Rahmenvertrag zur Miete von Multifunktionsdruckern (AS 03-2026)

Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse

Aus einem bestehenden Mietvertrag, der bis zum 31.10.2026 läuft, bezieht die BG ETEM derzeit Multifunktionsdrucker einer Geräteklasse. Die BG ETEM nutzt zur Drucksteuerung die MyQ-Lösung, die nicht Bestanteil des ablaufenden Vertrages ist, sondern eigenständig lizenziert wurde. Die bestehende Lizenz läuft über den aktuellen Gerätemietvertrag hinaus. Die Mitarbeitenden sind den Umgang mit dem MyQ embedded Terminal gewohnt. Sie authentifizieren sich mittels ausgegebener RFID Token, die BG ETEM-intern auch für andere Zwecke genutzt werden, über ELATEC TWN4 LEGIC NFC Leser an den Geräten, um Ausdrucke abzurufen und die weiteren Gerätefunktionen zu nutzen. Zum Zeitpunkt der Ausschreibungserstellung sind 112 überwiegend identische Geräte im Einsatz. Alle Geräte entstammen der gleichen Baureihe. Im Jahr 2025 wurden in Summe knapp über 3 Millionen Seiten auf den Geräten ausgegeben, der Farbanteil lag bei 52%. Die Geräte verteilen sich wie folgt über die Standorte der BG ETEM: (s. Dokument "Teil B Leistungsbeschreibung") Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Beschaffung von zunächst 100 Multifunktionssystemen einer Leistungsklasse zur zeitlich begrenzten Überlassung (Miete) und dazugehörige Dienstleistungen zu Lieferung, Aufstellung, Inbetriebnahme und Umzug sowie zur weiteren Versorgung mit Verbrauchsmaterial und zur Rückführung von Leer- und Sammelbehältern aus einer Hand mit einer festen Laufzeit von 4 Jahren. Die nach dem initialen Rollout durch etwaige zusätzliche Abrufe geschlossenen Einzelverträge enden unabhängig des Zeitpunkts des Abrufs jeweils mit dem Ende des Rahmenvertrags. Die Laufzeit der Einzelverträge beginnt mit der Auslieferung. Die Vertragslaufzeit setzt sich aus drei Phasen zusammen: • Phase 1: Rollout, Dauer maximal 3 Monate, möglicherweise Überlappung mit dem bestehenden Vertrag zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Versorgung. • Phase 2: Nutzungsdauer von 48 Monaten • Phase 3: Rollback der Geräte mit Übergang zu einem Anschlussvertrag, Dauer maximal 3 Monate Da die BG ETEM - wie alle anderen Organisationen auch - einem permanenten Wandel unterliegt, müssen im Rahmen des Vertrages sowohl zusätzliche Abrufe als auch eine begrenzte Anzahl von Abmietungen möglich sein. Folgende Werte werden vereinbart: Die BG ETEM hat das Recht, ausgehend von der ursprünglichen Anzahl von 100 gemieteten Geräten den Bestand durch Abmietungen auf bis zu 90 Geräte zu reduzieren. Gleichfalls muss es möglich sein, während der Vertragslaufzeit zu den vereinbarten Konditionen Geräte zusätzlich anzumieten. Als Obergrenze für diese Anmietungen wird eine Gesamtzahl von 120 (100+20) Geräten festgelegt. Aufgrund der Kenntnisse der Mitarbeitenden, den damit verbundenen guten Erfahrungen und der eigenständigen Lizenzierung muss die Nutzung des MyQ-Systems als Bedien- und Verwaltungsoberfläche auf den neu zu mietenden Geräten weiterhin möglich sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-10.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-03-10 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-03-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag zur Miete von Multifunktionsdruckern (AS 03-2026)
Kurze Beschreibung:
