Vergabe von Lieferleistungen für einen Vollcontainer-Elektrisch-Reachstacker (E-RST) Terminal Neuss

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin (im Folgenden: AG) schreibt vorliegend die Liefe-rung eines Vollcontainer-Reachstackers mit elektrischem Antrieb für den Einsatz am Standort in Neuss europaweit aus. Bestandteil der anzubietenden Leistung ist auch ein durch den Bieter mit dem Angebot einzureichender Full-Service-Wartungsvertrag, welcher die unter 3. aufgeführten Mindestvorgaben (siehe Vorgaben im Leistungsverzeichnis in der Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) enthält. Der Wartungsvertrag soll als optionale abrufbare Leistung angeboten werden, über deren Abruf die Auftraggeberin direkt mit der Zuschlagserteilung entscheiden wird.
Eine ausführliche Beschreibung des Leistungssolls ist dem Leistungsverzeichnis (Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) und den entsprechenden, weiteren Anlagen (Typenblatt, Technikdaten, Spezifikation der Ausstattung, Anlagen 03a bis 03c des Anlagenkonvoluts 03) zu entnehmen.

ACHTUNG:
Aufgrund der Vorgaben des Fördermittelgebers muss der Reachstacker voll batteriebetrieben sein. Andere Betriebsarten können daher nicht akzeptiert werden.

2. Leistungszeitraum
Die Leistung ist ab Zuschlagserteilung voraussichtlich Ende Februar 2026 zu erbringen. Die Bestellung muss unmittelbar nach Zuschlagserteilung erfolgen. Die Lieferung, Schulung und Inbetriebnahme müssen bis spätestens Mitte September 2026 erbracht worden sein.

ACHTUNG:
Aufgrund des fördermittelrechtlichen Hintergrunds sind unbedingt die oben dargestellten zeitlichen Vorgaben zu beachten.
Die Bieter müssen aufgrund der zeitlichen Taktung mit dem unmittelbaren Leistungsbeginn ab Zuschlagserteilung rechnen. Dem AG ist bewusst, dass die Bieter die Leistung erst bestellen müssen.

Sie sind freundlich eingeladen, anhand dieser Aufforderung und den diesem Schreiben beiliegenden Vergabe-/Vertragsbedingungen ein An-gebot abzugeben.
Bitte benutzen Sie hierfür die beigefügten Formularblätter.
Erläuternd wird zu den Grundlagen des Angebots auf Folgendes hingewiesen:

• Das genaue Leistungssoll ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis (Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) mit den entsprechenden Anlagen (Anlagen 03a bis 03c des Anlagenkonvoluts 03).

• Die im Leistungsverzeichnis und den dazugehörigen Anlagen genannten Qualitäten sind als Mindestanforderungen zu verstehen.

• Vertragliche Einzelheiten sind dem Leistungsverzeichnis mit den entsprechenden dort benannten Grundlagen (Anlage 03 des Anla-genkonvoluts 03) zu entnehmen.

ACHTUNG:
Verhandlungen über die vertraglichen Vorgaben sind nicht zuläs-sig!

• Die Bieter müssen einen Full-Service-Wartungsvertrag anbieten. Dieser muss als Mindestanforderung die folgenden Vorgaben abdecken, die ebenfalls vom angebotenen Preis umfasst sein müssen:

