81295505-Expert*in für die Organisation von GIZ Delegationsreisen

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Team "Internationale Delegationen" (ID) steht für die Vernetzung von globalen Akteur*innen aus Wissenschaft, Bildung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Politik mit ihren Partner*innen in Deutschland und/oder Europa. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.
Das Team ID (OE3910) ist das Eingangsportal für die GIZ Projekte, Vorhaben und deren Auftragsverantwortlichen (AVs) aus der GIZ-(Außen)struktur, die im Auftrag der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen in Präsenz, virtuell und/oder hybrid für Partner der GIZ im Ausland nach Deutschland und/oder Europa durchführen.
Das Leistungsangebot des Teams ID umfasst unter anderem:
- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung (im speziellen die Methodik)
- Organisatorische Unterstützung
- Logistische Unterstützung und Organisation
- Nachbereitung, finanzielle Abwicklung und Dokumentation
Die Art, das Format, die Zielgruppe, die thematische Ausrichtung wie auch der Leistungsumfang der Reisen sind gänzlich unterschiedlich. Jeder Auftrag wird unter diesen Gesichtspunkten individuell geplant und umgesetzt. Kurzfristige Anpassungen im Leistungsumfang sowie eine hohe Flexibilität in der Planbarkeit der Kapazitäten während der Auftragsbearbeitung ist unerlässlich. Ein besonderer Fokus wird auf hochrangige Delegationen (Teilnahme von Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretär*innen, Parlamentarier*innen etc.) gelegt, da diese für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit eine spezielle politische Relevanz besitzen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Wie?

• Orientierungs- und Beratungsdienste › Beratungsdienste

Wo?

• Darmstadt › Main-Taunus-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-05-24	Auftragsbekanntmachung
2023-09-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-05-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratungsdienste
Referenznummer: 81295505
Kurze Beschreibung:

Team "Internationale Delegationen" (ID) steht für die Vernetzung von globalen Akteur*innen aus Wissenschaft, Bildung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Politik mit ihren Partner*innen in Deutschland und/oder Europa. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken. Das Team ID (OE3910) ist das Eingangsportal für die GIZ Projekte, Vorhaben und deren Auftragsverantwortlichen (AVs) aus der GIZ-(Außen)struktur, die im Auftrag der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen in Präsenz, virtuell und/oder hybrid für Partner der GIZ im Ausland nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Das Leistungsangebot des Teams ID umfasst unter anderem: - Inhaltlich-konzeptionelle Beratung (im speziellen die Methodik) - Organisatorische Unterstützung - Logistische Unterstützung und Organisation - Nachbereitung, finanzielle Abwicklung und Dokumentation Die Art, das Format, die Zielgruppe, die thematische Ausrichtung wie auch der Leistungsumfang der Reisen sind gänzlich unterschiedlich. Jeder Auftrag wird unter diesen Gesichtspunkten individuell geplant und umgesetzt. Kurzfristige Anpassungen im Leistungsumfang sowie eine hohe Flexibilität in der Planbarkeit der Kapazitäten während der Auftragsbearbeitung ist unerlässlich. Ein besonderer Fokus wird auf hochrangige Delegationen (Teilnahme von Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretär*innen, Parlamentarier*innen etc.) gelegt, da diese für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit eine spezielle politische Relevanz besitzen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Main-Taunus-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5
Postleitzahl: 65760
Postort: Eschborn
Kontakt
Internetadresse: https://www.giz.de 🌏
E-Mail: alissa.schlossnikel@giz.de 📧
Telefon: +49 6196792176 📞
Fax: +49 619679802176 📠
URL der Dokumente: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y1RDLK7XJ/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y1RDLK7XJ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-24 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-26 📅
Datum des Beginns: 2023-09-01 📅
Datum des Endes: 2024-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 101-318782
ABl. S-Ausgabe: 101
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des Portals statt. Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y1RDLK7XJ

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Team ID (OE3910) ist das Eingangsportal für die GIZ Projekte, Vorhaben und deren Auftragsverantwortlichen (AVs) aus der GIZ-(Außen)struktur, die im Auftrag der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen in Präsenz, virtuell und/oder hybrid für Partner der GIZ im Ausland nach Deutschland und/oder Europa durchführen.

