Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e. V. einen regelmäßigen Bedarf an der Durchführung von Reisekostenabrechnungen. Die MPG unterliegt als Zuwendungsempfänger den Regularien des BRKG; diese sind allen Aktivitäten in dem hier relevanten Umfeld von Dienstreisen zu Grunde zu legen. Neben der Generalverwaltung planen zunächst rund 14 Institute in Deutschland, ihre Dienstreisen im In- und Ausland über den Auftragnehmer als externen Dienstleister abrechnen zu lassen. Gegenstand dieses Offenes Verfahren ist der Abschluss eines (Abruf-)Rahmenvertrags ("RV", oder "Vereinbarung") mit einem einzigen Auftragnehmer, der den Auftraggeber entlang der ganzen Reisekostenabrechnung schnell, digital, regel-, rechtssicher und revisionskonform begleitet.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-24.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-02-24.
Auftragsbekanntmachung (2026-02-24) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: RV Reisekostenabrechnung 2026
Reference number: RKA_22.4.1.2.0.1.3_26
Kurze Beschreibung:
“Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e....”
Kurze Beschreibung
Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e. V. einen regelmäßigen Bedarf an der Durchführung von Reisekostenabrechnungen. Die MPG unterliegt als Zuwendungsempfänger den Regularien des BRKG; diese sind allen Aktivitäten in dem hier relevanten Umfeld von Dienstreisen zu Grunde zu legen. Neben der Generalverwaltung planen zunächst rund 14 Institute in Deutschland, ihre Dienstreisen im In- und Ausland über den Auftragnehmer als externen Dienstleister abrechnen zu lassen.
Gegenstand dieses Offenes Verfahren ist der Abschluss eines (Abruf-)Rahmenvertrags ("RV", oder "Vereinbarung") mit einem einzigen Auftragnehmer, der den Auftraggeber entlang der ganzen Reisekostenabrechnung schnell, digital, regel-, rechtssicher und revisionskonform begleitet.
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Art des Vertrags: services
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt.
Geschätzter Wert ohne MwSt. (in...”
Beschreibung der Beschaffung
Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt.
Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.200.000,00 EUR.
Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.350.000,00 EUR.
Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande.
Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030).
Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt NICHT.
Abrufberechtigt aus der RV (und damit Bedarfsträger) sind die Generalverwaltung ("GV") und derzeit 14 Institute und Einrichtungen der MPG:
- MaxIT, München
- MPI für Bildungsforschung, Berlin
- MPI für Geoanthropologie, Jena
- MPI für Gravitationsphysik, Potsdam-Golm
- MPI für Physik des Lichts, Erlangen
- MPI für Terrestrische Mikrobiologie, Marburg
- MPI für Biogeochimie, Jena
- MPI für Biologie inkl. Friedrich-Miescher-Laboratorium, Tübingen
- MPI für Kolloid- und Grenzflächenforschung, Potsdam
- MPI für Biochemie, München Martinsried
- MPI für Kernphysik, Heidelberg
- MPI für Verhaltensbiologie, Radolfzell/ Konstanz
- MPI für Infektionsbiologie, Berlin
- Evtl. das ESI als unselbstständiges MPI ab 01.01.2027
Weitere Max-Planck-Institute, die hier nicht aufgelistet sind, können nach Rücksprache mit der Stabsstelle Travel Management während der Vertragslaufzeit einsteigen.
Außerdem sind die selbstständigen Einrichtungen über die Eröffnungsklausel berechtigt, Einzelverträge auf Basis der Verfahrensergebnisse abzuschließen (Bsp. Max-Planck-Innovation GmbH, München).
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Abschluss einer (Abruf-)Rahmenvereinbarung für alle abrufberechtigte Einrichtungen der MPG, ohne Mindestabnahmepflicht.
Ihr Angebot besteht aus:
- der ausgefüllten Anlage D.1 (Erklärungen: Eignung und Ausschlusskriterien)
inklusiv Ausführungsbedingungen)
- der ausgefüllten Anlage A.2 Preisblatt
- der ausgefüllten Anlage E.1 Konzeptfragen
(- ggfs. aus den ausgefüllten Anlagen D.2 bei Bietergemeinschaften).
Hinweis zu den Zuschlagskriterien:
Bei der einfachen Richtwertmethode Z = L/P ist eine Gewichtung zwischen L und P
mathematisch wirkungslos. Unglücklicherweise erwartet das Bekanntmachungsformular eine Gewichtung, weshalb die Vergabestelle eine Dummy-Gewichtung von 50 % für L und 50 % für P eingetragen hat. Es findet keine Gewichtung zwischen L und P statt.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Reiseverwaltung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Geschäftsreisen📦 Dauer
Datum des Beginns: 2026-10-01 📅
Datum des Endes: 2030-09-30 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Dieser Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren mit Leistungsbeginn ab 01.10.2026 und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, am 30.09.2030.”
Beschreibung der Optionen
Dieser Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren mit Leistungsbeginn ab 01.10.2026 und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, am 30.09.2030.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einfache Richtwertmethode
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-24 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-24 10:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Bindefrist bis 30.06.2026.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 90
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Mindestens 1 bis 3 Referenzen aus 2023-2025 (EK-08-A).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl 2023-2025 inkl. Führungskräfte (EK-07-A):
1. Technische Fachkräfte bzw. Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) für die Beratung und...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl 2023-2025 inkl. Führungskräfte (EK-07-A):
1. Technische Fachkräfte bzw. Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) für die Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer SAP-Basis.
2. Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) inklusive Führungskräfte.