o Beilegung eines Wartungs- und Servicekonzepts, welches die Anforderungen eines 3-Schicht-Betriebs erfüllt
o Alle vom Hersteller als notwendig betrachteten Inspektio-nen laut Bedienungsanleitung
o Sämtliche Störungsbeseitigungen und die Durchführung von Reparaturen innerhalb der Vertragslaufzeit
o Die hierfür benötigten Ersatzteile und Materialien einschließlich des kompletten Arbeitslohns
o Die Durchführung aller gesetzlich geforderten Überprüfun-gen wie z.B. die jährliche UVV-Prüfung
o Fahrtzeiten und Fahrkosten zu Reparaturen vor Ort, falls das Serviceobjekt nicht transportfähig ist
o Der AN gewährleistet kurzfristig Service- und Reparaturleis-tungen. Der AN garantiert eine Ersatzteilbevorratung für den ausgelieferten Reachstacker für mindestens 10 Jahre nach Inbetriebnahme.
o Der AN muss den Instandhaltungsservice an 365 Tagen im Jahr und 24 Stunden täglich gewährleisten. Das Instandhaltungspersonal muss innerhalb von 3 Stunden ab Be-nachrichtigung Werktags durch den AG vor Ort sein können, übliche Verkehrsverhältnisse vorausgesetzt.
o Die Kontaktdaten des Servicepersonals bzw. der Rufbereit-schaft sind dem AG mitzuteilen. Der AN muss über Zugriffe auf Ersatzteillager verfügen, die eine Ersatzteilversorgung innerhalb von 24 Stunden ab Benachrichtigung durch den AG ermöglicht.
o Es ist eine Fernzugriff-Software zu liefern, die es dem AG ermöglicht zu jeder Zeit Betriebsdaten des Gerätes abzurufen. Für den Zeitraum von min. 7 Jahren ist diese Software inkl. Lizenz ohne weitere Folgekosten für den AG nutzbar sein. Dazu gehören u.A. / min.:
 Energieverbrauch
 Auswertung der Kennzahlen in Anlehnung an die ISO 50001
 Status – Betriebsbereit / in Störung / in Wartung / in Reparatur
 Fehlermeldungen
 Betriebsstunden
 Fahrer-Erfassung (Login)

ACHTUNG:
Sollte der mit dem Angebot eingereichte Full-Service-Wartungsvertrag nicht den vorgenannten Mindestanforderungen entsprechen, so droht ein Ausschluss des Angebotes! Verhandlungen über das Angebot und den Wartungsvertrag sind nicht zulässig!

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin (im Folgenden: AG) schreibt vorliegend die Lieferung eines Vollcontainer-Reachstackers mit elektrischem Antrieb für den Einsatz am Standort in Neuss europaweit aus. Bestandteil der anzubietenden Leistung ist auch ein durch den Bieter mit dem Angebot einzureichender Full-Service-Wartungsvertrag, welcher die unter 3. aufgeführten Mindestvorgaben (siehe Vorgaben im Leistungsverzeichnis in der Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) enthält. Der Wartungsvertrag soll als optionale abrufbare Leistung angeboten werden, über deren Abruf die Auftraggeberin direkt mit der Zuschlagserteilung entscheiden wird.
Eine ausführliche Beschreibung des Leistungssolls ist dem Leis-tungsverzeichnis (Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) und den entsprechenden, weiteren Anlagen (Typenblatt, Technikdaten, Spezifikation der Ausstattung, Anlagen 03a bis 03c des Anlagenkonvoluts 03) zu entnehmen.

ACHTUNG:
Aufgrund der Vorgaben des Fördermittelgebers muss der Reachstacker voll batteriebetrieben sein. Andere Betriebsarten können daher nicht akzeptiert werden.

2. Leistungszeitraum
Die Leistung ist ab Zuschlagserteilung voraussichtlich Ende Februar 2026 zu erbringen. Die Bestellung muss unmittelbar nach Zuschlagserteilung erfolgen. Die Lieferung, Schulung und Inbetriebnahme müssen bis spätestens Mitte September 2026 erbracht worden sein.

ACHTUNG:
Aufgrund des fördermittelrechtlichen Hintergrunds sind unbedingt die oben dargestellten zeitlichen Vorgaben zu beachten.
Die Bieter müssen aufgrund der zeitlichen Taktung mit dem unmittelbaren Leistungsbeginn ab Zuschlagserteilung rechnen. Dem AG ist bewusst, dass die Bieter die Leistung erst bestellen müssen.