Das Leistungsangebot des Teams ID umfasst unter anderem:

- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung (im speziellen die Methodik)

- Organisatorische Unterstützung

- Logistische Unterstützung und Organisation

- Nachbereitung, finanzielle Abwicklung und Dokumentation

Die Art, das Format, die Zielgruppe, die thematische Ausrichtung wie auch der Leistungsumfang der Reisen sind gänzlich unterschiedlich. Jeder Auftrag wird unter diesen Gesichtspunkten individuell geplant und umgesetzt. Kurzfristige Anpassungen im Leistungsumfang sowie eine hohe Flexibilität in der Planbarkeit der Kapazitäten während der Auftragsbearbeitung ist unerlässlich. Ein besonderer Fokus wird auf hochrangige Delegationen (Teilnahme von Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretär*innen, Parlamentarier*innen etc.) gelegt, da diese für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit eine spezielle politische Relevanz besitzen.

Das GIZ-interne Team ID wird durch Consultings in der Vorbereitung, Durchführung (durch externe Delegationsbegleiter*innen) und Nachbereitung der Delegationsreisen unterstützt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von maximal fünf Rahmenvereinbarungen (fünf Consultings, die jeweils vier qualifizierte Expert*innen anbieten) über die Organisation von GIZ Delegationsreisen.

Die Rahmenvereinbarung wird für eine Laufzeit von 12 Monaten (ab Vertragsbeginn: 01.09.2023) geplant, mit einer Option auf eine dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate. Insgesamt soll dadurch ein maximaler Zeitraum von 48 Monaten durch die Rahmenvereinbarungen abgedeckt werden. Die AG kalkuliert aktuell in der Gesamtmenge mit einer Schätzmenge von voraussichtlich 200 Aufträgen/Reisen (Präsenz, virtuell und/oder hybrid) pro Jahr bzw. 800 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Die Höchstmenge beträgt 250 Aufträge/Reisen pro Jahr (für die jeweils die fünf Consultings angefragt werden) bzw. 1.000 Aufträge/Reisen für vier Jahre insgesamt. Ein Anspruch der Consultingsfirma auf eine bestimmte Anzahl von tatsächlichen Abrufen besteht grundsätzlich nicht.

Die von den AN gestellten Expert*innen (inkl. Backstopping) sind verantwortlich für die Organisation von GIZ Delegationsreisen (in Präsenz, virtuell und/oder hybrid) von Partner*innen nach Deutschland und/oder Europa. In Anlehnung an dem Leitungsangebot des Temas ID umfasst die Aufgabenstellung für die Expert*innen unter anderem:

- Koordination der einzelner ID Aufträge/Reisen

Der*die Expert*in fungiert als Transferpunkt für Informationen und die Verarbeitung dieser im Rahmen des Leistungsversprechens des Teams ID gegenüber den GIZ Projekten. Sie*Er ist die*der zentrale und direkte Ansprechpartner*in für die Planung und Organisation der Reise.

- Inhaltlich-konzeptionelle Beratung

Kompetenzen im Bereich der Methodik für die Gestaltung eines wirkungsvollen Delegationsprogramms werden von dem*der Expert*in vorausgesetzt. Die gezielte methodische Ausgestaltung des Programms kommt der Funktion zu, dass das Programm nicht nur thematisch, sondern auch methodisch mit den Wissens- und Lernzielen sowie mit der zielorientierten Wirksamkeit nachhaltig/innovativ abgestimmt ist.

Übernahme von Terminanfragen und -koordination, die Koordination mit den Projektbeteiligten, die Erstellung eines Projekt-/Milestone-Plans und die Etablierung von regelmäßigen Follow-up Terminen umfassen die Aufgaben des*der Expert*in.

