Veranstaltungsmanagement des BMZ - Eventagentur

Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

Im Rahmen eines vollumfänglichen Veranstaltungsmanagements sind Konzeptionierung, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor im Inland stattfinden, als zentrale Leistungen zu erbringen. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von vier Jahren (inkl. der Option einer zweimaligen Verlängerung jeweils um ein Jahr) beträgt 5.000.000,00 Euro netto. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-02.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-03-02 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-03-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltungsmanagement des BMZ - Eventagentur
Referenznummer: Z33 - O4080-3007/009
Kurze Beschreibung:
Im Rahmen eines vollumfänglichen Veranstaltungsmanagements sind Konzeptionierung, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor im Inland stattfinden, als zentrale Leistungen zu erbringen. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von vier Jahren (inkl. der Option einer zweimaligen Verlängerung jeweils um ein Jahr) beträgt 5.000.000,00 Euro netto. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation 📦
Beschreibung
Interne Kennung: Z33 - O4080-3007/009
Titel: Veranstaltungsmanagement des BMZ – Eventagentur
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Zusätzlich zum Erfüllungsort Berlin sind die weiteren Erfüllungsorte die jeweiligen Orte der Veranstaltungen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland.
Postleitzahl: 10963
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 53113
Stadt: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:
Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-06-13 📅
Datum des Endes: 2028-06-12 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
Die Rahmenvereinbarung verlängert sich zweimal automatisch um jeweils zwölf Monate, wenn nicht die Auftraggeberin spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform kündigt. Die Gesamtvertragslaufzeit endet spätestens nach 48 Monaten. Einer besonderen Kündigung bedarf es nicht.
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Vergabekriterien
Preis
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Arbeitsprobe (Gewichtung 60 % = 600 Punkte) Im Rahmen der inhaltlichen Prüfung wird die Qualität Ihres Angebots wie folgt bewertet: Die beigefügten Vergabeunterlagen, insbesondere die Rahmenvereinbarung (Anlage 3a) und Leistungsbeschreibung (Anlage 3b), geben den geforderten Leistungsinhalt wieder. Mit Abgabe eines Angebots stimmen Sie grundsätzlich allen Mindestanforderungen in den oben genannten Anlagen zu. Darüber hinaus ermittelt die Auftraggeberin die Qualität der Arbeitsprobe hinsichtlich der in der Leistungsbewertungsmatrix (Anlage 1c) aufgeführten Kriterien, deren Erfüllungsgrad jeweils skalierbar bewertet und – auch aufgrund der in Anlage 1c angegebenen Untergewichtung – bepunktet wird. Dazu bittet die Auftraggeberin Sie, die Aufgabe entsprechend den Vorgaben der Aufgabenstellung für die Arbeitsprobe (Anlage 1b) umzusetzen und mit dem Angebot abzugeben. Die Auftraggeberin legt für die Frage 1 (Unterkriterium 2.1) eine Mindestleistungsgrenze in Höhe von 180 Leistungspunkten fest. Angebote, deren Leistungswert unterhalb dieser Grenze liegen, werden als nicht ausreichend betrachtet und aus der Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Dabei bewertet ein Gremium, das sich aus drei Kolleginnen/Kollegen des Fachbereichs der Auftraggeberin zusammensetzt, die Qualität der Arbeitsprobe dahingehend, ob die Bewertungsmaßstäbe (siehe Leistungsbewertungsmatrix, Anlage 1c) erreicht werden. Jedes Gremiumsmitglied führt eine unabhängige Bewertung durch. Aus den drei unabhängigen Bewertungen wird das arithmetische Mittel der Punktzahl ermittelt. Dabei wird mit drei Stellen nach dem Komma gerechnet und kaufmännisch gerundet. Die Bewertungsmaßstäbe ergeben sich aus Anlage 1c (Leistungsbewertungsmatrix). Die Summe der von jeder Bieterin/jedem Bieter erzielten Leistungspunkte gemäß Anlage 1c bildet deren Leistungswert.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:
Die Organisation von Events gehört zu den sozialen bzw. anderen besonderen Dienstleistungen.
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-02 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-02 10:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 64 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2026-04-02 10:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen:
Fehlende Unterlagen zur Eignung des Unternehmens werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschiften.