Sie sind freundlich eingeladen, anhand dieser Aufforderung und den diesem Schreiben beiliegenden Vergabe-/Vertragsbedingungen ein An-gebot abzugeben.
Bitte benutzen Sie hierfür die beigefügten Formularblätter.
Erläuternd wird zu den Grundlagen des Angebots auf Folgendes hingewiesen:

• Das genaue Leistungssoll ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis (Anlage 03 des Anlagenkonvoluts 03) mit den entsprechenden Anlagen (Anlagen 03a bis 03c des Anlagenkonvoluts 03).

• Die im Leistungsverzeichnis und den dazugehörigen Anlagen genannten Qualitäten sind als Mindestanforderungen zu verstehen.

• Vertragliche Einzelheiten sind dem Leistungsverzeichnis mit den entsprechenden dort benannten Grundlagen (Anlage 03 des Anla-genkonvoluts 03) zu entnehmen.

ACHTUNG:
Verhandlungen über die vertraglichen Vorgaben sind nicht zuläs-sig!

• Die Bieter müssen einen Full-Service-Wartungsvertrag anbieten. Dieser muss als Mindestanforderung die folgenden Vorgaben abdecken, die ebenfalls vom angebotenen Preis umfasst sein müssen:

o Beilegung eines Wartungs- und Servicekonzepts, welches die Anforderungen eines 3-Schicht-Betriebs erfüllt
o Alle vom Hersteller als notwendig betrachteten Inspektio-nen laut Bedienungsanleitung
o Sämtliche Störungsbeseitigungen und die Durchführung von Reparaturen innerhalb der Vertragslaufzeit
o Die hierfür benötigten Ersatzteile und Materialien einschließlich des kompletten Arbeitslohns
o Die Durchführung aller gesetzlich geforderten Überprüfun-gen wie z.B. die jährliche UVV-Prüfung
o Fahrtzeiten und Fahrkosten zu Reparaturen vor Ort, falls das Serviceobjekt nicht transportfähig ist
o Der AN gewährleistet kurzfristig Service- und Reparaturleis-tungen. Der AN garantiert eine Ersatzteilbevorratung für den ausgelieferten Reachstacker für mindestens 10 Jahre nach Inbetriebnahme.
o Der AN muss den Instandhaltungsservice an 365 Tagen im Jahr und 24 Stunden täglich gewährleisten. Das Instandhaltungspersonal muss innerhalb von 3 Stunden ab Be-nachrichtigung Werktags durch den AG vor Ort sein können, übliche Verkehrsverhältnisse vorausgesetzt.
o Die Kontaktdaten des Servicepersonals bzw. der Rufbereit-schaft sind dem AG mitzuteilen. Der AN muss über Zugriffe auf Ersatzteillager verfügen, die eine Ersatzteilversorgung innerhalb von 24 Stunden ab Benachrichtigung durch den AG ermöglicht.
o Es ist eine Fernzugriff-Software zu liefern, die es dem AG ermöglicht zu jeder Zeit Betriebsdaten des Gerätes abzurufen. Für den Zeitraum von min. 7 Jahren ist diese Software inkl. Lizenz ohne weitere Folgekosten für den AG nutzbar sein. Dazu gehören u.A. / min.:
 Energieverbrauch
 Auswertung der Kennzahlen in Anlehnung an die ISO 50001
 Status – Betriebsbereit / in Störung / in Wartung / in Reparatur
 Fehlermeldungen
 Betriebsstunden
 Fahrer-Erfassung (Login)

ACHTUNG:
Sollte der mit dem Angebot eingereichte Full-Service-Wartungsvertrag nicht den vorgenannten Mindestanforderungen entsprechen, so droht ein Ausschluss des Angebotes! Verhandlungen über das Angebot und den Wartungsvertrag sind nicht zulässig!