- Logistische Unterstützung

Der*die Expert*in ist verantwortlich für die Identifikation von Dienstleister*innen (z. B. Catering, Personenführungsanlage, Übersetzungsservice, Moderation, Graphic-Recording etc.).

- Nachbereitung, Finanzielle Abwicklung und Dokumentation

Die Durchführung eines De-Briefings mit dem GIZ Projekt, ggf. auch mit einzelnen Dienstleister*innen sowie die Übermittlung von relevanten Feedback-Inhalten an das Team ID, die Sichtung der Rechnungen/Abrechnungen (Abgleich der beauftragten Dienstleistung mit den Rechnungsinhalten), das ggf. Handling von Rechnungskorrekturen und die Erstellung und Sicherstellung der revisionskonformen und prüfsicheren Dokumentenablage (analog/digital) fallen in den Aufgabenbereich des*der Expert*in.

- Backstopping

Das Team ID setzt eine*n zentrale*n Ansprechpartner*in für die Koordination/Steuerung des vom AN gestellten Expert*innen Pools voraus (Backstopping Funktion).

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -

aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in

diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche

Leistungsbeschreibung

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -

aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in

diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche

Leistungsbeschreibung

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5 65760 Eschborn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder in einem gleichwertigen

2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB und § 22 LkSG vorliegen

3. Eigenerklärung Nachunternehmer*innen/bewerbende Parteien (falls zutreffend)

4. Erklärung der bewerbenden Partei (falls zutreffend)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens

60.000 EUR

2. Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte in den letzten drei Kalenderjahren: mindestens 2 Personen

Mindeststandards:

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens

60.000 EUR

2. Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte in den letzten drei Kalenderjahren: mindestens 2 Personen

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet internationales Eventmanagement/Delegationsreisen und mindestens 5

Referenzprojekte in der Region World in den letzten fünf Jahren

2. Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte: je 0 EUR

Mindeststandards:

1. Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet internationales Eventmanagement/Delegationsreisen und mindestens 5

Referenzprojekte in der Region World in den letzten fünf Jahren

2. Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte: je 0 EUR

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-06-26 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Juristische Person des privaten Rechts (gemeinnützige GmbH), finanziert durch die Bundesrepublik Deutschland
Kontakt
Dokumente URL: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6Y1RDLK7XJ/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des Portals statt.

Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y1RDLK7XJ

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. die antragstellende Person den geltend gemachten Verstoß gegen

Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber

der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;

der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar

sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur

Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der/dem Auftraggeber/in gerügt

werden;

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar

sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe

gegenüber der/dem Auftraggeber/in gerügt werden;

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der/des Auftraggeber/in, einer

Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach

§ 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2023/S 101-318782 (2023-05-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-09-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 11 664 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 183-569465
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 101-318782
ABl. S-Ausgabe: 183
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y1EBCZBXW

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erreichte Gesamtpunktzahl nach fachlicher Wertung (inkl. Mindbed.)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-08 📅
Name: INPOLIS UCE GmbH
Postanschrift: Dunckerstr. 90A
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10437
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-4050590 📞
E-Mail: office@inpolis-communication.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: http://www.inpolis-communication.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Name: BBJ Consult AG
Postanschrift: Bernburger Str. 27
Postleitzahl: 10963
Telefon: +49 30814068145 📞
E-Mail: info@bbj.de 📧
Name: Bondacon International
Postanschrift: Erlenbusch 44
Postort: Paderborn
Postleitzahl: 33106
Telefon: +49 15770226988 📞
E-Mail: bondarew@bondacon.de 📧
Land: Paderborn 🏙️
Internetadresse: http://www.bondacon.de 🌏
Name: Femerling Events
Postanschrift: Motzstr. 27
Postleitzahl: 10777
Telefon: +49 1723808356 📞
E-Mail: info@femerling-events.com 📧
Internetadresse: http://www.femerling-events.com 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2023/S 183-569465 (2023-09-18)

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