Aus einem bestehenden Mietvertrag, der bis zum 31.10.2026 läuft, bezieht die BG ETEM derzeit Multifunktionsdrucker einer Geräteklasse. Die BG ETEM nutzt zur Drucksteuerung die MyQ-Lösung, die nicht Bestanteil des ablaufenden Vertrages ist, sondern eigenständig lizenziert wurde. Die bestehende Lizenz läuft über den aktuellen Gerätemietvertrag hinaus. Die Mitarbeitenden sind den Umgang mit dem MyQ embedded Terminal gewohnt. Sie authentifizieren sich mittels ausgegebener RFID Token, die BG ETEM-intern auch für andere Zwecke genutzt werden, über ELATEC TWN4 LEGIC NFC Leser an den Geräten, um Ausdrucke abzurufen und die weiteren Gerätefunktionen zu nutzen. Zum Zeitpunkt der Ausschreibungserstellung sind 112 überwiegend identische Geräte im Einsatz. Alle Geräte entstammen der gleichen Baureihe. Im Jahr 2025 wurden in Summe knapp über 3 Millionen Seiten auf den Geräten ausgegeben, der Farbanteil lag bei 52%. Die Geräte verteilen sich wie folgt über die Standorte der BG ETEM: (s. Dokument "Teil B Leistungsbeschreibung") Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Beschaffung von zunächst 100 Multifunktionssystemen einer Leistungsklasse zur zeitlich begrenzten Überlassung (Miete) und dazugehörige Dienstleistungen zu Lieferung, Aufstellung, Inbetriebnahme und Umzug sowie zur weiteren Versorgung mit Verbrauchsmaterial und zur Rückführung von Leer- und Sammelbehältern aus einer Hand mit einer festen Laufzeit von 4 Jahren. Die nach dem initialen Rollout durch etwaige zusätzliche Abrufe geschlossenen Einzelverträge enden unabhängig des Zeitpunkts des Abrufs jeweils mit dem Ende des Rahmenvertrags. Die Laufzeit der Einzelverträge beginnt mit der Auslieferung. Die Vertragslaufzeit setzt sich aus drei Phasen zusammen: • Phase 1: Rollout, Dauer maximal 3 Monate, möglicherweise Überlappung mit dem bestehenden Vertrag zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Versorgung. • Phase 2: Nutzungsdauer von 48 Monaten • Phase 3: Rollback der Geräte mit Übergang zu einem Anschlussvertrag, Dauer maximal 3 Monate Da die BG ETEM - wie alle anderen Organisationen auch - einem permanenten Wandel unterliegt, müssen im Rahmen des Vertrages sowohl zusätzliche Abrufe als auch eine begrenzte Anzahl von Abmietungen möglich sein. Folgende Werte werden vereinbart: Die BG ETEM hat das Recht, ausgehend von der ursprünglichen Anzahl von 100 gemieteten Geräten den Bestand durch Abmietungen auf bis zu 90 Geräte zu reduzieren. Gleichfalls muss es möglich sein, während der Vertragslaufzeit zu den vereinbarten Konditionen Geräte zusätzlich anzumieten. Als Obergrenze für diese Anmietungen wird eine Gesamtzahl von 120 (100+20) Geräten festgelegt. Aufgrund der Kenntnisse der Mitarbeitenden, den damit verbundenen guten Erfahrungen und der eigenständigen Lizenzierung muss die Nutzung des MyQ-Systems als Bedien- und Verwaltungsoberfläche auf den neu zu mietenden Geräten weiterhin möglich sein.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopierer 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0001 AS 03-2026
Titel: Ausschreibung eines Rahmenvertrages zur Miete von Multifunktionsdruckern
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Mit der vorliegenden Ausschreibung möchte die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (nachfolgend auch kurz: BG ETEM) einen Rahmenvertrag zur Miete von Multifunktionsdruckern inclusive zugehöriger Wartung abschließen. Ziel ist die Beauftragung eines Wirtschaftsteilnehmers. Nach Teststellung und Zuschlag soll die Mehrzahl der Geräte unmittelbar geliefert und in Betrieb genommen werden. Über die Vertragslaufzeit stehen – analog zur Weiterentwicklung der Organisation – begrenzte Möglichkeiten sowohl zur Hinzunahme weiterer Geräte als auch zur Verringerung der Geräteanzahl zur Verfügung. Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande und hat eine Laufzeit von vier Jahren.
