Wiesbaden Congress & Marketing GmbH, Vergabe Reinigungsleistung

Beschreibung der Beschaffung

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb des Veranstaltungshauses RheinMain CongressCenter.
Das 2018 eröffnete RheinMain CongressCenter (RMCC) ist ein innovatives und multifunktionales Kongress- und Veranstaltungszentrum in Wiesbaden mit zwei großflächigen Hallen. Noch mehr Raum eröffnen zahlreiche mit einer Gesamt-Veranstaltungsfläche von ca. 27.000 (brutto) qm in 45 Sälen, Studios, Foren, Logen und Hallen. So bietet das RMCC Platz für bis zu 12.500 Personen. Im RMCC finden ca. 100-150 nationale und internationale Veranstaltungen pro Jahr statt.
In diesem Zusammenhang werden hierfür die Reinigungsleistung ausgeschrieben. Ziel dieser Ausschreibung ist es, diese Dienstleistungen an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Umfang der Leistung:
- Unterhaltsreinigung
-> Erdgeschoss
---> Foyer Zentral, Foyer Nord, Foyer Süd
---> Halle Nord
---> Halle Süd
-> Obergeschosse
---> Obergeschoss Nord
---> Obergeschoss Süd
- Allgemein
-> Außenbereich-Vorplatz
-> Sanitäranlagen im gesamten Haus
-> Aufzüge im gesamten Haus
-> Treppenhäuser
-> Künstlergarderoben / Backstage
- Veranstaltungsbezogene Reinigung
->Während der Veranstaltungen
-> Zwischenreinigung Ausstellungsfläche
-> Standreinigung
-> Zwischenreinigung der bestuhlten Räume
-> Endreinigung nach Rüst-Out
- Verwaltungsbereich
-> Büroräume, Küche/Küche: Montag-Freitag

Detailierte Beschreibungen der Reinigungsleistungen entnehmen Sie bitte der Allgemeinen. Aufgaben- und Leistungsbeschreibung sowie den Anlagen. Ebenso entnehmen Sie diesen Lagepläne, Grundrisse und Basisinformationen für das Objekt.

Reinigungsintervalle, Stunden- und Faktorentabelle
Die Reinigungsleistungen sind entsprechend den im tabellarischen Reinigungsplan definierten Turnussen zu erbringen. Zur Kalkulation des Reinigungsaufwands dienen die Tabellen "Stunden und Faktoren". Faktor 1 bildet die Grundlage der Bewertung und beschreibt den Aufwand für eine Basisreinigung. Weitere Faktoren stehen für zusätzliche Zeitbedarfe, abhängig von Veranstaltungsart, Verschmutzungsgrad und
Nutzungsintensität der Fläche. Die dort angegebenen Stunden verstehen sich als verbindliche Zeitvorgaben. Die Reinigungsleistung ist innerhalb des angegebenen Zeitrahmens vollständig und ordnungsgemäß zu erbringen. Hintergrund ist die potenzielle Taktung mehrerer Veranstaltungen in kurzem Abstand. Verzögerungen oder Teilleistungen können nicht akzeptiert werden. Der tatsächliche Reinigungsbedarf wird veranstaltungsbezogen mit dem Auftraggeber abgestimmt. Da die Nutzungsfrequenz der Hallen nicht im Voraus planbar ist, ist auch keine
verlässliche Angabe zur Häufigkeit zusätzlicher Reinigungen möglich. Der Auftraggeber legt für jede Veranstaltung fest, welcher Faktor zugrunde zu legen ist.
Für die Angebotswertung wird ausschließlich der Basiswert (Faktor 1) berücksichtigt.