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Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bitte reichen Sie ein ausgefülltes und unterzeichnetes Exemplar der Eigenerklärung zum Unternehmensumsatz (bitte Formblatt Anlage 14 benutzen) ein. Bei der Eigenerklärung handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (KO-Kriterium). Beachten Sie dabei die angegebenen Anforderungen an den Mindestumsatz. Bestätigen Sie bitte, dass Ihr Netto-Jahresumsatz der letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 bis 2024) jeweils mindestens 1.000.000,00 Euro pro Jahr für den Geschäftsbereich „Veranstaltungsmanagement“ betragen hat. Bitte geben Sie dies auch für Ihre Bietergemeinschaft an.
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Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bitte reichen Sie einen Nachweis für eine Betriebshaftpflichtversicherung ein, mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000,00 Euro pauschal für Personen- und Sachschäden. Alternativ können Sie auch eine Erklärung mit dem Angebot abgeben, dass Sie eine solche Versicherung spätestens zum Vertragsbeginn abschließen werden.
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Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bitte reichen Sie eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 13) mit allen dort geforderten Angaben ein. Es müssen mindestens drei Referenzaufträge angegeben werden, diedie Bieterin/der Bieter ausgeführt hat und bei denen die Komplexität und die inhaltlichen Anforderungen mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Die Leistungen müssen jeweils innerhalb der letzten drei Jahre, zurückgerechnet vom Tag der Angebotsfrist (Ziff. 2.3.1) liegen. Der Beginn des jeweiligen Referenzauftrags kann dabei auch zeitlich vor dem Referenzzeitraum liegen. Die Referenzaufträge müssen folgende inhaltlichen Anforderungen erfüllen: o Planung und Umsetzung einer Fachveranstaltung im Präsenz- oder Hybridformat ab 150 nationalen und/oder internationalen Teilnehmenden o Planung und Umsetzung einer virtuellen Fachveranstaltung ab 100 nationalen und/oder internationalen Teilnehmenden o Konzeption, Planung und Umsetzung einer öffentlichkeitswirksamen Bürgerveranstaltung, wie z. B. des „Tages der offenen Tür“ der Bundesregierung o Konzeption, Planung und Umsetzung eines Informationstands auf einer Verbraucher- bzw. Fachmesse o Es müssen mindestens zwei Aufträge durch öffentliche Auftraggeber auf europäischer und/oder Bundes- und/oder Landesebene angegeben werden. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass einzelne Referenzaufträge gleichzeitig mehrere oder alle Bedingungen erfüllen. Sie müssen jedoch so viele Referenzaufträge benennen, dass alle o. a. Anforderungen in der erforderlichen Anzahl abgedeckt sind. Die AG behält sich vor, den von Ihnen genannten Kontakt der jeweiligen Referenz zu kontaktieren und nach Einzelheiten der Auftragsausführung zu befragen.
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Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet, eine Eigenerklärung zu verlangen, ob und inwiefern Bieterinnen/Bieter einen Bezug zu Russland im Sinne folgender Vorschrift aufweisen: Artikel 5k) der Verordnung (EU) Nr. 833/2012 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 vom 08. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. Bitte geben Sie die Eigenerklärung „Umsetzung der EU-Russland-Sanktionen“ (Anlage 11) mit dem Angebot ab. Bitte geben Sie die Erklärung auch für alle Unterauftragnehmerinnen/Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft ab.
