Abteilung Friedhöfe - Kronenpflege und Massariakontrolle an Platanen 2027-2029

Kurze Beschreibung

Auf den Friedhöfen der Stadt Essen stehen 269 Platanen.
In regelmäßigen Abständen sollen an allen Platanen eine Sonderkontrolle und eine Kronenpflege durchgeführt werden.
Die Bäume verteilen sich auf 17 Friedhöfe, welche sich durch das Stadtgebiet der Stadt Essen ziehen und Stadtbezirk übergreifend sind.
Aufgrund des erhöhten Befalls der Platane u.a. mit der Massariakrankheit (Splanchnonema platani) werden die Platanen in der Stadt Essen alle acht Monate z.B. auf Massaria, mittels Hubarbeitsbühne oder Sonderarbeitsverfahren kontrolliert.

Beschreibung der Beschaffung

In 32 Monaten sind alle Platanen 5-mal in einem Abstand von 8 Monaten zu kontrollieren.
An allen 269 Bäumen ist bei dem 1. und 4. Durchgang eine Kronenpflege neben der Sonderkontrolle durchzuführen. Eine grobe Vorplanung bestimmt die Reihenfolge.

1. Durchgang ca. Februar 2027:
Sonderkontrolle und Kronenpflege an 269 Platanen auf den 17 Friedhöfen im Stadtgebiet.

Nach 8 Monaten:
2. Durchgang ca. Oktober 2027:
Sonderkontrolle an 269 Platanen auf den 17 Friedhöfen im Stadtgebiet.

Nach 8 Monaten:
3. Durchgang ca. Juni 2028:
Sonderkontrolle an 269 Platanen auf den 17 Friedhöfen im Stadtgebiet.

Nach 8 Monaten:
4. Durchgang ca. Februar 2029:
Sonderkontrolle und Kronenpflege an 269 Platanen auf den 17 Friedhöfen im Stadtgebiet.

Nach 8 Monaten:
5. Durchgang ca. Oktober 2029:
Sonderkontrolle an 269 Platanen auf den 17 Friedhöfen im Stadtgebiet.

Es handelt sich bei den ausgeschriebenen Leistungen um einen 3 - jährigen Pflegevertrag, d.h. bei zufriedenstellender Durchführung der Pflegeleistungen im 1. Beauftragungsjahr erfolgt eine Folgebeauftragung für das darauf folgende Jahr ohne erneutes Ausschreibungsverfahren.
Die angebotenen Preise sind verbindlich für drei Vertragsjahre vereinbart.
Es besteht ein beidseitiges Kündigungsrecht bis zum 15. November des jeweiligen Kalenderjahres für die darauf folgende Pflegeperiode. Kündigungen müssen schriftlich erfolgen und spätestens zum o.g. Datum bei dem zuständigen Sachbearbeiter.

Der Schutz von baumbewohnenden Tieren ist in besonderem Maße zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, unmittelbar vor Beginn der Pflege- und Schnittmaßnahme sowie, vor den Fällungen die betroffenen Bäume in Augenschein zu nehmen und bei Anzeichen von möglichen Tierbehausungen (Nester, Höhlungen) den Auftraggeber unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Dieser entscheidet dann über weiteres Vorgehen.

Alle Baumkontroll- und Baumpflegearbeiten sind ausschließlich bei Tageslicht von montags bis freitags in der Regelarbeitszeit durchzuführen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Arbeiten bei Bestattungen im Sichtbereich nicht stattfinden können. Absprachen bezüglich der Bestattungen werden zeitnah mit den jeweiligen Friedhöfen kommuniziert.

Die fachgerechte Kontrolle der Platanen ist unmittelbar an die freie Sicht auf die Rindenoberflächen gebunden. Die Leistung ist daher bei folgenden Witterungsverhältnissen zwingend zu unterbrechen, bzw. darf nicht aufgenommen werden:
-Schnee: Sobald die Astoberseiten ganz oder teilweise mit Schnee bedeckt sind.
-Eis: Bei Eisbildung auf den Ästen, die eine visuelle Beurteilung der Rindenstruktur und -färbung unmöglich macht.
-Nebel, Starkregen: Sofern die Sichtweite oder die
Oberflächenbeschaffenheit eine sichere Diagnose des Massariabefalls verhindert.

