Anmietung und Wartung von vernetzten Kopier- und Drucksystemen mit Farbfunktion

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Leistungsort für die zu erbringenden Leistungen sind die derzeitigen und zukünftigen Standorte des Landesbetriebs HessenForst und des Nationalparks Kellerwald-Edersee (siehe Anlage Nr. 1 Standortliste).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Leistung ist die Anmietung und Wartung von 104 fabrikneuen
(1. Zulassung) und vernetzten Kopier- und Drucksystemen (alle mit Farbfunktion).
Es soll ein BVB Mietvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten abgeschlossen werden.
Wird der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt, verlängert sich der Vertrag einmalig automatisch um 12 Monate.
Die neuen Geräte müssen spätestens am 01.02.2024 funktionsfähig in den Dienststellen (Ziffer 11 der Leistungsbeschreibung und Anlage 1 Standortliste) stehen.
Technische Rahmenbedingungen
Folgende Systemumgebung ist bei der Netzeinbindung zu berücksichtigen:
-Client Betriebssysteme: Windows 10, Windows 11
-Server-/Netzwerkbetriebsysteme: Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016, Windows Server 2019
-Netzwerk-Anschluss Ethernet RJ45/Twistet Pair (1GBit)
-Netzwerkprotokolle:TCP/IP; DHCP-tauglich
-Seitenbeschreibungssprachen: PCL 5 / PCL 6 / LPD/LPR
-Anwendungen: Microsoft Office alle Versionen ab 2010, SAP/R3 (ab Segment 3)
-Softwareerfordernis:
-Geräte per Remote-Tool über das Netzwerk konfigurierbar (Webinterface)
-Firmware-updates der Geräte werden zeitnah ohne Mehrkosten - über die im Preisblatt angegebenenen Preise hinaus - zum Download zur Verfügung gestellt
-Die Remote Firmware Update-Funktion sowie die Eingabe von administrativen Einstellungen ist über Pin- oder Passworteingabe zu schützen
Leistungsanforderungen
Die anzubietenden Maschinen müssen folgenden Mindestanforderungen entsprechen:
Den Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung.
Den allgemein anerkannten Regeln der Technik (z. B. DIN 31000, DIN 31001 oder gleichwertig). Der Anbieter sichert zu, dass die bei ihm bestellten Maschinen, Geräte und dgl. den in der Bundesrepublik Deutschland durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften (autonome Rechtsnormen), den Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen.
Technische Anforderungen
Die Maschinen sind bei den aus der Anlage 1 ersichtlichen Standorten aufzustellen und einzurichten.
Anzahl der Geräte: 19
-mind. 30 DIN A4 Kop./Min. in s/w und farbig
-Kopierformat DIN A3 und DIN A4 1:1
-Druck- und Scanfunktion im Netz
-reglementierbarer Zugang zur Farbe, sowohl im Druck- als auch im Kopiermodus
-Arbeitsspeicher mind. 1024 MB
-Interner Speicher (z.B. Festplatte)
-Duplex-Original-Einzug mit Dual-Scan-Funktion
-autom. doppelseitiges Kopieren
-Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom
-sep. Einzelblatt- oder Stapeleinzug
-Finisher mit autom. Hefter (Heftung durch Klammern)
-Finisher mit Broschürenfunktion
-Verarbeitung von Papier bis 160 g/m2
-elektronische Kostenstellenzähler
-geschützter (vertraulicher) Ausdruck, bevorzugt Authentisierung am Gerät
-Papiervorrat mind. 2.500 Blatt DIN A 4
mind. 3 geschlossene Magazine
-Fax-Modul (Faxfunktion)
-Unterschrank
Anzahl der Geräte: 85
-mind. 22 DIN A4 Kop./Min. in s/w und farbig
-Kopierformat DIN A3 und DIN A4 1:1
-Druck- und Scanfunktion im Netz
-reglementierbarer Zugang zur Farbe, sowohl im Druck- als auch im Kopiermodus
-Arbeitsspeicher mind. 1024 MB
-Interner Speicher (z.B. Festplatte)
-Duplex-Original-Einzug mit Dual-Scan-Funktion
-autom. doppelseitiges Kopieren
-Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom
-sep. Einzelblatt- oder Stapeleinzug
-elektronisches Sortieren
-Verarbeitung von Papier bis 160 g/m2
-elektronische Kostenstellenzähler
-geschützter (vertraulicher) Ausdruck
Papiervorrat mind. 1.500 Blatt DIN A 4
mind. 3 geschlossene Magazine
-Fax-Modul (Faxfunktion)
-Unterschrank
Weitere Anfoderungen
Darüber hinaus gilt für alle Systeme folgendes:
-IP-Filterung:
Annahme von Druckaufträgen nur von angegebenen IP-Adressen / IP-Adress-Bereichen
-Bei Außerbetriebnahme werden sämtliche Daten und die Konfiguration der Geräte
vom Auftragnehmer sicher gelöscht (Wipen). Der Auftraggeber erhält über die BSI konforme (oder gleichwertige) Löschung eine schriftliche Bestätigung. Gleiches gilt bei einem Defekt des Speichermediums während der Vertragslaufzeit.
-Schwarz/weiß Druck muss als Standard im Treiber voreinstellbar sein.
Versand des Scans als PDF per Email (SMTP)
Scan-Qualität: 600dpi
-Auswahl des Scan-Empfängers aus Adressbuch
