Beschreibung der Beschaffung
Das GIZ-interne Team ID wird durch Consultings in der Vorbereitung, Durchführung (durch externe Delegationsbegleiter*innen) und Nachbereitung der Delegationsreisen unterstützt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von maximal fünf Rahmenvereinbarungen (fünf Consultings, die jeweils vier qualifizierte Expert*innen anbieten) über die Organisation von GIZ Delegationsreisen.
Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 12 Monaten (ab Vertragsbeginn: 01.09.2023) geplant, mit einer Option auf eine dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate. Insgesamt soll dadurch ein maximaler Zeitraum von 48 Monaten durch die Rahmenvereinbarungen abgedeckt werden. Die AG kalkuliert aktuell in der Gesamtmenge mit einer Schätzmenge von voraussichtlich 200 Aufträgen/Reisen (Präsenz, virtuell und/oder hybrid) pro Jahr bzw. 800 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Die Höchstmenge beträgt 250 Aufträge/Reisen pro Jahr (für die jeweils die fünf Consultings angefragt werden) bzw. 1.000 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Ein Anspruch der Consultingsfirma auf eine bestimmte Anzahl von tatsächlichen Abrufen besteht grundsätzlich nicht.
Die von den AN gestellten Expert*innen (inkl. Backstopping) sind verantwortlich für die Organisation von GIZ Delegationsreisen (in Präsenz, virtuell und/oder hybrid) von Partner*innen nach Deutschland und/oder Europa. In Anlehnung an dem Leitungsangebot des Temas ID umfasst die Aufgabenstellung für die Expert*innen unter anderem:
- Koordination der einzelner ID Aufträge/Reisen
Der*die Expert*in fungiert als Transferpunkt für Informationen und die Verarbeitung dieser im Rahmen des Leistungsversprechens des Teams ID gegenüber den GIZ Projekten. Sie*Er ist die*der zentrale und direkte Ansprechpartner*in für die Planung und Organisation der Reise.
- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung
Kompetenzen im Bereich der Methodik für die Gestaltung eines wirkungsvollen Delegationsprogramms werden von dem*der Expert*in vorausgesetzt. Die gezielte methodische Ausgestaltung des Programms kommt der Funktion zu, dass das Programm nicht nur thematisch, sondern auch methodisch mit den Wissens- und Lernzielen sowie mit der zielorientierten Wirksamkeit nachhaltig/innovativ abgestimmt ist.
- Organisatorische Unterstützung
Übernahme von Terminanfragen und -koordination, die Koordination mit den Projektbeteiligten, die Erstellung eines Projekt-/Milestone-Plans und die Etablierung von regelmäßigen Follow-up Terminen umfassen die Aufgaben des*der Expert*in.
- Logistische Unterstützung
Der*die Expert*in ist verantwortlich für die Identifikation von Dienstleister*innen (z. B. Catering, Personenführungsanlage, Übersetzungsservice, Moderation, Graphic-Recording etc.).
- Nachbereitung, Finanzielle Abwicklung und Dokumentation
Die Durchführung eines De-Briefings mit dem GIZ Projekt, ggf. auch mit einzelnen Dienstleister*innen sowie die Übermittlung von relevanten Feedback-Inhalten an das Team ID, die Sichtung der Rechnungen/Abrechnungen (Abgleich der beauftragten Dienstleistung mit den Rechnungsinhalten), das ggf. Handling von Rechnungskorrekturen und die Erstellung und Sicherstellung der revisionskonformen und prüfsicheren Dokumentenablage (analog/digital) fallen in den Aufgabenbereich des*der Expert*in.
- Backstopping
Das Team ID setzt eine*n zentrale*n Ansprechpartner*in für die Koordination/Steuerung des vom AN gestellten Expert*innen Pools voraus (Backstopping Funktion).