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zum Nachweis der allgemeinen Eignung müssen die Bieter folgende Nachweise erbringen bzw. Erklärungen abgeben:
• Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Anlage 04).
• Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 21 des A-EntG, § 98c des AufenthG, § 19 des MiLoG und § 21 des SchwarzarbG vorliegen (Anlage 04).
• Eigenerklärung, dass kein Ausschlussgrund nach Art. 5k der Verord-nung 2022/576 (Russland Sanktionen) vorliegen (Anlage 11).
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindliche, unterzeichnete Erklärung (Anlage 07) abzugeben, in der:
• die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird,
• alle Mitglieder aufgeführt sind,
• ein von allen Mitgliedern bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist und
• die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall erklärt wird.

Eine besondere Rechtsform der Bietergemeinschaft und / oder Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben. Mehrfachangebote, d. h. paral-lele Beteiligung als Einzelbieter und gleichzeitig als Mitglied einer Bie-tergemeinschaft, sind unzulässig. Die Vergabestelle wertet es jedoch nicht als unzulässige Doppelteilnahme, wenn Nachunternehmer von verschiedenen Bietern bzw. Bietergemeinschaften eingebunden werden bzw. Mitglied einer Bietergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe ist hierbei jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die Angebotspreise der relevanten Bieter / Bietergemeinschaften hat, bei denen er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch rechtsverbindliche Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers gegenüber der Vergabestelle zu versichern. Im Falle eines unzulässigen Doppelangebots müssen zur Wahrung des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bieter / Bietergemeinschaften ausgeschlossen werden. Mehrfachangebote sind auch Angebote rechtlich unselbständiger Niederlassungen eines Bieters.

Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise separat vorzulegen und zusammen mit dem Angebot abzugeben. Bedient sich der Bieter / die Bietergemeinschaft eines Nachunternehmers und beruft er / sie sich auf dessen technische, wirtschaftliche und / oder finanzielle Leistungsfähigkeit, so hat er die Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmer mit dem Angebot vorzulegen. Wenn für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des Angebots nicht älter als 12 Monate sein. Eigenerklärungen sind rechtsverbindlich zu unterzeichnen, mit Datum zu versehen und im Original mit dem Angebot vorzulegen. Sofern sich der Bieter / die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen Dritter / Nachunternehmen / konzernverbundener Unternehmen berufen möchte, muss er / sie nachweisen, dass ihm / ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen werden (Verpflichtungserklärung).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

• Vorlage von mindestens einem (1) vergleichbaren Referenzprojekt für die Lieferung eines Vollcontainer Reachstackers (ACHTUNG: Die jeweils eingereichten Referenzobjekte müssen dem angebotenen Reachstacker vom Typ und den Leistungsmerkmalen entsprechen):

Ein Referenzprojekt ist vergleichbar, wenn
 die Lieferung eines Vollcontainer Reachstackers mit rein elektrischem Antrieb im Umschlag erbracht worden ist (Inhalte der Leistung),
 das Auftragsvolumen pro Referenzobjekt (umfasst ein Referenzprojekt mehrere Reachstacker muss mindestens ein Reachstacker für sich genommen das Auftragsvolumen erreichen) mindestens netto 600.000,00 EUR beträgt und das Volumen durch geeignete Angaben plausibilisiert ist (Projektvolumen)
und
 Das Referenzobjekt muss mindestens für eine Dauer von 1 Jahr auf dem Gebiet der europäischen Union im Einsatz gewesen sein (letztmöglicher Zeitpunkt für eine Berücksichtigung ist als Stichtag für die Übergabe: Tag der Versendung der Bekanntmachung am 09.01.2026) (Zeitraum des Projekts).

