Anmietung und Wartung von vernetzten Kopier- und Drucksystemen mit Farbfunktion

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Leistung ist die Anmietung und Wartung von 104 fabrikneuen (1. Zulassung) und vernetzten Kopier- und Drucksystemen (alle mit Farbfunktion). Es soll ein BVB Mietvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten abgeschlossen werden. Wird der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt, verlängert sich der Vertrag einmalig automatisch um 12 Monate. Die neuen Geräte müssen spätestens am 01.02.2024 funktionsfähig in den Dienststellen (Ziffer 11 der Leistungsbeschreibung und Anlage 1 Standortliste) stehen. Technische Rahmenbedingungen Folgende Systemumgebung ist bei der Netzeinbindung zu berücksichtigen: -Client Betriebssysteme: Windows 10, Windows 11 -Server-/Netzwerkbetriebsysteme: Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016, Windows Server 2019 -Netzwerk-Anschluss Ethernet RJ45/Twistet Pair (1GBit) -Netzwerkprotokolle:TCP/IP; DHCP-tauglich -Seitenbeschreibungssprachen: PCL 5 / PCL 6 / LPD/LPR -Anwendungen: Microsoft Office alle Versionen ab 2010, SAP/R3 (ab Segment 3) -Softwareerfordernis: -Geräte per Remote-Tool über das Netzwerk konfigurierbar (Webinterface) -Firmware-updates der Geräte werden zeitnah ohne Mehrkosten - über die im Preisblatt angegebenenen Preise hinaus - zum Download zur Verfügung gestellt -Die Remote Firmware Update-Funktion sowie die Eingabe von administrativen Einstellungen ist über Pin- oder Passworteingabe zu schützen Leistungsanforderungen Die anzubietenden Maschinen müssen folgenden Mindestanforderungen entsprechen: Den Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung. Den allgemein anerkannten Regeln der Technik (z. B. DIN 31000, DIN 31001 oder gleichwertig). Der Anbieter sichert zu, dass die bei ihm bestellten Maschinen, Geräte und dgl. den in der Bundesrepublik Deutschland durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften (autonome Rechtsnormen), den Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Technische Anforderungen Die Maschinen sind bei den aus der Anlage 1 ersichtlichen Standorten aufzustellen und einzurichten. Anzahl der Geräte: 19 -mind. 30 DIN A4 Kop./Min. in s/w und farbig -Kopierformat DIN A3 und DIN A4 1:1 -Druck- und Scanfunktion im Netz -reglementierbarer Zugang zur Farbe, sowohl im Druck- als auch im Kopiermodus -Arbeitsspeicher mind. 1024 MB -Interner Speicher (z.B. Festplatte) -Duplex-Original-Einzug mit Dual-Scan-Funktion -autom. doppelseitiges Kopieren -Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom -sep. Einzelblatt- oder Stapeleinzug -Finisher mit autom. Hefter (Heftung durch Klammern) -Finisher mit Broschürenfunktion -Verarbeitung von Papier bis 160 g/m2 -elektronische Kostenstellenzähler -geschützter (vertraulicher) Ausdruck, bevorzugt Authentisierung am Gerät -Papiervorrat mind. 2.500 Blatt DIN A 4 mind. 3 geschlossene Magazine -Fax-Modul (Faxfunktion) -Unterschrank Anzahl der Geräte: 85 -mind. 22 DIN A4 Kop./Min. in s/w und farbig -Kopierformat DIN A3 und DIN A4 1:1 -Druck- und Scanfunktion im Netz -reglementierbarer Zugang zur Farbe, sowohl im Druck- als auch im Kopiermodus -Arbeitsspeicher mind. 1024 MB -Interner Speicher (z.B. Festplatte) -Duplex-Original-Einzug mit Dual-Scan-Funktion -autom. doppelseitiges Kopieren -Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom -sep. Einzelblatt- oder Stapeleinzug -elektronisches Sortieren -Verarbeitung von Papier bis 160 g/m2 -elektronische Kostenstellenzähler -geschützter (vertraulicher) Ausdruck Papiervorrat mind. 1.500 Blatt DIN A 4 mind. 3 geschlossene Magazine -Fax-Modul (Faxfunktion) -Unterschrank