Technische Begleitung, Betreuung und Durchführung von Veranstaltungen bzw. Konferenzen

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 umfasst die technische Betreuung unterschiedlicher Präsenz-, Online- und
Hybridveranstaltungen des Ministeriums für einen Zeitraum von vier Jahren (2027 - 2030).

Die Leistungen umfassen insbesondere die technische Beratung und Planung, Bereitstellung und Bedienung der erforderlichen Veranstaltungs-, Konferenz- und Streamingtechnik, Transport sowie Auf und Abbau und die technische Betreuung durch qualifiziertes Fachpersonal.

Für Los 1 und Los 2 soll jeweils ein separater EVB-IT-Rahmenvertrag abgeschlossen werden.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 die technische Begleitung der Verkehrsministerkonferenzen (VMK) und der Gemeinsamen Konferenzen der Verkehrs- und Straßenbauabteilungsleitungen der Länder (GKVS) für einen Zeitraum von zwei Jahren (2027 und 2028).

Die Leistungen umfassen insbesondere die technische Beratung und Planung, Bereitstellung und Bedienung der erforderlichen Veranstaltungs-, Konferenz- und Streamingtechnik, Transport sowie Auf und Abbau und die technische Betreuung durch qualifiziertes Fachpersonal.

Für Los 1 und Los 2 soll jeweils ein separater EVB-IT-Rahmenvertrag abgeschlossen werden.

Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich - soweit nicht ausdrücklich anders erwähnt - im Rahmen des rechtlich zulässigen das Nachfordern von Unterlagen vor.

Fehlende, jedoch geforderte Erklärungen oder Nachweise wird der Auftraggeber nach Maßgabe des § 56 VgV nachverlangen, soweit das Angebot nicht entsprechend § 57 VgV auszuschließen ist.

Fordert der Auftraggeber Unterlagen vom Bieter nach so sind diese Unterlagen innerhalb der vom Auftraggeber, nach dem Kalender bestimmten angemessenen Frist, über die Vergabeplattform vorzulegen, § 56 VgV. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der vollständige Upload auf der Vergabeplattform. Gehen die nachgeforderten Unterlagen nicht rechtzeitig ein ist das Angebot gem. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen Personenbeförderungsleistungen (ANLAGE 5)
Eigenerklärung über die Erbringung von mindestens drei in Bezug auf den Gegenstand
vergleichbaren Leistungen (konkret: Technische Durchführung von Veranstaltungen) aus
den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren.
Die Angaben sind in einer Referenzliste aufzuführen.
In der Referenzliste sind zu benennen:
- Leistungsumfang,
- Auftragswert,
- Leistungszeit,
- Leistungsjahr,
- Auftraggeber,
- Ansprechpartner mit Kontaktdaten,
- Versicherung, dass die Leistung mangelfrei erbracht wurde
Der Auftraggeber behält sich vor, eine Bestätigung des Referenzgebers einzufordern.
Bieter, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben
vergleichbare Nachweise zu erbringen.
Nicht deutschsprachige Nachweise sind in als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache
vorzulegen.
Bietergemeinschaften haben die Nachweise für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu
erbringen.
Angebote, die nicht mindestens drei wertbare Referenzen angeben, werden vom Verfahren
ausgeschlossen. Eine Nachforderung von Referenzen erfolgt nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Betriebshaftpflichtversicherung (ANLAGE 2)

Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme
je Versicherungsfall
- für Sachschäden i.H.v. 3.000.000 EUR,
- für Vermögensschäden i.H.v. 3.000.000 EUR,
- für Personenschäden i.H.v. 5.000.000 EUR
je zweifach maximiert
durch
- Vorlage Kopie Versicherungsschein oder
- Vorlage einer Versicherungsbestätigung, dass im Falle der Zuschlagserteilung ein
entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird.
Hinweis:
Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend. Es sind neben der ANLAGE 2 die benannten
Versicherungserklärungen vorzulegen.
Bei Versicherungsverträgen mit Pauschaldeckungen ist eine Erklärung des
Versicherungsunternehmens erforderlich, dass alle Schadenskategorien im Auftragsfall
nebeneinander mit den geforderten Deckungssummen abgesichert sind.
Bieter, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben
vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in
deutscher Sprache vorzulegen.
Bieter, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben
vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in
deutscher Sprache vorzulegen.
Bietergemeinschaften können den Nachweis über die Betriebshaftpflichtversicherung
entweder für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft oder für die Bietergemeinschaft
erbracht werden (Nachweis der Haftung der Bietergemeinschaft).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung wird zusätzlich die Vorlage folgender aktueller Unterlagen verlangt:
• Eigenerklärung: Unternehmensdarstellung (Name, Firma, Anschrift, Rechtsform, Kommunikationsdaten, Leistungsbereiche, Umsatzsteueridentifikationsnummer) zzgl. Organigramm/Darstellung Unternehmensstruktur
• Eigenerklärung: Mitgliedschaft in der Ingenieurkammer, IHK, HWK, Berufsgenossenschaft u.dgl.
• Registerauszug (z.B. HRA, HRB, GnR, PR, VR)
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerber, die aus Rechtsgründen nicht über vorgenannte Unterlagen bzw. Erklärungen verfügen (z.B. mangels Eintragungspflicht), haben vergleichbare Nachweise zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung vorzulegen und/oder durch eine Eigenerklärung zu erklären, dass entsprechende Eintragungspflichten nicht bestehen.
Bewerbergemeinschaften haben die Nachweise für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen.

Zusätzliche Informationen

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen
- Angebotsschreiben
- Bietererklärung (ANLAGE 1)
- Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Versicherungsbestätigung (ANLAGE 2)

- Eigenerklärung Umsatz (ANLAGE 3)
-Eigenerklärung Referenzen Personenbeförderungsleistungen (ANLAGE 5)
-Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (ANLAGE 6)
-Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Eintragungen im
Gewerbezentralregister (ANLAGE 7)
-Eigenerklärung Russlandsanktionen (ANLAGE 8)
- Eigenerklärung über Selbstreinigungsmaßnahmen (ANLAGE 9)
- Eigenerklärung Eignungsleihe (ANLAGE 11)
- Verpflichtungserklärung eignungsvermittelndes Unternehmen (ANLAGE 12)
-Eigenerklärung Nachunternehmer (ANLAGE 13)
-Erklärung Nachunternehmer (vgl. 0.II.2.7.3) (ANLAGE 14)
- Erklärung Bietergemeinschaft (ANLAGE 15)
-Erklärung Nichtvorliegen von Wettbewerbsbeschränkungen (ANLAGE 16)

jeweils in deutscher Sprache
Die Einreichung eines bieterindividuellen Anschreibens ist zulässig.

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen zusätzlich zwingend einzureichen:
• VMBW-2026-0001_Preisblatt_Los 1
• VMBW-2026-0001_Preisblatt_Los 2
• ANLAGE_VMBW-2026-0001_LTMG_Verpflichtungserklaerung

>> Zugänglichkeit zu Informationen im Vergabeverfahren: <<

Bereitstellung der Vergabeunterlagen
- Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform bereitgestellt.

Registrierung, Nutzung bestimmter Software
- Bei einer Beteiligung am Vergabeverfahren muss eine eindeutige Bieterbezeichnung sowie eine elektronischen Adresse (Registrierung) angegeben werden. Die Registrierung hat über das Vergabeportal zu erfolgen.
- Für die Rechtzeitigkeit der Registrierung, die Nutzung der Software (AI BIETERCOCKPIT) bei Angebotsabgabe und Abgabe von sonstigen Erklärungen etc. ist der Bewerber/Bieter verantwortlich.

