Unterstützungsleistungen für SAP-Human Capital Management (HCC)

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der Anwendungsbetreuung des hessischen SAP-Landesreferenzmodells für das LRM HR werden technische und strategische Beratungsdienstleistungen benötigt, die in einem Los ausgeschrieben werden. Ziel ist die Unterstützung des laufenden Betriebs sowie der Weiterentwicklung der folgenden SAP HCM Komponenten und Anwendungen, insbesondere im Bereich Problemmanagement, Änderungsmanagement sowie Entwicklungsprojekte mit fachlicher Beratung bei der Implementierung neuer Geschäftsprozesse und deren technischer Umsetzung:

- Personaladministration (PA)

- Organisationsmanagement (OM)

- Stellenplanmanagement (SPM)

- Zeitwirtschaft (PT)

- Veranstaltungsmanagement (VM)

- Personalbeschaffung und -entwicklung (PB, PE)

- Personalkostenplanung (PKPL, 4.6c)

- Reisemanagement (TM)

- Personalabrechnung (PY)

- Versorgungsabrechnung, Versorgungsadministration (VADM)

- Fachanwendungen ESS (z. B. E-Recruiting, Abwesenheiten)

- Fachanwendungen: Elektronische Personalakte

- Druck- und Outputmanagement

- Berechtigungsmanagement

- Programmierung

- Learning Solution

- HANA-Transformation

- Künstliche Intelligenz (KI)

- Mobile ESS-Geschäftsprozesse auf der Business Technology Platform (BTP)

Auf dieser Basis soll insbesondere im Bereich des Hessischen Kultusministeriums die fachliche und technische Unterstützung bei der Gestaltung und Optimierung von SAP-Geschäftsprozessen erfolgen. Dies umfasst die Entwicklung und Realisierung kundeneigener Komponenten sowohl im SAP-Backend als auch im Serviceportal und auf der BTP sowie deren Betreuung im laufenden Betrieb.

Die kundeneigenen SAP HMKB-Komponenten, die finalisiert und weiterentwickelt werden sollen, umfassen unter anderem:

- PPB (Planung Personal und Budget)

- BeKA (Bedarfs-, Kapazitäts- und Arbeitsplanung für Studienseminare)

- VMQUAK (SAP Veranstaltungs-, Qualifizierungs- und Akkreditierungsmanagement)

- Weitere kundeneigene Lösungen

Diese Komponenten müssen zudem an die HANA-Transformation angepasst und auf zukunftsorientierte Plattformen überführt werden, unter Berücksichtigung der SAP-Strategie zu Neu- und Weiterentwicklungen.

Für die unterschiedlichen Betriebs-, Beratungs- und Entwicklungsleistungen kommen insbesondere folgende Aufgabenstellungen in Betracht:

- Methodische Beratung und Coaching nach professionellen Maßstäben in Entwicklung und Betrieb (Incident- und Changemanagement)

- Fachliche und technische Unterstützung bei der Neukonzeption und Optimierung von Geschäftsprozessen

- Entwicklung, Customizing und Programmierung im SAP Standard sowie kundeneigener Lösungen unter Verwendung von Technologien wie Web UI, Java, ABAP, ABAP OO, WebDynpro, Fiori und Business Server Pages

- Unterstützung bei neueren Technologien wie HANA, Cloud-Anwendungen und KI

- Technische und fachliche Begleitung bei Konzeption, Test, Migration, Produktivsetzung und Rollouts

- Know-how-Transfer im Rahmen von Workshops sowie Erstellung und Präsentation von Dokumentationen und Arbeitsergebnissen