Es darf sich entsprechend nicht um einen Prototyp oder eine Erstanwendung handeln. Solche Produkte erfüllen die Mindestanforderungen nicht. Dies führt zu einem Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Hinweis: Der Bieter muss für jede Referenz einen Ansprechpartner des dortigen Auftraggebers mit Namen und Telefonnummer angeben, damit die Vergabestelle die Angaben zur Referenz überprüfen kann. Er muss auch Betreiber und Einsatzort benennen.

Der Bieter hat die Anforderungen der Referenzen unmissverständlich nachzuweisen. Ansonsten kann die Nachweisbarkeit der Referenz nicht gewertet werden.

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der technischen Leistungsfähigkeit nicht für jedes einzelne ARGE-Mitglied, sondern für die ARGE insgesamt vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis über Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder anderweitiger Nachweis über die erlaubte Berufsausübung sowie Nachweis über die Berechtigung oder Mitgliedschaft, die zur Ausführung des Auftrags notwendig sind.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis der folgenden Versicherung:
o Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme i.H.v. mindestens € 3.000.000,00 je Schadensfall für Sach- und Personenschäden sowie i.H.v. mindestens € 7.000.000,00 je Schadensfall für Vermögensschäden, zweifach maximiert je Versicherungsjahr. Die Versicherung muss auch Schäden abdecken, die dem AG durch vom AN unter-beauftragte Dritte verursacht werden (es genügt die verbindliche, schriftliche Verpflichtung, bei Auftragserteilung die entsprechenden Policen abzuschließen oder bestehende Policen aufzustocken, insbesondere bei einer ARGE).

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit für mindestens ein ARGE-Mitglied nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gilt bzgl. der Versicherungssummen, für die ggf. auch eine Erklärung der ARGE als solcher ausreichend ist.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Angaben zum Umsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren in Höhe von jeweils mindestens EUR 1.500.000,00 EUR.

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit für mindestens ein ARGE-Mitglied nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gilt bzgl. der Versicherungssummen, für die ggf. auch eine Erklärung der ARGE als solcher ausreichend ist.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft über die wirtschaftliche Situation und/oder ein geordnetes Zahlungsverhalten des Bieters.

Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit für mindestens ein ARGE-Mitglied nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gilt bzgl. der Versicherungssummen, für die ggf. auch eine Erklärung der ARGE als solcher ausreichend ist.

Bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen wird auf folgende Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016) verwiesen:

Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbe-zogenen Daten verantwortlichen Stelle:
Contargo GmbH & Co. KG
Rheinkaistraße 2
68159 Mannheim

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Rhenus Office Systems GmbH
Rhenus Platz 1
59439 Holzwickede
datenschutz@de.rhenus.com
www.office-systems.de

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
a) Zweck der Verarbeitung:
Durchführung eines Vergabeverfahrens; Ihre Daten werden fallbezogen verarbeitet, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen Vergabebestimmungen abwickeln zu können. Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
Konkret werden ihre Daten zu folgenden Zwecken erhoben:
Durchführung eines Vergabeverfahrens, insbesondere:
• Bereitstellung von Vergabeunterlagen
• Beantwortung von Bieterfragen
• Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen
• Überprüfung der Eignung
• Prüfung und Wertung von Angeboten
• Erfüllen sonstiger vergaberechtlicher Verpflichtungen
• Dokumente und- Vertragsmanagement
• Vertragsabwicklung
• Erfüllung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen
• Führen sachdienlicher Kommunikation

b) Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens als öffentlicher Auftraggeber und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c und e, Art. 6 Abs. 3 DSGVO.

Der öffentliche Auftraggeber hat das geltende Recht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV), die Ver-ordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Sektorenbereich (SektVO), die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A), das Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Min-destlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge NRW (TVgG NRW), das Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung NRW (KorruptionsbG), das Wettbewerbsregistergesetz (WRegG), das Geldwäschegesetz (GwG) und die Landeshaushaltsordnung (LHO NRW).

