aha Zweckverband Abfallwirtschaft Region Hannover - Vergabe von Kreativleistungen

Kurze Beschreibung

Vergabe einer Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Kreativleistungen in den Bereichen Corporate Identity, Onlinekommunikation, Contentproduktion Text/Grafik sowie Bild/Video und Livekommunikation.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber betraut den Auftragnehmer der Rahmenvereinbarung laufend durch Einzelaufträge mit der Planung, Konzeption, Durchführung und Kontrolle von Kommunikations-, Design-, Veranstaltungs-, Umweltbildungs-, Werbe- und Marketingdienstleistungen vorrangig im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bzw. Unternehmenskommunikation.
Es besteht weder ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Leistungsvolumens aus der Rahmenvereinbarung noch darauf, dass der Auftraggeber während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung sämtliche in den genannten Bereichen anfallenden Leistungen beim AN beauftragt (keine Exklusivität der Rahmenvereinbarung). Ungeachtet dessen strebt der AG eine umfassende Zusammenarbeit mit dem AN als Full-Service Agentur für alle oben beschriebenen Leistungsbereiche an.
Das Volumen der abzurufenden Leistungen beläuft sich für die maximal mögliche Vertragsdauer von vier Jahren auf bis zu maximal 3,5 Mio. EUR (zzgl. MwSt.). Das genannte Gesamtbudget umfasst sämtliche dem Auftraggeber durch die Agentur in Rechnung gestellten Kostenarten für Eigen- und Fremdleistungen. Mit der Angabe des Volumens ist auch keine Zusicherung des Auftraggebers verbunden, dass sich dieses Volumen über die Laufzeit gleichmäßig verteilt. Es kann also zu entsprechenden Schwankungen in den einzelnen Jahren der Laufzeit kommen, ohne dass der Auftragnehmer hieraus Ansprüche herleiten könnte. Aufgrund der Erfahrungen aus der Vergangenheit und der Volatilität der Bedarfe kann der Auftraggeber also keine kontinuierliche Grundausauslastung der Agentur zusichern.
Bei Ausschöpfung des vorgenannten Volumens von 3,5 Mio. EUR netto endet der Vertrag ggf. vor Ablauf der regulären Laufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Beschreibung der Verlängerungen