Die zu erbringenden Leistungen beziehen sich sowohl auf die einzelnen im Land betriebenen SAP-Systeme im HCM-Umfeld, insbesondere auch auf das Serviceportal, als auch auf die interaktiven Prozesse zwischen den Systemlandschaften, wodurch umfassendes Prozesswissen und spezifische Modul- sowie Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Die voraussichtliche Anzahl der zu erbringenden Personentage beträgt 1.750 PT pro Jahr. Für die die maximale Laufzeit des Vertrages von 4 Jahren kann somit von einem prognostizierten Bedarf von 7.000 PT ausgegangen werden.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 9.499.000,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Bieter haben mindestens zwei geeignete Referenzen aus den letzten sechs Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) nachzuweisen, die nach Art und Umfang den Anforderungen des Auftrags entsprechen. Insgesamt sind 19 SAP-HCM-Leistungsbereiche abzudecken. Die Anforderungen können durch mindestens zwei oder auch durch mehrere Referenzen erfüllt werden; maßgeblich ist, dass alle Leistungsbereiche vollständig nachgewiesen werden. Eine Referenze kann mehrere Leistungsbereiche abdecken, sofern die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind.

Um als Referenz anerkannt zu werden, muss jedes Projekt eine Mindestlaufzeit von drei Monaten aufweisen. Zudem müssen je Leistungsbereich mindestens 30 Projekteinsatztage (240 Arbeitsstunden à 8 Stunden) erbracht worden sein. Aus der Projektbeschreibung muss der Bezug zum jeweiligen SAP-HCM-Leistungsbereich eindeutig hervorgehen. Zu jeder Referenz sind die Projektdauer (von/bis) sowie die Anzahl der erbrachten Personentage anzugeben. Es werden ausschließlich Leistungen berücksichtigt, die innerhalb des letzten Sechsjahreszeitraums erbracht wurden.

A) Bezügeabrechnung
Nachzuweisen sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren. Eines der Referenzprojekte muss von einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB stammen. Jedes Referenzprojekt muss eine Mindestdauer von drei Monaten haben und mindestens 240 Arbeitsstunden im Bereich SAP HCM Bezügeabrechnung umfassen.

B) Versorgungsabrechnung / Versorgungsadministration (VADM)
Nachzuweisen sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren, die beide von öffentlichen Auftraggebern im Sinne des § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB stammen müssen. Jedes Projekt muss mindestens drei Monate gedauert haben und mindestens 240 Arbeitsstunden im Bereich Versorgungsabrechnung/VADM aufweisen.

C) Implementierung und Integration von Geschäftsprozessen über mehrere SAP-Komponenten (z. B. HCM, FI, CO)
Erforderlich sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren, von denen mindestens eines von einem öffentlichen Auftraggeber stammt. Jedes Projekt muss eine Mindestdauer von drei Monaten haben und mindestens 240 Arbeitsstunden in diesem Leistungsbereich umfassen.

D) Entwicklung und Realisierung kundeneigener Lösungen in Verbindung mit SAP-Backend, SAP Enterprise Portal oder SAP BTP
Nachzuweisen sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren, davon mindestens eines von einem öffentlichen Auftraggeber. Jedes Projekt muss mindestens drei Monate gedauert haben und mindestens 240 Arbeitsstunden in diesem Bereich umfassen.

E) Entwicklung und Implementierung kundeneigener Geschäftsprozesse aus dem Bereich Kultus oder Forschung und Lehre und deren Integration in SAP-HCM-Standardprozesse
Erforderlich sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren, von denen mindestens eines von einem öffentlichen Auftraggeber stammt. Die Mindestdauer beträgt jeweils drei Monate bei mindestens 240 Arbeitsstunden pro Projekt.

F) Entwicklung und Implementierung von SAP-Prozessen in der Schulverwaltung
Nachzuweisen sind zwei Referenzprojekte aus den letzten sechs Jahren, davon mindestens eines von einem öffentlichen Auftraggeber. Jedes Projekt muss mindestens drei Monate gedauert haben und mindestens 240 Arbeitsstunden umfassen.