Reinigungszeiten im RheinMain CongressCenter (RMCC)
Übliche Zeiten für die Unterhaltsreinigung:
• werktags zwischen 05:00 Uhr und 10:00 Uhr, in Abhängigkeit der veranstaltungsbezogenen Leistungen
Veranstaltungsbezogene Reinigungen:
• tagsüber, als laufender Tagdienst parallel zur Veranstaltung,
• abends, z.w. als laufender Abenddienst parallel zur Veranstaltung,
• nach Veranstaltungsende; üblicherweise am Folgetag/nächsten Werktag zwischen 05:00 Uhr und 07:00 Uhr, jedoch ggf. auch in der Nacht
• in Abstimmung mit dem jeweiligen Veranstaltungsplan, auch durchgängig während stattfindender Veranstaltungen
• Durchschnittliche Veranstaltungsanzahl: ca. 100-150 Veranstaltungen pro Jahr
(Erfahrungswert, keine verbindliche Prognose)

Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AN
Die Einheiten sind Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" zu entnehmen.
Bereitstellung von Betriebsmitteln durch den AG - Strom und Wasser für die Reinigung
- geeignete und verschließbare Räume für die Lagerung von Maschinen, Materialien und Geräten
- die zur Reinigung notwendigen Schlüssel/Zugangskarten (Los 1 RMCC: abzuholen am Haupteingang mit täglicher Rückgabe)

Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals
Im Auftragsfalle werden die aufgeführten Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals gem. Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" gefordert.

Objektbesichtigungen - verpflichtend
Für die Angebotsabgabe ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend.
Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, das RMCC im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung.
Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins bis spätestens 23.01.2026, jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de.
Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt:
• 26.01.2026
• 27.01.2026
• 28.01.2026
• 29.01.2026
Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt.
Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu. Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine
Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet.

Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Aufgaben-und Leistungsbeschreibung sowie der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.05.2026 und endet am 30.04.2028.

Es besteht eine Option den Vertrag um zwei weitere Jahre zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.
Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.05.2026 und endet am 30.04.2028.
Es besteht eine Option den Vertrag um zwei weitere Jahre zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre. Diese Optionen stehen nur der AG zu.
Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch, jeweils um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf der optionalen Laufzeitverlängerung und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten.

Preisanpassung
Ab Beginn des dritten Vertragsjahres kann der Auftraggeber auf Antrag des Auftragnehmers eine Anpassung des im Angebot angegebenen Stundenverrechnungssatzes zulassen, sofern dieser Antrag durch nachgewiesene, tariflich oder gesetzlich bedingte Kostensteigerungen begründet ist. Grundlage für eine etwaige Preisanpassung ist der mit Angebotsabgabe erklärte Stundenverrechnungssatz.
Berücksichtigt werden insbesondere: • tarifvertragliche Lohnerhöhungen • gesetzliche
Anpassungen des Mindestlohns (MiLoG), • strukturell nachweisbare Mehrkosten, die sich unmittelbar auf den vereinbarten Stundenverrechnungssatz auswirken. Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Anpassung besteht nicht, die Entscheidung erfolgt durch den Auftraggeber nach Prüfung der vorgelegten Nachweise unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wir bitten Sie, uns vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (2022-2025) unter Angabe des Leistungsgegenstandes, Auftragswertes, Erbringungszeitpunkt / - zeitraums und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechperson und Kontaktdaten zu nennen.
Mindestanforderungen:

Es sind insgesamt mindestens zwei Referenzen der letzten 3 Jahre für vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Reinigungsleistungen zu erbringen.
- davon eine Referenz mit dem Leistungsumfang von mindestens ca. 80 % des hier ausgeschriebenen Umfangs
- davon eine Referenz mit dem Leistungsumfang von mindestens ca. 50 % des hier ausgeschriebenen Umfangs

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Einzelbieters / aller Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit folgenden Deckungssummen nachzuweisen:
- für Personen- und Sachschäden 5.000.000 €
- für Vermögensschäden 250.000 €
- für das Abhandenkommen der den Versicherungsnehmer
oder seiner Angestellten zur Leistungsdurchführung überlassenen Schlüssel bis zu 250.000 € (Mitversichert sind im Rahmen der genannten Deckungssummen auch die Kosten für eine eventuell notwendig werdende Neuerung, der zu einer Schlüsselanlage gehörenden Schlüssel)

Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)