Beschreibung der Beschaffung
Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten (MFG) für die Standorte von Hessen Mobil, Straßen- und Verkehrsmanagement.
Durch die neue Infrastruktur sollen die bereits vorhandenen Komponenten mit Funktionen für Druck, Scan, Kopie und Fax innerhalb von Hessen Mobil abgetauscht werden. Datenschutzkonformer Druck, Scan-Workflows und IT-Sicherheit sind entsprechend den Anforderungen umzusetzen. Die Netzinfrastruktur der Organisation besteht aus einem gemeinsamen Netz. Einzelne Standorte haben einen Netzanschluss mit geringerer Bandbreite (u.a. WAN Anbindung mit nur 10 Mbit).
Das Projekt ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren. Hessen Mobil plant, den Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister im Rahmen einer Miete der Geräte in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen. Die Ausführung der Reparaturen, Wartungseinsätze und Supportleistungen sind als Service Level Agreement (SLA) gemäß Leistungsbeschreibung spezifiziert.
Hessen Mobil, Straßen- und Verkehrsmanagement hat 12 regionale Standorte und 48 Straßenmeistereien. Die zu liefernden Geräte sind in den aus der Anlage "Anlage A.1 Geräteliste" ersichtlichen Standorten aufzustellen und einzurichten.
Die Geräteanzahlen und Seitenzahlen sind in der Anlage "Preismatrix" angegeben und dienen als Grundlage zur Kalkulation, sind aber keine vertraglich zugesagten Seitenzahlen bzw. garantierten Abnahmemengen!
Die Netzinfrastruktur der Organisation besteht aus einem gemeinsamen Netz. Einzelne Standorte haben einen Netzanschluss mit geringerer Bandbreite. Folgende Systemumgebung von Hessen Mobil ist bei der Netzeinbindung zu berücksichtigen:
• Client Betriebssysteme: Windows 10 (64 Bit), Windows 11 (64 Bit)
• Server-/Netzwerkbetriebsysteme: Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022
• Netzwerk- / Konnektivität: Ethernet 10/100/1000 Base TX (RJ45/Twisted Pair)
• Netzwerkprotokolle: TCP/IP (LPD/LPR), SMB, IPP, SNMP, http / https, DHCP, DNS, POP3, SMTP
• Seitenbeschreibungssprachen: PCL 6, PDF direkt und PDF/A2
• Anwendungen: Microsoft Office alle Versionen ab 2016, SAP/R3 (ab Segment 3), AutoCAD (alle Versionen), Citrix Terminal Server
• Verzeichnisdienste: Microsoft ADS (ab Version für Windows Server 2012), IBM Lotus Notes
Der Umfang der Leistung beinhaltet:
a) Bereitstellung und Konfiguration von Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten für den Druck-, Kopier-, Fax- und Scan-Bedarf als Monochrom- und Farbgeräte gem. angefragter Mindestanforderungen, Optionen und Vorgaben des Auftraggebers.
b) Bereitstellung, Installation und Konfiguration der in der Ausschreibung spezifizierten Softwarekomponenten. Für die Geräte hat der Auftragnehmer die zum Betrieb im Netzwerk erforderliche Software inkl. jeglicher Lizenzen, die für den vertraglichen Gebrauch der Geräte erforderlich sind, bereitzustellen.
c) Die Funktionen Authentifizierung, Pull Printing, Scan und Workflows werden vom Auftragnehmer entsprechend den Anforderungen des Auftraggebers realisiert.
d) Testphase: Installation als Produktivsystem, Test der Geräte und der Software im Netz des Auftraggebers, Vorbereitung des Betriebszustandes mit schriftlicher Abnahme durch den Auftraggeber. Dieser stellt die erforderlichen Server.
e) Einweisung der IT Administration in die Konfiguration und Funktion der gelieferten Geräte und Software.
f) Erstellung von anwenderorientierten Kurzanleitungen zur Nutzung der Geräte.
g) Realisierung eines Betriebsmodells gemäß den Anforderungen an den Standorten des Auftraggebers.
h) Installation und Konfiguration von Neugeräten gemäß Abnahmeprotokoll.
i) Automatisierte Bestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterial an die vom Auftraggeber vorgegebenen Adressen. Reparatur-, Wartungs- und Supportservices gemäß Anforderung.
j) Kostentransparenz über ein einfaches und klar strukturiertes Abrechnungsmodell.
k) Zurverfügungstellung eines Online-Portals zur Einsicht aktueller Kosten und Vorgänge.
l) Abbau, Löschung und Abholung der Geräte nach Vertragsende.
Alle angeforderten Leistungen sind im Angebotspreis enthalten. Optionale Leistungen werden bei Bedarf bestellt.
Alle Drucker und MFG dürfen von nur einem Hardwarehersteller stammen.
Es dürfen ausschließlich Originalverbrauchsmaterialien und Originalersatzteile geliefert und verbaut werden. Die angebotenen Geräte müssen den in den Anlagen A.2 und A.3 dargelegten Kriterien genügen.
Für bestimmte Multifunktionsgeräte werden Finishing-Funktionen gefordert.