G) Negativ-Zeitwirtschaft
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

H) Positive Zeitwirtschaft
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

I) Reisemanagement
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

J) Veranstaltungsmanagement / Learning Solution
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

K) Personaladministration und Organisationsmanagement
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

L) Personalkostenplanung
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

M) Berechtigungsverwaltung
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

N) Schnittstellenentwicklung SAP-SAP und SAP-Non-SAP mit SOAP
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

O) Portalkonfiguration einschließlich Frontend-Entwicklung und Barrierefreiheit (SAPUI5, SAP Fiori)
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

P) Business Technology Platform (BTP), Konfiguration, Prozessdesign, mobile Endgeräte
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

Q) Programmierung (ABAP OO, WebDynpro for ABAP, Fiori, Formularpflege und -programmierung)
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

R) SAP Information Lifecycle Management
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren mit einer Mindestdauer von drei Monaten und mindestens 240 Arbeitsstunden.

S) SAP E-Recruiting
Nachzuweisen ist ein Referenzprojekt aus den letzten sechs Jahren, das von einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB stammt. Das Projekt muss mindestens drei Monate gedauert haben und mindestens 240 Arbeitsstunden umfassen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklärung_oeff_AG" zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Besachäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im EU-Ausland erbringen.

Zusätzliche Informationen

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.

Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

(5) Der Auftragnehmer wird personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu wird eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung geschlossen (Datei "Vereinbarung_Auftragsverarbeitung "). Der Bieter füllt die mit den Vergabeunterlagen veröffentlichte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an den vorgesehenen Stellen aus (gelb markiert); insbesondere fügt der Bieter die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen seinem Angebot bei. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass für diesen Auftrag keine besonderen Anforderungen an die technisch-organisatorischen Maßnahmen gestellt werden.

(6) Hinweis der Vergabestelle zu den Kompetenzprofilen:
Mit dem Angebot sind noch keine konkreten Personen zu benennen und für diese die Kompetenzprofile ausgefüllt einzureichen. Die Kompetenzprofile dienen der Überprüfung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestqualifikationen an das einzusetzende Personal. Sie werden nach Abschluss der Rahmenvereinbarung und vor Abschluss eines Einzelabrufs von dem Auftragnehmer zum Nachweis angefordert, dass das angebotenen Personal die Mindestqualifikationen erfüllt.

Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG i.V.m. § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.

Es werden die folgenden Zuschlagskriterien mit der jeweiligen Gewichtung festgelegt:
1) Leistung (Erstellung eines Konzepts) 70 %
2) Preis 30 %
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl (wirtschaftlichstes Angebot), die nach der folgenden Formel errechnet wird Gesamtpunkte = Preispunkte x 30 % + Leistungspunkte x 70 %

Die Bewertung des Preises erfolgt durch Punktevergabe. Es werden insgesamt maximal 100 Punkte vergeben.
Für die Berechnung der Preispunkte erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis die maximale Punktzahl von 100 Punkte, die Angebote mit den nächst folgenden, höheren Preisen erhalten eine entsprechend geringere Punktzahl, wobei der Angebotspreis mit dem Zweifachen des günstigsten Angebotspreises stets noch die Hälfte der maximalen Punktzahl erhält. Die Nachkommastellen werden auf 2 Stellen nach dem Komma kaufmännisch ab- bzw. aufgerundet. Die Preisberechnung erfolgt anhand der folgenden Umrechnungsformel:
Preispunkte von Angebot i = (Pmin/PAngebot) x Lmax
Pmin = Angebotspreis des günstigsten Angebots
PAngebot = Angebotspreis des jeweils teureren Angebots
Lmax = Maximal erreichbare Preispunktzahl 100 (für den niedrigsten Angebotspreis)

Das Zuschlagskriterium "Leistung" wird mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung einfließen. Die Bewertung des Konzepts erfolgt anhand folgender Unterkriterien:
A) Technische Beschreibung (40 %), B) Fachliche Beschreibung (30 %), C) Methodische Vorgehensweise (10 %), D) Kritische Erfolgsfaktoren (10 %) und E) Formale und sprachliche Darstellung (10 %).
Aus den gewichteten Einzelbewertungen wird die Gesamtpunktzahl für die Leistung (L) mit maximal 100 Punkten ermittelt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.