Anmietung und Wartung von 72 fabrikneuen und vernetzten Kopier-, Scan- und Drucksystemen

Kurze Beschreibung

Anmietung und Wartung von 72 fabrikneuen und vernetzten Kopier-, Scan- und Drucksystemen für den Geschäftsbereich der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG)

Beschreibung der Beschaffung

Anmietung und Wartung von (All-In) von mindestens 72 digitalen, fabrikneuen Kopiersystemen für den Geschäftsbereich der HVBG zum Erhalt der Betriebsfähigkeit und Erfüllung des gesetzlichen Auftrags.
Die anzubieten Kopier-, Scan- und Drucksysteme müssen die in der Datei "B 04 Drucker Kriterienkatalog Mindestanforderungen" festgelegten Mindestanforderungen erfüllen.
Die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) innerhalb des Bausteins SYS 4.1 (Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte) sind zu berücksichtigen. Der HVBG muss es möglich sein, die in den Basis- und Standard-Anforderungen genannten Vorgaben umzusetzen. Es wird in diesem Zusammenhang vor allem auf die Anforderungen SYS.4.1.A1 (Planung des Einsat-zes), SYS.4.1.A2 (Zugriff), SYS.4.1.A7 (Beschränkung der administrativen Fernzu-griffe), SYS.4.1.A15 (Verschlüsselung), SYS.4.1.A17 (Schutz von Nutz- und Meta-daten) und SYS.4.1.A18 (Konfiguration) hingewiesen.
(Die Anforderungen sind abrufbar unter folgenden Link: <https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/Kompendium_Einzel_PDFs_2021/07_SYS_IT_Systeme/SYS_4_1_Drucker_Kopierer_und_Multifunktionsgeraete_Edition_2021.pdf?__blob=publicationFile&v=2>)
Den allgemein anerkannten Regeln der Technik (z. B. DIN 31000, DIN 31001 oder gleichwertig) ist Rechnung zu tragen. Der Anbieter sichert zu, dass die bei ihm bestellten Kopier-, Scan- und Drucksysteme den in der Bundesrepublik Deutschland durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften (autonome Rechtsnormen), den Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen.
Die ausschließliche Verwendung von Recycling-Papier nach DIN EN 12281 beeinträchträchtigt die Verfügbarkeit der Kopier- und Drucksysteme nicht. Es werden keine Service- bzw. Verbrauchsmaterialzuschläge erhoben.
Die Kopier-, Scan- und Drucksysteme müssen entsprechend der Anforderung DE-UZ 219 Ausgabe Januar 2021 Version 3 (01/2021) - Umweltzeichen Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) - oder mit einem gleichwertigen Gütezeichen gekennzeichnet sein.
Soweit Kopier-, Scan- und Drucksysteme mit Festplatte gefordert bzw. geliefert werden, sind die Kosten für ein Security Tool zur Festplatten-Datenüberschreibung gemäß ISO 15408 EAL 3 (oder gleichwertig) im Preis zu berücksichtigen. Druckdaten werden auf der internen Festplatte verschlüsselt abgelegt. Bei Außerbetriebnahme werden sämtliche Daten und die Konfiguration der Kopier-, Scan- und Drucksysteme vom Auftragnehmer sicher gelöscht (Wipen). Der Auftraggeber erhält über die Löschung eine schriftliche Bestätigung. Schwarz/weiß-Druck muss als Standard im Treiber voreinstellbar sein. Soweit Kopier-, Scan- und Drucksysteme mit weiteren, nicht geforderten Schnittstellen und/oder Modulen (z.B.GSM/WLAN/Bluetooth/NFC/USB etc.) angeboten werden, müssen diese Funktionen deaktiviert sein. Bei Bedarf muss der Auftragnehmer dem Auftraggber innerhalb einer Woche die Möglichkeit einräumen, sich von der Außerbetriebnahme und Löschung zu überzeugen.
Der Auftragnehmer sichert in der Zeit von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr eine Abwicklung des Kundendienstes (insbesondere Störungsbeseitigung) mit einer Servicereaktionszeit vor Ort von max. 8 Stunden nach Eingang der Fehlermeldung bei dem Auftragnehmer zu.
Die Kopier-, Scan- und Drucksysteme müssen in die örtlichen Netzwerke der über ganz Hessen verteilten Standorte der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) eingebunden werden. Die Standorte ergeben sich aus der Standortliste (Datei "B 05 Drucker Standortliste LB").
Die Verkabelung wird vom Auftraggeber durchgeführt. Er führt die Kabel und Anschlüsse bis an den Standort der Geräte. Alle Kopier-, Scan- und Drucksysteme werden verpoolt.
Folgende Systemumgebung ist bei der Netzeinbindung zu berücksichtigen:
Client Betriebssysteme
- 10 (64 Bit), Windows 11 (64 Bit) und Folgesysteme
Server-/Netzwerkbetriebssysteme
- Windows Server 2019, 2022 und Folgesysteme
Netzwerkkabel
- 0Base T (RJ45/Twisted Pair)
- 100Base TX (RJ45/Twisted Pair)
Netzwerktechnologie
- 100-Mbit/s-Ethernet (Fast Ethernet)
- Gigabit-Ethernet
Netzwerkprotokolle
- TCP/IP (LPD/LPR)
- NetBEUI
Seitenbeschreibungssprachen
- PCL 5 + PCL 6
- Postscript
Anwendungen
- Microsoft Office 2016 bis Office 2021 und Folgesysteme
- SAP/R3 (ab Segment 3)
- ARIS
DIN A 3 Klick zählt wie DIN A 4 (der DIN A3 Anteil am Gesamtvolumen liegt unter 10%).
Es wird ein Gesamtvolumen von 110.000 schwarz/weiß (s/w) und 120.000 farbigen Seiten monatlich garantiert (mtl. Mindestabnahme bzw. im Angebot zu berücksichtigende Freiseiten).