Weitere Anfoderungen Darüber hinaus gilt für alle Systeme folgendes: -IP-Filterung: Annahme von Druckaufträgen nur von angegebenen IP-Adressen / IP-Adress-Bereichen -Bei Außerbetriebnahme werden sämtliche Daten und die Konfiguration der Geräte vom Auftragnehmer sicher gelöscht (Wipen). Der Auftraggeber erhält über die BSI konforme (oder gleichwertige) Löschung eine schriftliche Bestätigung. Gleiches gilt bei einem Defekt des Speichermediums während der Vertragslaufzeit. -Schwarz/weiß Druck muss als Standard im Treiber voreinstellbar sein. Versand des Scans als PDF per Email (SMTP) Scan-Qualität: 600dpi -Auswahl des Scan-Empfängers aus Adressbuch Generierung des Adressbuchs durch LDAP-Abfrage auf das Active Directory (AD); Möglichkeit der Beschränkung auf eine Organisation Unit bzw. einen LDAP-Pfad im AD. -Es muss die Möglichkeit bestehen, das Gerät so zu konfigurieren, dass ein ausschließlicher Versand an Empfänger im Adressbuch und nicht an frei eingebbare (d.h. externe) Email-Adressen gewährleistet ist. -Soweit Systeme mit weiteren, nicht geforderten Schnittstellen und/oder Modulen (z.B. GSM/WLAN/Bluetooth/NFC/USB etc.) angeboten werden, müssen diese Funktionen deaktiviert sein und dürfen nicht unkontrolliert (ohne Administrator-Passwort) aktiviert werden können. -Das Gerät meldet automatisch per E-Mail, einem Remotetool, Appliance oder vergleichbar, Störungsmeldungen sowie den Bedarf von Ver-brauchsmaterial (Toner) - außer Papier und Heftklammern - an den Auftragnehmer und an eine zentrale E-Mail-Adresse des Auftraggebers. -Verbrauchsmateriallieferungen werden (Mo.-Fr.) innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Bestellung ausgeführt. Neben der grundsätzlich automatisiert erfolgenden Bestellung und Lieferung muss es möglich sein, Verbrauchsmaterial ohne zusätzliche Kosten auch telefonisch oder per E-Mail zu bestellen. -Die Geräte müssen in der Lage sein monatlich selbständig die Zählerstände an eine voreingestellte E-Mail-Adresse des Auftraggebers zu senden. -Die von den Systemen gemeldeten Zählerstände werden (intern) gebündelt und nach Freigabe an den Auftragnehmer weitergeleitet. -Um die Zählerstandinformationen zentral zu erfassen und an eine vordefinierte Mailadresse des Auftraggebers zu übermitteln, ist der Einsatz einer Appliance (oder eines anderen Tools) zulässig, wenn sich dieser Vorgang ausschließlich "intern" vollzieht und keine automatisierte Kommunikation nach "außen" stattfindet. -Alle Geräte werden verpoolt. -Die Verkabelung wird vom Auftraggeber durchgeführt. Er führt die Kabel und Anschlüsse bis an den Standort der Geräte. -Der Auftragnehmer stellt die Netzeinbindung der Systeme (inkl. Netzwerkkarte und sonstigem erforderlichen Zubehör) und die Netzwerkintegration her. -Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur zeitnahen Rücknahme gebrauchter Tonerbehälter, Kartuschen, Resttoner, Fotoleiter, Restentwickler, Ozonfilter bzw. Katalysatoren etc. und sorgt für deren Wieder-/Weiterverwendung bzw. ordnungsgemäße Entsorgung. -Der Auftraggeber wird vom Auftragnehmer über den Verfahrensablauf der Rücknahme in geeigneter Form unterrichtet. -Die auf den Geräten abgespeicherten Informationen sollten verschlüsselt werden -Die Kopier- und Drucksysteme müssen mit Gerätepasswörtern versehen sein um den Zugriff auf die administrative Ebene nur für berechtigten Personen zu gewähren -Druckaufträge und Scandateien sollten nach einer vordefinierten Zeit automatisch aus den Gerätespeichern gelöscht werden -Die Geräte sollten ausschließlich über verschlüsselte Protokolle wie HTTPS und SNMPv3 verwaltet werden -Unterstützung aller gängigen Datenformate