Rahmenvereinbarung über Produktion/Druck und Lieferung von ärztlichen Vordrucken in den Bereichen der KV Westfalen-Lippe und der KV Schleswig-Holstein | AOK NORDWEST - Die Gesundheitskasse. | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2026-03-02	Auftragsbekanntmachung
2026-03-03	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Produktion/Druck und Lieferung von ärztlichen Vordrucken in den Bereichen der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe (Los 1) und der Kassenärztlichen Vereinigung
Schleswig-Holstein (Los 2).
Die Gestaltung und Verwendung der Vordrucke sowie die Produktanforderungen sind verbindlich in der "Vereinbarung über Vordrucke für die vertragsärztliche Versorgung", in den "Erläuterungen zur
Vereinbarung über Vordrucke für die vertragsärztliche Versorgung" und in der "Vereinbarung über den Einsatz des Blankoformularbedruckungsverfahrens zur Herstellung und Bedruckung von Vordrucken für die vertragsärztliche Versorgung" zwischen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband nach dem Bundesmantelvertrag Ärzte (BMV-Ä) in der jeweiligen Fassung geregelt. Für die Vordrucke der Psychotherapie und des Entlassmanagements sind die zwischen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband getroffenen Vereinbarungen wie z.B. Psychotherapie-
Vereinbarung in Verbindung mit der Mustersammlung Psychotherapie, dem Rahmenvertrag über ein Entlassmanagement beim Übergang in die Versorgung nach Krankenhausbehandlung und die Technische
Anlage zum Rahmenvertrag über ein Entlassmanagement zu beachten.
Die zu liefernden Vordrucke sind auf der Homepage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (http://www.kbv.de/html/formulare.php) hinterlegt und können dort eingesehen werden. Die Urheberrechte liegen bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband.

Beschreibung der Beschaffung

In dem Bereich der KV Westfalen-Lippe nehmen über 16.000 Vertragsärztinnen und Vertragsärzte an der vertragsärztlichen Versorgung teil. Ziel dieser Ausschreibung ist es, eine Rahmenvereinbarung über den Druck und die Lieferung von Vordrucken zur vertragsärztlichen Versorgung durch Vertragsärzte, ermächtigten Ärzten und Krankenhäuser für das Entlassmanagement mit den Krankenkassenverbänden in Westfalen-Lippe abzuschließen. Mit dieser Rahmenvereinbarung soll in Westfalen-Lippe eine wirtschaftliche, zeitnahe, zuver-lässige und unkomplizierte Versorgung der Vertragsärztinnen und Vertragsärzte, ermächtigten Ärztinnen und Ärzte und den Krankenhäusern für das Entlassmanagement mit den benötigten Vordrucken sichergestellt werden.

Das Auftragsvolumen für Los 1 wird auf eine Stückzahl von insgesamt 566.854.269 Vordrucken geschätzt. Die Schätzung beruht auf den Ausgaben vom 3. Quartal 2022 bis zum 2.Quartal 2025 und wurde auf 4 Jahre hochgerechnet und stellt keine Mindestabnahme dar. In Anlehnung an das EuGH-Urteil (AZ: C23/20) vom 17.06.2021 wird als Höchstmenge (Maximalabnahme) eine Stückzahl von 736.910.550 Vordrucken festgelegt.

Beschreibung der Optionen

Nachfolgeklausel (Überprüfungsklausel, Ziff. 10.5 des Vertrags):
Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich die Auftraggeberin vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Platz 3 anzutragen. Die dadurch entstehenden Mehrkosten sind unter dem Gesichtspunkt der Ersatzvornahme vom bisherigen Auftragnehmer zu tragen.

Die Klausel findet bei durch die Auftraggeberin ausgesprochener Kündigung keine Anwendung.