Abrufung von Informationen, Zugang von Informationen
- Der Bewerber/Bieter ist für die Abrufung der bereitgestellten zusätzlichen Informationen (z.B. Antworten auf Bewerber- bzw. Bieterfragen), die sich aus dem Vergabeverfahren ergeben, eigenständig verantwortlich. Eine gesonderte Bekanntmachung erfolgt - soweit nicht gesetzlich oder im Rahmen der Vergabeverfahrensordnungen vorgeschrieben - nicht mehr. Gleiches gilt für etwaige Aufforderungen, Mitteilungen oder sonstigen Erklärungen gegenüber dem Bewerber/ Bieter.
- Mitteilungen an den Bewerber/Bieter, die über die Vergabeplattform an den Bewerber/Bieter übermittelt werden, gelten mit der Bereitstellung auf der Vergabeplattform im Bereich des Bewerbers/Bieters als abgesendet.
- Der Bewerber/Bieter ist verpflichtet, seinen Account auf der Vergabeplattform auf den Zugang von Informationen jeglicher Art hin zu kontrollieren.

Mitteilungen an den Bewerber/Bieter (einschließlich Mitteilungen nach § 134 GWB) werden über das Bewerber-/Bieterpostfach der Vergabeplattform bereitgestellt. Das Bewerber-/Bieterpostfach der Vergabeplattform hat die Funktion eines (elektronischen) Briefkastens. Mit Bereitstellung der Mitteilung im Bieterpostfach auf der Vergabeplattform gehen die Mitteilungen dem Bewerber/Bieter zu. Der Bewerber/Bieter ist für die Kontrolle des Bewerber-/Bieterpostfachs der Vergabeplattform eigenverantwortlich zuständig. Der Bewerber/Bieter hat unabhängig vom Zugang zusätzlicher Nachrichten über einen Posteingang im Bewerber-/Bieterpostfach dieses selbständig auf das Vorhandensein von Mitteilungen zu kontrollieren.

Verwendung der Vergabeplattform, technische Anforderungen, Verwendung technischer Mittel, Verantwortlichkeiten der Benutzung

- Der Bewerber/Bieter ist für die Eignung der von ihm verwendeten technischen Mittel verantwortlich.
- Der Bewerber/Bieter ist für den rechtzeitigen, vollständigen und fristgemäßen Zugang seiner Erklärungen verantwortlich. Der Bewerber/Bieter trägt damit grundsätzlich das Übermittlungsrisiko, es sei denn, dass der Bewerber/Bieter die unvollständige oder verspätete Übermittlung nicht zu vertreten hat. Der Nachweis obliegt dem Bewerber/Bieter.
- Der Bewerber/Bieter hat die technischen Hinweise des Vergabeplattformbetreibers zu beachten, zu berücksichtigen und einzuhalten. Notfalls hat sich der Bewerber/Bieter rechtzeitig mit dem technischen Support des Betreibers der Vergabeplattform in Verbindung zu setzen.
- Der Bewerber/Bieter wird darauf hingewiesen, dass die maximale Dateimenge des Angebots 300 MB beträgt.
- Der Bewerber/Bieter hat die Systemvoraussetzungen für die ordnungsgemäße Verwendung der Vergabeplattform, insbesondere der Down- und Uploadfunktionen und der sonstigen Anwendungen der verwendeten Vergabeplattform sowie die weiteren Nutzungsbedingungen des Betreibers der Vergabeplattform zu beachten und einzuhalten.
- Der Bewerber/Bieter hat sich rechtzeitig vor dem Hochladen von Unterlagen - insbesondere bei fristgebundenen Erklärungen - zu vergewissern, dass eine von Seiten des Bewerbers/ Bieters ungestörte Übermittlung der Erklärungen möglich ist, dazu gehört u.a. die Beachtung der Vorgaben zur Beschränkung der maximalen Gesamtdateimenge und der Folgen bei einer Überschreitung sowie der rechtzeitige Beginn mit der Übermittlung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird auf §§ 155 ff. GWB und insbesondere auf das grundsätzliche Erfordernis einer vorherigen Rüge hingewiesen. Der Auftraggeber weist ferner ausdrücklich darauf hin, dass im Fall der Nichtabhilfe einer von einem Bieter erhobenen Rüge ein entsprechender bei der Vergabekammer eingereichter Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags
erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Auf das Hinweisblatt der Vergabekammer Baden-Württemberg, abrufbar unter:
https://rp.baden-wuerttemberg.de/fileadmin/RP-Internet/Karlsruhe/Abteilung_1/Referat_15/_DocumentLibraries/Documents/15_vk_merkblatt.pdf
wird hingewiesen.