Beschreibung der Beschaffung
Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Arbeitsplatzdruckern verschiedener Hersteller mittels Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer. Ziel des Vergabeverfahrens ist es daher, ein Rahmenvertragspartner zu finden, der den Auftraggeber bei Bedarf bei der Auswahl von Arbeitsplatzdruckern unterstützt und ihn damit versorgt. Dem Auftraggeber kommt es dabei in besonderem Maße auf eine Herstellervielfalt an, sodass mit Angebotsabgabe eine Bindung des Bieters an die angebotenen Hersteller erfolgen muss. Der Bieter muss mit seinem Angebot mindestens drei (3) und höchstens sechs (6) Hersteller von Druckern benennen, an die er sich im Falle der Auf-tragserteilung für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung binden wird (vgl. Kapitel 4.1.1).
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG (inkl. Rechercheshop, vgl. Kapitel 5.3.4)
• Veräußerung und Lieferung von Arbeitsplatzdruckern verschiedener Hersteller inklusive zugehörigem Zubehör sowie von Ersatz- und Verschleißteilen (wobei das Zubehör sowie die Ersatz- und Verschleißteile isoliert bestellbar sind)
• Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen)
Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und von den RV-Partner anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgenden sechs Geräteklassen mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden (vgl. Kapitel 5.4):
• Geräteklasse 1: Tintendrucker Farbe Basis
• Geräteklasse 2: Tintendrucker Farbe Multifunktion 3-in-1
• Geräteklasse 3: Fotoelektrischer Drucker monochrom
• Geräteklasse 4: Fotoelektrischer Drucker Farbe
• Geräteklasse 5: Fotoelektrischer Drucker monochrom 3-in-1
• Geräteklasse 6: Fotoelektrischer Drucker Farbe 3-in-1
Als Arbeitsplatzdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise von nur einer Person direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) genutzt werden, und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionierung) und Emissionswerte (z.B. Geräuschentwicklung, Schadstoffemission, Strahlung) dafür vorgesehen und geeignet sind. Arbeitsplatzdrucker werden abgegrenzt von sog. Abteilungsdruckern, die typischerweise zentral aufgestellt werden, über ein Netzwerk angeschlossen und meist über einen zentralen Druckserver angesteuert werden; Abteilungsdrucker werden üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt.
Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der Lieferung von Arbeitsplatzdruckern auch Instandhaltungsleistungen, die Beschaffung von Drucker-Zubehör (z.B. Stromkabel, Anschlusskabel) sowie von Ersatz- und Verschleißteilen aus einem vielfältigen Sortiment. Das Zubehör sowie die Ersatz- und Verschleißteile müssen auch isoliert bestellbar sein. Ersatz- und Verschleißteile umfasst alles außer Tinte und Toner (u.a. Bildtrommel, Fixiereinheit, Wartungskits etc.).
Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind dagegen die Beschaffung von Abteilungsdruckern, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden.
Ebenfalls nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Toner und Tinte, da die Beschaffung von Original-Tinte und -Toner verschiedener Hersteller von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt wird.
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die Arbeitsplatzdrucker und das jeweilige Zubehör sowie die Ersatz- und Verschleißteile eigenständig im Online-Shop (vgl. Kapitel 5.3) des Auftragnehmers innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments individuell zusammenstellen - soweit eine Indivi-dualisierung (z.B. eine individuelle Konfiguration eines Arbeitsplatzdruckers) technisch möglich ist -, auswählen und frei konfigurieren können. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) angezeigt bekommen. Diese Ansicht muss ausgedruckt werden können.
Zusätzlich müssen im Online-Shop für jeden angebotenen Arbeitsplatzdrucker auch Instandhaltungsleistungen individuell auswählbar sein (vgl. dazu Kapitel 5.6).