Beschreibung der Beschaffung

In dem Bereich der KV Schleswig-Holstein nehmen ca. 6.100 Vertrags-ärztinnen und Vertragsärzte an der vertragsärztlichen Versorgung teil. Ziel die-ser Ausschreibung ist es, eine Rahmenvereinbarung über den Druck und die Lieferung von Vordrucken zur vertragsärztlichen Versorgung durch Vertrags-ärzte, ermächtigten Ärzten und Krankenhäuser für das Entlassmanagement mit den Krankenkassenverbänden in Schleswig-Holstein abzuschließen. Mit dieser Rahmenvereinbarung soll in Schleswig-Holstein eine wirtschaftliche, zeitnahe, zuverlässige und unkomplizierte Versorgung der Vertragsärztinnen und Vertragsärzte, ermächtigten Ärztinnen und Ärzte und den Krankenhäusern für das Entlassmanagement mit den benötigten Vordrucken sichergestellt wer-den.

Das Auftragsvolumen für Los 2 wird auf eine Stückzahl von insgesamt 143.861.885 Vordrucken geschätzt. Die Schätzung beruht auf den Ausgaben vom 3.Quartal 2022 bis zum 2.Quartal 2025 und wurde auf 4 Jahre hochgerechnet und stellt keine Mindestabnahme dar. In Anlehnung an das EuGH-Urteil (C23/20) vom 17.06.2021 wird als Höchstmenge (Maximalabnahme) eine Stückzahl von 187.020.451 Vordrucken festgelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Betriebshaftpflichterklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Angebotes, dass er spätestens 8 (acht) Wochen nach Zuschlag der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung, welche Sach- und Personenschäden in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR pro Kalenderjahr sowie Vermögensschäden i. H. v. 1.800.000 EUR pro Kalenderjahr abdeckt. Der Auftragnehmer weist eine hinreichende Haftpflichtversicherung (min. 600.000 EUR) bei Inanspruchnahme wegen Verletzung der Datenschutzvorschriften pro Kalenderjahr nach. Diese Versicherung wird über die Dauer der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten.
Hinweise:
(a) Der Nachweis kann bereits mit Abgabe des Angebotes eingereicht werden, ist jedoch spätestens acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.
(b) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die zuvor genannte Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung vom bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben und mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Versicherungsbescheinigung ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft den Auftraggeberinnen binnen acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen zu vergleichbaren Lieferleistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gem. § 46 Abs. 3 Nr.1 VgV fordert die Auftraggeberin Referenzen zu Leistungen, die innerhalb der letzten drei Jahre (2023 - 2025) erbracht wurden und die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind.

Die Referenz gilt als erbracht, wenn alle geforderten Angaben getätigt und erreicht werden sowie
- mindestens die geforderte Anzahl an Referenzen angegeben werden und die eingeholten Auskünfte keine Zweifel an der Eignung begründen (der Bieter selbst darf nicht als Referenz angegeben werden)
- keine negativen Erfahrungen der Auftraggeberin oder Dritter mit dem Bieter beim Vertragsvollzug mit der Auftraggeberin vorliegen.

Die Anzahl der mindestens vorzulegenden Referenzen beträgt drei.

Als vergleichbar gelten Druckleistungen, die

1. mengenmäßig je Referenz zu 50 % dem ausgeschriebenen jährlichen Auftragsvolumen entsprechen (d.h. Los 1: 70.857.084 Stück von Vordrucken, Los 2: 17.983.113 Stück von Vordrucken; bei Angebot auf alle Lose je Referenz:88.840.197 Stück von Vordrucken, und

2. die den Druck von DS-Sätzen, Wasserzeichen und verschieden farbigen Vordrucken zum Inhalt hatten.

Es ist eine hinreichend detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen vorzunehmen und anzugeben, wann diese erbracht wurden; zwingend erforderlich sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer).

