.) Rechtzeitig beim Auftraggeber beantragte Auskünfte zu den Vergabeunterlagen werden in der nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 SektVO vorgesehenen Frist vor Eingang der Angebote erteilt.

7.) Fragen, die während des laufenden Verfahrens gestellt und beantwortet werden, sowie Informationen über ggf. Änderungspakete sind unter www.vergabe.rib.de veröffentlicht. Der Bieter hat eigenverantwortlich und regelmäßig die Informationen abzurufen.

8.) Die Bewertung der Angebote erfolgt über die Zuschlagskriterien, die in den Vergabeunterlagen detailliert aufgeführt sind. Für die Bewertung der Zuschlagskriterien einzureichende Unterlagen sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt. Fehlende Unterlagen, die für die Bewertung der Zuschlagskriterien erforderlich sind, werden nicht nachgefordert. Das Angebot ist somit unvollständig und wird von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

9.) Die Ausschreibung ist für Klein- und Mittelständische Unternehmen geeignet.

Postleitzahl: 20457
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Dauer: 4 Jahre
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Es bestehen 2 Verlängerungsoptionen um jeweils 2 Jahre.
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/25/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-31 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-31 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-03-31 10:00:00 📅
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die Formale Prüfung der eingegangenen Bewerbungen erfolgt anhand der in den Unterlagen genannten Anforderungen. Prüfung auf Vollständigkeit, Vorliegen der Angaben und Einhaltung der Anforderungen/Mindestanforderungen

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre.
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Umsatz des Unternehmens während der letzten drei Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eintragung in das Berufsregister/Handelsregister/Vereinsregister/Partnerschaftsregister/Berufskammer ihres Sitzes oder Wohnsitzes

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzliste der wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der Auftraggeber.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung aus der das jährliche Mittel der vom Bewerber in den letzten drei Geschäftsjahren fest angestellten Beschäftigten ersichtlich ist.

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bei Störungsfällen (Fehlbedienung, Vandalismus, Einbruch) muss ein Service-Mitarbeiter innerhalb von 2 Stunden zur Störungsbeseitigung vor Ort sein. Dies stellt eine Mindestanforderung dar.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Nachweis einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung gemäß EVB-IT Vertrag
Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Selbstauskunft zur Informationssicherheit mit dem Ergebnis von mindestens 75%.
Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Für die Aktualisierung der Druckumgebung ist eine Mindestqualifikation der eingesetzten Mitarbeiter erforderlich: Zertifizierung PRINCE2 Foundation • Mindestens siebeneinhalb Jahre Erfahrung im Management von Projekten mit den inhaltlichen Schwerpunkten: - IT-Infrastrukturumfeld - Printermanagement - Interdisziplinären Stakeholdern wie bspw. Betriebsrat, Personal-, Datenschutz- und IT-Abteilung sowie externe Dienstleister • Mindestens zwei Jahre Erfahrung bei dem Betrieb und/oder der Einführung von Druck-Management-Software Systemen • Mindestens eineinhalb Jahre Erfahrung im Management von Projekten innerhalb heterogener Unternehmensstrukturen in der öffentlichen Verwaltung • Mindestens Fachkenntnisse in folgenden Bereichen: - Printer-Infrastruktur Migrationsverfahren im Speziellen im Zusammenhang mit „unterbrechungsfreien Übernahmen Szenarien“ - Schnittstellen der bei diesen Projekten generell beteiligten Systemen auf fachlicher und prozessualer Art (z. B. Microsoft AD, Microsoft Entra ID SAP, ServiceNow etc.) - Objektmanagement im Microsoft Active Directory - Sicherheitsstrukturen in der Anbindung Drucksystemen

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem(r) Vertreter(in)
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Finanzielle Vereinbarungen werden im nachfolgenden Angebotsverfahren bekanntgegeben..

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Die Anforderungen sind in den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Der Bieter oder die Bietergemeinschaft hat eine Erklärung vorzulegen, dass keine zwingenden Ausschlussgründe gem. § 123 GWB und keine fakultativen Ausschlussgründe gem. § 124 GWB vorliegen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Hamburg Port Authority AöR
Nationale Registrierungsnummer: 00005545
Abteilung: Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Neuer Wandrahm 4
Postleitzahl: 20457
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentralereinkauf@hpa.hamburg.de 📧
Telefon: 004940428473919 📞
URL: https://www.rib.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.rib.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Hafeneinrichtungen/Seeschiffahrts- oder Binnenwasserstraßen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/145029 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen
Nationale Registrierungsnummer: 040428403230
Postanschrift: Neuenfelder Straße 19
Postleitzahl: 21109
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bsw.hamburg.de 📧
Telefon: 040428403230 📞
Fax: 040427940997 📠
URL: http://fhh.hamburg.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-23+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 038-128788 (2026-02-23)

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