Neben dem allgemeinen Ziel einer wirtschaftlichen Beschaffung von Arbeitsplatzdrucker und den beschriebenen weiteren Leistungen, soll über den hier in den Wettbewerb gestellten RV auch eine Produktvielfalt des Angebotssortiments während der Vertragslaufzeit erreicht werden. Zu diesem Zweck wird vom RV-Partner gefordert, dass sein angebotenes Sortiment mindestens drei (3) verschiedene Drucker-Hersteller mit einem möglichst großen vertragsgegenständlichen Produktportfolio umfassen muss. Um das Angebotssortiment dennoch überschaubar zu halten, dürfen maximal sechs (6) verschiedene Drucker-Hersteller angeboten werden. Außerdem muss der RV-Partner in seinem Angebotssortiment die charakterisierten Geräteklassen vollständig abdecken. Er ist verpflichtet, die vertragsgegenständlichen Produkte der jeweils von Ihm benannten Hersteller während der gesamten Vertragslaufzeit beizubehalten (vgl. Kapitel 4.1.1).
Der Bieter hat die Hersteller, auf die er sich festlegt, in seinem Angebot zu benennen und zum Nachweis der Herstellerbindung eine Bestätigung der Hersteller beizufügen.
Anzubieten ist durch den Auftragnehmer damit ein Sortiment von Arbeitsplatzdruckern im Spektrum der vorstehend genannten Geräteklassen, mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, sowie entsprechendem Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteilen. Es müssen also Arbeitsplatzdrucker im Spektrum des Angebotssortiments, welches durch die genannten Geräteklassen charakterisiert ist, im Online-Shop des jeweili-gen Auftragnehmers auswählbar und - soweit möglich - konfigurierbar sein.
Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Die entsprechende Kompatibilität, der im Sortiment des Online-Shops des RV-Partners angebotenen Arbeitsplatzdrucker muss im Online-Shop deutlich gekennzeichnet werden.
Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Geräteklassen für Arbeitsplatzdrucker, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Geräteklassen bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers die Möglichkeit haben, die benötigten Arbeitsplatzdrucker und das dazu passende Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung technisch möglich ist. Die entsprechende Ausstattung der im Sortiment des Online-Shops für die MPG angebotenen Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden.
Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung müssen vom Auftragnehmer direkt in das eProcurement-System der MPG überführt werden und daraus unmittelbar von den jeweiligen Nutzern abgerufen werden können.
Es wird zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sog. "Refurbished Geräte" (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) nicht vom Leistungsgegenstand umfasst sind und somit das Angebot solcher Geräte nicht zugelassen ist. Im Online-Shop sind ausschließlich zum Bestellzeitpunkt fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.
Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile von Arbeitsplatzdruckern mit- oder nachzubestellen (siehe hierzu im Einzelnen Kapitel 5.3.2).
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom jeweiligen Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem akaktuellen Stand der Technik zu halten (vgl. insbesondere zur Technologiegleitklausel Kapi-tel 5.9).
Mit Abgabe eines Angebots erklärt der Bieter, dass er den Online-Shop gemäß den beschriebenen Anforderungen aus diesen Vergabeunterlagen und der Rahmenvereinbarung kostenlos für den Auftraggeber realisiert, implementiert, fristgerecht an das eProcurement-System des Auftraggebers anbindet, über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vorhält und dem jeweils aktuellen Stand der Technik anpasst.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in seinem Online-Shop ausschließlich das vertragsgegenständliche Sortiment anzubieten.
Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen sind vom Auftragnehmer bei den im Sortiment enthaltenen oder aufzunehmenden Artikeln zu berücksichtigen (siehe Technologiegleitklausel in Kapitel 5.9).
Das Sortiment der Artikel im Online-Shop umfasst im Kern Arbeitsplatzdrucker, die in Kapitel 5.2 charakterisiert wurden.
Im Online-Shop muss für jeden Arbeitsplatzdrucker standardmäßig der "Kauf ohne Service" mit der Herstellergarantie vorausgewählt sein. Sollte hierfür eine Registrierung erforderlich sein, so ist diese durch den RV-Partner bei Bestellung durchzuführen. Zu den Arbeitsplatzdruckern muss weiterhin die Instandhaltungsleistung mit einer Laufzeit von 36 Monate auswählbar sein. (vgl. auch Kapitel 5.6).