Abholung, Frankierung und Zustellung von Post- und Briefsendungen sowie die Bearbeitung von Retouren 2023-45

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Postdienstleistungen für die Auftraggeberin. Der AN verpflichtet sich gegenüber der Auftraggeberin, Briefsendungen dieser abzuholen, zu frankieren, zu befördern und zuzustellen.
Die genauen Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung

Beschreibung der Beschaffung

Durch den Abschluss der Rahmenvereinbarung soll ein schneller, verlässlicher und wirtschaftli-cher Posttransfer durch den AN gewährleistet werden.
Da es sich bei unseren Sendungen häufig um Beitragsbescheide handelt, ist eine fristgemäße Zustellung von besonderer Bedeutung. Unsere Beiträge werden am 15. des Monats fällig, der dem Monat folgt, in dem der Beitragsbescheid dem Zahlungspflichtigen bekannt gegeben worden ist. Die Einhaltung der Zustellungsfristen ist daher insbesondere für die große Be-scheidschreibung Ende April zwingend erforderlich.
Hierzu ist die Ausgangspost von dem unter Punkt 3.2 genannten Abholstandort abzuholen, zu frankieren, auf die wirtschaftlichste Weise zu versenden und an die jeweilige Adressatin/den je-weiligen Adressaten zuzustellen. Das Mengenvolumen ergibt sich aus Punkt 3.3 dieser Leis-tungsbeschreibung. Die Mengenangaben basieren auf den durchschnittlichen Sendungsmengen der vergangenen Jahre. Ein Anspruch auf ein verpflichtendes Auftragsvolumen ergibt sich dar-aus nicht. AN verpflichtet sich, die vergabegegenständlichen Leistungen auch dann zu dem an-gebotenen Preis zu erbringen, wenn die dargestellten Mengenangaben über-/unterschritten wer-den.
Die Abholung für die jeweiligen Aktionen (siehe hierzu Punkt 3.3.1.) erfolgt nach Abstimmung mit dem Druckdienstleister gemäß den in dem Terminplan vereinbarten Fristen. Einer gesonderten schriftlichen Auftragserteilung durch die Auftraggeberin zur Durchführung der in der Leistungsbe-schreibung aufgeführten Einzelleistungen bedarf es nicht.
Die Aktionen sind voneinander abhängig und bauen aufeinander auf (Beitragsbescheid, Mahnung, Vollstreckung). Auch deswegen ist die Einhaltung der Fristen wichtig.
Kurzfristige Abweichungen von dem als Beispiel angeführten Jahresterminplan 2023 (Terminplan UB 2023) für den Druckdienstleister sind BGW-seitig möglich aufgrund:
• Verschieben einer Aktion
• ersatzloses Entfallen einer kleinen Aktion
• zusätzliches Durchführen einer Aktion und/oder
• Änderungen bzgl. Inhalt, Anzahl und Aufbau von bestehenden Aktionen.
Verschieben und Entfallen von im Terminplan bezeichneten Aktionen sind seitens der Auftraggeberin kostenfrei möglich, wenn der AN hierüber bis spätestens einen Werktag bis 15 Uhr vor der vereinbarten Bereitstellung der Daten an den Druckdienstleister informiert wird.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin kann die Vertragslaufzeit maximal zwei Mal um jeweils 12 Monate verlängern. Diese Verlängerungsoption um 12 Monate kann bis 3 Monate vor Vertragsablauf von der Auf-traggeberin durch schriftliche Erklärung gegenüber dem AN ausgeübt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eintragung in das Handelsregister bzw. Vorlage eines Auszuges aus dem berufsregister
Für die Auftragsübernahme ist weiter eine Haftpflichtversicherung mit branchenüblichen Deckungssummen für Vermögens- und Sachschäden erforderlich, für die hier ein Mindeststandard der Deckungssummen von nicht weniger als 2.000.000,00 € für Personenschäden und 500.000 € für Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden gilt

