Rahmenvertrag Full Service Agentur Give Aways | HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2026-02-10	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH ist eines der kommunalen Wohnungsunternehmen des Landes Berlin. Kernelement der Unternehmensstrategie ist der soziale Auftrag. Denn eine Wohnungsbaugesellschaft trägt nicht nur Verantwortung für ihre Mieter: innen, sondern für die gesamte Stadt. Mit einem eigenen Wohnungsbestand von rund 82.150 Wohnungen gehört das Unternehmen zu den größten Vermietern deutschlandweit. Die HOWOGE will ihr Wohnungsportfolio insbesondere durch Neubau mittel- bis langfristig auf rund 100.000 Wohnungen erweitern. Als Teil der Berliner Schulbauoffensive übernimmt die HOWOGE für das Land Berlin Neubau und Großsanierungen von Schulen.
Wir gestalten das Berlin der Zukunft lebenswert. Mehr als gewohnt. Um dies zu erreichen, beweisen wir, dass Klima- und Umweltschutzziele mit sozialverträglicher Mietenentwicklung in Berlin vereinbar sind und werden somit bis 2035 im deutschlandweiten Vergleich einer der wichtigsten Akteure in der nachhaltigen Wohnungswirtschaft.

Die HOWOGE setzt auch bei Give Aways seit vielen Jahren auf Nachhaltigkeit. Wichtiges Kriterium ist hierfür, dass die Herkunft der Materialien, sowie der Produktionsort bestenfalls in Europa ist. Im Jahr 2021 wurde daher die Palette der Werbegeschenke komplett überarbeitet, um den Fokus auf die Nachhaltigkeit zu legen. Genutzt werden Werbegeschenke z.B. für die Kundenbindung sowie die Neukundengewinnung – hauptsächlich als Geschenk auf HOWOGE-Mieterfesten, aber auch zur Mitarbeiterbindung und für externe Stakeholder (siehe Anlage 4 – Produktpalette 2025).

Beschreibung der Beschaffung

Gesucht wird ein Unternehmen, welches als Fullservice-Agentur im Bereich der Werbemittel-Beschaffung, sowie -Lagerung, -Logistik, -Kreation und -Beratung verantwortlich ist. Eine unterjährige Beschaffung durch die Kundenzentren sowie die Zentrale der HOWOGE bilden den Hauptbestandteil der Zusammenarbeit. Die Werbemittel-Produktpalette (mit Branding) der HOWOGE wird in regelmäßigen Abständen neu bewertet und definiert, einzelne Artikel werden nach Bedarf ergänzt bzw. aussortiert. Bei der Gestaltung der Give Aways für alle externen und internen Zielgruppen ist das Corporate Design der HOWOGE bindend. Neben dem AG sind auch die mit ihm im Sinne des § 15 AktG verbundenen Unternehmen aus diesem Rahmenvertrag abrufberechtigt.
Änderungen der Vergabeunterlagen sind nicht zulässig. Angebote bei denen Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind, werden von der Wertung ausgeschlossen, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#
1. Der AG kann den AN mit der Konzeption und Belieferung von Werbeartikeln beauftragen, die nicht im Grundsortiment oder im Standardsortiment des AN enthalten sind.
2. Der AG kann Werbeartikel aus dem Standardsortiment des AN nach Bedarf bestellen.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird mit der Zuschlagserteilung im Vergabeverfahren VG-001-26 des AG an den AN geschlossen. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn eine Partei den Vertrag spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende kündigt. In jedem Falle endet der Vertrag nach 48 Monaten, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Vor Ende der Vertragslaufzeit erteilte Einzelaufträge sind davon unbeschadet zu erfüllen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Für die nachfolgenden Erklärungen ist das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden:
1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 und 124 GWB und MiLoG

