Scanclient/Siegelserver Software

Pronova BKK

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Vertrages über die Miete einer Scanclient- und Siegelserversoftware mit entsprechenden Supportleistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-12.

Wer?

• Pronova BKK

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Leverkusen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-03-12	Auftragsbekanntmachung
2026-04-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2026-03-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanclient/Siegelserver Software
Referenznummer: 2606
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Vertrages über die Miete einer Scanclient- und Siegelserversoftware mit entsprechenden Supportleistungen.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 760 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 2606
Beschreibung der Beschaffung:

Die Auftraggeberin Pronova BKK schreibt in einem offenen europaweiten Vergabeverfahren den Abschluss eines Vertrages über die Miete einer Scanclientsoftware und einer Siegelserversoftware mit entsprechenden Supportleistungen aus. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 3 Jahren mit Option zur Verlängerung. Im Rahmen dieser Ausschreibung sollen die im Folgenden beschriebenen Siegel- und Scansoftwarekomponenten nach aktuellem Stand für 6 Arbeitsplätze an den Standorten in Leverkusen und Ludwigshafen, 2 Testarbeitsplätzen sowie für 47 Kundencenter beschafft werden.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scannersoftwarepaket 📦
Postanschrift: Horst-Henning-Platz 1
Postleitzahl: 51373
Stadt: Leverkusen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Leverkusen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 3 Jahre
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Er beginnt mit der Implementierung zum 01.07.2026, die Abnahme der Inbetriebnahme erfolgt bis zum 31.07.2026. Der Produktivstart (Go-Live) beginnt zum 01.08.2026. Der Vertrag ist erstmalig bis 30.01.2028 mit Vertragsende zum 31.07.2029 kündbar. Danach ist er mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende kündbar.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliche Bewertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scannersoftwarepaket 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-16 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 1 Jahre
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-31 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Angebote werden gemäß §§ 56 und 57 VgV geprüft und bewertet. Fehlen geforderte Erklärungen oder Nachweise und wird nicht entsprechend § 57 VgV beziehungsweise §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen, verlangt die Vergabestelle die fehlenden Erklärungen oder Nachweise nach. Diese sind spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch die Vergabestelle vorzulegen, die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Aufforderung. Werden die Erklärungen oder Nachweise nicht innerhalb der Frist vorgelegt, ist das Angebot ausgeschlossen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Angaben zur Unterauftragsvergabe an Dritte 1. Grades
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu drei unterschiedlichen Referenzen (auch von präqualifizierten Unternehmen) der höchstens letzten drei Jahre mit vergleichbarer Versorgungsleistung

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Eigenerklärung Bestehende Haftpflichtversicherung
Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Jährlicher Mindestumsatz des Unternehmens der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in Höhe von 1.200.000 EUR netto durch die ausgeschriebene Leistung

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Eintragung Berufs- oder Handelsregister oder entsprechend dem Herkunftsland
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Angaben zur Eignungsleihe
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Implementierung beginnt zum 01.07.2026, die Abnahme der Inbetriebnahme erfolgt bis zum 31.07.2026. Der Produktivstart (Go-Live) beginnt zum 01.08.2026.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Pronova BKK
Nationale Registrierungsnummer: t:0214322963998
Postanschrift: Rheinallee 13
Postleitzahl: 67061
Postort: Ludwigshafen
Region: Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: andreas.mischker@pronovabkk.de 📧
Telefon: 0214322963998 📞
URL: https://www.pronovabkk.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DM0DJ/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DM0DJ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DM0DJ 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4D9DM0DJ# Bieterfragen sind auf Deutsch zu formulieren, möglichst auf eine Anfrage zu beschränken und ausschließlich über das Vergabeportal innerhalb der Ausschreibung je Fragestellung separat einzureichen und eigenverantwortlich abzurufen. Anfragen, die auf anderem Wege eingereicht werden, werden nicht beantwortet. Die Vergabestelle behält sich vor, hinsichtlich eines Verstoßes gegen den Grundsatz der Vertraulichkeit im Sinne von § 5 VgV Bietende auszuschließen, wenn die Bieterfrage nicht über das Vergabeportal erfolgt und Bieterfragen insoweit umzuformulieren, dass die Anonymität der Fragesteller bewahrt wird. Bieterfragen zur Angebotsabgabe Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 31.03.2026 einzureichen. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt bis 09.04.2026. Unterrichtung der Bewerber und Bieter Die Kommunikation inklusive der Bieterfragen erfolgt über das Vergabeportal. Es liegt in der Verantwortung der Bietenden, sämtliche Kommunikation und Zugriffsrechte für eine vertretende Person über diese Plattform sicherzustellen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle verweist auf die Regelungen zur Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach §160 Absatz 1 bis 3 GWB. Ein Antrag auf Nachprüfung ist binnen 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, an Die Vergabekammern des Bundes, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, Tel.: 0228 9499-0, Fax: 0228 9499-163, vk@bundeskartellamt.bund.de gemäß Punkt VI.4.1) zu stellen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-12+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 052-177834 (2026-03-12)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 760 000 EUR 💰

Auftragsvergabe
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund unzureichender Mittel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4D9DMA7W# Bieterfragen sind auf Deutsch zu formulieren, möglichst auf eine Anfrage zu beschränken und ausschließlich über das Vergabeportal innerhalb der Ausschreibung je Fragestellung separat einzureichen und eigenverantwortlich abzurufen. Anfragen, die auf anderem Wege eingereicht werden, werden nicht beantwortet. Die Vergabestelle behält sich vor, hinsichtlich eines Verstoßes gegen den Grundsatz der Vertraulichkeit im Sinne von § 5 VgV Bietende auszuschließen, wenn die Bieterfrage nicht über das Vergabeportal erfolgt und Bieterfragen insoweit umzuformulieren, dass die Anonymität der Fragesteller bewahrt wird. Bieterfragen zur Angebotsabgabe Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 31.03.2026 einzureichen. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt bis 09.04.2026. Unterrichtung der Bewerber und Bieter Die Kommunikation inklusive der Bieterfragen erfolgt über das Vergabeportal. Es liegt in der Verantwortung der Bietenden, sämtliche Kommunikation und Zugriffsrechte für eine vertretende Person über diese Plattform sicherzustellen.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-24+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 081-287998 (2026-04-24)

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