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wir fügen als Anlage unsere Liste mit mind. drei Referenzen über die in den letzten drei Jahren ausgeführten vergleichbaren (Teil-)Leistungen bei, aus denen die Auftraggeberin erse-hen kann, dass wir über ausreichend vergleichbare Erfahrungen mit den hier zur Vergabe anstehenden (Teil-) Leistungen verfügen. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie in den Ziffern II.1.4) und II.2.4) der Bekanntmachung beschrieben.
Von diesen drei Referenzen müssen mindestens zwei sowohl die Anforderungen an die jährlichen Sendungsmengen von 1 Mio. als auch einen Großversand von mindestens 600.000 Sendungen erfüllen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Rechtliche Anforderungen und gesetzliche Bestimmungen
Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit (SchwarzArbG), des Arbeitneh-merentsendegesetzes (AEntG), des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und die Bestimmungen des Sozialversicherungsrechts sowie zu Mindestentgelten einzuhalten. Beim Einsatz ausländischer Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer dürfen aus-schließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter eingesetzt werden, welche gleichwohl über eine Aufenthaltsgenehmigung als auch eine Arbeitserlaubnis verfügen. Die/Der AN bestätigt die Einhaltung der vorstehend genannten Punkte auf Anforderung der AG jederzeit schriftlich.
Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seinerseits/ihrerseits dafür Sorge zu tragen, dass die von ihr/ihm beauftragten Nachunternehmerinnen/Nachunternehmer o.Ä. gleichfalls vertraglich dazu zu verpflichten, die vorstehend genannten Bestimmungen einzuhalten und fristgerecht und regelmäßig den jeweils geltenden Lohn zu zahlen, sowie diese Verpflichtung ih-rerseits/seinerseits mit evtl. Nachunternehmerinnen/Nachunternehmern vertraglich zu vereinbaren.
Die Deutsche Post AG (und ihre Konzerntöchter) gelten als kooperierende Unternehmen und nicht als Nachunternehmen, daher verzichtet die Auftraggeberin auf die Vorlage einer Verpflich-tungserklärung der DPAG (und ihrer Konzerntöchter).
Sofern die Bieterin/der Bieter beabsichtigt, sich für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen anderer Unternehmen zu bedienen, müssen entsprechend der Aufforderung zur Angebotsabgabe Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsteile bezeichnet werden. Auf Verlangen der Auftraggeberin sind die vorgesehenen Unterauftragnehmerinnen und Unterauftragnehmer zu benennen.
Geheimhaltung und Datenschutz
Die von der Auftraggeberin übergebenen Sendungen unterliegen dem Postgeheimnis und dem Datenschutz. Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer verpflichtet sich insbesondere:
• zur Wahrung der Datenschutzbestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG),
• zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Regelungen des Postgesetzes (PostG) - insbesondere zur Wahrung des Postgeheimnisses gemäß § 39 PostG -,
• die vertragliche Leistung unter Beachtung der sonstigen Regelungen des Postgesetzes und aller darauf basierenden Rechtsverordnungen in der jeweils geltenden Fassung zu erbringen,
• zum Schutz der Empfänger bezogenen Daten. Diese dürfen nur zum Zweck der Zustellung genutzt und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Je-de weitere Nutzung der Daten oder die Weitergabe dieser an Dritte ist verboten.
• alle Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter über die Bedeutung und den Inhalt der Datenschutzregelungen zu belehren und diese entsprechend zu verpflichten,
• auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, die ihr/ihm durch die Tätigkeit für die Auftraggeberin bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln.
Für Sozialdaten gilt § 78 des Zehnten Buch Sozialgesetzbuch - Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz - (SGB 10) in der jeweils geltenden Fassung.
Anforderungen an das Personal des AN
Die Auftraggeberin ist grundsätzlich an einer langfristigen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit interessiert. Im Zuge dessen erwartet die AG:
• Eine/Einen festen Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für das operative Geschäft
• Gute, bzw. für den Zweck der Briefzustellung ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Kennzeichnung der Mitarbeiterinnen/der Mitarbeiter durch einheitliche, das Unternehmen kennzeichnende Kleidung bei Abholung und Zustellung der Post
• Identifikation der Mitarbeiterinnen/der Mitarbeiter durch Dienst- / Firmenausweis mit Lichtbild
• Eine ausreichende Personaldecke, um die unter 5.2 geforderten Zustellquoten insbesondere bei den Großversandterminen sicherstellen zu können
Diese aufgeführten Punkte gelten auch für eventuell, durch AN eingesetzte Subunternehmen. Die Auftraggeberin erwartet neben dem vorstehend genannten vor allem eine Fortbildung- und Qualifizierung des eingesetzten Personals sowie die Belehrung auf das Postgeheimnis und den Datenschutz. Falls Subunternehmen durch die/den Bieterin/ Bieter eingesetzt werden sollten, ist dies in einem Konzept ausführlich darzustellen.
Des Weiteren behält sich die Auftraggeberin das Recht der Beanstandung einzelner Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter vor.
Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Der Schutz der Umwelt und die Schonung der natürlichen Lebensgrundlagen sind der Auftraggeberin ein wichtiges Anliegen sowie eine besondere Verantwortung gegenüber dem Allgemeinwohl. Um den Umweltschutz, den Klimaschutz und die Nutzung nachhaltiger Ressourcen voran-zutreiben, fordert die Auftraggeberin Ihre Auftragnehmerinnen/Auftragnehmer aktiv zur Partizipa-tion hieran auf. Die BGW fordert die/den künftigen AN daher dazu auf, in ihrem/seinem gesam-ten Prozess der Leistungserbringung soziale, ökologische und ökonomische Aspekte zu berück-sichtigen sowie bei deren/dessen Ausgestaltung diese Aspekte in die Organisation und Ausführung mit einzubeziehen.
Eigenerklärung Lizenz zur Beförderung von Briefsendungen
Eigenerklärung Entgeltgenehmigung Postdienstleistung
Eigenerklärung Teilungsvertrag
Eigenerklärung Reduzierung der CO2-Emissionen/Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetzes
Die Nichterfüllung der Mindesrstandards führt zum Ausschluss