Beschreibung der Verlängerungen

Der BVB-Mietvertrag verlängert sich automatisch einmalig um weitere 12 Monate, sofern nicht eine der Vertragsparteien spätestens sechs (6) Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit kündigt. Nach Ablauf von 60 Monaten gilt der BVB-Mietvertrag als beendet, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf (vgl. Ziff. 12 der Datei "B 03 Drucker Leistungsbeschreibung").

Beschreibung der Optionen

Im Bedarfsfall müssen Nachmietungen von zusätzlichen Kopier-, Scan- und Drucksystemen während der Vertragslaufzeit möglich sein. Die Laufzeit des Pool-Vertrages bleibt durch eventuelle Nachmietungen unberührt und die Vertragslaufzeit dieser Nachmietungen endet mit der des Pool-Vertrages. Die Anzahl der nachmietbaren Kopier-, Scan- und Drucksysteme beträgt maximal 10% der geplanten Gesamtmenge von 72 Kopier-, Scan- und Drucksystemen. Hierdurch erhöht sich je zusätzlichem Kopier-, Scan- und Drucksystem die monatliche Miete um 1/72 der Gesamtsumme (vgl. Ziff. 5 der Datei "B 03 Drucker Leistungsbeschreibung").

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Nachweis (in nicht beglaubigter Kopie) über die erlaubte Berufsausübung, je nach
Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist,
entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder
durch Nachweis auf andere gleich geeignete Weise (Datei "A 07 Drucker Nachweis_Berufsausuebung").
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft den Nachweis in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer den Nachweis in der entsprechenden Form einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens (Datei "A 08 Drucker Umsatzzahlen").

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens drei (3) geeigneten Referenzen (Datei "A 09 Drucker Referenzen") aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen:
Art: Vermietung und Instandhaltung von digitalen standortübergreifend vernetzten Kopiersystemen.
Umfang: Mindestens 30 digitale vernetzte Kopiersysteme pro Referenz
Über alle eingereichten Referenzen hinweg müssen die Kopiersysteme an mindestens 10 geographisch verteilte Standorten (verschiedene Adressen) geliefert worden sein.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Das unter Abschnitt III.1.3) dieser EU-Bekanntmachung geforderte Kriterium zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit stellt eine Mindestanforderung an die Eignung dar. Unternehmen, die diese Mindestanforderung nicht erfüllen, sind für die Auftragsausführung nicht geeignet und werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

(1)Der Auftraggeber sowie die Bieter, Bietergemeinschaften sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer sind zur Einhaltung der Vorschriften des Hessischen Vergabeund Tariftreuegesetzes (HVTG) vom 12. Juli 2021 (GVBl. S. 338) verpflichtet. Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG mit dem Angebot abzugeben (Datei "A 02 Drucker Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
(2) Die Bieter haben zuzusichern, dass sie während der Vertragsdurchführung einen Kundenservice mit den in Ziff. 6 der Leistungsbeschriebung festgelegten Anforderungen anbieten und aufrechterhalten. Dazu haben sie die Erklärung zum Kundenservice mit dem Angebot einzureichen (Datei "B 07 Drucker Eigenerklaerung Kundenservice").

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Bieter den Nachweis ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen. Geforderte Unterlagen, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Neben den in den Abschnitten III.1.1) bis III.1.3) sowie III.2.2) dieser EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen haben die Bieter mit ihren Angeboten zusätzlich die nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise einzureichen:
(1) Eigenerklärungen zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Dateien "A 05 Drucker Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "A 06 Drucker Eigenerklaerung_Par_124_GWB). Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
(2) Der Kriterienkatalog mit den Mindestanforderungen ist vollständig und zutreffend ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen (Datei "B 04 Drucker Kriterienkatalog Mindestanforderungen"). Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfahren.
(3) Der Bieter bzw. jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot zu erklären, dass er/es sowie die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher nicht zu den in Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne
der Vorschrift aufweisen, gehören (Datei "A 10 Drucker Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014").
(4) Eigenerklärung, ob es sich bei dem Bieter bzw. dem Mitglied der Bietergemeinschaft um ein Kleinstunternehmen oder um ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) handelt (Datei "A 04 Drucker Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient ausschließlich statistischen Zwecken. Sie stellt keine
Eignungsanforderung dar.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Text

[...] Soweit Kopier-, Scan- und Drucksysteme mit Festplatte gefordert bzw. geliefert werden, sind die Kosten für ein Security Tool zur Festplatten-Datenüberschreibung gemäß ISO 15408 EAL 3 (oder gleichwertig) im Preis zu berücksichtigen. Druckdaten werden auf der internen Festplatte verschlüsselt abgelegt. [...]

Text

[...] Soweit Kopier-, Scan- und Drucksysteme mit Festplatte gefordert bzw. geliefert werden, sind die Kosten für ein Security Tool zur Festplatten-Datenüberschreibung gemäß ISO 15408 EAL 2 (oder gleichwertig) im Preis zu berücksichtigen. Druckdaten werden auf der internen Festplatte verschlüsselt abgelegt. [...]