Mindestens 10 Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) für Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer SAP-Basis.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Datenschutzrechtliche Bestimmungen (XK-02-A), s. auch B.1 Rahmenvertrag, Anlage B1.1 AVV und TOMs.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Haftpflichtversicherung (EK-04-A):
- mindestens 5 Mio. EUR (2-fach maximiert, pro Jahr) für Personen- und Sachschäden,
- mindestens 100.000,00 EUR (2-fach...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Haftpflichtversicherung (EK-04-A):
- mindestens 5 Mio. EUR (2-fach maximiert, pro Jahr) für Personen- und Sachschäden,
- mindestens 100.000,00 EUR (2-fach maximiert, pro Jahr) für Vermögensschäden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A).
Auftragsausführung: Russland-Sanktionen (XK-01-A).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unternehmensdarstellung (EK-02-A).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzdarstellung 2023-2025 (EK-05-A).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzdarstellung im Bereich Reisekostenabrechnung 2023-2025 (EK-06-A).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A).” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Maßgeblich für die Auftragsausführung sind der in Anlage B.1 Rahmenvertrag, der mit Zuschlag wirksam wird, sowie die in Anlage D.1 Erklärungen zur Eignung...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Maßgeblich für die Auftragsausführung sind der in Anlage B.1 Rahmenvertrag, der mit Zuschlag wirksam wird, sowie die in Anlage D.1 Erklärungen zur Eignung und Ausschlussgründe inklusiv Ausführungsbedingungen.
Es besteht ausserdem ein Selbstausführungsgebot nach § 47 Abs. 5 VgV im Hinblick auf alle Leistungen, die systemseitig auf dem System des Auftraggebers erbracht werden sowie in Bezug auf die primären Ansprechpartner und die Leitung aller strategischen Leistungen, die unter diesem Vertrag zu erbringen sind. Diese Leistungen sind der Kernbereich des Aufgabenfeldes des künf-tigen Auftragnehmers. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem
Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind nicht zugelassen.
“Bekanntmachung mit Aufruf zum Wettbewerb ab jetzt.
Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung
(VgV) als OFFENES...”
Bekanntmachung mit Aufruf zum Wettbewerb ab jetzt.
Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung
(VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt.
Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der
Zuschlagserteilung zustande.
Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant.
Leistungsbeginn am 01.10.2026.
Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030).
Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des
Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Nationale Registrierungsnummer: t:08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de📧
Telefon: +49 8921762411📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer🌏 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Nationale Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: bieterfragenvergabestelle@gv.mpg.de📧
Fax: +49 8921081344 📠
URL: https://www.mpg.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 GWB).
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2026/S 039-131860 (2026-02-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-13) Objekt Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt.
Geschätzter Wert ohne MwSt. (in...”
Beschreibung der Beschaffung
Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt.
Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.200.000,00 EUR.
Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.350.000,00 EUR.
Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande.
Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030).
Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt NICHT.
Abrufberechtigt aus der RV (und damit Bedarfsträger) sind die Generalverwaltung ("GV") und derzeit 14 Institute und Einrichtungen der MPG:
- MaxIT, München
- MPI für Bildungsforschung, Berlin
- MPI für Geoanthropologie, Jena
- MPI für Gravitationsphysik, Potsdam-Golm
- MPI für Physik des Lichts, Erlangen
- MPI für Terrestrische Mikrobiologie, Marburg
- MPI für Biogeochimie, Jena
- MPI für Biologie inkl. Friedrich-Miescher-Laboratorium, Tübingen
- MPI für Kolloid- und Grenzflächenforschung, Potsdam
- MPI für Biochemie, München Martinsried
- MPI für Kernphysik, Heidelberg
- MPI für Verhaltensbiologie, Radolfzell/ Konstanz
- MPI für Infektionsbiologie, Berlin
- Evtl. das ESI als unselbstständiges MPI ab 01.01.2027
Weitere Max-Planck-Institute, die hier nicht aufgelistet sind, können nach Rücksprache mit der Stabsstelle Travel Management während der Vertragslaufzeit einsteigen.
Außerdem sind die selbstständigen Einrichtungen über die Eröffnungsklausel berechtigt, Einzelverträge auf Basis der Verfahrensergebnisse abzuschließen (Bsp. Max-Planck-Innovation GmbH, München).
Mehr anzeigen
Zusätzliche Informationen:
“Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Abschluss einer (Abruf-)Rahmenvereinbarung für alle...”
Zusätzliche Informationen
Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Abschluss einer (Abruf-)Rahmenvereinbarung für alle abrufberechtigte Einrichtungen der MPG, ohne Mindestabnahmepflicht.
Ihr Angebot besteht aus:
- der ausgefüllten Anlage D.1 (Erklärungen: Eignung und Ausschlusskriterien)
inklusiv Ausführungsbedingungen)
- der ausgefüllten Anlage A.2 Preisblatt
- der ausgefüllten Anlage E.1 Konzeptfragen
(- ggfs. aus den ausgefüllten Anlagen D.2 bei Bietergemeinschaften).
Hinweis zu den Zuschlagskriterien:
Bei der einfachen Richtwertmethode Z = L/P ist eine Gewichtung zwischen L und P
mathematisch wirkungslos. Unglücklicherweise erwartet das Bekanntmachungsformular eine Gewichtung, weshalb die Vergabestelle eine Dummy-Gewichtung von 50 % für L und 50 % für P eingetragen hat. Es findet keine Gewichtung zwischen L und P statt.
Auftragsvergabe Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Quelle: OJS 2026/S 073-257019 (2026-04-13)