1. Zu Ziffer IV. 1.1) dieser Bekanntmachung: Das Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren nach der VgV durchgeführt.
2. Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Einreichung Ihres Angebots, dass wir die von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens verarbeiten werden, um unserer rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung nachzukommen. Ihr Angebot und damit die Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine notwendige vorvertragliche Maßnahme.
3. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Bitte beachten Sie, dass wir Antworten und Auskünfte ebenfalls auf der Plattform bei subreport-ELViS hochladen. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nur, wenn Sie sich dort für dieses Verfahren registriert haben.
4. Die Vergabeunterlagen können unter dem in Ziffer I. 3) dieser Bekanntmachung angegebenen Link herunterladen. Dort sind auch Vorlagen für Erklärungen zu Abschnitt III. dieser Bekanntmachung enthalten. Die Unterlage Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält weitere Hinweise zum Verfahren und dessen Ablauf.
5. Der/die Bietende, im Fall einer Bietergemeinschaft, jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft, erklären oder legen dar, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 5k Abs. 1 lit. a) bis c) VO EU 2022/576 nicht vorliegen.
6. Die Auftraggeberin wird über den/die Bieter/in bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft und Dritten, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, eine Abfrage im Wettbewerbsregister gemäß § 6 Abs. 1 WRegG durchführen und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO, § 19 Abs. 4 MiLoG anfordern und diesen ihrer Entscheidung über die Geeignetheit des/der Bieter/in bzw. Bietergemeinschaft zu Grunde legen.
7. Sofern Sie sich auf andere Unternehmen zur Erbringung eines Teils der Leistung berufen (Unterauftragnehmer), haben Sie dies mit dem Angebot mitzuteilen. Vor Zuschlagserteilung sind für diese das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachzuweisen und entsprechende Verpflichtungserklärungen beizubringen.
8. Ein/e Bieter/in kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritte/Unterauftragnehmende/Konzernunternehmen; nachfolgend „Dritte(n)“) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Bei Eignungsleihe hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft
- den Umfang der Eignungsleihe sowie die Dritten mit seinem/ihrem Angebot zu benennen;
- die gemäß Ziffer III.1.2) und/oder Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise für jeden Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft auf die wirtschaftliche und finanzielle und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten bezieht;
- Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Dritten auch die Angaben gemäß Ziffer III.2. 2) Nr. 1 dieser Bekanntmachung vorlegen.
- Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten eine Erklärung vorzulegen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, dass der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft im Auftragsfall auf die erforderlichen Mittel dieses Dritten in dem benannten Umfang vollumfänglich zugreifen kann (z. B. Verpflichtungserklärung).
- Sofern Sie sich für die berufliche Erfahrung (Referenzen) auf die Kapazitäten Dritter beziehen, beachten Sie bitte, dass diese Dritten im Umfang der Eignungsleihe für die Ausführung der Leistungen einzusetzen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
1. Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
2. Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB)
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
- gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3. Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB)
Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.