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Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Laserdrucker 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Standort Anschrift 1. Köln: BG ETEM, Gustav-Heinemann-Ufer 130, 50968 Köln 2. Wiesbaden: BG ETEM, Rheinstraße 6-8, 65185 Wiesbaden 3. Braunschweig: BG ETEM, Lessingplatz 13, 38100 Braunschweig 4. Berlin: BG ETEM, Corrensplatz 2, 14195 Berlin 5. Bad Münstereifel: BG ETEM, Bergstraße 26, 53902 Bad Münstereifel 6. Augsburg: BG ETEM, Oblatterwallstraße 18, 86153 Augsburg 7. Stuttgart: BG ETEM, Schloßstraße 29-31, 70174 Stuttgart 8. Nürnberg: BG ETEM, Frauentorgraben 29, 90443 Nürnberg 9. Leipzig: BG ETEM, Gustav-Adolf-Straße 6, 04105 Leipzig 10. Hamburg: BG ETEM, Nagelsweg 33-35, 20097 Hamburg 11. Düsseldorf: BG ETEM, Auf'm Hennekamp 74, 40225 Düsseldorf 12. Dresden: BG ETEM, Stübelallee 49c, 01309 Dresden 13. BS Dresden BG ETEM, DGUV Akademie / Bildungsstätte Dresden (Haus 9), Königsbrücker Landstraße 4 a, 01109 Dresden 14. Linowsee BG ETEM, Berufsgenossenschaftliche Bildungsstätte Linowsee e. V., Linowsee 1, 16831 Rheinsberg OT Linow
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Postanschrift: Bg etem
Gustav-Heinemann-Ufer 130
Postleitzahl: 50968
Stadt: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 48 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Ort der Leistung:
Berlin 🏙️
+ 10 weitere
Hamburg 🏙️
Leipzig 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: s. Leistungsbeschreibung, Punkt 9 Lieferadressen
Postleitzahl: 65185
Stadt: Wiesbaden
Postanschrift: Lessingplatz 13
Postleitzahl: 38100
Stadt: Braunschweig
Postanschrift: Corrensplatz 2
Postleitzahl: 14195
Stadt: Berlin
Postanschrift: Bergstraße 26
Postleitzahl: 53902
Stadt: Bad Münstereifel
Postanschrift: Oblatterwallstraße 18
Postleitzahl: 86153
Stadt: Augsburg
Postanschrift: Schloßstraße 29-31
Postleitzahl: 70174
Stadt: Stuttgart
Postanschrift: Frauentorgraben 29
Postleitzahl: 90443
Stadt: Nürnberg
Postanschrift: Gustav-Adolf-Straße 6
Postleitzahl: 04105
Stadt: Leipzig
Postanschrift: Nagelsweg 33-35
Postleitzahl: 20097
Stadt: Hamburg
Postanschrift: Auf'm Hennekamp 74
Postleitzahl: 40225
Stadt: Düsseldorf
Postanschrift: Stübelallee 49c
Postleitzahl: 01309
Stadt: Dresden
Postanschrift: BG ETEM - DGUV Akademie / Bildungsstätte Dresden (Haus 9)
Königsbrücker Landstraße 4 a
Postleitzahl: 01109
Postanschrift: BG ETEM - Berufsgenossenschaftliche Bildungsstätte Linowsee e. V.
Linowsee 1
Postleitzahl: 16831
Stadt: Linowsee

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-20 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-20 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): BG ETEM 50960 Köln
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 71 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2026-04-20 11:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
BG ETEM 50960 Köln
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
Bei fehlenden oder unvollständigen Erklärungen und Nachweisen macht die Vergabestelle von den Möglichkeiten § 56 VgV Gebrauch. Die Vervollständigung oder Erläuterung fehlender oder unvollständiger Erklärungen und Nachweise ist nach schriftlicher Aufforderung innerhalb einer von der Vergabestelle zu setzenden, angemessenen Frist möglich. Trotz Nachforderung final unvollständige Angebote werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
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Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse
Nationale Registrierungsnummer: Leitweg-ID 993-8003310300-32
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ufer 130
Postleitzahl: 50968
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@bgetem.de 📧
Telefon: +49 221 3778-0 📞
URL: https://www.bgetem.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E18663656 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E18663656 🌏
ID des Steuergesetzgebungsdokuments: DE814331971
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: Über Vergabeplattform, gesetzliche Fristen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-12+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 050-174243 (2026-03-10)
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