Hinweise:
(a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft können die zuvor genannten Erklärungen gemeinsam erbracht werden. Dazu sind die Erklärungen und Unterlagen für jedes Bietergemeinschaftsmitglied gesondert auszufüllen und jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. Diese Erklärungen sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.
(b) Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Unterlagen für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Diese Erklärungen sind bereits mit der Abgabe des Angebots vom jeweiligen Eignungsverleiher einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zertifizierung Qualitätsmanagement (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Auftragnehmer hat den Nachweis über eine erfolgreiche Zertifizierung gemäß der DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar zu erbringen. Der Nachweis über eine erfolgreiche Zertifizierung ist auch für Unterauftragnehmer zu erbringen, wenn diese wesentlichen Teilleistungen hinsichtlich des Auftragsgegenstandes erbringen. Wird bei Angebotsabgabe keine aktuell gültige Zertifizierung eingereicht, müssen Maßnahmen zur Qualitätssicherung anderweitig schlüssig mit Angebotsabgabe nachgewiesen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zertifizierung Informationssicherheit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Auftragnehmer hat ein vorhandenes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Basis eines bekannten Standards (z.B. ISO 27001, KRITIS oder TISAX) durch entsprechende Zertifikate nachzuweisen. Alternativ können entsprechende Nachweise über den Aufbau und der Umsetzung eines ISMS (z.B. über Dokumentationen) in Verbindung mit dem Fragebogen zur Informationssicherheit (Anlage 01d) erbracht werden.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerben sich mehrere Unternehmen in Form einer Bietergemeinschaft, so hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine rechtsverbindliche Erklärung für sich abzugeben, wonach im Auftragsfall die Bildung einer gesamtschuldnerisch haftenden Rechtsform zugesichert wird. Es sind alle Mitglieder der
Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages im Auftragsfall bevollmächtigte Vertreter ist zu benennen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es gelten folgende besonderen Bedingungen:

- Besondere Vertragsbedingungen des Landes NRW (BVB NRW)
- Datenschutzbestimmungen der AOK NordWest (inklusive Anhänge A - G)
- Umsetzung eines ISMS entsprechend der Zertifizierung ISO 27001, KRITIS oder TISAX. Alternativ können entsprechende Nachweise über den Aufbau und der Umsetzung eines ISMS (z.B. über Dokumentationen) in Verbindung mit dem Fragebogen zur Informationssicherheit (Anlage 01d) erbracht werden.

#Bekanntmachungs-ID: CXVHYDHYTG95D5F6#

(I) Für die Ausführung des Auftrages gelten die nachfolgend aufgeführten besonderen Bedingungen:
- Ergänzenden Vertragsbedingungen der AOK NordWest
-Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen
-Datenschutzbestimmungen
-KRITIS-Anforderungen
(II) Eignungsnachweise:
(a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(b) Im Fall der Eignungsleihe beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(c) Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern beachten Sie die Hinweise in den Bewerbungsbedingungen und im Angebotsblatt (siehe Vergabeunterlagen).
(III) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet die Auftraggeberin die E-Vergabelösung www.dtvp.de. Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o.g. Link dort abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Vergabeunterlagen zu verwenden, soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten.
Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

134 GWB Informations- und Wartepflicht.
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Betriebshaftpflichterklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Angebotes, dass er spätestens 8 (acht) Wochen nach Zuschlag der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung, welche Sach- und Personenschäden in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR pro Kalenderjahr sowie Vermögensschäden i. H. v. 1.800.000 EUR pro Kalenderjahr abdeckt. Der Auftragnehmer weist eine hinreichende Haftpflichtversicherung (min. 300.000 EUR) bei Inanspruchnahme wegen Verletzung der Datenschutzvorschriften pro Kalenderjahr nach. Diese Versicherung wird über die Dauer der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten.
Hinweise:
(a) Der Nachweis kann bereits mit Abgabe des Angebotes eingereicht werden, ist jedoch spätestens acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.
(b) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die zuvor genannte Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung vom bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben und mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Versicherungsbescheinigung ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft den Auftraggeberinnen binnen acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.

Text

Es wurde eine Änderung der Mindestdeckungssumme in der Haftpflichtversicherung vorgenommen. Die Summe wurde von min. 600.000 auf min. 300.000 EUR runtergestuft. Der Auftragnehmer weist somit eine hinreichende Haftpflichtversicherung (min. 300.000 EUR) bei Inanspruchnahme wegen Verletzung der Datenschutzvorschriften pro Kalenderjahr nach.