Generierung des Adressbuchs durch LDAP-Abfrage auf das Active Directory (AD); Möglichkeit der Beschränkung auf eine Organisation Unit bzw. einen LDAP-Pfad im AD.
-Es muss die Möglichkeit bestehen, das Gerät so zu konfigurieren, dass ein ausschließlicher Versand an Empfänger im Adressbuch und nicht an frei eingebbare (d.h. externe) Email-Adressen gewährleistet ist.
-Soweit Systeme mit weiteren, nicht geforderten Schnittstellen und/oder Modulen (z.B. GSM/WLAN/Bluetooth/NFC/USB etc.) angeboten werden, müssen diese Funktionen deaktiviert sein und dürfen nicht unkontrolliert (ohne Administrator-Passwort) aktiviert werden können.
-Das Gerät meldet automatisch per E-Mail, einem Remotetool, Appliance oder vergleichbar, Störungsmeldungen sowie den Bedarf von Ver-brauchsmaterial (Toner) - außer Papier und Heftklammern - an den Auftragnehmer und an eine zentrale E-Mail-Adresse des Auftraggebers.
-Verbrauchsmateriallieferungen werden (Mo.-Fr.) innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Bestellung ausgeführt. Neben der grundsätzlich automatisiert erfolgenden Bestellung und Lieferung muss es möglich sein, Verbrauchsmaterial ohne zusätzliche Kosten auch telefonisch oder per E-Mail zu bestellen.
-Die Geräte müssen in der Lage sein monatlich selbständig die Zählerstände an eine voreingestellte E-Mail-Adresse des Auftraggebers zu senden.
-Die von den Systemen gemeldeten Zählerstände werden (intern) gebündelt und nach Freigabe an den Auftragnehmer weitergeleitet.
-Um die Zählerstandinformationen zentral zu erfassen und an eine vordefinierte Mailadresse des Auftraggebers zu übermitteln, ist der Einsatz einer Appliance (oder eines anderen Tools) zulässig, wenn sich dieser Vorgang ausschließlich "intern" vollzieht und keine automatisierte Kommunikation nach "außen" stattfindet.
-Alle Geräte werden verpoolt.
-Die Verkabelung wird vom Auftraggeber durchgeführt. Er führt die Kabel und Anschlüsse bis an den Standort der Geräte.
-Der Auftragnehmer stellt die Netzeinbindung der Systeme (inkl. Netzwerkkarte und sonstigem erforderlichen Zubehör) und die Netzwerkintegration her.
-Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur zeitnahen Rücknahme gebrauchter Tonerbehälter, Kartuschen, Resttoner, Fotoleiter, Restentwickler, Ozonfilter bzw. Katalysatoren etc. und sorgt für deren Wieder-/Weiterverwendung bzw. ordnungsgemäße Entsorgung.
-Der Auftraggeber wird vom Auftragnehmer über den Verfahrensablauf der Rücknahme in geeigneter Form unterrichtet.
-Die auf den Geräten abgespeicherten Informationen sollten verschlüsselt werden
-Die Kopier- und Drucksysteme müssen mit Gerätepasswörtern versehen sein um den Zugriff auf die administrative Ebene nur für berechtigten Personen zu gewähren
-Druckaufträge und Scandateien sollten nach einer vordefinierten Zeit automatisch aus den Gerätespeichern gelöscht werden
-Die Geräte sollten ausschließlich über verschlüsselte Protokolle wie HTTPS und SNMPv3 verwaltet werden
-Unterstützung aller gängigen Datenformate

Beschreibung der Verlängerungen

Es soll ein BVB Mietvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten abgeschlossen werden.
Wird der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt, verlängert sich der Vertrag einmalig automatisch um 12 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
•Art: Vermietung und Wartung von vernetzten Kopier- und Drucksystemen
•Umfang: Mindestens 80 Kopier- und Drucksystemen
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden nament-lich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Ange-botsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Ver-leihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft so-wie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Kor-ruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot vor-zulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Un-terauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechen-den Form einzureichen.
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot ein-zureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Un-terauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in der entsprechen-den Form einzureichen.
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe un-ter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläu-tern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter/das Mitglied der Bietergemein-schaft/Unterauftragnehmer vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien Preis und Leistung.
Preis (Anmietung und Wartung der Systeme) 70%
Energieverbrauchswert TEC 20%
Folgenseitenpreis s/w 5%
Folgenseitenpreis Farbe 5%

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.