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Für die nachfolgenden Erklärungen ist das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden:
2. Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen innerhalb der letzten drei Jahren (2025-2023). Die Vergabestelle behält sich vor, auf eigene Kosten Auskünfte einer Wirtschaftsauskunft über den Bonitätsindex der Bewerber einzuholen. Die Wirtschaftsauskünfte werden von der Vergabestelle überprüft und eine eigene Bonitätsbewertung angestellt. Bei einem Bonitätsindex von größer als 3 (Überdurchschnittliches Ausfallrisiko) wird der Bewerber zur Stellungnahme und zur Nachreichung weiterer Erklärungen und Nachweise zur Begründung der Eignung, ggf. auch im Rahmen eines Aufklärungsgespräches, aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich auch sonst vor, weitere Unterlagen zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit abzufordern.
Geforderte Mindeststandards:
zu 2.)
Es werden nur solche Bewerber berücksichtigt, die in dem vorgenannten Zeitraum einen mittleren Jahresumsatz von mindestens EUR 75.000 ohne Umsatzsteuer mit vergleichbaren Leistungen erzielt haben. Bei Bietergemeinschaften wird der Umsatz der Mitglieder addiert; gleiches gilt für Nachunternehmer. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ggf. weitere Nachweise zu fordern.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Für die nachfolgenden Erklärungen ist das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“, das die Vergabestelle zur Verfügung stellt, zwingend zu verwenden:
3. Angaben zur Anzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
4. Angaben zu Referenzen für vergleichbare Leistungen unter Angabe von Auftraggeber mit Kontaktdaten, kurze Beschreibung der Leistungsinhalte
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
zu 3. Mindestens 3 Mitarbeiter. Es ist ausreichend, wenn der Bieter erklärt, im Auftragsfalle die entsprechende Anzahl der Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Zu 4. Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 3 Jahren. Eine Referenz wird als vergleichbar erachtet, wenn die Vertragslaufzeit mindestens 1 Jahr beträgt und ein Volumen von mindestens 75.000 EUR/Jahr netto erreicht.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die nachfolgenden Erklärungen sind mit dem Angebot abzugeben, für die der Auftraggeber Musterformulare zur Verfügung stellt:
a. Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
b. Erklärung zur Frauenförderung § 9 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz u.a.
c. Verpflichtung zur Vertraulichkeit
d. Erklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren.
e. Bietererklärung zur Einhaltung der umwelt- und menschenrechtsbezogenen Bestimmungen in der Lieferkette.
f. Bietererklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen

1. Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/202640 zum Download zur Verfügung. Die Vergabeunterlagen sind kostenlos erhältlich.
2. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten.
3. Das Angebot ist ausschließlich in elektronischer Form auf der Vergabeplattform unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/202640 einzureichen. Die Vergabestelle wird Angebote nicht berücksichtigen, die nicht form und/oder fristgerecht eingereicht werden.
4. Mit dem Angebot sind alle geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen abzugeben. Diese sind auch für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft einzureichen. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende Eignungsnachweise/Erklärungen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern. Verstreicht diese Frist fruchtlos, bleibt das Angebot unberücksichtigt.
5. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit separater Unterlage zu begründen, aus welchem Grund die Bietergemeinschaft gegründet wurde; die Ausführungen müssen belegen, dass die Gründung einer Bietergemeinschaft hier nach strengen Anforderungen der Rechtsprechung zulässig ist. Dies ist ggf. durchgeeignete Dokumente zu belegen.
6. Im Hinblick auf die Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom17.6.2021, C2320) wird von einem Gesamtauftragsvolumen in Höhe von 120 Aufträgen für die Laufzeit des Rahmenvertrages ausgegangen. Ein Anspruch auf Beauftragung in der vorgenannten Höhe kann aus dieser Mitteilung nicht abgeleitet werden. Abrufberechtigt aus dem Rahmenvertrag sind alle mit der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH im Sinne des § 15 AktG verbundene Konzernunternehmen.
7. Beruft sich der Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf die Ressourcen von Nachunternehmern, so ist dem Angebot eine Erklärung der Nachunternehmer beizufügen, wonach diese dem Bieter im Auftragsfall ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen. Auftragsbedingungen: Die nachfolgenden Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten und mit dem Angebot unterzeichnet abzugeben:
1. Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Erklärung zur Frauenförderung § 9 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz u.a.
3. Verpflichtung zur Vertraulichkeit
4. Erklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren.
5. Bietererklärung zur Einhaltung der umwelt- und menschenrechtsbezogenen Bestimmungen in der Lieferkette.
6. Bietererklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen
7. Eigenerklärung zur Eignung
8. Konzept
9. ausgefülltes Angebotsblatt (Anlage 3)
10. die Nachunternehmererklärung (soweit zutreffend)
11. die Erklärung der Bieter/Arbeitsgemeinschaft (soweit zutreffend)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§134 Abs. 2 GWB).