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Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Vorstellung des für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Teams. Bitte nutzen Sie dafür die Formblätter Anlagen 16a und 16b (Qualifikationsbögen) und machen Sie darin alle geforderten Angaben. Gerne dürfen Sie erforderlichenfalls die Bögen fortschreiben oder zusätzliche Blätter verwenden. Für die folgenden vorgesehen Rollen sind die Mindestvorgaben einzuhalten. Die Erfahrungen und Kenntnisse müssen für jede Person mit Angebotsabgabe durch den Qualifikationsbogen und einem aussagekräftigen Lebenslauf nachgewiesen werden. Die Vorlage von Zeugnissen und weiteren Nachweisen zur Überprüfung der Angaben in den Lebensläufen fordert die Auftraggeberin vor der Entscheidung über den Zuschlag von den Bieterinnen/Bietern ab, deren Angebote sich nach der Auswertung im zuschlagfähigen Bereich befinden. o Projektleitung = mindestens zwei Personen, Sprachniveau Deutsch Muttersprachlerin/Muttersprachler bzw. mindestens C1 gem. Gemeinsamemn Europäischem Referenzrahmen (GER) oder vergleichbar, mindestens ein Bachelorabschluss im Veranstaltungsbereich, z. B. Eventmanagement B.A., Veranstaltungsmanagement B.A. oder vergleichbar, mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Eventagentur und Übernahme von wenigstens zwei Projektleitungen mit mindestens einem beauftragten Projekt aus dem öffentlichen Bereich z. B. Bund und/oder Land. o Projektassistenz = mindestens zwei Personen, Sprachniveau Deutsch Muttersprachlerin/Muttersprachler bzw. mindestens C1 gem. GER oder vergleichbar, mindestens eine abgeschlossene Berufsausbildung im Veranstaltungsmanagement, z. B. Event-manager/-in, Veranstaltungskaufmann/-frau, Fachkraft für Veranstaltungstechnik oder vergleichbar, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer Eventagentur und Verantwortung als Projektassistenz bei wenigstens drei Projekten mit mindestens einem beauftragten Projekt aus dem öffentlichen Bereich z. B. Bund und/oder Land.
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Einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister der erfolgreichen Bieterin/des erfolgreichen Bieters fordert die Auftraggeberin nach Abschluss der Prüfung und Wertung selbst an. Bitte geben Sie die dafür erforderlichen Angaben (Namen, Sitz und Rechtsform Ihrer Firma, zuständiges Registergericht bzw. zuständige Genehmigungsbehörde und Eintragungsnummer) im Formblatt „Angaben für Registerabfragen vor vergaberechtlichen Entscheidungen“ an (bitte Formblatt Anlage 6 benutzen). Bitte geben Sie dies auch für eventuelle Unterauftragnehmerinnen/Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft ab.
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Ein unterschriebenes Exemplar der Eigenerklärung über Ausschlussgründe, die u. a. beinhaltet, dass Ihr Unternehmen sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (bitte Formblatt Anlage 5 benutzen). Bitte geben Sie dies auch für eventuelle Unterauftragnehmerinnen/Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft ab.
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Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:
In der Eigenerklärung über Ausschlussgründe gem. § 123 und § 124 GWB (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) sind alle Gründe aufgeführt, die zu einem Ausschluss führen können. Hier ist anzugeben, ob Gründe vorliegen oder nicht (Kreuz).

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Nationale Registrierungsnummer: 991-20667-36
Postanschrift: Dahlmannstraße 4
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: zentralevergabestelle@bmz.bund.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: www.bmz.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=827345 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=827345 🌏
ID des Steuergesetzgebungsdokuments: n.a.
ID des Umweltgesetzgebungsdokuments: n.a.
ID des Arbeitsgesetzgebungsdokuments: n.a.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 991-02380-92
Abteilung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Bundeskanzlerplatz 2-10
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammern des Bundes
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: 022894990 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt (§ 160 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)), ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB) beim Auftraggeber zu rügen. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt hiervon unberührt. Verstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Das nach § 160 Abs. 2 GWB antragsbefugte Unternehmen kann einen Antrag auf Nachprüfung schriftlich bei der Vergabekammer stellen und muss diesen dann unverzüglich im Umfang der §§ 161 Abs. 2, 160 Abs. 2 Satz 2 GWB begründen (§ 161 Abs. 1 Satz 1 GWB). Nach Angaben des Bundeskartellamtes können alternativ Nachprüfungsanträge an die Vergabekammern des Bundes per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E Mail Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de gerichtet werden. Die Vergabekammern des Bundes sind darüber hinaus auch über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) erreichbar: „Bundeskartellamt – Vergabekammern des Bundes“. Bitte beachten Sie die derzeit maximal zulässige Sendungsgröße von 200 MB. Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf gem. § 134 Abs. 2 GWB erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an, § 134 Abs. 2 Satz 3, 2. Halbsatz GWB.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-02+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 043-145137 (2026-03-02)