Der AG kann die Rahmenvereinbarung optional durch einseitige Willenserklärung zweimal um jeweils ein Jahr verlängern. Die Verlängerungsoption muss dem AN vier Monate vor dem jeweiligen Vertragsende in Schriftform zugehen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zur Auswahl der zur Abgabe von Angeboten aufzufordernden Bewerber stellt der Auftraggeber eine Rangliste der Bewerber her, die die Eignungsanforderungen erfüllen. Maßgeblich für das Ranking ist die im Rahmen der Eignungsprüfung vorgenommene Bewertung der Referenzprojekte. Die in den Schwerpunkten
(1) Corporate Identitiy
(2) Contentproduktion Text/Grafik/Bild/Video
(3) Onlinekommunikation
(4) Livekommunikation
jeweils erzielten Punkte werden addiert. Die Reihenfolge der Bewerber wird durch das Gesamtergebnis dieser Addition bestimmt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2. Eigenerklärung über das gross income des Bewerbers in den Jahren 2020 bis 2022.
Als "gross income" gilt dabei der Umsatz des Bewerbers aus effektiven Eigenleistungen (Beratung, Konzeption, Kreation, Umsetzung und Produktionsabwicklung). Nicht enthalten sind Umsätze aus Leistungen, welche die Agentur im Auftrag des Kunden einkauft und anschließend an diesen weiterfakturiert.
3. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Vermögensschäden aus der Verletzung von Datenschutzvorschriften müssen mitversichert sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage des aktuellen Versicherungsscheines der Versicherung oder durch Vorlage einer rechtsverbindlichen Erklärung der Versicherung, im Auftragsfall einen entsprechenden Versicherungsschutz zu gewähren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4. Eigenerklärung hinsichtlich der Zahl der fest angestellten Mitarbeiter.
5. Eigenerklärungen über mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare frühere Aufträge (Referenzblatt, Anlage C01 der Vergabeunterlagen). Der AG behält sich vor, die Angaben durch Nachfrage bei den genannten Referenzen zu überprüfen.
6. Eigenerklärung dazu, ob und ggf. welche Leistungen an Nachunternehmer übertragen werden sollen (Nachunternehmerverzeichnis, Anlage C02 der Vergabeunterlagen).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 4.: Zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages mindestens 20 fest angestellte Mitarbeiter.
zu 5.: Es ist zum Nachweis der fachlichen Eignung für die Schwerpunkte
(1) Corporate Identitiy
(2) Contentproduktion Text/Grafik/Bild/Video
(3) Onlinekommunikation
(4) Livekommunikation
jeweils mindestens eine Referenz über mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen anzugeben. Maßstab für die Vergleichbarkeit sind die Inhalte der Leistungsbeschreibung. Der Auftraggeber stellt die Vergleichbarkeit und damit den Nachweis der geforderten Erfahrungen anhand der nachfolgend genannten Inhalte fest:
Schwerpunkt (1):
- Überprüfung, Weiterentwicklung/Schärfung und Kommunikation des unternehmensspezifischen Brand Purpose (Sinn und Zweck) sowie des Vision- und Mission-Statements (Unternehmensziel und Umsetzung);
- Entwicklung einer allgemeine Imagekampagne zur Verbesserung der Unternehmensreputation in der Öffentlichkeit oder zur Emotionalisierung der Marken-Kunden-Beziehung;
- Entwicklung einer audiovisuellen Markenidentität;
- Beratung und Begleitung bei der Entwicklung geeigneter Maßnahmen zur Dialogkommunikation (intern wie extern);
- Begleitung bei kommunikativen Herausforderungen im Zusammenhang mit den Themen Fachkräftemangel, Generationenwechsel oder Veränderungen im Management (intern wie extern).
Schwerpunkt (2):
- Konzeption, Entwicklung, Produktion und Vermarktung eines themenspezifischen Magazins mit lokaler Verankerung und übergeordneter Relevanz (idealerweise mit Themenschwerpunkt Nachhaltigkeit);
- Zielgruppenorientierte Wort-/Bildsprache, u.a. Grafiken, Video- und Filmproduktionen, Fotoshootings, VR-Aufnahmen und 3D-Animationen;
- Neukonzeption und Produktion diverser Bewegtbildformate für unterschiedliche Kanäle zur Visualisierung, Emotionalisierung und Erklärung komplexer Sachverhalte der Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeit;
- Entwicklung bzw. Weiterentwicklung einheitlicher Guidelines für die Bewegtbildkommunikation;
- Begleitung bei der Realisierung verschiedener Themenbroschüren, - Berichte oder Imagebroschüren online und offline.
Schwerpunkt (3):
- Kreative Format-Entwicklungen und individuelle Content Produktionen für digitale zeitgemäße Kommunikation;
- Weiterentwicklung von Unternehmenswebsites bzw. Homepages einschließlich Apps, Landing Pages, Blogs und Podcasts sowie Online-Shop und Kundenportal;
- Beratung und Realisierung von digitalen Marketingkampagnen einschließlich Programmatic Advertising, KPI Dashboards und Maßnahmen Ableitung zur Verbesserung der KPI´s (Kennzahlen) basierend auf einer relevanten Content-Strategie;
- Beratung bei der Einführung und Nutzung neuer Social Media Kanäle (bspw. Tic Toc, Linked In);
- Konzeption und Realisierung eines Social-Intranets;
- Überprüfung und Weiterentwicklung digitaler Inhalte im Hinblick auf Suchmaschinen-Marketing (SEM) und Suchmaschinen-Optimierung (SEO);
- Entwicklung, Produktion und Vertrieb von Podcast-Inhalten.
Schwerpunkt (4):
- Ausbau des Bereichs Umweltbildung durch neu zu konzipierenden Formaten für unterschiedliche Zielgruppen. Entwicklung Konzept BNE also ganzheitliche und transformative Bildung, die sowohl Lerninhalte und -ergebnisse, als auch die Pädagogik und die Lernumgebung berücksichtigt;
- Konzeption und Durchführung hybrider Events - von digitalem Teilnehmermanagement via Chatbots über den Einsatz von Live Streaming, Virtual und Augmented Reality bis hin zu digitaler Interaktion und Vernetzung;
- Entwicklung von Maßnahmen der persönlichen Kommunikation wie z. B. Events, Messen, Roadshows, Ausstellungen und - Mitarbeiterveranstaltungen zur Förderung der direkten Begegnung zwischen Kunde und Unternehmen und des aktiven Erlebens der Marke, einschließlich Konzeption und Produktion zeitgemäßer Event-Ausstattung für unterschiedliche Formate und Zielgruppen;
- Entwicklung und Einführung von E-Learning-Formaten mit Videos, interaktiven Anwendungen, Arbeitsblättern und Schaubildern sowie Webinaren;
- Identifikation geeigneter Veranstaltungsplattformen und Themen zur Entwicklung einer bundesweiten Experten-Reputation.
Es werden je Unterkategorie der vorgenannten Schwerpunkte Punkte je Referenz wie folgt vergeben:
Erfahrungen hinsichtlich der vorgenannten zu vergebenden Auftragsinhalte gem. Leistungsbeschreibung werden durch die Referenz
umfassend nachgewiesen:
10 bis 8 Punkte
überwiegend nachgewiesen:
7 bis 5 Punkte
weniger nachgewiesen:
4 bis 1 Punkte
nicht nachgewiesen:
0 Punkte
Es muss durch die vorgelegten Referenz(en) in Summe je Schwerpunkt eine Mindestpunktzahl von 25 erreicht werden.
Der Nachweis kann auch durch die Nennung von Aufträgen erfolgen, die mehrere der genannten Schwerpunkte zum Gegenstand haben. Maßgeblich ist damit also, dass Erfahrungen in jedem der vorgenannten Schwerpunkte (1) bis (4) durch mindestens eine Referenz belegt werden.
Es erfolgt eine Bewertung maximal der ersten 5 Referenzleistungen entsprechend der Nummerierung des Bewerbers. Es kann aber grundsätzlich eine beliebige Anzahl von Referenzleistungen vorgelegt werden. Bewertet werden aber nur die Referenzblätter bis maximal Nr. 5 gemäß der vom Bewerber selbst einzutragenden fortlaufenden Nummerierung.
Der Wert der Eigenleistungen des Bewerbers (ohne Fremdkosten) muss bezogen auf den jeweils referenzierten Schwer-punkt jeweils mindestens 20.000 EUR netto betragen haben.
Mindestens eine der im Übrigen vergleichbaren Referenzen muss dabei zudem einen Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers betreffen.
Alle Referenzen müssen maßgeblich nach dem 01.01.2020 erbracht worden sein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es eine Eigenerklärung gem. § 4 Abs. 1 NTVergG abzugeben. Der Auftragnehmer muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Vorgabe des Auftraggebers abschließen.
Siehe im Übrigen Leistungsbeschreibung, Teil B der Vergabeunterlagen.