Trotzdem durchgeführte Kontrollen gelten als nicht fachgerecht erbracht und erfüllen nicht den Standard der Verkehrssicherungspflicht. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber unverzüglich über witterungsbedingte Verzögerungen schriftlich informieren. Die Ausführungsfristen verlängern sich in diesem Fall um den Zeitraum der witterungsbedingten Behinderung. Es ist damit zu rechnen, dass sich Grabfelder und -stätten in der Nähe der Bäume befinden wodurch besondere Maßnahmen zur Durchführung der Kontrollen zu treffen/ einzuplanen sind. Zudem befinden sich auf den Friedhöfen kleinere Wegeflächen, die mit schweren, bzw. größeren Maschinen nicht zu befahren sind.
Organisation und Durchführung der Baumarbeiten stellen parallele Arbeitsabläufe für den Auftragnehmer dar, die mit Herrn Bauer und Herrn Hombitzer abzustimmen sind.

Anforderung an den Auftragnehmer:
Der Auftragnehmer übernimmt die komplette Arbeitsplanung und Ausführung der Arbeiten. Er muss sich mit allen notwendigen oben genannten Ansprechpartnern in Verbindung setzen, um die Baustelle realisieren zu können. Die Verantwortung der Baustellenplanung, der Ablauf der Arbeit sowie die korrekte Durchführung der Arbeit liegt bei ihm.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, für den jeweiligen Durchgang dauerhaft eine Kolonne stellen zu können.

Der Auftragnehmer arbeitet in der Regel mit LKW-Hubarbeitsbühnen und Baustellenfahrzeugen gem. StVO. Die Arbeitsbühne muss eine Höhe von 30 Meter erreichen. Arbeiten unter Einsatz von Hubarbeitsbühnen sind ausschließlich von entsprechend geschultem Personal mit gültiger Bedienberechtigung gemäß DGUV-Grundsatz 308-008 auszuführen. Hierbei ist eine funktionierende Rettungskette jederzeit zu gewährleisten.

In Sonderfällen ca. 5% - 10 % können zusätzliche Sonderarbeitsverfahren (z.B. SKT, Kettensteiger) erforderlich sein. Arbeiten in Seilklettertechnik (SKT) dürfen nur nach vorangehender, vom Auftragnehmer dokumentierter Prüfung und ausschließlich durch qualifizierte Fachkräfte mit gültigem Nachweis (z. B. SKT-A/B nach FLL) ausgeführt werden. Eine durchgehend gewährleistete Rettungskette ist sicherzustellen.

Die Ausführung der Arbeiten erfordert ein hohes Maß an Verkehrsabsicherung. Eine professionelle Verkehrsabsicherung ist zwingend erforderlich, da eine hohe Frequentierung von Trauergästen und Passanten auf den Friedhöfen zu erwarten ist.

Bei den Arbeiten und beim Aufenthalt im Baustellenbereich ist den Vorschriften der BG Gartenbau bzw. der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau in vollem Umfang Folge zu leisten. Alle Schnittmaßnahmen liegen der ZTV-Baumpflege 2017 zugrunde.

Bei allen Arbeiten ist darauf zu achten, dass Grabstätten sowie Grabfelder nicht beschädigt werden. Das Schnittgut muss im Rahmen der bestehenden Baustellenabsicherung am selben Tag vom Auftragnehmer abtransportiert werden.

Weitere Einzelheiten sind dem Leistungstext zu entnehmen.

Geforderte Kautionen und Garantien

Als Sicherheit für die vertragsgemäße Ausführung der Leistung werden 5 % der Auftragssumme bis zur Schlusszahlung einbehalten.
Wird ein Sicherheitseinbehalt vereinbart, ist der Auftraggeber berechtigt, jeweils die Abschlagszahlungen um 10 % zu kürzen, bis der Sicherheitsbetrag erreicht ist, es sei denn, der Auftragnehmer hat eine Vertragserfüllungsbürgschaft gestellt.
Ein Sicherheitseinbehalt ist insbesondere bei Dauerdienstleistungsverhältnissen und bei Lieferungen vorgesehen, die sich aus mehreren Einzellieferungen über einen längeren Zeitraum erstrecken.

Zusätzliche Informationen

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Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel und Grundsätze der Kommunikation im Vergabeverfahren gemäß Art.22 der EU-Richtlinie 2014/24/EU und § 11a EU VOB/A
1.1.) Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform "Vergabe.NRW/ Vergabemarktplatz" durchgeführt und ist unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ und dem angeschlossenen Vergabemarktplatz http://www.vergabe.metropoleruhr.de" im Internet erreichbar. Die Teilnahme und der Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die freiwillige Registrierung wird bereits vor der Submission/ Angebotsöffnung erbeten.

