Rahmenvertrag zur Digitalisierung von Akten der Ausländerbehörde und weitere Verwaltungseinheiten der Landeshauptstadt Magdeburg

Kurze Beschreibung

Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag auszuschreiben, der dann zwischen dem Bieter des wirtschaftlich-günstigsten Angebots nach Maßgabe der Zuschlagskriterien und der KID geschlossen wird.

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Beschaffung von Dienstleistungen für die Digitalisierung des Aktenbestandes der Landeshauptstadt Magdeburg unter vollumfänglicher Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Maßgaben sowie der Maßgabe, dass die Akten und deren Digitalisate den Rechtsraum der Bundesrepublik zu keinem Zeitpunkt verlassen.

Die Ausländerbehörde (ABH) der LH MD hat die Digitalisierung des Gesamtaktenbestandes unter Berücksichtigung aller einschlägigen rechtlichen Vorgaben im letzten Jahr ein Projekt „Digitalisierung von Akten der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt Magdeburg“ gestartet, wobei erste vertiefte Eindrücke und Erfahrungen unter „Echtbedingungen“ gestartet und noch nicht abgeschlossen.

Darüber hinaus beabsichtigt die LH MD weitere Ämter und Fachbereiche in den nächsten Jahren und deren Aktenbestand zu digitalisieren.

Die Bieter verpflichten sich mit Angebotsabgabe, die dafür nötigen personellen Ressourcen während der Vertragslaufzeit bereit zu stellen.

Zusätzliche Informationen

Aufgrund der Bedarfsanfragen bewegt sich das maximale Gesamtauftragsvolumen von 1.700.000 € bis 2.100.000,00 € (netto).

Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung wird auf 2.100.000,00 € (netto) € festgelegt.

Eine Abnahmeverpflichtung wird nicht vereinbart.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i. V. m. § 44 VgV)
1.1. Einheitliche Europäische Eigenerklärung
Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Erklärung (EEE) wird mit den nachfolgend spezifizierten Erklärungsinhalten akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich vor die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unter-lagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.
1.2. Handelsregisterauszug in Kopie oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
1.3. Eigenerklärungen zu §§ 11 und 14 Abs. 2 TVergG LSA und Nachunternehmereinsatz 14 Abs. 2 und Abs. 4 TVergG LSA.
1.4. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB und § 124 GWB.
1.5. Geforderte Erklärungen/Nachweise im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Einschaltung anderer Unternehmen.

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i. V. m. § 45 VgV)
2.1. Einheitliche Europäische Eigenerklärung
Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Erklärung (EEE) wird mit den nach-folgend spezifizierten Erklärungsinhalten akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich vor die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unter-lagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.
2.2. Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre, soweit vorhanden;
2.3. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind.
2.4. Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthaftsumme von EUR 200.000,00 für Sach-, Vermögensschäden und für Personenschäden EUR 1.000.000 je Schadensfall. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres beträgt das Doppelte der jeweiligen Versicherungssummen (Kopie). Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird nebst einer schriftlichen Erklärung eines in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstitutes über die Bereitschaft zum Abschluss einer solchen Versicherung im Auftragsfall.

Wenn eine Bietergemeinschaft sich bewirbt, genügt der Nachweis der Betriebshaftpflicht durch ein Mitglied, die übrigen Nachweise sind jedoch von jedem Mitglied und durch jedes Drittunternehmen einzureichen, auf deren Eignung sich ein Bieter bezieht.

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i. V. m. § 46 VgV)
3.1. Einheitliche Europäische Eigenerklärung
Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Erklärung (EEE) wird mit den nach-folgend spezifizierten Erklärungsinhalten akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich vor die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unter-lagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.
3.2. Angaben zum Firmenprofil
Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße, zur Service- und Vertriebsstruktur.

3.3. Referenzen
Einzureichen sind Referenzen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft bzw. ein-bezogener Drittunternehmen, auf deren Eignung sich der Bieter bezieht, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Angabe:

- des Lieferumfangs/Liefervolumens (in Euro),
- der Auftraggeber,
- des Leistungszeitraums,
- sowie Beschreibung des Projektes und dessen Umsetzung.

Die KID behält sich für den Prüfungsfall vor, zu den abgegebenen Referenzen, die der Auftragnehmer detailliert beschreibt, die Ansprechpartner mit Telefonnummern beim Bieter anzufordern.

Einzureichen ist mindestens eine Referenz über eine vergleichbare Leistung. Ver-gleichbar im Sinn der Mindestanforderung sind Referenzen, die folgende Mindestkennzahlen ausweisen:


Projekte zur Abholung von verschiedenen Standorten zu digitalisierenden Akten und die Digitalisierung des Aktenbestandes unter vollumfänglicher Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Maßgaben sowie der Maßgabe, dass die Akten und deren Digitalisate den Rechtsraum der Bundesrepublik zu keinem Zeitpunkt verlassen haben, mit zwischenzeitliche Zwischenlagerung und dann Rücklieferung sowie die elektronische Übergabe an ein Rechenzentrum in den letzten 3 Jahren, bei einem Umsatz von 500.000 € über drei Jahre (Gesamtumsatz) mit öffentlichen Auftraggebern.


Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/a023bdf9-bbd7-4768-a691-ff71344726bb/suitabilitycriteria

Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift

Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), dass das Unternehmen nicht aufgrund eines Verstoßes gem. § 22 LkSG verurteilt worden ist, (Inkrafttreten ab 01.01.2023), dass der Auftraggeber im Zuschlagsfall während der Laufzeit des Vertrages darüber unverzüglich informiert werden muss, wenn das Unternehmen aufgrund eines Verstoßes gegen § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verurteilt wird.

Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation für das Vergabeverfahren mit ausschließlicher elektronischer Angebotsabgabe erfolgt nur über die Plattform www.deutsche-evergabe.de! Informationen über Änderungen der Bekanntmachungen/Vergabeunterlagen sowie sämtliche nach der Angebotsöffnung folgende Kommunikation (z.B. Nachforderungen von Unterlagen, Bieterinformationen, Auftragsschreiben) werden elektronisch über deutsche-evergabe.de bereitgestellt. Achtung! Auch die Bieteranfragen zu den Vergabeunterlagen MÜSSEN elektronisch über deutsche-evergabe.de bzw. dem Bietercockpit gestellt werden. Deren Beantwortung erfolgt ebenfalls elektronisch über deutsche-evergabe.de. Informationen zu den technischen Anforderungen erhalten Sie unter www.deutsche-evergabe.de.

Andere zusätzliche Informationen

Verlängerung der Angebotsfrist, Frist für Bieterfragen und der Bindefrist um eine Akteneinsicht für die Bieter zu gewährleisten.
Korrektur der Auftragsdatenverarbeitung.
Änderung der Leistungsbeschreibung Pkt. 2.3.1, Pkt. 2.7 und der dazugehörigen Leistungsanforderung im Vergabemanager (Kriterienkatalog),
Der Preisliste Pos. 2 und 3 sowie die Anpassung der Referenzanforderung aufgrund von Bieterfragen.