Empfänger von personenbezogenen Daten:
Empfänger innerhalb der Verwaltung:
Die zuständigen Mitarbeiter der Verwaltung und Regierung sowie ggf. deren Vorgesetzte oder Prüfungsinstitutionen (z.B. Justiziariat, Auf-sichtsorgane, Innenrevision, Datenschutzbeauftragter, Nachprüfungsstellen nach § 21 VOB/A).

Auftragsverarbeiter:
Mitarbeiter oder sonstige Personen, die die Vergabeplattform betreuen.

Dritte:
• Unterlegene Bieter in EU-weiten Vergabeverfahren gemäß § 134 GWB, § 62 VgV, § 56 SektVO, § 36 VSVgV, § 30 KonzVgV sowie in nationalen Vergabeverfahren gemäß § 46 UVgO, 19 VOB/A
• Registerstellen (z.B. für die Abfrage von Ausschlussgründen oder aufgrund von fördermittelrechtlichen Vorgaben)
 Tariftreueregister
 Gewerbezentralregister
 Wettbewerbsregister
 Transparenzregister
 Hauptzollamt
• Vergabeportal: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen die vorgeschriebenen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen sowie zu Nachträgen bzw. Änderungen während der Vertragslaufzeit. Diese Informationen enthalten i.d.R. zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens und in europaweiten Verfahren auch den Auftragswert des Auftrags
• Institutionen des Bundes (Statistisches Bundesamt) und die EU-Kommission im Rahmen der Meldepflichten nach der Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (VergStatVO)
• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Verga-bebestimmungen bei EU-weiten Vergabeverfahren (Vergabekammer)
• Gerichte im Falle von Eilrechtsschutzverfahren oder Klagen, bzw. bei Beschwerden gegen Entscheidungen der Vergabekammer
• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzangaben
• Zuwendungsgeber im Rahmen von Verwendungsnachweisprü-fungen, bzw. vorgesehene Prüfstellen bei EU-geförderten Vorhaben
• des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte Dritte (z.B. Architekten, Ingenieure, Projektsteuerungen, Rechtsberater sowie sonstige Berater*innen) beteiligt sein, z.B. im Rahmen der Bereitstellung von Vergabeunterlagen und / oder der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritten werden von den öffentlichen Auftraggebern auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und das Datengeheimnis verpflichtet.

Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen wei-tergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist:

Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz fordert die Vergabestelle bei Auf-trägen ab einer Höhe von 30 000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung an.
Bei allen Vergabeverfahren sind auf Verlangen der Bieter, die nicht für den Zuschlag berücksichtigt worden sind, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen.

Herkunft und Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Da-ten:
Es werden nur Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, die im Rahmen des Vergabeverfahrens von den Bewerbern und Bietern zur Verfügung gestellt werden.
Das sind insbesondere
• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt,
• Kontaktdaten von Ansprechpersonen des Unternehmens (z.B. Vor- und Nachnahmen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Daten zum Nachweis der Gesetzestreue des Unternehmens,
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens und
• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichba-re Leistungen mit Angaben von Referenzgebern

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern eine rechtliche Verpflichtung besteht oder in die Erhebung eingewilligt wurde.

Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

Kriterien für Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezo-gener Daten:
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Pflichten und Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen sind gemäß § 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenver-einbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Vergabeunterlagen, die als nicht archivierungswürdig eingestuft wurden, werden in der Regel zehn Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs datenschutzgerecht vernichtet. Längere Auf-bewahrungspflichten können sich beispielsweise im Rahmen von EU-geförderten Vorhaben ergeben. Bei Vertragsunterlagen beträgt die Frist in der Regel maximal 30 Jahre nach Vertragsschluss, sie kann jedoch aufgrund einer längeren Vertragslaufzeit oder im Kontext mit Prüfungen des betreffenden Vertrages ggf. auch länger ausfallen.

Daneben sind Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten ggf. auch die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten:
Diese Rechte ergeben sich aus Artikel 15 bis 20 Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO:
Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO:
Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO:
Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO:
Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentliches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln).