1.2.) Mit Angebotsöffnung wird der Bieter für das weitere Vergabeverfahren gemäß § 11a EU Abs.6 VOB/A verpflichtend aufgefordert seine Unternehmensbezeichnungen sowie eine elektronische Adresse im Vergabeportal NRW anzugeben/ zu registrieren. Kommt der Bieter dieser Aufforderung, auch nach Fristsetzung von 6 Kalendertagen nicht nach, wird er aus diesem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

1.3.) Die Kommunikation, z.B. bei Bewerberfragen und deren Beantwortung, das Nachreichen von Nachweisen und Erklärungen, die Einstellung ergänzender Informationen wird ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW / Metropole Ruhr geführt (über die bei der Registrierung vom Bieter angegebene E-Mailadresse) um die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten zu gewährleisten.

1.4.) Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden direkt über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads kostenlos bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Die verwendeten Dateitypen und Dateiformate werden durch das Vergabeverfahren bzw. die Vergabestelle vorgegeben und können je nach Ausschreibungsgegenstand abweichen (z.B. GAEB-Dateien im Bereich von Bauleistungen).

1.5.) Wichtiger Hinweis:
Es werden nur Angebote im GAEB-/oder Excel-Format zugelassen.
Andere Dateiformate führen zum Ausschluss des Angebots.
Das veraltete GAEB-Format GAEB 90 (Endung D84) wird nicht korrekt importiert und ist daher zur Angebotsabgabe nicht zugelassen.
Bitte senden Sie zur Angebotsabgabe ausschließlich GAEB P84- oder X84-Dateien zurück.
Angebote müssen in den genannten GAEB oder im Excel-Format abgegeben werden.
Wir machen darauf aufmerksam, dass bei Rückgabe im GAEB und im Excel-Format beide Angebote ausgeschlossen werden müssen,wenn sich diese inhaltlich/preislich widersprechen.


2.) Hinweise zu den Vergabeunterlagen/ Nachweisen

2.1.) Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf
hinzuweisen.

2.2.) Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

2.3) Angebote
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die "ohne Bedingungen" als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden. Nicht zu wertende Preisnachlässe (Skonto etc.) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

3.) Bei elektronischer Angebotsabgabe ist das Angebot entweder elektronisch in Textform gemäß § 126b BGB abzugeben
- oder mit einer fortgeschrittenen/qualifizierten elektronischen Signatur als Containersignatur im Bietertool des Vergabemarktplatzes zu signieren.
- Bei Abgabe elektronisch in Textform muss eine lesbare Erklärung vorliegen, in der die Person des vertretungsberechtigten Erklärenden genannt ist, was z.B. durch Nennung des Namens, ein Faksimile oder eine eingescannte Unterschrift möglich ist. Diese Zeichnung kann in den eingescannten Angebotsvordrucken oder in dem Signaturfeld gemäß § 126b BGB im Bietertool des Vergabemarktplatzes
vorgenommen werden (Containersignatur).

Elektronische Angebote und Teilnahmeanträge müssen verschlüsselt und ausschließlich über das Bietertool des VMP eingereicht werden.
Über die Kommunikation - unverschlüsselt - eingegangene Angebote werden ausgeschlossen.

4.) TVgG NRW
Die Vergabe des Auftrages richtet sich nach den Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen)

5.) Nebenangebote
Soweit an Nebenangebote Mindestanforderungen gestellt sind, müssen diese erfüllt werden; im Übrigen müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der Mindestanforderungen bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen.

6.) Bietergemeinschaften
- Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Siehe auch Bewerbungsbedingungen der Stadt Essen (liegt den Vergabeunterlagen dieser Ausschreibung unter "Vergabeunterlagen - Anschreiben" bei).

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter und Bewerber sowie auf die Präklusionsregelungen gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößengegen das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB lautet:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter und Bewerber sowie auf die Präklusionsregelungen gem. § 160 Abs.3 S.1 Nr.1 bis Nr.4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs.3 GWB lautet:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt

Die Vergabestelle weist insbesondere darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung nach § 160 Abs.3 S.1 Nr.4 GWB unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.