Für alle angebotenen Endgeräte wird ein einheitlicher Druckertreiber verwendet. Dieser hat alle auf den Endgeräten angebotenen Druckfunktionalitäten vollumfänglich zu unterstützen. Der Druckertreiber unterstützt die oben aufgelisteten Microsoft Server und Client Betriebssysteme. Wenn Nachfolger der aufgelisteten Betriebsysteme zum Einsatz kommen, muss der Auftragnehmer zeitnahe kompatible Versionen der Treiber zur Verfügung stellen.
Die Funktionen Authentifizierung/Autorisierung, Pull-Printing, Scan und Workflow werden über die in der Anlage A.1 ausgewiesenen Multifunktionsgeräte und die angebotene Software realisiert. Mit der Anmeldung erfolgt die Autorisierung für den Zugriff auf die Gerätefunktionen. An einzelnen Geräten kann das Kopieren auch ohne Authentifizierung ermöglicht werden.
Die Anmeldung geschieht über Mitarbeiterausweise mit RFID Chipkarte LEGIC advant ATC4096-MP311, parallel Mifare Classic 1K/4K, Plus S und Plus X. Die alternative Anmeldung per User ID/Passwort muss möglich sein. Die Verknüpfung von RFID Transponder und User ID muss mit einem einfachen Prozess von den Anwendern selbst an Multifunktionsgeräten erfolgen (Self Service). Wenn ein Mitarbeiter nach Verlust oder Defekt einen neuen Tranponder erhält und im Self-Service registriert, wird im Pull-Printing System die ID des alten Transponders automatisch gelöscht.
Die Einrichtung eines Vertretungsdrucks durch die IT des Auftraggebers muss möglich sein. Die Ausdrucke eines Anwenders werden dabei durch einen anderen, mit eigenem Login angemeldeten Anwender, ausgedruckt. Hierbei handelt es sich um die reine Funktion des Ausdrucks.
Der Auftraggeber wird die vorhandenen Scanprozesse weiter nutzen. Der Auftragnehmer hat die Geräte entsprechend den Anforderungen anzubinden. Kern des Systems ist der ABBYY FineReader Version 14. Die Software ist vom Auftraggeber lizensiert und wird nicht ersetzt. Das angebotene System muss so konzipiert sein, dass es zu keinen Verlusten an gescannten Daten kommt.
Im Netz des Auftraggebers ist eine Gerätemanagementsoftware zu installieren. Mit dieser wird die gesamte Geräteflotte administriert. Ausgenommen sind nicht über das Netz erreichbare Geräte. Verantwortlich für die Administration der Endgeräte ist der Auftraggeber. Die folgenden Funktionalitäten müssen verfügbar sein:
• Automatisches Auffinden aller im Netzwerk installierten Drucker und Multifunktionsgeräte
• Anzeige von Fehlerzuständen
• Erstellen standardisierter Konfigurationsvorlagen für die jeweiligen Gerätemodelle
• Konfiguration der Geräte mit Konfigurationsvorlagen
• Änderung von einzelnen oder mehreren Geräteparametern gleichzeitig auf allen Geräten einer Modellreihe; ein Beispiel ist die Änderung des Gerätepasswortes
• Update der Firmware für einzelne Geräte oder Gerätegruppen
• Verteilung und Erneuerung von Gerätezertifikaten von mehreren Geräten in einem Arbeitsschritt; die Zertifikate werden vom Auftraggeber gestellt
Der Auftragnehmer hat in Abstimmung mit dem Auftraggeber vor dem Rollout ein BSI-konformes Sicherheitskonzept für die Maschinen und die Software auszuarbeiten. Er wird hierfür qualifiziertes Personal zur Verfügung stellen, welches den Auftraggeber hierbei unterstützt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seinerseits ein geeignetes Informationssicherheitsmanagement-System zu etablieren, welches entweder den Anforderungen des BSI IT-Grundschutzes oder der Norm ISO/IEC 27001 bzw. vergleichbar entspricht.
Der Auftragnehmer hat ein System in der Infrastruktur des Auftraggebers zu installieren, welches die Bestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterial und Wartungseinsätzen automatisiert. Das serverbasierte System nimmt mit dem Bestellsystem des Auftragnehmers über eine verschlüsselte Verbindung via Internet den Kontakt auf und sendet die erforderlichen Gerätedaten. Die alternative Bestellung soll mindestens per Webinterface ermöglicht werden und alternativ per Telefon oder E-Mail. Die für die automatisierte Versorgung genutzten Schwellwerte müssen für jeden Drucker und jedes Multifunktionsgerät individuell konfigurierbar sein. Der Auftragnehmer gibt Empfehlungen zum Schwellenwert ab, der Auftraggeber kann jedoch Änderungen in zumutbarem Umfang an diesen verlangen. Der Auftragnehmer wird die Änderung selbst z.B. zur Minimierung von Ausfallzeiten oder auch auf Wunsch des Auftraggebers durchführen.
Der First Level Support des Auftragnehmers ist deutschsprachig.
Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung (Datei "Leistungsbeschreibung") sowie den Kriterienkatalogen (Dateien "A.2 Generelle Anforderungen" und "A.3 Gerätespezifische Anforderungen") zu entnehmen.