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO:
Es besteht unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Datenübertragung in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren For-mat.

Recht auf Widerspruch:
Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betref-fenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffent-liches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht (z. B. Durchführung des Vergabeverfahrens).

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde:
Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Land Nordrhein-Westfalen ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf. Hierhin sind etwaige Beschwerden zu richten, sofern die Auskunft gebende Vergabestelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.

Die weiteren Einzelheiten können dem Aufforderungsschreiben entnommen werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle führt das hiesige Ausschreibungsverfahren aufgrund von Auflagen des Fördermittelgebers durch. Sie ist keine öffentliche Auf-traggeberin i.S.d. § 99 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die Vergabestelle weist auf diesen Umstand explizit hin, ein Bieter kann sich ggf. nicht darauf berufen, dass die Vergabestelle durch Einleitung des freiwilligen Verfahrens vorgegeben habe, einen öffentlichen Auftrag zu vergeben. Bieter haben daher keinen Anspruch auf Einhaltung von Vergabebestimmungen, die für öffentliche Auftraggeber gelten, sofern sich aus Gesetz oder Verordnung nichts anderes ergibt. Aus demselben Grunde wäre eine Nachprüfung des hiesigen Verfahrens unstatthaft, obwohl die Vergabestelle vorliegend eine Ausschreibung durchführt. Aufgrund dieses Hinweises wären sämtliche Kosten, die ggf. durch Einleitung eines demgemäß unstatthaften Verfahrens entstehen könnten, durch den Bieter zu tragen.

Der guten Ordnung halber weist die Vergabestelle auf die folgenden rechtlichen Rahmenbedingungen für die Vergabekammern in NRW hin, auch wenn diese nach Auffassung der Vergabestelle nicht zuständig für dieses Verfahren sind:

Zum 01.01.2027 wird die Vergabekammer Nordrhein-Westfalen bei der Bezirksregierung in Münster eingerichtet. Sie ist dann landesweit für die Nachprüfungen von Vergabeverfahren zuständig. Alle Verfahren, die am 01.01.2027 bei den bis dahin bestehenden Vergabekammern Westfalen oder Rheinland anhängig sind, gehen ohne weitere Handlungsnotwendigkeiten auf die Vergabekammer Nordrhein-Westfalen über.

Damit die Umstellung reibungslos verlaufen kann, wird es einen gestuften Prozess der Abgabe von Verfahren der Vergabekammer Rheinland geben. Ab 01.01.2026 ist die Vergabekammer Westfalen bereits für Nachprüfungen von Vergaben aus dem Regierungsbezirk Düsseldorf zuständig. Dies bedeutet, dass Neueingänge von Verfahren mit Sitz der Vergabestelle im Regierungsbezirk Düsseldorf von der Vergabekammer Westfalen bearbeitet und entschieden werden. Zum 01.07.2026 betrifft dies dann auch Neueingänge aus dem Regierungsbezirk Köln, so dass die Vergabekammer Westfalen ab diesem zweiten Zeitpunkt für alle Neueingänge an Nachprüfungsanträgen in Nordrhein-Westfalen zuständig ist. Die Vergabekammer Rheinland bleibt im Jahr 2026 zuständig für von ihr vor den beiden Stichtagen eingeleitete Nachprüfungsverfahren.

Zuständigkeit Vergabekammer Rheinland:
ab 01.01.2026 für Neueingänge aus dem Regierungsbezirk Köln (bis 30.06.2026)

Zuständigkeit Vergabekammer Westfalen:
ab 01.01.2026 für Neueingänge aus den Regierungsbezirken Arnsberg, Detmold, Münster und Düsseldorf
ab 01.07.2026 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen

Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen
ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen sowie für alle vor der Vergabekammer Westfalen oder der Vergabekammer Rheinland anhängigen Nachprüfungsverfahren.