Anmietung von Wahlkoffersystemen zur Unterstützung der Münchner Wahlen und Abstimmungen

Beschreibung der Beschaffung

Inhalt dieses Mietvertrages mit werkvertraglichen Komponenten ist die Anmietung von 1.675 Wahlkoffersystemen sowie die Mietoption von bis zu weiteren 325 Wahlkoffersystemen während der Vertragslaufzeit. Die werkvertragliche Komponente bezieht sich auf die Unterstützungsleistungen im Rahmen der Wahldurchführung. Diese gliedert sich in die Serviceleistungen zur Vorbereitung des Einsatzes der Wahlkoffersysteme und den Einsatz der Wahlkoffersysteme zur Unterstützung von Schulungszwecken, Auszählung der Briefwahl sowie Auszählung der Urnenwahl. Darüber hinaus führt der Auftragnehmer nach Abstimmung mit dem Auftraggeber nach Anforderung Integrations-, Installations-, Beratungs- und Consultingleistungen durch.
Die Laufzeit des Mietvertrages beginnt voraussichtlich drei Monate nach Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre (48 Monate) mit der Option auf Verlängerung für zwei weitere Jahre (24 weitere Monate) (Vertragsverlängerungsoption).
Nach gegenwärtigem Stand kann davon ausgegangen werden, dass während der Vertragslaufzeit folgende Wahlen abgehalten werden:
• Wahl zum 10. Europäischen Parlament (voraussichtlich Mai 2024)
• Bundestagswahl zum 21. Deutschen Bundestag (voraussichtlich September 2025)
• Kommunalwahl (Wahlen zum Stadtrat, Oberbürgermeister*in und der Bezirksausschüsse in den Stadtbezirken) (voraussichtlich März 2026)
• Migrationsbeiratswahl (Die Migrationsbeiratswahl soll voraussichtlich gemeinsam mit der Kommunalwahl durchgeführt werden.) (voraussichtlich März 2026)
• OPTIONAL: Landtags- und Bezirkswahl (voraussichtlich September 2028)
• OPTIONAL: Wahl zum 11. Europäischen Parlament (voraussichtlich Mai 2029)
• OPTIONAL: Bundestagswahl zum 22. Deutschen Bundestag (voraussichtlich September 2029)
Hinweis: Die Festsetzung der jeweiligen Wahl hängt von Entscheidungen ab, die von Seiten des Auftraggebers nicht beeinflusst werden können. Die oben genannten Wahlen und Zeiträume spiegeln die aktuellen Kenntnisse wider und können von Seiten des Auftraggebers nicht garantiert werden. Dies ist bei der Kalkulation der Preise zu berücksichtigen.

Beschreibung der Optionen

Es besteht eine Mietoption auf Anmietung von bis zu weiteren 325 Wahlkoffersystemen während der Vertragslaufzeit und eine Option auf Verlängerung des o. g. Mietvertrages um zwei weitere Jahre (24 weitere Monate) (Vertragsverlängerungsoption).

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 22.05.2023 über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Abweichend vom Grundsatz der Losvergabe wird die Leistung im Rahmen einer Gesamtvergabe ausgeschrieben.
Eines der Hauptcharakteristiken bei der Durchführung der Wahlen ist die Problematik, dass die auftretenden Probleme aufgrund des kleinen Zeitfensters schnell, effizient und fachlich korrekt gelöst werden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Abläufe an einem Wahltag detailliert geplant und hunderte Bürgerinnen und Bürger als Wahlhelfende im Einsatz sind. Ein schneller, umfassender und effektiver Support am Wahltag sowie ein einwandfreies Zusammenspiel der einzelnen Komponenten und Zubehörteile sind daher unbedingt notwendig, um den hohen rechtlichen als auch politischen Anforderungen an die korrekte und fehlerfreie Durchführung einer Wahl zu genügen. Es ergeben sich im Vorfeld der Wahlen noch diverse kurzfristige Änderungen. Zudem können in den intensiven Tests und Simulationen vor einer Wahl noch Fehler entdeckt werden. Der nicht aufschiebbare Termin einer Wahl und die daraus resultierende strenge Zeitplanung für die Vorbereitung machen es notwendig, dass Änderungen und Fehlerkorrekturen im Vorfeld der Wahlen schnellstmöglich umgesetzt werden; dazu müssen Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege klar festgelegt und auf eine möglichst geringe Zahl Beteiligter verteilt sein. Aufgrund des kleinen Zeitfensters kann nur eine Ansprechperson für die Supportleistung eine rasche Problemlösung gewährleisten, da hier der Koordinationsaufwand deutlich verringert ist. Darüber hinaus würde eine Einbindung diverser zentraler Ansprechpersonen das Problem der sogenannten "blutenden Schnittstellen" massiv verschärft, da das Servicedesk sich mit verschiedenen Auftragnehmern abstimmen müsste. Dies kann nur durch eine Gesamtvergabe erreicht und sichergestellt werden.
Es handelt sich bei der Bereitstellung von mobilen Arbeitsplätzen an bestimmten Orten um ein Gesamtgewerk. Die Logistik ist ein zentraler Bestandteil dieses Gesamtgewerks. Die Verantwortlichkeit für dieses Gesamtgewerk muss, um eine Steuerbarkeit zu gewährleisten, an einer zentralen Stelle verortet sei (siehe oben). Falls eine Unterteilung vorgenommen werden würde, würde das Gesamtgewerk aufgeteilt und folglich die Gesamtverantwortung entsprechend verteilt. Wahlen stehen unter einer großen politischen, rechtlichen und medialen Auftmerksamkeit. Entscheidend ist, dass während der Wahl auftretende Probleme fachlich korrekt und schnell gelöst werden. Im Fall einer Vergabe an mehrere Unternehmen kommt es erfahrungsgemäß in solchen Situationen zu einem Fingerpointing. Jedes Unternehmen verortet die Probleme bei den übrigen Unternehmen. Eine schnelle Problemlösung findet nicht statt. Eine solche Situation kann aufgrund der hohen rechtlichen Anforderungen, der Störung des Vertrauens in die freiheitlich-demokratische Rechtsordnung und der hohen medialen Aufmerksamkeit nicht hingenommen werden.
Datenschutz und IT-Sicherheit sind bei einer Wahl von großer Bedeutung. Um Manipulationen am Wahltag auszuschließen ist es wichtig, dass alle Beteiligten den Verantwortlichen vor Ort bekannt sind und die Aufgaben (Lieferung bzw. Austausch von Geräten, Support, Fehlerbehebung) auf eine übersichtliche Anzahl von Personen verteilt sind. Durch eine Gesamtvergabe wird die Anzahl der beteiligten Personen und damit das Risiko durch Manipulation erheblich reduziert.
Nach umfassender Würdigung aller Umstände, einer breit gefächerten Markterkundung im Vorfeld und einer realistischen willkürfreien Einschätzung der Risiken ist festzustellen, dass sowohl eine Teillos- als auch eine Fachlosvergabe aufgrund der hohen Effizienzanforderungen, der kurzfristen Anforderungen des Politikbetriebs und den hohen Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit in diesem Verfahren nicht durchgeführt werden kann. Folglich kommt nur eine Gesamtvergabe der Leistung in Betracht.
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Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).