I. Weitere Eignungskriterien (Ergänzung zu Ziffer III):
6. Gesetzliche Ausschlussgründe
Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB sowie ggf. Maßnahmen der Selbstreinigung im Sinne von § 125 GWB.
7. Ausschlussgründe gemäß Verordnung (EU) 2022/576
Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576.
II. Nachunternehmer
Bewerber haben in dem Nachunternehmerverzeichnis (Teil C, Anlage C02) anzugeben, ob und ggf. welche Teile der Leistung sie an Nachunternehmer weitergeben wollen. Das Nachunternehmerverzeichnis ist auch dann auszufüllen und abzugeben, wenn kein Nachunternehmereinsatz vorgesehen ist.
III. Eignungsleihe
Sollte ein Bewerber die Eignungskriterien nur dadurch erfüllen können, dass er ein anderes Unternehmen einbezieht (Eignungsleihe), so hat er mit dem Teilnahmeantrag seine Verfügung über die Ressourcen des anderen Unternehmens sowie das Nichtvorliegen gesetzlicher Ausschlussgründe bei diesem Unternehmen mittels einer Verpflichtungserklärung (Teil C, Anlage C03) nachzuweisen.
IV. Bewerber-/Bietergemeinschaften
Für Bewerbergemeinschaften muss ein gemeinsamer Teilnahmeantrag abgegeben werden. Der Name der Bewerbergemeinschaft sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind anzugeben (siehe Teil C der Vergabeunterlagen). Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von einer (späteren) Bietergemeinschaft eine gesamtschuldnerische Haftung verlangt wird. Hierzu ist mit dem Teilnahmeantrag die Bewerbergemeinschaftserklärung (Teil C, Anlage C04) in von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich unterzeichneter Form abzugeben.
Mit Abgabe eines Angebots wird die Bewerbergemeinschaft zur Bietergemeinschaft. Für Bietergemeinschaften muss ein gemeinsames Angebot abgegeben werden. Änderungen an der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft gegenüber der Zusammensetzung als Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebots vom Vergabeverfahren führen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YBL6G95

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung in einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 155 ff. GWB. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§ 160 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber betraut den Auftragnehmer der Rahmenvereinbarung laufend durch Einzelaufträge mit der Planung, Konzeption, Durchführung und Kontrolle von Kommunikations-, Design-, Veranstaltungs-, Umweltbildungs-, Werbe- und Marketingdienstleistungen vorrangig im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bzw. Unternehmenskommunikation. Es besteht weder ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Leistungsvolumens aus der Rahmenvereinbarung noch darauf, dass der Auftraggeber während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung sämtliche in den genannten Bereichen anfallenden Leistungen beim AN beauftragt (keine Exklusivität der Rahmenvereinbarung). Ungeachtet dessen strebt der AG eine umfassende Zusammenarbeit mit dem AN als Full-Service Agentur für alle oben beschriebenen Leistungsbereiche an.
Das Volumen der abzurufenden Leistungen beläuft sich für die maximal mögliche Vertragsdauer von vier Jahren auf bis zu maximal 3,5 Mio. EUR (zzgl. MwSt.). Das genannte Gesamtbudget umfasst sämtliche dem Auftraggeber durch die Agentur in Rechnung gestellten Kostenarten für Eigen- und Fremdleistungen. Mit der Angabe des Volumens ist auch keine Zusicherung des Auftraggebers verbunden, dass sich dieses Volumen über die Laufzeit gleichmäßig verteilt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.